Implicações do pagamento em dinheiro e/ou cheque nos balcões de atendimento integrado presencial

A fase de planeamento de um projecto que procure criar um verdadeiro Balcão Único presencial, baseado em todos os parâmetros do conceito OSS abrangidos neste estudo, obriga a ter em conta determinados procedimentos que, para o seu bom funcionamento, não devem ser descurados.

O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL) consiste no sistema de contabilidade das autarquias locais, bem como das entidades equiparadas (Decreto-Lei n.º 54- A/99, artigo 2º, ponto 1; Carvalho, Fernandes e Teixeira, s/d, p. 17;19). O seu principal objectivo prende-se com a “criação de condições para a integração consistente da contabilidade

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orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna” (Carvalho et al, s/d, p. 16).

Este plano confere, como defende João Vaz Portugal, uma maior eficiência e eficácia nos serviços. Contribuiu para disciplinar a forma de funcionamento dos serviços, bem como o atendimento ao público (em Luz, 2006, p. 132).

O POCAL consagra a obrigação de elaboração dos mapas de fluxos de caixa e a elaboração de resumos diários de tesouraria (Carvalho et al, s/d, p. 75;590).

Os mapas de fluxos de caixa devem conter todos os movimentos (entradas e saídas) das receitas referentes às operações de tesouraria e execução orçamental18, devem conter os respectivos saldos do dia anterior e do dia seguinte e, por fim, devem abarcar os movimentos das guias de pagamento (Carvalho et al, s/d, p. 226).

Os resumos diários de tesouraria devem conter um segmento direccionado para as disponibilidades de caixa, onde também se deve encontrar o saldo do dia anterior, as entradas do respectivo dia, descriminadas em dinheiro, em cheques e vales postais, o saldo para o dia seguinte e o correspondente total. Devem ainda apresentar a especificação do valor recebido pelas operações de tesouraria e pelas execuções orçamentais (Carvalho et al, s/d, p. 590).

O montante em cada caixa, tendo em conta a “política definida pela autarquia sobre a utilização dos meios de pagamentos”, não deve exceder o valor estritamente necessário para as necessidades diárias do serviço, devendo ser estabelecido pelo executivo do município (Carvalho et al, s/d, p. 141-142).

O POCAL consagra, ainda, a possibilidade de existir mais do que um posto de recebimento de receitas das autarquias, o que acarreta a existência de um tesoureiro responsável (“responsáveis por essa cobrança”) que recebe todas as receitas no final de cada dia e é o responsável por apresentar os resumos diários de tesouraria (Carvalho et al, s/d, p. 143; 353).

A implementação do verdadeiro OSS implica, de acordo com o artigo 2º, n.º 1, do Decreto-Lei n.º 4/89 de 6 de Janeiro (com a redacção que lhe foi dada pelo artigo 24º da Lei n.º 64-A/2008 de 31 de Dezembro) a atribuição de um abono para falhas a todos os funcionários que manuseiam ou passarão a manusear dinheiro no exercício das suas funções. Contudo, com o Despacho n.º 15409/2009, os seus beneficiários passaram a ser todos os trabalhadores inseridos na carreira e categoria de assistente técnico nas áreas de tesouraria ou cobrança (n.º 1). Os funcionários inseridos noutras carreiras ou categorias, que, igualmente, manuseiam dinheiro no exercício das suas funções, poderão também beneficiar deste abono, no entanto, a sua decisão encontra-se dependente do “despacho conjunto dos membros do Governo da tutela e das Finanças e da Administração Pública” (n.º 5 do Despacho n.º 15409/2009).

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Entende-se por execução orçamental todas as receitas que a câmara arrecada e por operações de tesouraria todas as receitas que a câmara terá de pagar às respectivas entidades.

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Este abono funciona quase como um seguro para os casos em que exista, no final do fecho de caixa, alguma falta de dinheiro. Quando estas situações ocorrerem, os funcionários recorrem à importância extra que recebem para repor o valor.

Quando houver necessidade de substituição dos funcionários, mesmo por tempo parcial (quando os funcionários ficam doentes ou gozem da licença de maternidade/paternidade ou entram em período de férias), “o director geral ou equiparado ao respectivo organismo” fica responsável por aprovar a atribuição do abono para falhas aos funcionários que iniciam temporariamente essas funções (Decreto-Lei n.º 4/89, artigo 3º, n.º2).

Este abono é “reversível diariamente (...) e distribuído na proporção do tempo de serviço prestado no exercício das funções”. O seu cálculo diário é realizado da seguinte forma:

Vd

n×52 (Decreto-Lei n.º 4/89, artigo 5º, n.º 2)

Nesta fórmula de cálculo Vd representa o valor diário, o n refere-se ao “número de dias de trabalho por semana” (Decreto-Lei n.º 4/89, artigo 5º, n.º 2) e a importância do abono para falhas é de €86,29 (Portaria n.º 1553-C/2008 no n.º 9).

O conceito OSS pressupõe um atendimento muito vasto num único balcão de atendimento, e após a resolução dos problemas dos cidadãos dá-se lugar ao pagamento. O que acontece é que o risco para falhas no acto de realizar os trocos é muito maior do que se realizassem num balcão reservado para o efeito (“balcão da tesouraria”), “os funcionários ainda estão a pensar bem naquilo que falou com a pessoa, sobre aquele assunto, e já está a dar o troco” (Ent. A). Uma forma eficaz de minimizar estas situações de falhas é a realização do pagamento através de transferência bancária. Não havendo troca de dinheiro no acto de levantar o pedido, as probabilidades de falhas são muito menores (Carvalho et al, s/d, p. 142).

Por outro lado, o incentivo aos requerentes para pagamento por meio do Multibanco também reduz o risco destas falhas. Através deste meio de pagamento existem assim “duas pessoas a conferir o valor... e aí os problemas estão despistados”. Contudo, deve-se ter em conta que este meio de pagamento não deve ser imposto, mas sim sugerido aos cidadãos (Ent. A).

É igualmente importante evitar que o dinheiro em caixa não se encontre disperso e/ou misturado. Deve existir um separador de moedas e notas para minimizar as possibilidades de erro (Ent. A).

Para aprofundar o nosso conhecimento nesta matéria, recorremos a mais duas entrevistas aos serviços de atendimento de duas câmaras distintas. Nestas foi possível recolher informação em relação aos seus procedimentos de fecho de caixa, às dificuldades que sentiram na fase de implementação e instrução do projecto, às dificuldades que estes serviços sentem na sua execução e aos custos que a iniciativa representou para ambas as instituições entrevistadas.

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