9. CONFORMIDADES E TRATAMENTO DE DISPOSIÇÕES LEGAIS E NORMATIVAS
9.3. Informações sobre a atuação da unidade de auditoria interna
A Auditoria Interna - Audin do Ibram tem como missão fortalecer a gestão e contribuir para o
alcance dos objetivos institucionais, colaborando com as ações preventivas de controle das unidades
da autarquia, bem como prestar apoio aos órgãos do Sistema de Controle Interno do Poder
Executivo Federal, além de contribuir para eliminar eventual utilização indevida ou antieconômica
de recursos públicos.
A Audin é um órgão seccional, subordinada sua estrutura está apresentada neste relatório no
tópico referente à Identificação e Atribuições das Unidades, no item 1.3 do Organograma
Funcional.
Para atender à estrutura do Ibram, distribuída entre nove Unidades Federativas da União, a
Auditoria Interna é composta de uma Auditora Chefe, um Assistente, nomeado em DAS 102.2, e
dois servidores efetivos, sendo um de nível superior e outro de nível médio.
Vale lembrar a existência do processo de reestruturação do Ibram, que propõe a criação de uma
nova estrutura de cargos para a Audin com o objetivo de promover o fortalecimento e destaque das
políticas de gestão de riscos relacionadas à auditoria interna.
Dentre os trabalhos de maior relevância desenvolvidos pela Audin, foram realizadas auditorias
de campo tendo por escopo a verificação dos processos de aquisição de bens e contratação de
serviços, da gestão patrimonial e do almoxarifado nas seguintes unidades museológicas:
Museu da República (Rio de Janeiro/RJ)
Museu Villa-Lobos (Rio de Janeiro/RJ)
Museus Raymundo Ottoni de Castro Maya – Museu do Açude e Museu Chácara do Céu (Rio
de Janeiro/RJ)
Quadro 142. RELAÇÃO ENTRE A QUANTIDADE DE INCONFORMIDADES IDENTIFICADAS E
JUSTIFICATIVAS APRESENTADAS PELO IBRAM
Relatório de Auditoria
Quantidade de
inconformidades
identificadas
Justificativas
acatadas
Justificativas
parcialmente ou
não acatadas
01/2013 – Análise de processo de remoção de servidora do
Ibram (*) - -
02/2013 – Museu da República 20 19 01
03/2013 – Análise do Termo de Cooperação firmado entre o
Ibram e a UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina 04 04 -
04/2013 – Museu Villa-Lobos 31 14 17
05/2013 – Museu Raymundo Ottoni de Castro Maya 31 - -
06/2013 – Análise do processo 01415.009640/2011-37
(Contratação de Serviços Técnicos de Service Desk) (*) - -
07/2013 – Análise do processo 01450.001103/2010-31
(Contratação de serviços de gestão de impressão) (*) - -
TOTAL 86 19 05
Observações:
(*) Relatórios de Auditoria nº 01, nº 06 e nº 07/2013: Não foram identificadas inconformidades que exigissem
justificativa das unidades ou departamentos auditados. Os processos analisados encontravam-se de acordo com os
requisitos exigidos pela legislação pertinente aos assuntos.
Relatório de Auditoria nº 05/2013: As justificativas apresentadas pela unidade auditada em decorrência do Plano de
Providências referente ao Relatório de Auditoria nº 05/2013 encontram-se na fase de análise por parte da unidade de
auditoria.
Cabe ressaltar que a redução no número de auditorias de campo realizadas em 2013 com relação ao exercício de 2012
se deu em razão da grande demanda de trabalho exigida pela Auditoria de Avaliação da Gestão realizada pela
Controladoria-Geral da União no Ibram para compor o Processo de Contas Anual do Exercício de 2012, onde a
auditoria interna teve uma ativa participação no acompanhamento e nas orientações de 30 Solicitações de Auditoria da
CGU, bem como no atendimento ao Plano de Providências Permanente com os apontamentos daquela Controladoria.
Fonte; AUDIN
No Ibram Sede, foram realizadas as seguintes auditorias:
Coordenação de Gestão de Pessoas – CGP/DPGI: Processo de remoção de servidora do
Instituto Brasileiro de Museus.
Coordenação de Recursos Logísticos e Licitações – CRLL/DPGI e Coordenação de Tecnologia
da Informação – CTINF/DPGI: Processos de contratações de serviços técnicos de uma central de
serviços (service desk) e de gestão de impressão.
Departamento de Difusão, Fomento e Economia dos Museus – DDFEM/Ibram: Processos de
formalização de termo de cooperação entre o Ibram e a Universidade Federal de Santa Catarina,
destinado à modernização do Museu Professor Oswaldo Rodrigues Cabral.
Dentre as rotinas de acompanhamento e ações desenvolvidas visando a implementação das
recomendações, destacamos as seguintes:
Análise de processos de suprimento de bens e serviços (Unidades Museológicas e Ibram sede);
Verificação da gestão patrimonial e de almoxarifado;
Acompanhamento de toda legislação pertinente às análises, delegação de competências,
provenientes dos órgãos centrais, de controle e órgão supervisor;
Acompanhamento mensal dos limites estabelecidos para despesas com Diárias e Passagens e
acompanhamento da Conformidade do Registro de Gestão;
Emissão de expedientes por meio físico e eletrônico com orientações, legislações importantes e
outras informações destinadas aos Diretores e Coordenadores dos diversos Departamentos do Ibram
e das suas unidades museológicas;
Elaboração de Plano de Providências às áreas internas do Ibram e aos Museus, que espelha as
inconformidades identificadas nos Relatórios de Auditorias, registrando a situação das
recomendações acatadas e não acatadas;
Participação em reuniões mensais e extraordinárias com o corpo diretivo do Ibram, bem como
em reuniões com Diretores de Museus ou com outros Departamentos, quando solicitada a presença
da Audin;
Apoio aos trabalhos desenvolvidos pelos órgãos de controle (CGU/TCU) junto ao Ibram e
acompanhamento do atendimento às solicitações daqueles órgãos;
Acompanhamento diário de todas as publicações no Diário Oficial da União que tenham
matérias de interesse do Ibram e posterior comunicação às áreas interessadas a fim de colaboração
para mantê-las atualizadas;
Elaboração de relatório semestral das atividades desenvolvidas pela Auditoria Interna do Ibram
e encaminhamento à CGU;
Participação efetiva de servidor na implantação da Lei de Acesso à Informação bem como a
atualização das informações no site do Ibram;
Participação efetiva de servidor nos trabalhos desenvolvidos pela Coordenação de Acervos e
Memória/CGSIM/Ibram que tiveram como objetivo identificar melhorias para o sistema SGI;
Participação efetiva de servidor na elaboração do Questionário de Pesquisa do Cadastro
Nacional de Museus, que teve como objetivo contribuir com o instrumento de pesquisa a ser
utilizado pelo Núcleo do referido Cadastro;
Participação efetiva de servidor em Grupo de Trabalho referente à implantação do Programa de
Qualidade de Vida no Trabalho do Ibram, com a finalidade de avaliar a opinião dos servidores
quanto aos aspectos que podem melhorar a sua qualidade de vida no trabalho e estudar a
implantação de medidas saneadoras junto à alta administração;
Elaboração do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT e do Relatório Anual
de Atividades de Auditoria Interna – RAINT, em atendimento à Instrução Normativa CGU nº
07/2006; e
Acompanhamento da execução orçamentária do Ibram.
O monitoramento dos resultados obtidos para as recomendações dos trabalhos realizados pela
auditoria interna em 2013 foi realizado manualmente, por meio de planilhas Excel, em um
instrumento intitulado Follow-up.
Os relatórios de auditoria com os achados e as recomendações são encaminhados à
Presidência, em duas vias, para ciência, aprovação e posterior encaminhamento de uma das vias à
área auditada para justificativas e manifestações e a devolução da outra via à Audin após
cientificação da Presidência e posterior arquivamento na unidade de auditoria interna.
Em participação em reunião de Diretoria Colegiada e por meio de Memorando e de Notas de
Auditoria são feitas as comunicações à alta gerência sobre os riscos considerados elevados ao
decidir não implementar as recomendações da Audin.
