Levantamento de problemas, demandas e sugestões de temas

Para o planejamento de temas com relevância de discussão na CoP-GFi, levantamos os principais problemas e demandas nas atividades de gestão e fiscalização de contratos, de acordo com os participantes. As respostas foram analisadas e codificadas de maneira indutiva, sendo possível criar 12 categorias,

demonstradas no Quadro 4.

Quadro 4 - Problemas e demandas identificados Categorias Unidades de registro Conferência das

obrigações trabalhistas e previdenciárias

1. Conferência de obrigações trabalhistas. (Participante 4).

2. Verificação correta da documentação dos funcionários. (Participante 6).

3. Os fiscais e gestores não têm conhecimento técnico (formação na área administração ou contábil) para realizar conferência de documentos (eu, por exemplo, sou TAE Técnica de Alimentos). Sempre há dúvida em relação à conferência. Nunca me sinto segura em desempenhar essa atividade.

(Participante 10).

4. Documentos trabalhistas: o que é certo, o que é de direito. (Participante 10).

5. Irregularidades nas documentações trabalhistas. (Participante 8).

6. Em relação à fiscalização administrativa, ocorrem diversas dúvidas referentes a cálculos trabalhistas, na tentativa de verificar o correto pagamento dos encargos trabalhistas aos funcionários, principalmente em relação às rescisões. (Participante 5).

7. Entendo que o que pode motivar processos judiciais trabalhistas é o que mais preocupa os fiscais, os gestores, o setor de contratos e a direção.

(Participante 11).

Desídia e

descumprimentos contratuais por parte da empresa

1.Problemas com pagamentos diretos aos funcionários. (Participante 4).

2. Dificuldades no recebimento de documentação das empresas.

(Participante 6).

3. A empresa que fiscalizo é muito desorganizada, não envia os documentos nos prazos [...]. [A empresa envia] Documentos desorganizados e com erros:

a gestão e conferência dos documentos é sempre um desafio [..]. Os problemas residem em aspectos administrativos da gestão. (Participante 2).

4. Falta de comprometimento de algumas empresas em cumprir as obrigações, principalmente com relógio ponto, uniformes dos funcionários.

(Participante 9).

Complexidade e responsabilidades das atividades de gestão e

fiscalização

1. Cada dia aumenta a responsabilidade do gestor [...]. (Participante 10).

2. A grande complexidade e quantidade de variáveis a serem observadas dificultam a tarefa e propiciam falhas. (Participante 7).

3. Na minha perspectiva, o principal problema é atuarmos como um setor de Gestão de Pessoas da empresa, mantendo um contato permanente com os trabalhadores e mediando dificuldades com relação a pagamentos e relações interpessoais existentes. (Participante 12).

4. Excesso de burocracia. Excesso de formalismo improdutivo. (Participante 9).

5. São várias as dúvidas e de todos os tipos, justamente porque sempre ocorrem fatos novos a serem resolvidos, e a própria legislação muda com certa frequência. (Participante 11).

Conciliar

gestão/fiscalização com demais atividades

inerentes ao cargo

1.A falta de tempo e forma de fiscalização dos serviços na prática.

(Participante 6).

2. O acúmulo de demandas do servidor designado para a fiscalização técnica, não permite uma fiscalização mais eficaz "in loco" e constante.

(Participante 5).

Interferência de servidores não responsáveis pelo contrato

1. Garantir que as solicitações de serviços aos terceirizados sejam feitos através dos fiscais designados, evitando ordens de outros servidores.

(Participante 6).

2.Organizar os procedimentos relativos às demandas dos serviços, de forma que os terceirizados não recebam ordens dos servidores. (Participante 5).

Penalizações 1. Gestão: dificuldades para cumprir corretamente o rito da penalização.

(Participante 5).

Capacitação 1.Falta capacitação: agora os gestores devem inserir dados no compras net e só recebemos um tutorial, vago, muito vago! (Participante 10).

2.Necessidade de suporte frequente da equipe de contratos do IFRS [...].

(Participante 2).

3.Falta de capacitação para o exercício. (Participante 3).

Falta de apoio e comprometimento dos membros da equipe de fiscalização

1.Equipe de fiscalização: alguns membros não fazem nada, há sobrecarga dos colegas. (Participante 10).

2.Falta de comprometimento de alguns fiscais. (Participante 9).

Glosas 1.Glosas por faltas x reposição do posto de trabalho geram sempre dúvidas para a gestão e para a empresa. (Quanto descontar da empresa?) (manutenção profissional com vínculo empregatício não é viável).

(Participante 10).

Conta vinculada 1.Gestão de conta vinculada. (Participante 4).

Negociação de itens não renováveis

1.Negociação de itens nas renovações dos contratos. (Participante 4).

Sem problemas 1. Ainda não tive problemas. (Participante 1).

Fonte: Elaborado pelo autor (2021).

A partir dos problemas e demandas relatados pelos participantes, identificamos que havia diferentes níveis de relevância entre eles, considerando como critério o direcionamento de temáticas na CoP-GFi que resolvessem problemas práticos das atividades de gestão e fiscalização de contratos. Assim, consideramos que as situações relatadas que tinham maior relevância eram as que resultaram em categorias de atividades diretas da equipe de fiscalização de um contrato. São as categorias Conferência das obrigações trabalhistas e previdenciárias e Glosas.

Outrossim, as situações que resultaram em categorias de atividades indiretas da equipe de fiscalização, ou seja, que perpassam pelas atividades da equipe de fiscalização, foram consideradas de relevância mediana. São as categorias Penalizações, Conta vinculada e Negociação de itens não renováveis.

Já as situações que resultaram em categorias com situações indiretas, determinadas por fatores externos, dependentes de terceiros e a inexistência de problemas, foram consideradas de baixa relevância. São as categorias Complexidade e responsabilidade das atividades de gestão e fiscalização, Desídia e descumprimentos contratuais por parte da empresa, Capacitação, Conciliar gestão/fiscalização com demais atividades inerentes ao cargo, Interferência de servidores não responsáveis pelo contrato, Falta de apoio e comprometimento dos membros da equipe de fiscalização e Sem problemas.

Considerando ainda as sugestões de pautas dadas pelos participantes para serem trabalhadas na CoP-GFi, foi possível constatar que 12 participantes da pesquisa (100%) tiveram interesse pelo tema Conferência das obrigações trabalhistas

e previdenciárias, oito (66,7%) tiveram interesse pelo tema Glosa de nota fiscal, seis (50%) tiveram interesse pelo tema Fiscalização da execução do contrato (técnica), um (8,33%) teve interesse no tema Gerenciamento da conta vinculada, um (8,33%) teve interesse no tema Notificações, um (8,33%) teve interesse no tema Como utilizar melhor o Instrumento de Medição do Resultado (IMR) e um (8,33%), teve interesse no tema Penalização.

Deste modo, considerando o perfil dos participantes definimos dois temas para serem previamente planejados. Os resultados da análise convergiram para que o primeiro tema planejado para ser discutido fosse Glosa de nota fiscal, pois, além de ter um percentual elevado de interessados, é um tema relativamente fácil de trabalhar, o que beneficia os participantes iniciantes. O segundo tema planejado para ser trabalhado foi Conferência das obrigações trabalhistas e previdenciárias, que é um tema bastante complexo, e que teve elevado interesse demonstrado por todos os participantes. Ainda, durante a pesquisa, foram discutidos concomitantemente com os temas planejados, outros temas postos para discussão pelos participantes.

4.4.3 Formas de obtenção de informações, experiência em comunidades de