O levantamento documental foi realizado no fundo institucional da Casa de Oswaldo Cruz (Fundo COC), e nos arquivos pessoais Cláudio Amaral e Virgínia Portocarrero. Antes dos arquivos, foram consultados os instrumentos de pesquisa disponíveis: o “Guia de acervos da COC” e os inventários dos arquivos pessoais, todos disponíveis na base Arch, no Portal da COC/Fiocruz.
2.2.1 Documentos do fundo Casa de Oswaldo Cruz
O levantamento documental nesse fundo foi realizado no primeiro semestre de 2012 na Sala de Consulta do DAD/COC/Fiocruz. O foco da busca foi a documentação relativa à aquisição dos arquivos pessoais custodiados pela Fiocruz. A solicitação de busca se concentrou sobre os processos de aquisição dos fundos pessoais custodiados pela Fiocruz e preservados pelo DAD/COC/Fiocruz. A resposta à solicitação de busca direcionou para a documentação correspondente aos Termos de Doação. Durante a consulta aos referidos documentos, buscou-se também no arquivo do DAD por outros documentos que por acaso estivessem arquivados juntos, como: a correspondência entre doadores e profissionais da COC/Fiocruz (incluindo e- mails), relatórios, listagens, etc.
Por este caminho foi possível ter acesso às pastas onde estavam arquivadas cópias dos Termos de Doação, cópias das publicações no Diário Oficial da União (DOU) dos Termos, e algumas cópias de cartas encaminhando os Termos para a assinatura das partes envolvidas na doação. Estes foram os documentos formais relativos à transferência de custódia de arquivos pessoais para a Fiocruz localizados no DAD/COC/Fiocruz.
As categorias documentárias identificadas nessa primeira fase do levantamento foram: os documentos que oficializaram a doação de arquivos pessoais para a Fiocruz, os Termos de Doação e publicação dos termos no Diário Oficial da União. A categoria informacional relativa a esta categoria documentária é a formalização do processo de aquisição de arquivos pessoais pela COC/Fiocruz, descrita na segunda parte da dissertação.
No início do segundo semestre de 2013, também na Sala de Consulta do DAD/COC/Fiocruz, foi realizada a segunda etapa do levantamento documental em outra parte da documentação que faz parte do fundo COC, composta pelo acervo institucional recolhido ao arquivo permanente do departamento. Esta documentação é constituída por projetos, relatórios e outros documentos referentes à criação do departamento. As categorias informacionais presentes nas tipologias documentais consultadas são as ações que deram origem à COC/Fiocruz, ao DAD/COC/Fiocruz e à aquisição de acervos nesse contexto. Destacam-se os relatórios técnicos de um
projeto financiado pela Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP), e os relatórios de atividade da COC/Fiocruz elaborados anualmente ou bianualmente.
O conhecimento da existência destes projetos ocorreu durante a conversa com um dos informantes convidado a participar da pesquisa respondendo ao questionário. Foi mencionado não apenas o projeto da FINEP, mas também outro, financiado pelo Instituto Nacional de Assistência Médica e Previdência Social (INAMPS). A localização dessa documentação foi intermediada pela equipe do SGD e embora a documentação esteja classificada, ainda não está descrita na base Arch.
O tempo disponível para o levantamento documental ditou a objetividade na escolha das tipologias documentais que apresentassem as atividades da COC/Fiocruz de forma sistematizada. Os relatórios consultados foram elaborados para a prestação de contas das atividades da referida unidade, incluindo os projetos, entre os anos de 1985 e 2012.
2.2.2 Documentos dos arquivos Cláudio Amaral e Virgínia Portocarrero
Esta categoria documentária é constituída pelos arquivos pessoais de Cláudio Amaral e Virgínia Portocarrero, que agregam um conjunto variado de gêneros documentais, como: diários, cartas, fotografias, publicações do interesse dos titulares, medalhas, relatórios, dentre outros. As categorias informacionais almejadas na busca por estes arquivos são: o constitutivo do arquivo, seja pela ótica do doador, seja pelo olhar da equipe que coletou os arquivos.
A escolha pelos arquivos teve início a partir da consulta aos processos de doação de arquivos pessoais localizados no arquivo da coordenação do DAD/COC/Fiocruz. Optou-se por dois arquivos que foram doados pelos titulares e que tiveram o processo de aquisição documentado não apenas pelo Termo de Doação, mas por meio de entrevistas coletadas, onde os titulares reconhecem e registram o conhecimento que têm do trabalho de preservação desenvolvido pela COC/Fiocruz.
Um dos arquivos pertenceu a um médico sanitarista, cuja atuação em campanhas sanitárias pela erradicação de doenças, principalmente por meio da conscientização da importância da vacinação, fez com que a Fiocruz se interessasse e adquirisse o seu arquivo pessoal. O outro arquivo pertenceu a uma enfermeira de formação samaritana que se interessou em doar seu arquivo para a Fiocruz, se
apresentando na ocasião, como uma personalidade que se dedicou ao reconhecimento das enfermeiras da Força Expedicionária Brasileira (FEB) pela atuação na Segunda Guerra Mundial, como profissionais importantes para consolidação da enfermagem como profissão. Os dois arquivos estão ligados à temática da Saúde, por um lado, pela participação ativa em campanhas sanitárias, e por outro, pela participação na definição e consolidação de categorias profissionais da área da Saúde.
Quanto a ida dos arquivos desses indivíduos para a Fiocruz, o primeiro titular foi procurado pela instituição, que almejava o seu arquivo para projetos institucionais. O segundo titular escolheu a Fiocruz dentre outras instituições. O processo de aquisição de cada um deles apresenta semelhanças e diferenças.
Não são apenas os arquivos de cientistas e de médicos sanitaristas que compõem o acervo de arquivos pessoais custodiado pela Fiocruz. Há arquivos de personalidades que se entrelaçam com a história da Saúde Pública por outros motivos, no caso, o de Virgínia Portocarrero constitui uma fonte importante para os estudos sobre as questões de gênero, bem como da profissionalização da enfermagem no Brasil. Cada um dos arquivos apresenta uma trajetória diferente de entrada na instituição e foram adquiridos em períodos distintos.