Métodos e tipos de SCI

O SCI a adotar pelas autarquias locais engloba, designadamente, o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos, que contribuam para assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e detenção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável (POCAL, ponto 2.9.1).

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O contributo do controlo interno para a prevenção da corrupção: estudo dos municípios portugueses

De acordo com o Guia Prático Implementação de um Sistema de Controlo Interno (2004), o conceito de CI integra dois tipos fundamentais:

1. O CI administrativo engloba os procedimentos relacionados com os processos de

decisão que dão lugar à autorização das transações por parte da administração.

2. O CI contabilístico ou financeiro compreende os procedimentos relacionados com

a salvaguarda dos ativos e com a confiança que inspiram os registos contabilísticos. De acordo com Martins e Morais (2007) e Pickett, (2007), os CI podem ser classificados em:

1. Controlos preventivos - Servem para impedir que factos indesejáveis ocorram.

Estes são considerados controlos à priori, dado que entram, imediatamente, em funcionamento, impedindo que determinadas transações se processem;

2. De deteção - Auxiliam a identificação ou correção de factos indesejáveis que já

tenham ocorrido (erros, irregularidades e fraudes). São exemplo deste tipo de controlos a elaboração de conciliações bancarias; a conciliação da conta de terceiros (clientes, fornecedores, outros devedores e credores) com os extratos de conta corrente da entidade; os inventários físicos dos bens (existências e ativos);

3. Diretivos ou orientativos - Ajudam a provocar ou encorajar a ocorrência de um

facto desejável, isto é, para produzir efeitos positivos, porque, quando ocorrem coisas boas, impedem que as más aconteçam. Um exemplo deste tipo de controlo é a orientação superior, no sentido de contratar mão-de-obra local para criar boa imagem;

4. Corretivos - Servem para retificar problemas identificados, podendo, de imediato,

tomar medidas em conformidade. Um exemplo deste tipo de controlos é a utilização de relatórios de exceções nas existências (rotação de stocks, obsoletos) e dívidas de terceiros em atraso;

5. Compensatórios - Compensam eventuais fraquezas de controlo noutras áreas da

organização, como exemplo destaca-se a conciliação entre o registo contabilístico das compras e as entradas no armazém.

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Por seu lado, Marçal e Marques (2011) apontam outros três tipos de CI:

1. O CI da organização – pretende avaliar a atribuição de responsabilidades e

competências, assim como a definição de responsabilidades e limites, incluindo a segregação de funções, devido à importância que estas têm para uma organização;

2. O CI dos procedimentos – relaciona-se com todas as operações associadas ao

processamento e registo das transações, com o objetivo de impedir que sejam ultrapassadas etapas nesses registos, e aos procedimentos do controlo de fluxo normal das transações, nomeadamente, ao nível do seu processamento e registo;

3. O CI dos sistemas de informação – está associado aos dispositivos que produzem,

armazenam e disseminam a informação que chega até aos órgãos de gestão.

O manual de auditoria (2012) acrescenta os seguintes tipos de controlo que podem ser particulares tanto na contabilidade como na administração:

1. Controlos Contabilísticos - dizem respeito aos métodos e procedimentos utilizados

na salvaguarda do património e nas informações contabilísticas em relação à veracidade e confiabilidade dessas informações;

2. Controlos Administrativos - são métodos e procedimentos utilizados na elaboração

de planos para atingir a eficiência operacional e a adesão à política traçada pela organização;

3. Controlos Operacionais - consistem no planeamento, no orçamento, na

contabilização e sistemas de informação, na documentação, na autorização, nas políticas, nos procedimentos e nos métodos;

4. Controlos para gestão dos recursos humanos - este tipo de controlo engloba o

recrutamento e seleção, orientação, formação, desenvolvimento e supervisão;

5. Controlos de revisão e análise - englobam a avaliação do desempenho, a análise

interna das operações e dos programas, as revisões externas entre outros;

6. Controlo das instalações e equipamentos - prende-se com a verificação das

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Para que o CI seja eficiente, é muito importante a interligação entre todos os controlos acima citados, pois um sem o outro não tem como atingir a eficácia dos controlos internos.

Para Cavalheiro e Flores (2007), algumas técnicas de CI devem estar inseridas nas rotinas das pessoas e unidades administrativas para que se alcancem os objetivos do controlo. Assim, dentre várias técnicas de CI existem algumas que devem ser obrigatoriamente instituídas por qualquer SCI, a saber:

1. Autorização – É uma técnica que consiste em limitar determinadas operações,

mediante autorização de uma pessoa diferente da que executa a tarefa;

2. Correlação – Consiste em conciliar o saldo das contas, ou ainda, na correlação

existente entre dados e informações. (Exemplo: conciliação bancária);

3. Numeração sequencial – É uma forma de controlo bastante simples que consiste

em enumerar sequencialmente determinado documento, com o objetivo de assegurar a integridade do processo, como pedidos e autorizações;

4. Controlo de totais – Consiste em confrontar a soma de valores que importam em

conferências de forma a assegurar-se que todas as transações foram executadas;

5. Operações pendentes – Consistem em registar as operações omissas de um

processo e criar rotinas de verificação dessas operações;

6. Dupla verificação – É um dos mecanismos elementares para detetar erros,

consistindo na repetição ou nova execução em detalhes da atividade sujeita a controlo;

7. Controlo prévio – Esta técnica difere da dupla verificação, porque é realizada antes

desta e envolve a avaliação da transação (Exemplo: controlo da emissão da nota de desempenho);

8. Análise de balanços – A análise das demonstrações financeiras da organização

pode revelar importantes itens de controlo ou a sua ausência, principalmente, a análise da evolução de índices e indicadores onde as alterações significativas devem ser investigadas;

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9. Indicadores de desempenho – Devem ser criados e analisados (por exemplo a

análise de balanço). Esta rotina revela desvios de comportamento e, por vezes, desvios de controlos.

Em síntese, podemos dizer que o principal objetivo do CI é prevenir e detetar erros e irregularidades, porém uma prevenção absoluta ou uma deteção completa é impossível, devido às limitações que lhe são intrínsecas.