Outro elemento não menos importante nos objetos digitais são os metadados. Os metadados são dados que descrevem outros dados, é informação descritiva sobre dados. Meta é um prefixo que na maioria dos usos da tecnologia da informação significa uma definição subjacente ou descrição. A National Information Standard Organization - NISO (2004) define metadados da seguinte forma: «Metadata is structured information that describes, explains, locates, or otherwise makes it easier to retrieve, use, or manage an information resource» (NISO, 2004, p.1). É consensual a adoção do princípio que os metadados são de crucial importância na recuperação da informação, a localização específica de documentação torna-se mais fácil através da filtragem, que se verifica por
via dos metadados: «A finalidade principal dos metadados é documentar e organizar de forma estruturada os dados das organizações, com o objetivo de minimizar duplicação de esforços e facilitar a manutenção dos dados» (Ikematu, 2001).
Assim, no entender de Marcondes:
Um dos maiores objetivos do uso de metadados no contexto da Web é permitir não só descrever documentos eletrônicos e informações em geral, possibilitando sua avaliação de relevância por usuários humanos, mas também permitir agenciar computadores e programas especiais, robôs e agentes de software, para que eles compreendam os metadados associados a documentos e possam então recuperá-los, avaliar sua relevância e manipulá-los com mais eficiência (Marcondes, 2005, p. 96).
Eles também são importantes como estratégia de preservação digital, como é referido em Rothenberg:
A criação e uso de metadados é uma parte importante em todas as estratégias operacionais de preservação digital, uma vez que elas estão baseadas na conservação de software e hardware, emulação ou migração, como um meio para garantir a autenticidade, registrar o gerenciamento de direitos e coleções de dados, e para a interação com recursos de busca (Rothenberg (1996) apud Arellano, 2004, p.19).
Os dados que se aplicam aos sistemas de informação bibliográfica não são suficientes para conteúdos digitais, uma vez que estes exigem outros requisitos (estruturação, gestão, preservação e controle de acessos). Assim, os metadados descritivos são os utilizados na pesquisa e recuperação da informação, descrevem o recurso, facilitando a descoberta e identificação, englobam elementos como o título e o autor. Os administrativos contêm informação de caráter administrativo, como por exemplo, a data da criação do recurso, os custos, modo de aquisição, etc.
Para objetos digitais são de grande importância os metadados estruturais e técnicos, segundo Borbinha:
Sem metadados estruturais, os ficheiros com imagens ou texto serão de pouca utilidade, e sem metadados técnicos sobre o processo de digitalização, os investigadores poderão ter dúvidas sobre a exatidão da reflexão do original que a versão digital oferece. Por questões de gestão interna, a biblioteca deve ter ainda acesso a metadados técnicos apropriados para lhe permitir refrescar e migrar os dados, garantindo a durabilidade dos recursos (Borbinha, 2004, p.7).
Aos metadados bibliográficos, administrativos, estruturais e técnicos devem-se acrescentar ainda metadados de preservação, dados com informação que pode ser utilizada para preservação a longo prazo, respeitante à gestão da preservação digital, atualizações, migrações de dados, etc.
Os metadados podem ser criados manualmente ou por meio de processamento de informação automatizado, como é o caso dos metadados técnicos. A criação manual tende a ser mais precisa, permitindo ao utilizador inserir qualquer informação que considere pertinente, para a descrição do arquivo. A criação automática de metadados é elementar, normalmente, exibe informações como, tamanho do arquivo, extensão, data da criação e identificação de quem o criou.
No caso da biblioteca do Ministério dos Negócios Estrangeiros, tal como noutras bibliotecas onde se pretenda dar acesso aos conteúdos digitais, a metainformação é fundamental ao seu funcionamento, tanto mais porque, numa organização aberta à pesquisa através da internet, «Os metadados necessários para utilizar e gerir com sucesso objetos digitais são diferentes e mais vastos que os metadados utilizados para gerir coleções de obras impressas e outros materiais físicos» (Borbinha, 2004, p.7).
Sendo os metadados um conjunto de informações relacionadas com objetos digitais que visam facilitar a recuperação, a interoperabilidade, o intercâmbio, uso, gestão e preservação das coleções digitais, eles têm que obedecer a padrões já estabelecidos. Ou seja, é necessário que os metadados sejam constituídos por um conjunto de regras e conceitos que visam descrever recursos de um determinado domínio.
Nas diferentes áreas do conhecimento foram criados vários padrões de metadados que foram evoluindo, desde o mais simples passando por padrões intermédios até aos de descrição mais complexa. Cabe a cada instituição definir o tipo de padrão que melhor se adapta ao seu ambiente organizacional. Na área da biblioteconomia o formato MARC 21 (Machine Readable Catalogin), versão do formato MARC e o DC (Dublin Core), são exemplos de alguns dos padrões mais amplamente aplicados. O padrão MARC é caracterizado como sendo um padrão de metadados altamente estruturados e complexos, apresentando uma estrutura mais formal, baseado em normas e códigos especializados descrevendo o recurso com o máximo de especificidade. No que respeita ao Dublin Core caracteriza-se por ter uma estrutura simples e flexível que pode ser utilizado em recursos mais complexos, tendo a vantagem de ser auto-explicativo. A simplicidade, interoperabilidade, extensibilidade e flexibilidade são as principais características deste padrão.Possui um vocabulário controlado padronizado correspondente a 15 elementos de dados, que servem para descrever recursos web. Pode ainda ser representado pela linguagem de marcação HTML ou em XML e estruturado segundo a RDF (Resource
Sendo o Dublin Core o padrão utilizado na biblioteca do MNE, aos metadados administrativos e descritivos28 já existentes no catálogo, facilitadores de pesquisa e recuperação da informação serão acrescentados outros dados, relativos às imagens digitais, nomeadamente metadados estruturais. Estes dados são especialmente importantes quando se trata de uma coleção antiga (registo da sequencia original das páginas, o número total de páginas, indicação frente e verso, ilustrações, etc.). Os técnicos geralmente capturados automaticamente pelo scanner incluem indicações sobre a compressão, resolução, tamanho em bytes entre outras. Independentemente da estratégia seguida, o sucesso do desempenho depende das boas práticas seguidas, o que inclui a criação de metadados de preservação, em todas as fases do ciclo de vida do recurso eletrónico.