Metodologia de planejamento estratégico adotada

Entendido o planejamento como um processo dinâmico, que obtém êxito quando desenvolvido com conhecimento de suas etapas, análise crítica da situação e reconhecimento profundo das dimensões específicas da unidade objeto de planejamento, Lopes (1994, p.45) afirma que:

A natureza complexa do ensino e de suas instituições (escolas e universidades) dificultam o desenvolvimento do planejamento, mas não fazem dele uma atividade impossível de ser trabalhada. Ele pressupõe um desafio e também uma necessidade aos profissionais responsáveis pela administração do ensino e, para isso, faz-se necessário que desenvolvam um claro conhecimento dos conceitos, pressupostos e metodologias de planejamento, bem como da complexidade das instituições de ensino, ou seja, entender a universidade como organização complexa.

Segundo Meyer Júnior e Meyer (2004), não existe uma única forma ou único padrão de se formular e implementar o planejamento estratégico nas universidades. Qualquer que seja a abordagem a ser adotada irá exigir dos gestores universitários mais do que o domínio de

habilidades técnicas racionais ou mesmo de competências políticas no trato dos interesses dos indivíduos e grupos. A prática do planejamento estratégico nas instituições de ensino superior exige do gestor habilidades de artesão ao combinar as dimensões racional e política com aspectos subjetivos como intuição e criatividade presentes em qualquer ação humana e críticos para o sucesso do processo.

A participação é considerada por inúmeros autores da área de planejamento como um aspecto fundamental e determinante (MARCELINO, 2004; CASTRO, 2005; MOTTA, 2002, 2003). A sua inexistência, além de gerar um obstáculo para a implantação, implementação e alcance dos objetivos, ainda compromete o seu produto final, no caso o Plano, que poderá não retratar a realidade institucional devido à ausência dos principais atores no processo.

É considerada causa recorrente de fracasso dos planos a resistência ativa, passiva ou por seu mero desconhecimento pelas pessoas que fazem a instituição. A ausência do envolvimento, da contribuição e do “construir junto” ocasiona vários entraves ao processo de implementação.

As propostas dos diversos autores de envolvimento dos atores internos e externos que de alguma forma interagem ou atuam no mesmo espaço institucional são consideradas pertinentes na medida em que o plano, para ter efetividade, precisa, além da determinação do seu propositor, contar com o apoio ou engajamento dos executores e dos diversos atores, que alcançará de forma direta ou indireta.

Dos paradigmas da reforma da gestão pública de maior expressão, a participação das partes interessadas e a descentralização da gestão são os mais simbólicos por refletirem o atual panorama de desenvolvimento do exercício da democracia nas organizações públicas e privadas. Nesse sentido, a busca de maior eficiência, eficácia e efetividade das organizações leva à utilização cada vez maior de instrumentos de gestão que contemplem tais paradigmas, como o planejamento das ações de uma instituição.

A riqueza do processo de pensar a instituição à luz de critérios técnicos e de participação na construção do planejamento e na posterior avaliação das ações institucionais reside na possibilidade de uma decisão administrativa se tornar fecunda pelo fato do coletivo organizacional nela perceber suas próprias idéias e anseios. A estratégia de envolver os atores na elaboração do planejamento das ações da instituição permite agentes mais cooperativos, realistas e menos resistentes à mudança.

Os processos participativos são também uma tentativa de evitar a alienação dos indivíduos, o que geralmente ocorre em planejamentos ditos tradicionais. Permitem principalmente: - reduzir a ansiedade e o medo, pela troca de informações que possibilita; -

construir uma visão de mundo compartilhada no interior da instituição; - a absorção e a internalização dos objetivos pelas pessoas.

Entre os vários conceitos de participação existentes, se pode destacar:

Participação é um processo pelo qual grupos de interesse influenciam e partilham controle sobre o estabelecimento de prioridades, políticas, alocação de recursos e/ou implementação de programas. Tem papel em diversos contextos, com distintos propósitos. (TIKARE et al., 1995 apud CASTRO, 2005)

Participação é uma filosofia de gestão e um meio de envolver empregados na tomada de decisão. (MARROW, et al., 1967, apud CASTRO, 2006).

O processo de planejamento pode ser aplicado em qualquer unidade organizacional sendo recomendável que seja precedido das seguintes ações (CASTRO, 2005; UFPA, 2006):

1 – Sensibilização, com vistas a reduzir as resistências e, sobretudo, criar condições favoráveis à incorporação do planejamento na atividade acadêmica e administrativa da instituição;

2 - Levantamento e disponibilização das informações necessárias à elaboração do Plano obtidas, principalmente, através de documentos institucionais como estatuto, regimento, decretos, relatórios e instruções normativas; e informações levantadas no ambiente externo à organização;

A coleta das informações do ambiente externo pode ser realizada através de seminários, questionários e entrevistas. Os métodos de participação envolvem trabalhos em grupo e seminários. A partir de uma reunião de sensibilização, se pode constituir grupos de trabalho temáticos e representativos das áreas específicas.

As principais etapas que devem ocorrer de forma sinérgica, como uma seqüência de eventos que não impliquem em rigidez (UFPA, 2006; CASTRO, 2005) são:

ETAPA 2: Análise diagnóstica do ambiente externo

ETAPA 3: Análise prospectiva do ambiente externo

ETAPA 4: Análise diagnóstica do ambiente interno ETAPA 1: Definição da missão, visão e princípios

ETAPA 5: Formulação de diretrizes

PRODUTO 2: Diagnóstico do ambiente externo

PRODUTO 3: Identificação das vocações e potencialidades

PRODUTO 4: Diagnóstico do ambiente interno

PRODUTO 1: Propósito da Unidade

PRODUTO 5: Definição das diretrizes

Fluxograma 1 - Etapas do planejamento estratégico e seus principais produtos. Fonte: Adaptado de UFPA (2006, p.27) e CASTRO (2005, p.54)

A fase final do processo é a definição da implementação, o que possibilita concretizar a gestão estratégica da organização ou unidade. Nessa fase, o ambiente externo e interno são monitorados e a evolução da implantação do plano é avaliada, com vistas a promover os ajustes que se fizerem necessários.

De acordo com a literatura sobre planejamento em universidades, uma das funções gerenciais que vem merecendo maior atenção nas Instituições de Educação Superior (IES) é o planejamento estratégico e sua prática. O planejamento implica em comprometimento com a ação. Qualquer planejamento só terá sentido se for implementado, caso contrário, se torna uma coletânea de boas intenções sem benefício concreto à organização, exceto os de natureza simbólica (MEYER JR; SERMANN; MANGOLIN, 2005).

Cabe registrar que nem todas as ações desenvolvidas são resultantes do planejamento formalmente praticado nas instituições. Em grande medida, parte das ações estratégicas desenvolvidas nas instituições emerge das ações diárias presentes neste tipo de organização.

Encontra-se em Mintzberg (2004), conceito importante quando se refere a uma diferença entre “estratégias planejadas”, que podem ou não ser realizadas e “estratégias emergentes” que resultam da dinâmica das organizações e que são representadas por padrões de comportamento ainda não externados. As estratégias emergentes são ações praticadas na dinâmica das organizações sem terem sido planejadas. Posteriormente, uma vez bem sucedidas, passam a se integrar ao esforço de planejamento da instituição.

Mintzberg et al (2006) destaca, também, que as estratégias emergentes e evolutivas passam por um processo analítico de formalização e codificação, dando origem ao planejamento estratégico ou programação estratégica. De modo que o planejamento estratégico é um primeiro passo para a implementação de estratégias e, sobretudo, para a gestão estratégica.

ETAPA 6: Formulação dos objetivos ou desafios a partir das atividades da instituição

PRODUTO 6: Definição dos objetivos ou desafios

PRODUTO 7: Definição de ações, indicadores e metas.

ETAPA 7: Formulação das ações, construção de indicadores e quantificação de metas físicas.

PRODUTO 8: Plano de implementação. ETAPA 8: Processo de implementação do plano estratégico.

3 A UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ

A UFPA é uma instituição na forma jurídica de autarquia, criada em 1957, que tem sede na cidade de Belém, estado do Pará, atua em 67% dos municípios de estado, diretamente ou através de consórcios com as prefeituras. Em 2008, segundo o relatório de gestão da instituição, contava com: 31.069 alunos matriculados em seus 300 cursos de graduação; 42 programas de pós-graduação stricto sensu com 2.219 alunos; 1.693 alunos na escola de aplicação; 1458 alunos nos cursos de artes e cursos livres (UFPA, 2009; INEP, 2009).

O corpo docente estava composto de 2.525 professores, dos quais 429 temporários, sendo que 297 docentes efetivos se encontravam em processo de qualificação, realizando pós- graduação, 76 em cursos de mestrado, 221 em doutorado e 24 em estágio pós-doutoral. O corpo técnico composto por 2.418 técnicos-administrativos; como também, 1.445 funcionários terceirizados e 664 estagiários (UFPA, 2009).