Um processo de acordo com o dicionário Aurélio (1999, p. 1641), é “Uma sucessão de estados ou mudança. Modo por que se realiza ou executa uma coisa. Método, técnica. Ato de proceder”.
Para Davenport (1994), processo seria uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, com um fim, com insumos (inputs) e com saídas (outputs) claramente identificados, enfim, uma estrutura para ação.
Já Salm Júnior (2003, p. 11), descreve que um processo é essencialmente um conjunto de atividades que são desenvolvidas em seqüência. Assim sendo, um processo define quem estará envolvido em um projeto e o que cada colaborador terá como atividade no espaço de tempo definido para o projeto dentro das organizações e que tem como objetivo construir ou melhorar um sistema gerencial.
Para Villarroel Dávalos (2004, p. 68), existem três categorias básicas de processos organizacionais:
• Os processos de negócio (ou cliente) são aqueles que caracterizam a atuação da empresa e que são suportados por outros processos internos, resultando no produto ou serviço que é recebido por um cliente externo;
• Os processos organizacionais ou de integração organizacional são centralizados na organização e viabilizam o funcionamento coordenado de vários subsistemas da organização em busca de seu desempenho geral, garantindo o suporte adequado aos processos de negócios;
• Os processos gerenciais são focalizados nos gerentes e suas relações e incluem ações de medição e ajuste do desempenho da organização.
A descrição formal destes processos organizacionais na forma de modelos contribui para a definição do domínio da informação a ser abordada, sendo que para que estes processos de negócio sejam integrados ou controlados num SIG, é necessário que estes sejam formalizados, assim como os objetos utilizados, manuseados ou processados por eles. O mesmo deve acontecer com as informações utilizadas ou geradas com os recursos requeridos e também as responsabilidades e autoridades requeridas para o seu controle (VERNADAT, 1996).
A partir destas descrições formais (funcionais) dos fluxos de informação contidas nestes modelos de processos é que será possível definir os requisitos funcionais a serem atendidos dentro de uma organização e estes modelos proporcionam uma visão geral sobre as operações, possibilitando análises, previsão de impactos das atividades, construção e as documentações deste sistema, além de auxiliar na identificação de pontos de melhorias dos mesmos.
Um modelo de processos de negócio é um tipo específico de modelo, sendo formado por um conjunto de modelos consistentes e complementares que procuram representar as diferentes visões e os vários aspectos da organização com o objetivo de auxiliar os usuários em algum propósito.
Segundo Villarroel Dávalos (2004, p. 20), ”Os modelos de processos de negócio são representações de uma organização real que servem como referência comum para todos os seus membros, sejam eles pessoas, sistemas ou recursos e formam uma infra-estrutura de comunicação”.
Eriksson e Penker (2000) descrevem que os modelos de processos de negocio podem auxiliar nesse alinhamento, visto que modelos servem para:
• Entender melhor o mecanismo principal de um negócio existente, pois ao se dispor de uma imagem clara de papéis e tarefas em uma organização, os modelos poderão ser usados para treinar pessoas;
• Servir de base para a criação de sistemas de informação para dar suporte ao negócio, pois as descrições do negócio são usadas para identificar requisitos para os sistemas de informação e os modelos de negócio poderão ser mapeados diretamente nesses sistemas;
• Atuar como base para a melhora de estruturas e operações de negócio, pois os modelos identificam mudanças atuais no negócio que são necessárias para a implantação de modelos de melhoria no processo;
• Demonstrar a estrutura de uma inovação no negócio, pois o modelo transforma-se em base para o plano de ação. Inovações sugerem mudanças radicais, em vez de mudanças incrementais que tenham sido feitas no processo de negócio;
• Proporcionar experiências com um novo conceito de negócio ou estudar um conceito já aplicado em companhias competitivas;
• Permitir identificar elementos e oportunidades externas a este modelo.
Para os autores, os modelos representam à arquitetura do negócio e servem para representar e descrever as partes que compõem os processos de negócio, sendo que esta representação ocorre através da modelagem de processos de negócio, que é um conjunto de conceitos, modelos e técnicas com o objetivo de desenvolver o modelo de negócio da organização.
Segundo Vernadat (1996), as empresas alcançam a excelência operacional quando se concentram em dois pontos essenciais, a otimização dos seus modelos organizacionais existente e a redefinição das operações existentes.
Para Alencar (1999), a modelagem facilita a compreensão dos modelos organizacionais, e é reconhecida como uma atividade valiosa pela engenharia de requisitos, pois representam à estrutura, as atividades, os processos, as informações, os recursos, o pessoal, o
comportamento, os objetivos e as restrições das organizações, pois ajudam a compreender as complexas interações entre as organizações e as pessoas.
Segundo Vernadat (1996), as finalidades da MPN são desdobradas na uniformização do entendimento da forma de trabalho, gerando integração, na análise e melhoria do fluxo de informações, na explicitação do conhecimento sobre os processos e armazenando, na realização de análises organizacionais, nos indicadores, na realização de simulações e no apoio a tomada de decisões e na e gestão da organização.
Para Johansson (1995), a MPN tem suas origens através de vários estudos, sendo eles: • Estudo de trabalho nas fábricas, no qual os engenheiros industriais utilizam métodos científicos de observação, coleta e análise de dados, buscando com isso tornar o trabalho mais produtivo;
• Estudo de organização e métodos, no qual as operações de escritório são analisadas para obter uma carga nivelada e utilização do tempo de escritório;
• Estudo do controle do processo no qual as características dinâmicas das instalações de produção são analisadas como base para obter informação e então, utilizar estes dados para controlar os resultados por meio do ajuste das entradas no processo; •Estudo na simulação de processos, na qual atividades complexas, que compreendem: reatores nucleares, fábricas de produtos químicos ou instalações altamente automatizadas na indústria de engenharia, são modelados em computadores ou por outros meios para testar a sua reação a uma grande variedade de condições operativas; • Estudo na modelagem de negócios, a qual auxilia no planejamento da empresa, os resultados dos negócios são previstos em uma simulação utilizando modelos matemáticos e estatísticos para conhecer o impacto de influencias importante, como: preço, volume, capacidade e custos de insumos;
• Estuda da engenharia e análise de sistemas, na qual diagramas de fluxos são utilizados para definir a operação de procedimentos para os quais o propósito é utilizar computadores e equipamentos de telecomunicações em alguns ou em todos os processos.
Salm Júnior (2003, p.18), descreve que MPN é empregada para realizar a abstração de uma estrutura complexa de negócio. Isso permite aos especialistas de domínio entender a função do negócio e assim promover melhorias ou inovações. Como técnica, a modelagem de processos de negócio auxilia na compreensão de processos da empresa. Essas atividades e artefatos auxiliam na captura de conhecimento e estão compreendidos na fase de concepção de um processo de desenvolvimento de sistemas.
Para isto, existem ferramentas, tecnologias e métodos, utilizados em conjunto pelas áreas de TI de uma organização que permitem segundoWAHLI (2006):
• Documentar os processos e assim permitir sua visibilidade e validação; • Identificar e eliminar redundâncias e gargalos;
• Reduzir o risco, através do entendimento dos processos antes de sua implantação; • Separar a lógica de integração de seu código de implementação;
• Aumentar a portabilidade e diminuir o custo de manutenção, por construir as aplicações e executá-las segundo padrões consagrados na indústria;
• Automatizar a criação dos processos, através da eliminação de tarefas manuais de implantação;
• Comparar o resultado real dos processos contra indicadores de desempenho; • Identificar possíveis melhorias nos processos;
• Permitir auditoria, controles e mecanismos de verificação de aderência às normas; • Simplificar e agilizar a gestão das exceções dos processos.
Para auxiliar as organizações no processo de modelagem dos seus processos de negócio e de serviço podem ser usadas técnicas de modelagem de processos de negócios.