De acordo com Rosemann (2006), mapeamentos de processo são utilizados há um longo período de tempo: fluxogramas foram adotadas desde os primórdios da programação e também se demonstraram populares no universo de organização gerencial. No entanto, o autor afirma que analistas de processos, hoje, preferem o uso do termo “modelagem de processo”, que agrega um sentimento de maior maturidade, consistência e precisão para essa ferramenta.
A ABPMP (2013, p. 72), conceitua a modelagem de processo de negócio:
“Modelagem de processo de negócio é o conjunto de atividade envolvida na criação de representações de processo de negócio existentes ou propostos. Pode prover uma perspectiva ponta a ponta ou uma porção dos processos primários, de suporte ou de gerenciamento.”
Por sua vez, Casado et al. (2019, p. 21) entendem modelagem de processos “como sendo a identificação, o registro, a padronização e documentação histórica da organização”.
A finalidade da modelagem é “criar uma representação do processo de maneira completa e precisa sobre seu funcionamento” (ABPMP, 2013, p. 72). Para esse fim, uma das ferramentas utilizadas é a Business Process Model and Notation (BPMN), que de acordo com a BPMN (2021) é um padrão que permite a organizações maior entendimento de seus processos internos e habilidade de comunicá-los por meio da notação gráfica. O BPMN, criação da Business Process Management Iniciative (BMPI), é inicialmente utilizada em 2004 na versão 1.0, hoje encontra-se na versão BPMN 2.0, concebida em 2011 (CASADO et al., 2019, p. 21).
Basicamente a BPMN é um tipo de notação gráfica que contém a lógica das atividades, mensagens entre participantes e as informações requeridas para a análise, simulação e execução do processo e para esse fim usa um conjunto de figuras que possibilitam a diagramação de modelos de processos (CASADO et al., 2019, p. 21).
Segundo a ABPMP (2013, p. 78), a “notação é um conjunto padronizado de símbolos e regras que determinam o significado desses símbolos”, por exemplo, a música possui seu sistema próprio de notação com símbolos e regras que determinam o que eles representam,
dessa maneira é possível traduzir a simbologia na música propriamente dita. Então, o mesmo acontece analogamente no caso da notação de modelagem de processo, mas nesse caso, os símbolos, ou figuras, e conectores são utilizados para ilustrar o que ocorre entre vários componentes de processos de negócios (ABPMP, 2013, p. 78).
Existe uma ampla gama de sistemas de notação e decidir sobre uma abordagem conhecida oferece vantagens sobretudo pela consistência, facilitação da comunicação (ABPMP, 2013, p. 78).
O BPMN é um desses sistemas. De acordo com a ABPMP (2013, p. 79), trata-se um sistema de notação um grande conjunto de símbolos e pode ser utilizado na modelagem de diferentes aspectos do negócio. Nesse sistema, divide-se um modelo em raias, as quais representam papéis desempenhados por algum ator na realização de um trabalho e este segue entre atividades no sentido do fluxo, onde pode percorrer diversos papéis (ABPMP, 2013, p.
80). Cabe à organização estabelecer alguns padrões caso tenha o fim de construir o próprio modelo integrado, a exemplo de como as raias são definidas, como atividades são decompostas e como é feita a coleta de dados (ABPMP, 2013, p. 80.) A figura 2 ilustra como esse tipo de notação é feito e exemplifica algumas de suas figuras.
Figura 2 – exemplo de fluxo em BPMN
Fonte: ABPMP, 2013, p. 82
Como direcionamento para a modelagem, Baldam et al. (2007) salientam a importância de considerar dois momentos distintos: a modelagem do estado atual (As Is) e a otimização e modelagem de estado futuro (To Be). Ou seja, deve-se entender primeiramente a configuração atual dos processos, para que num momento futuro discutam-se oportunidades de melhoramento.
Gonçalves (2000, p. 17), esclarece como a abordagem de processos trata de processos hierarquicamente e considera o seu detalhamento em níveis sucessivos, dessa forma podem ser separados em subprocessos e macroprocessos, onde o nível de detalhamento deve ser adequado à análise pretendida.
Rosemann e Broke (2013, p. 12) argumentam que “mesmo os bons processos podem ser aprimorados” e por isso é necessário buscar ativamente a otimização de processos. É nessa premissa que a modelagem de processos se sustenta e busca garantir o melhoramento contínuo.
Casado et al. (2019, p. 37) distinguem a melhoria de processos de negócio de melhoria contínua: enquanto aquela está baseada em iniciativas específicas ou projetos para alinhar o resultado de processos, tanto para a estratégia da organização quanto para aquilo que o cliente espera, essa está ligada à sua evolução incremental através de abordagens disciplinadas para
assegurar a sua continuidade no atingimento de objetivos. É comum confundir BPM com a melhoria de processos de negócio, e normalmente as medidas a fim de melhorar processos são pontuais e buscam melhorias específicas, entretanto o uso dessa abordagem não demonstra necessariamente que uma organização esteja empenhada com a prática de BPM (CASADO et al., 2019, p. 37).
2.5.1. BIZAGI MODELER
Sousa Neto e Medeiros Filho (2008) relatam o modo como é cada vez maior a variedade de tecnologias destinadas ao suporte de atividades estratégicas e operacionais, e como o crescimento da complexidade é mais e mais comum a utilização de sistemas de informação no suporte e automatização dos processos.
Gonçalves (2000, p. 18), percebe a TI como algo especialmente importante dentro da abordagem de processos, pois, além de sua utilidade na automatização de tarefas e na execução dos processos, ela pode ser implementada em diversa atividades para o seu apoio e gestão, como na sua visualização e na comunicação de dados. Sousa Neto e Medeiros Junior (2008, p. 18) apontam que o BPM, além de ser visto como uma prática de gestão, deve ser entendido também como tecnologia, onde a TI tem papel fundamental na incorporação dos processos nas atividades diárias.
Exemplo de uma ferramenta de TI direcionada para o mapeamento e modelagem de processos, o Bizagi Modeler é uma ferramenta de desktop gratuita que permite mapear e documentar processo organizacionais. Possui uma interface gráfica intuitiva baseada na notação BPMN, que conforme Sousa Neto e Medeiros Filho (2008, p. 15) possibilita uma padronização na representação de processos, a fim de auxiliar a comunicação. Para Silva (2002) é necessário, ao considerar o suporte que uma tecnologia de informação possa dar, levar em consideração o grau de interação demandado do usuário, seja num contexto de codificação ou busca de informação. O Bizagi, nesse sentido, é uma ótima ferramenta não apenas para modelar e elaborar mapas de processo, ele também é um útil instrumento para a visualização da configuração de processos.
2.5.2. PAMC
Mais uma ferramenta que auxilia na modelagem de processos, o Processes Analysis Model Canvas (PAMC) foi criado pelo professor Wellington P. L. Silva a partir do Business Model Canvas (SILVA, 2016).
De acordo com Silva (2016) a ideia do PAMC é tornar simples a análise e o redesenho de processos por meio da interação tida durante a construção do Canvas. Isso é alcançado com a construção em dez blocos de análise contidos em uma única folha de papel, formados a partir de um brainstorming realizado com os principais envolvidos no processo (SILVA, 2016), conforme a figura 3.
Figura 3 – exemplo de PAMC
Fonte: SILVA, 2016
O Canvas pode ser dividido em dois grupos, de cinco blocos cada, denominados
“Sequenciamento Básico de Processos” e “Informações de Suporte à Análise” (SILVA, 2016).
O grupo de Sequenciamento Básico de Processos é representado pelos blocos superiores – Principais Fornecedores, Principais Insumos, Principais Atividades, Principais Produtos e
Principais Clientes –, serve como base para o mapeamento de processos e está subdivido em entradas, processamento e saídas, os blocos restantes, que representam o grupo de Informações de Suporte à Análise, têm a finalidade de possibilitar uma análise do processo com maior profundidade (SILVA, 2016).
Para Silva (2016), método PAMC é um método simples, prático e que pode ser aplicado em qualquer trabalho de processos.