4. Gestão de Riscos e Controles Internos
4.2. Monitoramento das obrigações através do Sistema ICTNet
A Abrapp (Associação Brasileira das Entidades Fechadas de Previdência Privada) anualmente disponibiliza um calendário de obrigações legais a serem cumpridas pelas EFPCs, contemplando a descrição da obrigação, fundamentação, prazo legal e modalidade de envio.
A HP Prev está realizando o controle do cumprimento de suas obrigações legais, conforme o calendário Abrapp, através do sistema de gerenciamento de riscos e controles da Risk Office (Módulo Plano de Ação), com o objetivo de mitigar os riscos inerentes, reportar e resolver tempestivamente os possíveis gaps dos processos. Possibilitando a Entidade fazer o gerenciamento do compliance com as regulamentações internas e externas e, evidenciar os controles já adotados para que em uma futura certificação, análise da auditoria interna e externa e/ou fiscalização estes possam ser demonstrados. Vale ressaltar que os documentos comprobatórios da realização das obrigações legais da Entidade (protocolos e demonstrativos) foram anexados nas etapas e são de responsabilidade da Entidade.
Conforme mencionado no relatório do semestre passado este Conselho sugeriu que a Entidade avaliasse outra métrica de medir as baixas das etapas dos planos de ação das obrigações legais de forma mais eficaz.
Diante do exposto, a partir deste semestre a Diretoria Executiva, informou que as análises serão demonstradas por plano de ação e não mais por etapas como era feito anteriormente, tendo em vista que todos os planos da categoria de obrigações legais são aprovados pelo responsável (Gerente ou Diretor) do Plano de Ação. Vale ressaltar que o objetivo desta análise continua sendo monitorar o comprometimento dos colaboradores em acessar o Sistema ICTNet e finalizar suas atividades com as devidas evidencias, demonstrando principalmente o cumprimento das obrigações legais dentro do prazo estabelecido.
A tabela e o gráfico a seguir demonstram o total de obrigações legais com periodicidade definida e quando aplicáveis, conforme calendário divulgado pela Abrapp, que a Entidade deve entregar no 1º semestre de 2015.
Prazo Legal Plano de Ação Aplicável no
semestre
Etapas com atraso Periodicidade
Definida Apresentar DCTF - Declaração de Contribuições e Tributos Federais. Sim Não Periodicidade
Definida Balancetes Mensais. Sim Não
Periodicidade
Definida CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Sim Não Periodicidade
Definida
Descontar, da folha de pagamento de seus empregados relativa ao mês de março de cada ano, a contribuição sindical por estes devida aos respectivos sindicatos.
Prazo Legal Plano de Ação Aplicável no semestre
Etapas com atraso Periodicidade
Definida DIRF - Declaração de Impostos Retidos na Fonte. Sim Não Periodicidade
Definida
Disponibilizar aos Participantes e Assistidos o DA - Demonstrativo
Atuarial. Sim Não
Periodicidade Definida
Disponibilizar aos participantes e assistidos o Demonstrativo de
Investimentos. Sim Não
Periodicidade Definida
Disponibilizar, preferencialmente por meio eletrônico, o Resumo do Relatório Anual de Informações aos participantes e assistidos no ano subsequente ao qual se referir. Manter disponíveis, por meio eletrônico, no mínimo os 5 (cinco) últimos resumos dos relatórios anuais, a partir do exercício de 2015, permanecendo dispensados os exercícios anteriores.
Sim Não
Periodicidade
Definida Elaborar DIPJ - Declaração de Imposto de Pessoas Jurídicas. Sim Não Periodicidade
Definida
Elaborar DIPJ Inativos - Declaração de Imposto de Pessoas
Jurídicas. Sim Não
Periodicidade
Definida Elaborar RAIS - Relação Anual de Informações Sociais. Sim Não Periodicidade
Definida
Emissão e envio do Informe de Rendimentos aos participantes
assistidos e não assistidos dos Planos de Benefícios. Sim Não Periodicidade
Definida
Emissão e envio dos comprovantes de recolhimento de IRRF (Pessoa Física e Jurídica), PIS/COFINS/CSLL aos prestadores de serviços e empregados da Entidade.
Sim Não
Periodicidade Definida
Emitir e enviar o extrato de contribuições aos Participantes não
Assistidos (Autopatrocinados) dos Planos de Benefícios. Sim Não Periodicidade
Definida
Encaminhar à Previc a planilha eletrônica com o cálculo da duração
do passivo, para cada um dos planos de benefícios. Sim Não Periodicidade
Definida Encaminhar à Previc o Demonstrativo de Investimentos. Sim Não Periodicidade
Definida
Encaminhar as Demonstrações Contábeis Consolidadas e
respectivos pareceres à PREVIC. Sim Não
Periodicidade Definida
Enviar a PREVIC as informações de Benefícios Previstos e
população dos Planos de Benefícios. Sim Não
Periodicidade
Definida Enviar as informações referentes à DNP à Previc. Sim Não Periodicidade
Definida
Envio à PREVIC, diretamente pelas instituições financeiras contratadas pela EFPC, de extratos de posição de custódia dos títulos públicos federais.
Sim Não
Periodicidade Definida
Envio de balancetes mensais, consolidados por trimestre civil para
envio à PREVIC. Sim Não
Periodicidade Definida
Envio do relatório GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, com a discriminação dos
recolhimentos efetuados e recolhimento do FGTS do mês anterior.
Sim Não
Periodicidade
Definida FGTS - Fundo de Garantia por Tempo de Serviço. Sim Não Periodicidade
Definida
Início da Vigência do Plano de Custeio estabelecido pela Avaliação
Atuarial. Sim Não
Prazo Legal Plano de Ação Aplicável no semestre
Etapas com atraso Periodicidade
Definida IRRF - Imposto de Renda Retido na Fonte. Sim Não Periodicidade
Definida
Manter o CADPREVIC atualizado quando do envio de
requerimentos objeto de análise eletrônica para PREVIC. Sim Não Periodicidade
Definida
Opção do participante pela sistemática de tributação para seu
plano de benefício. Sim Não
Periodicidade
Definida PIS/COFINS/CSLL - Contribuição Social sobre Lucro Líquido. Sim Não Periodicidade
Definida
Preencher e enviar os demonstrativos de investimentos, com a
posição do último dia de cada mês. Sim Não
Periodicidade Definida
Preparação de Balancetes dos Planos de Benefícios, do Plano de
Gestão Administrativa-PGA e Balancete Consolidado. Sim Não Periodicidade
Definida
Realizar os procedimentos de preenchimento e enviar informações
dos investimentos dos Planos administrados pela HPPREV. Sim Não Periodicidade
Definida
Recolher contribuição sindical referente aos empregados e
trabalhadores avulsos no mês de abril de cada ano. Sim Não Periodicidade
Definida
Recolher contribuição sindical relativa aos agentes ou trabalhadores autônomos e profissionais liberais no mês de fevereiro.
Sim Não
Periodicidade
Definida Recolhimento da TAFIC - Taxa de Fiscalização e Controle. Sim Não Periodicidade
Definida
Recolhimento da Taxa de Fiscalização do mercado de valores mobiliários: são contribuintes da taxa as pessoas naturais e jurídicas que integram o sistema de distribuição de valores mobiliários.
Sim Não
Periodicidade
Definida Recolhimento de PIS/COFINS. Sim Não
Periodicidade
Definida Registrar em cartório Livro Diário. Sim Não
Periodicidade
Definida Registro de Operações Ativas e Passivas. Sim Não Periodicidade
Definida
Relatório de Controles Internos e manifestação do Conselho Fiscal sobre a política de investimentos, custos, premissas e hipóteses atuariais e execução orçamentária.
Sim Não
Periodicidade Definida
Remessa das DA ao(s) Patrocinador (es) do(s) Plano(s) de Benefícios, antes do início de vigência do(s) plano(s) de custeio a que ele(s) se submete(m).
Sim Não
Periodicidade
Definida Transmissão da EFD- Contribuições. Sim Não
Quando Aplicável
Apurar as informações referentes a DNP - Divergência Não
Planejada à PREVIC. Sim Não
Quando
Aplicável Atualizar informações cadastrais dos dirigentes. Sim Não Quando
Aplicável Cadastro da Entidade, atualização perante a PREVIC. Sim Não
Quando Aplicável
Caso seja oferecida a possibilidade de optar por distintos perfis de investimento deverá ser mantido, no canal de comunicação, a relação descritiva dos perfis de investimento, incluindo informações acerca dos riscos inerentes a cada um dos perfis oferecidos; e, incluir no RAI, no mínimo, a rentabilidade de cada perfil de investimento, com avaliação pelos respectivos gestores.
Prazo Legal Plano de Ação Aplicável no semestre Etapas com atraso Quando Aplicável
Comunicar ao COAF todas as operações, propostas ou realizadas, envolvendo as situações descritas no art. 1º da Resolução COAF nº 15, de 28.03.2007, abstendo-se de dar ciência de tal ato a qualquer pessoa, inclusive àquela à qual se refira a informação.
Sim Não
Quando Aplicável
Corrigir desenquadramento passivo previsto no artigo 52 da
Resolução BACEN nº 3.792 de 24/09/2009. Sim Não
Quando
Aplicável Desenquadramento do passivo. Sim Não
Quando Aplicável
Elaborar relatório, assinado pelo AETQ, de justificativa técnica e relatório de providências adotadas quanto à manutenção ou não dos ativos que compõem as carteiras do plano para: (i) DNP de segmento negativa, apurada mensalmente, por 12 meses consecutivos; ou (ii) DNP de segmento negativa, acumulada nos últimos 36 meses.
Sim Não
Quando Aplicável
Emitir documento ao participante, pela entidade cessionária, contendo informações sobre a data do recebimento dos recursos financeiros, o valor e o plano receptor.
Sim Não
Quando Aplicável
Encaminhar à PREVIC, o relatório de execução dos planos de enquadramento, acompanhados de parecer do Conselho Fiscal atestando as providências adotadas.
Sim Não
Quando Aplicável
Entregar ao Participante desligado Extrato e Termos de Opção e Portabilidade, informando seu saldo e opções: Benefício Proporcional Diferido, Portabilidade, Resgate ou Autopatrocínio.
Sim Não
Quando Aplicável
Entregar ao participante desligado Extrato e Termos de Opção e
Portabilidade. Sim Não
Quando Aplicável
Entregar Certificado de Participante, Cópia do Regulamento, Estatuto e Material Explicativo, aos Participantes e Beneficiários, quando da inscrição no Plano de Benefício, onde estarão indicados os requisitos que regulam a admissão e a manutenção da
qualidade de Participante, bem como os requisitos de elegibilidade e forma de cálculo dos benefícios.
Sim Não
Quando Aplicável
Entregar cópia do Estatuto, do Regulamento e Material Explicativo com as características dos planos de benefícios, aos participantes e assistidos, no ato de inscrição no plano de benefícios.
Sim Não
Quando Aplicável
Enviar relatório de execução dos planos de enquadramento ao Conselho Fiscal para elaboração de parecer, atestando as providências adotadas.
Sim Não
Quando Aplicável
Envio a Previc dos extratos das movimentações mensais das operações com títulos públicos federais relativamente a todas as contas ativas no Selic, inclusive aquelas que não tenham registrado movimentação no período ou que apresentem saldo de posição zero. Responsabilidade das Instituições Financeiras custodiantes das EFPCs.
Sim Não
Quando Aplicável
Finalizar o processo de portabilidade, pela entidade cedente dos
recursos, incluindo a transferência dos recursos. Sim Não Quando
Aplicável Informações ao COAF de movimentações acima de R$ 50.000,00. Sim Não Quando Justificativa técnica e relatório de providências adotadas quanto a
Prazo Legal Plano de Ação Aplicável no semestre Etapas com atraso Quando Aplicável
Prestar informações relativas aos recebimentos de contribuições, prêmios e aportes destinados ao custeio dos planos de benefícios de natureza previdenciária e aos pagamentos de resgates aos participantes e beneficiários à Secretaria da Receita Federal do Brasil.
Sim Não
Quando Aplicável
Responder, em até 30 dias da data de formalização do pedido, as
solicitações Formais dos Participantes e Assistidos. Sim Não Quando
Aplicável
Transferir os recursos entre os planos de benefícios originário e receptor, em decorrência da portabilidade, em moeda corrente nacional, perante a entidade que administra o plano de benefícios receptor.
Sim Não
Quando Aplicável
A EFPC manterá registro que reflita todas as operações ativas e passivas que realizar e a identificação de todas as pessoas físicas ou jurídicas com as quais estabeleça qualquer tipo de relação jurídica cujo valor seja igual ou superior a R$ 10.000,00 no mês-calendário.
Não Não
Quando Aplicável
Apresentar os resultados das auditorias atuariais aos
patrocinadores ou instituidores, órgãos colegiados ou deliberativos e dirigentes da entidade, bem como ao Atuário Responsável pelo plano de benefícios auditado e encaminhar à Previc.
Não Não
Quando Aplicável
Atualização cadastral relativa ao administrador de carteira de
valores mobiliários - Comunicar à CVM. Não Não
Quando Aplicável
Atualizar no CNPJ qualquer alteração referente aos dados cadastrais até o último dia útil do mês subsequente ao de sua ocorrência.
Não Não
Quando Aplicável
Cadastrar e excluir, no sistema de captação de dados, disponível na página eletrônica do Ministério da Previdência Social, a aquisição do primeiro lote de cotas de fundos de investimento dos quais as entidades fechadas de previdência complementar sejam cotistas, direta ou indiretamente.
Não Não
Quando Aplicável
Cadastrar no Sistema de Captação de Dados de Investimentos - SICADI, em até 10 (dez) dias a contar da data da inclusão ou correção dos dados preenchidos indevidamente referente a fundos de investimento ou fundos de investimento em cotas de fundos de investimento.
Não Não
Quando Aplicável
Comunicação e remessa, pelo Conselho Deliberativo à PREVIC, no prazo de 90 dias do vencimento das obrigações do patrocinador, de cópia dos contratos/termos de renegociação da dívida de Patrocinador que não efetivar as contribuições normais e extraordinárias.
Não Não
Quando Aplicável
Confirmar que as informações contidas nos formulários de Atualização Cadastral, relativa ao administrador de carteira de valores mobiliários, continuam válidas.
Não Não
Quando Aplicável
Destacar e divulgar aos participantes e assistidos, por 30 dias antes do envio à PREVIC, o inteiro teor da proposta de alteração de estatuto ou regulamento.
Não Não
Quando Aplicável
Disponibilizar aos participantes e assistidos as propostas de alterações do Estatuto e do Regulamento do plano de benefícios à PREVIC.
Não Não
Quando Aplicável
Disponibilizar aos participantes e assistidos, relatório
discriminando as assembleias gerais, realizadas no período em que a EFPC faz-se representar.
Prazo Legal Plano de Ação Aplicável no semestre Etapas com atraso Quando Aplicável
Divulgar a taxa de juros anualmente aos participantes, aos
patrocinadores e instituidores. Não Não
Quando Aplicável
Divulgar aos participantes e assistidos as alterações de Estatuto ou
Regulamento dos planos de benefícios. Não Não
Quando Aplicável
Divulgar por meio de publicação em página eletrônica mantida pela EFPC a celebração do Termo de Ajustamento de Conduta (TAC) a todos os participantes e assistidos alcançados pelo ajustamento de conduta.
Não Não
Quando Aplicável
Elaborar justificativa de eventual substituição de informações do
demonstrativo de investimentos. Não Não
Quando Aplicável
Em caso de aprovação de modificação de estatuto ou regulamento, a EFPC deverá divulgar texto consolidado, por meio eletrônico ou impresso a critério da EFPC, no prazo de 30 dias a contar da aprovação, evidenciando todas as alterações realizadas.
Não Não
Quando Aplicável
Encaminhar à PREVIC, as DA realizadas por motivo relevante até 60
dias após a conclusão do fato que motivou a nova avaliação. Não Não Quando
Aplicável
Encaminhar à PREVIC, em formulário próprio, a solicitação de devolução referente ao depósito efetuado que superar o valor da multa efetivamente aplicada ou em caso de provimento do recurso.
Não Não
Quando Aplicável
Enviar à PREVIC atos normativos (Estatutos, Regulamentos, Planos etc.), sempre que houver alteração, após aprovação do Conselho Deliberativo.
Não Não
Quando Aplicável
Enviar à PREVIC através de carta, cópia dos contratos/termos de renegociação da dívida de patrocinador que não efetivar as contribuições normais e extraordinárias.
Não Não
Quando
Aplicável Enviar as informações sobre exclusão ou alteração de imóvel. Não Não Quando
Aplicável Enviar as informações sobre inclusão de imóvel na carteira. Não Não Quando
Aplicável
Enviar pedido de autorização à PREVIC, integralmente instruído na forma prevista para fins de manutenção da taxa de juros a ser utilizada na avaliação atuarial de encerramento do exercício.
Não Não
Quando Aplicável
Envio do Termo de Responsabilidade, devidamente assinado por seu dirigente máximo, assegurando a autenticidade de toda e qualquer documentação a ser enviada por meio eletrônico. A EFPC deverá encaminhar novo Termo de Responsabilidade, no prazo já estabelecido, por ocasião da mudança do seu dirigente máximo.
Não Não
Quando Aplicável
Execução judicial da dívida de patrocinador que não efetivar as contribuições normais e extraordinárias, com comunicação à PREVIC pelo Conselho Deliberativo.
Não Não
Quando Aplicável
Formalizar o termo aditivo ao convênio ou ao termo de adesão, nos casos de reorganização societária ou de alteração de razão social de patrocinador ou de instituidor.
Não Não
Quando
Aplicável Incluir as informações de participação direta em SPE. Não Não Quando
Aplicável
Informações sobre movimentações ou propostas de terceiros
Prazo Legal Plano de Ação Aplicável no semestre Etapas com atraso Quando Aplicável
IRPF - Tratamento tributário relativo à apuração do IRPF aplicável aos valores pagos ou creditados por EFPC a título de
complementação de aposentadoria, resgate e rateio de patrimônio, correspondente às contribuições efetuadas, exclusivamente pelo beneficiário no período de 1° de janeiro de 1989 a 31 de dezembro de 1995.
Não Não
Quando Aplicável
Pedido eletrônico de ressarcimento ou restituição e declaração de compensação, relativo a tributo ou contribuição administrados pela SRF.
Não Não
Quando Aplicável
Procedimento de análise eletrônica dos requerimentos submetidos
à DITEC - Diretoria de Análise Técnica da Previc. Não Não Quando
Aplicável Promover a atualização das informações constantes no CNPB. Não Não Quando
Aplicável
Realizar pedido eletrônico de ressarcimento ou restituição e declaração de compensação, relativo a tributo ou contribuição administrados pela SRF.
Não Não
Quando Aplicável
Relatório Circunstanciado negociação de um título ou valor
imobiliário em operações de compra ou venda. Não Não Quando
Aplicável
Relatório circunstanciado, assinado pelo AETQ com as justificativas sobre o não atendimento do prazo e com a descrição das
providências que serão adotadas com vistas a assegurar a permanente atualização dos cadastros junto ao SICADI.
Não Não
Quando Aplicável
Responder ao participante ou apresentar novo Termo de
Portabilidade retificado, pela entidade cedente, caso o participante conteste as informações constantes do Termo de Portabilidade.
Não Não
Quando Aplicável
Restituição e compensação de créditos tributários e não tributários
devidos à PREVIC e retificação de dados da GRU. Não Não
Quando Aplicável
Solicitar autorização pela Previc, manutenção de taxa real de juros superior aos limites estabelecidos no art. 1° da Resolução
MPS/CNPC Nº 09, DE 29 de novembro de 2012, e igual ou inferior a 6% com base em estudo que comprove a sua plena adequação e aderência. Deve ser encaminhado à PREVIC pela EFPC até no máximo o dia 30 (trinta) de junho do ano de referência.
Não Não
Quando
Aplicável Termo de Responsabilidade. Não Não
Fonte: Relatório de Acompanhamento de Planos de Ação - ICTNet
Com base nas informações demonstradas acima, de acordo com a nova métrica de avaliação, podemos observar que não há planos de ação com etapas em atraso neste semestre, evidenciando o cumprimento das obrigações legais em conformidade com as legislações pertinentes. O relatório de acompanhamento completo, com todas as etapas das obrigações legais e os seus devidos acompanhamentos, estão disponíveis para consulta no sistema de gerenciamento de risco e na Entidade.