5. A LEI SARBANES-OXLEY E CONTROLES INTERNOS
5.3. Implementação de controles internos relacionados com
5.3.8. Monitoramentos
Assim que os controles internos se tornarem obrigatórios, a administração deverá estabelecer procedimentos de monitoramento para garantir que os procedimentos de controles continuem funcionamento no decorrer dos anos. Esses procedimentos de monitoramento poderão ser realizados pelo departamento de auditoria interna, por exemplo, que terá como meta revisitar os controles tempestivamente para verificar se eles estão sendo executados conforme descritos pela política da empresa.
Adicionalmente, a empresa também pode penalizar os departamentos, através de diminuição de bônus dos gerentes ou redução do orçamento, quando os controles não forem realizados corretamente conforme estabelecido pela empresa.
Importante ressaltar que para um projeto de implementação de controles internos tenha êxito, a alta administração em conjunto com os funcionários devem estar empenhados na implementação desses procedimentos assim como o seu constante monitoramento.
CONCLUSÃO
As demonstrações contábeis devem ser disponibilizadas ao mercado e aos usuários de suas informações sem erros ou fraudes relevantes. A transparência e a confiabilidade das informações contábeis não são mais um requerimento adicional, mas uma obrigação das empresas.
Nos dias atuais, a competição entre as empresas estão cada vez mais acirradas em busca de novos mercados e aumento das margens de lucros. Os mercados emergentes, como o Brasil, aparecem como uma proposta bastante interessante para o aumento dos lucros e do mercado consumidor para as empresas multinacionais. No entanto, investir em países emergentes podem representar riscos os quais os investidores querem minimizar. Para isso, uma serie de procedimentos devem ser endereçados e aprovados antes da viabilização dos investimentos. Um dos aspectos relevantes que são considerados para aprovar um investimento é como os governantes e as empresas endereçam os assuntos relacionados a fraudes corporativas, pagamentos de propinas e corrupção.
A transparência, o “Fair Play” e a obediência às regras e aos contratos são fatores chaves para um investimento ser aprovado. Empresa multinacional alguma gostará de investir milhões ou bilhões de dólares em países que mudam as regras do jogo e são coniventes com fraudes e corrupções. Por isso, assuntos relacionados a fraudes contábeis não estão restritos apenas às empresas, mas a sociedade como um todo. Aqueles países que tratam fraudes com responsabilidade e entendem a importância do comportamento ético e integro e punem com seriedade aqueles que fogem a regra, possuem um importante diferencial competitivo e passam para o mundo e para os investidores uma imagem íntegra, cofiável e segura.
Nesse contexto, o Brasil ainda tem um longo caminho a ser percorrido. Grandes conquistas foram alcançadas, tais como controle da inflação, equilíbrio das contas públicas e uma maior intolerância as atos desonestos e não éticos, principalmente de politícos. No entanto, os governantes e a sociedade precisam entender a importância do comportamento ético e integro. Isso é uma questão cultural que precisa ser endereçada com inteligencia e perseverança, não apenas pelos politicos, mas pelas escolas, comunidades, classes profissionais. A partir do momento no qual a sociedade brasileira entender a importância do comportamento íntegro e ético, o País terá um grande avanço e esse comportamento proporcionará um futuro melhor a todos.
Fraudes contábeis relevantes podem resultar em malefícios imensuráveis não somente aos usuários das informações contábeis, mas para a sociedade como um todo. Os casos relativamente recentes de fraudes contábeis ocorridos nas gigantes corporações americanas – Worldcom e Enron – resultaram em perdas milionárias tanto para os seus investidores, como para a sociedade americana e mundial. Essas fraudes foram tão impactantes que chegaram a colocar em dúvida a credibilidade do mercado acionário americano. O Resultado decorrente dessas fraudes foi histórico: a falência dessas duas importantes corporações americanas, a extinção da empresa de auditoria responsável pela asseguração dos seus balanços – Arthur Andersen - assim como a homologação de Leis e regras muito mais rígidas para garantir a credibilidade das informações contábeis e, consequentemente, tranquilizar o mercado e os investidores.
Apesar das fraudes serem de difícil identificação uma vez que são atos intencionais e que, muitas vezes, possuem a participação da administração, as empresas devem implementar procedimentos para que fraudes relevantes sejam identificadas em tempo hábil e assegurar que as suas demonstrações contábeis sejam disponibilizadas ao mercado e aos usuários dessas informações sem essas manipulações contábeis.
O sucesso em identificar fraudes relevantes nas demonstrações contábeis dependerá da adequada implementação dos procedimentos, assim como a utilização de profissionais experientes e com ceticismo profissional.
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APÊNDICE A – MODELO DE REVISÃO ANALÍTICA
Este apêndice apresenta um modelo de revisão analítica em complemento às explicações do subcapitulo 4.2 – Revisão Analítica.
APÊNDICE B – MODELOS DE CARTAS DE CONFIRMAÇÃO EXTERNA
Em complemento ao subcapitulo 4.3 - Confirmação Externa, neste apêndice é demonstrado os seguintes modelos de cartas de confirmação externas:
a) Bancos;
b) Contas a receber de clientes; c) Fornecedores; d) Adiantamentos de fornecedores; d) Advogados. A) MODELO DE BANCOS
Ref.: Informações sobre saldos e transações para fins de auditoria Prezados Senhores:
Nossos auditores LJV Auditores Independentes estão procedendo ao exame em nossos registros contábeis.
Como parte desses trabalhos e exclusivamente para fins de auditoria, favor fornecer a posição dos seguintes saldos, tendo como data-base 31/12/2001 , e utilizando-se para tanto do demonstrativo na parte II:
A) Contas correntes (saldos devedores e credores);
B) Aplicações financeiras (em CDB, RDB, Ouro, etc., especificando data da aplicação e resgate, valor original aplicado, rendimento e saldo total; para fundos de investimento, especificar quantidade e o valor de cada quota);
C) Contas garantidas, vinculadas ou especiais;
D) Composição analítica dos adiantamentos sobre contrato de câmbio-ACC (letras a entregar) e adiantamento sobre contrato de exportação-ACE (letras entregues), com as respectivas taxas de juros;
E) Saldos em contas de empréstimos, financiamentos e notas promissórias (especificar modalidade, data da contratação, vencimento, valor do principal, taxa e saldo devedor);
F) Duplicatas descontadas;
G) Valores depositados em custódia; H) Cartas de fianças prestadas;
I) Outras contas (especificar natureza e saldos).
Favor encaminhar as informações acima solicitadas diretamente aos nossos auditores, LJV
Auditores Independentes A/C Sr. Leonardo
Rua ABC XXX
CEP: 04717-XXX São Paulo - SP Telefone: (011) 5176-XXXX Telefax: (011) (011) 5176-XXXX
Agradecemos antecipadamente a cooperação e a pronta resposta.
Atenciosamente,
Parte II: Demonstrativo Envelope-resposta À LJV Auditores Independentes A/C LEONARDO Rua ABC XXX
CEP: 04717-XXX São Paulo - SP Telefone: (011) 5176-XXXX Telefax: (011) (011) 5176-XXXX
De: Prezados Senhores:
Fornecemos abaixo as informações solicitadas por JVL CORPORATION TT tendo como data-base 31/12/01:
CONTAS SALDOS OBSERVAÇÕES
Contas correntes:
Aplicações financeiras (CDB, RDB, Ouro, Fundos, etc.):
Contas garantidas, vinculadas, ou especiais: Adiantamento sobre contrato de câmbio (ACC): Adiantamentos sobre
contrato de exportação (ACE):
Empréstimos, financiamentos, notas promissórias, etc.: Duplicatas descontadas:
Valores depositados em custódia
Cartas de fianças prestadas: Outras contas (1):
(1) Favor mencionar a respectiva natureza das contas.
Nota: Quando for o caso, discriminar em folha à parte os detalhes das contas.
Atenciosamente,
(Carimbo com o nome do banco e agência)
Data:
(Nome e assinatura do remetente)
B) MODELO DE CONTAS A RECEBER DE CLIENTES
At. Sr. Ref.: Confirmação de saldos para fins de auditoria
Prezados Senhores:
Nossos auditores LJV Auditores Independentes estão procedendo ao exame em nossos registros contábeis.
Como parte desses trabalhos e exclusivamente para fins de auditoria, favor confirmar o
saldo de nossa conta, conforme posição anexa no montante de , tendo como data-base 31/12/2001 , utilizando-se para tanto da composição constante
da parte II.
Em caso de divergências, solicitamos a gentileza de efetuar as devidas observações. Favor encaminhar a sua resposta diretamente aos nossos auditores,
LJV
Auditores Independentes A/C LEONARDO Rua ABC XXX
CEP: 04717-XXX São Paulo - SP Telefone: (011) 5176-XXXX Telefax: (011) (011) 5176-XXXX
Esta solicitação não possui nenhuma relação com um pedido de cobrança.
Agradecendo antecipadamente a cooperação e a pronta resposta, subscrevemo-nos, Atenciosamente,
Parte II: Demonstrativo Envelope-resposta À LJV Auditores Independentes A/C LEONARDO Rua ABC XXX
CEP: 04717-XXX São Paulo - SP Telefone: (011) 5176-XXXX Telefax: (011) (011) 5176-XXXX
De: Prezados Senhores:
Atendendo à solicitação de JVL Corporation TT., confirmamos o saldo de , tendo como data-base 31/12/2001 .
N.º da nota fiscal, fatura ou duplicata Data de vencimento Valor Data do pagamento ou obvservações Total Atenciosamente, (Carimbo da empresa) Data: (Nome e assinatura do remetente)
C) MODELO DE FORNECEDORES At. Sr.
Ref.: Informações sobre saldos de fornecedores e outros para fins de auditoria
Prezados Senhores: Nossos auditores LJV Auditores Independentes estão procedendo ao exame de nossos registros contábeis. Como parte desses trabalhos e exclusivamente para fins de auditoria, favor fornecer as seguintes informações tendo como data-base 31/12/2001 : a) Composição detalhada de nosso débito por fornecimento de materiais e serviços; b) Garantias relacionadas com os débitos acima, ou outros; c) Mercadorias a nós remetidas a qualquer título e ainda não faturadas; e d) Outros (adiantamentos, faturamentos antecipados e mercadorias não entregues, etc.). Favor encaminhar as informações solicitadas diretamente aos nossos auditores, LJV Auditores Independentes A/C LEONARDO Rua ABC XXX CEP: 04717-XXX São Paulo - SP Telefone: (011) 5176-XXXX Telefax: (011) (011) 5176-XXXX Agradecemos antecipadamente a cooperação e a pronta resposta. Atenciosamente,
Parte II: Demonstrativo Envelope-resposta À LJV Auditores Independentes A/C LEONARDO Rua ABC XXX
CEP: 04717-XXX São Paulo - SP Telefone: (011) 5176-XXXX Telefax: (011) (011) 5176-XXXX De: Prezados Senhores:
Fornecemos abaixo as informações solicitadas por JVL Corporation TT., tendo como data-base 31/12/2001 .
N.º da nota Data do
fiscal, fatura Data de recebimento ou
ou duplicata vencimento Valor observações
Total Atenciosamente, (Carimbo da empresa) Data: (Nome e assinatura do remetente)
D) MODELO DE ADIANTAMENTO DE FORNECEDORES At.: Sr.
Ref.: Confirmação de adiantamentos para fins de auditoria Prezados Senhores: Nossos auditores LJV Auditores Independentes estão procedendo ao exame em nossos registros contábeis. Como parte destes trabalhos e exclusivamente para fins de auditoria, favor confirmar o saldo dos adiantamentos por conta de entregas futuras efetuados a V.Sas., no montante de __________ tendo como data-base
, utilizando-se para isso da composição constante da parte II. Em caso de divergências, solicitamos a gentileza de efetuar as devidas observações. Favor encaminhar a sua resposta diretamente aos nossos auditores, LJV Auditores Independentes A/C LEONARDO Rua ABC XXX CEP: 04717-XXX São Paulo - SP Telefone: (011) 5176-XXXX Telefax: (011) (011) 5176-XXXX Agradecemos antecipadamente a cooperação e a pronta resposta. Atenciosamente,
Parte II: Demonstrativo Envelope-resposta À LJV Auditores Independentes A/C LEONARDO Rua ABC XXX
CEP: 04717-XXX São Paulo - SP Telefone: (011) 5176-XXXX Telefax: (011) (011) 5176-XXXX
De: Prezados Senhores:
Em atendimento à solicitação de , confirmamos abaixo o saldo dos adiantamentos recebidos por conta de entregas futuras, tendo como data-base ________ .
ADIANTAMENTOS Finalidade do adiantamen to Data Valor original Cláusula de reajuste Saldo atualizado do adiantamen to Previsão de entrega, garantias, etc. Atenciosamente, (Carimbo da empresa) Data: (Nome e assinatura do remetente)
E) MODELO DE ADVOGADOS At.: Sr.
Ref.: Informações sobre contingências societárias, tributárias,
trabalhistas e de qualquer outra natureza, nacionais e internacionais Prezados Senhores:
A fim de completar o exame de nossas demonstrações financeiras de 31/12/2001 da empresa JVL CORPORATION TT., nossos auditores LJV Auditores Independentes, necessitam de informações a respeito de litígios pendentes ou possíveis litígios envolvendo nossa empresa e sobre os quais V.Sas. tenham conhecimento. Pedimos, por gentileza, de informá-los sobre todos os processos cíveis, trabalhistas e/ou tributários sob seus cuidados em 31/12/2001 , a favor ou contra a Sociedade, bem como eventuais desfechos ou novas questões surgidas entre a data-base e a data da elaboração da informação.
Nossos auditores necessitam de uma estimativa com os valores máximos e mínimos, das importâncias que poderão constituir-se em ônus ou benefícios para a empresa, direta ou indiretamente; ativos e passivos contingentes; processos ainda sem solução; demandas sobre contratos ou acordos; e sentenças judiciais pendentes.
Assim, solicitamos a V.Sas. a gentileza de fornecer essas informações, diretamente aos nossos auditores, preparando um resumo que inclua as seguintes informações:
Histórico do processo (número, data da propositura da ação, natureza da ação, assunto em litígio e concessão de liminar);
Valor original do litígio e o valor estimado atualizado (incluindo correção monetária, juros e multas) tendo como data-base 31/12/2001;
Fase jurídica do processo;
Data e valor do depósito judicial (se houver);
Opinião sobre as possibilidades de perda do litígio (para permitir a avaliação quanto à necessidade de contabilização de provisão para eventuais perdas), por gentileza classificar as probabilidades de perda quanto: remota, possível e provável;
Valor atualizado dos honorários advocatícios, destacando aqueles condicionados à obtenção de solução favorável.
Solicitamos também a inclusão de qualquer outra informação de natureza semelhante da qual V.Sas. tenham conhecimento e que, em sua opinião, seja necessária a divulgação, em nossas demonstrações financeiras, aos acionistas, credores, investidores potenciais, ou outros que possam utilizar essas demonstrações financeiras.
Considerando-se a data prevista para o término dos trabalhos de auditoria, solicitamos que a resposta de V.Sas. seja encaminhada diretamente aos nossos auditores em caráter de urgência até o dia 11/12/01. Favor enviar o documento orginal para:
LJV
Auditores Independentes A/C LEONARDO
Ljv@LJV.com
Rua ABC XXX
CEP: 04717-XXX São Paulo - SP Telefone: (011) 5176-XXXX Telefax: (011) (011) 5176-XXXX Cel. (011) 6473-XXXX
Agradecemos antecipadamente a cooperação e a pronta resposta. Atenciosamente,