Noções sobre sistemas de informações

Pletsch (2003) define sistema de informações como sendo mecanismos de coleta, armazenamento e distribuição de informações para dar suporte às funções gerenciais e operacionais das organizações, visando facilitar, agilizar e otimizar o processo decisório.

Embora um pouco mais consciente, ainda é muito comum nas organizações observar confusões que se dão na utilização de termos básicos utilizados em um sistema de informações como dado, indicadores, índices, informação e conhecimento. Na literatura existem autores que buscam fazer as devidas distinções contribuindo com futuros trabalhos. O Quadro 3.1 apresenta algumas distinções conceituais entre esses termos de autores que seguem uma determinada linha de entendimento.

Quadro 3.1 - Conceituação de termos relacionados a sistemas de informações.

Termo Conceito Fonte

Dado

É elemento bruto, sem significado, desvinculado da realidade; símbolos e imagens que não dissipam incertezas, constituindo a matéria-prima da informação.

Angeloni (2003).

Indicador

É um parâmetro representativo, conciso e fácil de interpretar, utilizado para ilustrar as características principais de determinado objeto de análise.

Ceroi (2000).

Índice

É uma agregação proposta de representação de todo um sistema, ou tema, por um único elemento, normalmente adimensional, sendo utilizado em

aproximações iniciais e proporcionando uma descrição geral sobre o tema analisado.

Magalhães (2004).

Informação

É o conjunto de dados processados e contextualizados que visam fornecer uma determinada solução para uma situação decisória, constituindo em matéria-prima do conhecimento. MacDonough apud Angeloni (2003). Conhecimento

É a informação processada por indivíduos, estando estritamente relacionada à percepção dos mesmos, que codifica e decodifica, distorce e usa a informação de acordo com os seus modelos mentais.

Angeloni (2003).

Papel dos indicadores e índices na geração da informação

A relação entre dados, indicadores, índices e informações proposta por Segnestam (2002) é ilustrada na Figura 3.1. O indicador e o índice são dados tratados, agregados e relacionados, sob determinado contexto e enfoque, orientado a um fim peculiar que gera a informação e constitui a base do processo de tomada de decisão.

Figura 3.1 - Relacionamento entre dados, indicadores, índices e informação (Segnestam, 2002).

Segnestam (2002) apresenta ainda um esquema, Figura 3.2, para melhor visualizar os relacionamentos entre dados, indicadores e índices, no que tange o nível de agregação e poder de informação. Na base da pirâmide apresenta um maior número de entradas, à medida que se tratam e agregam os dados sua quantidade é diminuída e aumenta o seu poder de significação e, em conseqüência, de informação.

Figura 3.2 – Nível de agregação e poder de informação (Segnestam, 2002).

Magalhães (2004) observa que embora um índice contemple mais informações que um único indicador, não quer dizer que um seja melhor que o outro, principalmente quando se

Dados Indicadores Índices Informação Nível de agr e gaçã o e po der de infor m açã o Índices Indicadores Dados analisados Dados brutos

utiliza um conjunto de indicadores. O Quadro 3.2 mostra os benefícios e problemas na utilização de índices e indicadores.

Quadro 3.2 - Benefícios e problemas na utilização de índices e conjunto de indicadores (Magalhães, 2004).

ÍNDICES

Benefícios Problemas

ƒ Devido ao nível de agregação, é possível a obtenção de uma visão geral e identificação de pontos contrastantes;

ƒ Explora o relacionamento entre diversas variáveis.

ƒ Dificulta a avaliação da qualidade, pois oculta as partes individuais do indicador;

ƒ Dificulta o manuseio de variáveis cujas unidades são diferentes ou não mantém proporção direta;

ƒ A agregação exige, em muitos casos, a ponderação entre as variáveis;

ƒ Adequado na comparação de macro- unidades territoriais, mas nem sempre possui valor na formulação de

políticas.

CONJUNTO DE INDICADORES

Benefícios Problemas

ƒ A garantia de qualidade dos indicadores é mais facilmente atingida;

ƒ Existe maior flexibilidade na escolha de indicadores que irão compor o conjunto;

ƒ O conjunto utilizado pode ser de indicadores amplamente usados e aceitos pelo público e especialistas.

ƒ As interações entre as tendências econômicas, sociais e ambientais, bem como entre sistemas nem sempre são representadas adequadamente;

ƒ Redundância de indicadores, gerando representações desequilibradas sobre diferentes aspectos;

ƒ Dificuldade na avaliação, pois há uma diversidade de aspectos cobertos pelos diferentes indicadores.

Fontes e atributos da informação

As informações dentro de uma organização podem ter dois tipos de fontes: formais e informais. Segundo Pletsch (2003), as fontes formais tramitam pelos canais convencionais da organização (fontes formais internas) ou entre organizações (fontes formais externas). Normalmente são bem estruturadas, isto é, de acordo com regras e procedimentos estruturais. Para Freitas apud Pletsch (2003), esse tipo de fonte pode mais facilmente integrar o sistema de informações de uma organização. Citam-se como exemplos: ofícios,

Já as fontes informais, Pletsch (2003) explica, que são aquelas informações que não possuem caráter oficial, normalmente sendo abundante no meio, mas sem uma adequada estrutura, podendo também ser de origem interna ou externa à organização. Esse tipo de informação dificilmente é incluído no sistema de informação justamente por não apresentar garantia a sua integridade e por ser desestruturada. Porém, pode ser importante para a instituição, desde que haja o devido controle, pois agiliza uma série de atividades e possibilita, em alguns casos, o início ou fortalecimento de idéias ou planos. São exemplos: conversas informais, correio eletrônico e noticiários de rádio e televisão.

Além da fonte, a qualidade de seus atributos é fundamental dentro de um sistema de informações para a tomada de decisão. Pletsch (2003) cita alguns desses atributos essenciais na informação: finalidade, freqüência, formato, confiabilidade, agilidade e precisão. Nesta linha de pensamento, Maximiano (2004) mostra a importância e faz distinção (Quadro 3.3) de dois atributos da informação:

o Eficiência: refere-se à produtividade dos recursos, ou seja, quanto mais alto o grau de produtividade ou economia na utilização dos recursos, é mais eficiente.

o Eficácia: indica o grau de realização dos objetivos, ou seja, quanto mais alto o grau de realização dos objetivos, é mais eficaz;

Quadro 3.3 - Distinção entre eficiência e eficácia (Maximiano, 2004).

Eficiência Eficácia

ƒ Ausência de desperdícios ƒ Uso econômico de recursos

ƒ Menos recursos que produzem mais resultados

ƒ Capacidade de realizar resultados ƒ Grau de realização dos objetivos ƒ Capacidade de resolver problemas

Infomediário

Com o advento da evolução tecnológica, se alterou o tipo de trabalho intermediário entre os produtores de dados brutos e os consumidores de informações finais. Percebendo isto, Pletsch (2003) conceituou infomediário como sendo o agente que intermedeia a oferta e a demanda de informações, ou seja, pessoas que principalmente criam ou trabalham com informações ou as disseminam. O papel desempenhado por esses profissionais é de reunir dados, transformá-los em informação e disponibilizá-los, por meio de um fluxo de

informações eficiente, dentro de um processo decisório, segundo essa nova conjuntura tecnológica. A Figura 3.3 mostra o diagrama do fluxo de informações da infomediação.

Figura 3.3 - Fluxo de informações na infomediação (Scornavacca apud Pletsch, 2003).

O infomediário coleta informações junto aos clientes e, em seguida, as processa e disponibiliza aos tomadores de decisão. As informações são definidas por meio de um mapeamento das necessidades da organização. Os tomadores de decisão analisam a informação e devolvem para o infomediário novas necessidades para a coleta de outras informações. Por outro lado, o cliente também demanda informações junto à organização.