Novo Ciclo da Despesa Adotado na PSP

Da adoção do novo paradigma, a partir de Janeiro de 2012, a Polícia de Segurança Pública (PSP), teve a necessidade de introduzir novos procedimentos para além dos identificados no ponto 4.3.3, que permitiu ter um maior controlo na despesa, aquando da realização de assunção de compromissos em conformidade com a LCPA.

Para as despesas relacionadas com aquisição de bens, prestação de serviços de valor inferior a 5000 Euros, em conformidade com o artigo n.º 9 do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de Junho, foi adotado um novo modelo de ciclo de despesa, como forma de complementar algumas lacunas que ocorriam do modelo anteriormente existente.

Permitindo aos decisores, gestores e responsáveis pela execução, aferir a validade de todos os procedimentos de uma forma mais célere evitando um incumprimento no prazo de pagamentos, tratando-se de despesas muitas vezes de carater urgente e inadiável, que ocorrem com alguma frequência em organismos que funcionam 24 horas por dia sem interrupção. Afigura-se de assinalada importância assegurar a abrangência de quaisquer situações expectáveis, para deste modo se evitar o risco de

quebrar o princípio da prossecução dos serviços, nos termos da (Figura 15) foi definido circuito processual para desenvolver os processos de despesa relativos a aplicação dos procedimentos de ajuste simplificado.

Figura 15 - Circuito do Processo de Despesa (a partir de 2012)

Fonte: Departamento de Gestão Financeira da PSP.

Fornecedor: efetua a prestação emite fatura e envia Aquisição de bens e aquisição de bens, serviços

(Valor inferior a 5.000 €)

Informação/proposta (manifestação de uma necessidade/pedido de despesa)

Área Logística Área Financeira

Cabimento/ cobertura orçamental

Bens? Serviços? Sim Não Ajuste Simplificado Procedimento/ Contrato Despacho/A utorização Compromisso

Emitem: Nota de compra ou encomenda Receciona Fatura Confere Valida / emite meios de pagamento Processa Fundos Disponíveis Existem? Despacho autorização pagamento Registo em ERFIP Pagamento ARQUIVO Parecer Genérico?

Comunicação obrigatória ao membro do governo da área de finanças.

-Superior a 1.500 €?

Redução remuneratória (ver legislação - Lei e Portaria anual, (Lei n.º 55 A/2010

A introdução do modelo contabilístico POCP, foi integralmente introduzido em Janeiro de 2012, com a integração do sistema informático de apoio a execução, designado de GeRFIP - Gestão de Recursos Financeiros Partilhada, plataforma partilhada gerida pela ESPAP – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública.

A melhoria dos processos orçamentais resultante do acompanhamento integrado da gestão que deriva da adoção do Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP), permitiu que o registo metódico dos factos, isto é, que a contabilidade revelasse todas as operações, com observância às regras contabilísticas aplicáveis e documentos justificativos ou comprovativos.

Tornando o sistema GERFIP num instrumento essencial de apoio à decisão e a definição de estratégias associadas à missão, permitindo por outro lado, assegurar normalização de procedimentos e controlo da despesa, através de apresentação de relatórios/informações sobre a execução real em cada momento às entidades competentes.

Com este novo paradigma contabilístico a Polícia de Segurança Pública (PSP) passou da matriz de contabilidade de caixa – unigráfico – para um modelo contabilístico integral e digráfico.

E, em termos de processo foi cumulativamente adotado o modelo expresso na (Figura 16), e os procedimentos necessários, para que assunção do compromisso consagre o previsto no artigo 9.º da LCPA.

Figura 16 - Circuito do Processo de Despesa (a partir de 2012)

Fonte: Departamento de Gestão Financeira da PSP.

Informação/proposta (Manifestação de necessidade /Pedido de despesa)

Locação de bens e aquisição de bens, serviços e empreitadas (valor superior a 5.000 €)

Área Logística

Área Financeira

Cabimento/ cobertura orçamental

Ajuste Direto/ Concurso Público/ Concurso Limitado Procedimento /Contrato Compromisso

Emitem: Nota de compra ou encomenda

Fornecedor: efetua a prestação emite fatura e envia

 Receciona Fatura  Confere  Valida / emite meios de pagamento  Processa Fundos Disponíveis Existem? Despacho autorização pagamento Registo em GERFIP Pagamento ARQUIVO

Pedido Parecer Prévio Vinculativo AMA ou SEAP?

 Declaração de cabimento  Redução remuneratória

 Justificação da necessidade do serviço e outros elementos que compõem o “PPPV” Bens? Empreitadas? Sim Não Autorização Prévia Precede abertura do Procedimento Contratual

AMA (bens e serviços TIC)

SEAP – Serviços gerais

Despacho /Autorização

Como referido anteriormente, as medidas legislativas adotadas a partir do período que anteviu a crise financeira do país, implicaram várias regras que se traduziram em acréscimo de formalismos, tais como os pedidos de autorização prévia para a formação de contratos de serviços42 ou para a aquisição de bens e serviços no âmbito das tecnologias da Informação e da Comunicação (TIC)43 bem como a autorização prévia para a assunção de compromissos plurianuais44.

Relativamente aos pagamentos em atraso, também foi necessário adotar medidas disciplinadoras, para cumprir quer as disposições previstas nos diversos diplomas que constituem o núcleo desta matéria (LCPA e decretos-lei que definem quer as normas de operacionalização da LCPA que as de execução orçamental) e subsidiariamente as disposições previstas no Decreto-Lei n.º 62/2013, de 10 de maio, por forma a evitar o pagamento de juros de mora, indemnizações compensatórias ou até litigância judicial. Sendo de salientar, as orientações que constituem normas internas introduzidas quer no manual técnico financeiro quer na Diretiva Anual que define as regras a vigorar na PSP, para a execução financeira e logística, dos quais se destacam:

a) A enunciação das normas reguladoras mais importantes e respetivas consequências, para evitar a ocorrência de «atrasos nos pagamentos» na PSP;

b) A s regras de execução (operacionalização dos atos) por parte de todos os intervenientes/executantes.

Assim, foram definidas as seguintes normas de execução:

a) Após a receção das faturas, as Unidades Orgânicas da PSP, enviam, para o DGF, devidamente certificadas e no mais curto espaço de tempo, as faturas para pagamento.

42

Cf. Normas da Lei do Orçamento do Estado e portaria regulamentadora dos pareceres prévios vinculativos, diplomas promulgados anualmente. Também o Plano de Acão para o Governo Eletrónico, elaborado pela Unidade de Missão e Inovação e Conhecimento (UMIC) em conjunto com os vários ministérios (Resolução do Conselho de Ministros n.º 108/2003, de 12 de Agosto), prevê no seu eixo n.º 2, uma Administração Pública moderna e eficiente com vista no reforço das (TIC).

43

Cf. Estipulado no Decreto-Lei n.º 107/2012, de 18 de Maio.

44

Segundo Manual de Procedimentos da LCPA, (DGO), pág. 2 entende-se por compromissos plurianuais os “que constituem a obrigação de efetuar pagamentos em mais do que um ano

Para o efeito, devem:

a) Registá-las em livro próprio ou informaticamente.

b) Certificá-las, escrevendo ou apondo um carimbo com as menções: «Bens

recebidos em boas condições e em conformidade com o contrato45» ou «Serviços

prestados em conformidade com o contrato», ou ainda, «Trabalhos executados

de acordo com o contrato e correspondente com o auto de medição»46

c) Entende-se por “curto espaço de tempo”, dois a três dias úteis, após receção das faturas.

Quando não for possível atender ao «curto espaço de tempo», os recetores das faturas devem, no mínimo, fazê-lo em função do prazo de pagamento legal ou do prazo estabelecido no contrato. Deste modo os executantes/intervenientes deverão:

i) Remeter com pelo menos 15 dias de antecedência, relativamente à data do seu vencimento, as faturas cujo contrato preveja, como prazo máximo de pagamento o período de 30 dias.

ii) Remeter com pelo menos 30 dias de antecedência, relativamente à data do seu vencimento, as faturas cujo contrato preveja, como prazo máximo de pagamento o período de 60 dias.

iii) Sempre que se verifique o incumprimento das regras de normalização

procedimental definidas para a PSP, a unidade orgânica responsável tem de justificar, obrigatoriamente, as causas do atraso no envio da (s) fatura (s) devidamente certificada (s), e só não haverá sanção disciplinar ou reintegratória se os fundamentos apresentados foram atendíveis.

iv) Caso contrário, ser-lhe-á imputado o pagamento de juros de mora e o pagamento de 40,00 € ou mais, de indemnização ao credor.

Sempre que ocorram situações que impliquem pagamentos em atraso e aplicação das disposições previstas no diploma supra, o DGF, caso os serviços de procedência não indiquem as razões constantes nas regras orientadoras ou quando as razões aduzidas

45

Contrato é uma designação genérica, independentemente deste ser escrito ou não.

46

Sempre que sejam faturas de empreitadas, as mesmas devem ser remetidas para a Divisão de Obras e Infraestruturas do Departamento de Logística.

não sejam plausíveis, efetuará os respetivos pagamentos, incluindo os juros de mora e o valor indemnizatório, para que a PSP não seja mais penalizada.

Porém, dará a conhecer cada uma das situações ao órgão que superintendente esta matéria (DNA – UOLF), informando sobre os motivos que lhe deram origem e os fundamentos indicados ou não pelo serviço recetor.

Nesta perspetiva, a investigação procurará indicar soluções para os constrangimentos e promover as melhores práticas.