Há organizações que decidem implantar um sistema de informações por questões de modismos ou sem nenhum critério de avaliação de necessidades ou impactos. Outras o fazem como um instrumento formal, acabado e fechado. Algumas, ainda, compram um pacote pronto (aparentemente bonito e cheio de recursos que encantam), porque tem fama ou o preço é acessível. Tais decisões ou privilegiamentos (utilidades), questionáveis no aspecto decisório, contribuem para tomar a estrutura empresarial, pesada, ineficiente ou inoperante.
Na realidade, a sua característica deve ser a de uma ferramenta aberta, ou seja, ser antes de tudo prática, acessível e facilmente submetida a tantas mudanças quanto necessárias. O desenvolvimento de um sistema de informação deve estar perfeitamente integrado com o planejamento de uma organização, afim de que venham a contribuir para a conquista dos objetivos globais. Recomenda RODRIGUEZ e FERRANTE (1995)
que, o planejamento e desenvolvimento do projeto de um sistema de informação deve levar em conta que:
1. Os sistemas devem surgir a partir de uma bem definida arquitetura de informações - Devem ser alinhados com as necessidades dos fluxos de
informações da empresa, que por sua vez visam atender a todo o processo decisório;
2. Defina claramente quais são os principais objetivos que o sistema deve atender - Os sistemas devem conter o mínimo de informação, mas que estas
sejam realmente necessárias e precisem ser utilizadas. Para isto, é necessário observar, principalmente, a necessidade dos usuários e não somente os aspectos tecnológicos;
3. Defina um perfil para o produto que enfatize a simplicidade no seu uso -
Sistemas que possuem centenas de funções e menus, com uma grande quantidade de informações, serão certamente subtilizados ou até mesmo abandonados pela dificuldade de atualização;
4. Pense grande, comece pequeno - Iniciado o desenvolvimento do sistema, é importante considerar todas as implicações relacionadas ao crescimento do mesmo como um todo. Isto é, o planejamento deve ser global. Entretanto, a implementação deve ser iniciada por partes. Após validada cada fase, seria iniciada a seguinte, evitando-se assim, custos e erros desnecessários;
5. Nunca desenvolva um sistema novo se já existe um pronto que possa atender às suas necessidades - Na prática, isso é normalmente esquecido;
6. Sempre tente utilizar uma solução consagrada pelo mercado - Para a maioria das organizações, o desenvolvimento e a comercialização de software não fazem parte de seu negócio principal. Neste caso, não é necessário manter recursos humanos e demais recursos da informação, necessários para o desenvolvimento de aplicações;
7. Procure por integradores no mercado - Há fornecedores de software que não só fornecem o produto, como também ajudam na integração deste na arquitetura de informações da organização.
As vantagens e os motivos, segundo os autores, que levam ao desenvolvimento, de sistemas pela própria organização, são os seguintes:
• Não há soluções disponíveis no mercado que possam atender as necessidades da organização;
e É necessário que se tenha uma grande flexibilidade em termos de alteração do sistema, normalmente muito específicas para serem atendidas pelo mercado; • O sistema possui um valor estratégico para a organização e envolve
informações cuja disseminação pode ocasionar sua perda de competitividade; • Há uma grande necessidade de ser independente das demais empresas,
visando garantir uma exclusividade no mercado;
• A integração com outros sistemas da organização é fundamental, e isto não está disponível através de soluções do mercado. Permite uma seleção tecnológica melhor e mais ajustada às necessidades da organização;
• A organização utiliza uma tecnologia muito avançada e que isto não está disponível no mercado;
• Permite, independentemente do mercado, uma otimização no desempenho do produto.
Quando se trata de implantação de qualquer natureza, implica na preocupação que estas mudanças vão gerar no ambiente organizacional, seja a nível gerencial, operacional ou técnico. Deve-se buscar com maior ênfase, nesse aspecto, o envolvimento e o comprometimento das pessoas com os novos propósitos estabelecidos para ajudar a consolidar o crescimento da organização.
A imposição de um novo conceito, modelo ou sistema nos remete para a análise de três fatores de fundamental importância dentro de uma organização:
1. Mudança e clima organizacional - Preponderante para que os aspectos positivos de uma implantação em vias de concretizar ou concretizada, gere harmonia e, principalmente, o ganho considerável de adesão e produtividade. O envolvimento de todo o síaff, diretivo e gerencial, é extremamente necessário para o perfeito entrosamento e a efetiva participação de todos, a fim de que não sejam criadas barreiras ou resistências às mudanças propostas;
2. Alocação de recursos - É o mais sensibilizado, pois é o ponto de partida para os vários mecanismos de análise, como a amplitude, qualidade da implantação e os resultados esperados. O uso dos recursos com parcimônia e o empenho na obtenção dos benefícios de uma implantação implicará em redução significativa de custos e o aumento da produtividade em termos globais.
3. Apoio institucional - A atuação da diretoria deve se fazer no âmbito estratégico, respaldando suas próprias decisões, dando exemplos e se empenhando firmemente no envolvimento de toda a organização para que haja o retorno esperado.
Se não houver, entretanto, a uniformização dos sistemas, a quantidade de informações dentro de uma organização pode se proliferar por diversos equipamentos e bases de dados, conforme conveniência de cada área ou setor, passando a gerar lentidão, duplicidade de fontes e dados desatualizados, desencontrados ou mesmo desnecessários.
Isto implica em informações imprecisas e dependentes de pessoas ou estruturas específicas, levando a disponibilidade e a confiabilidade da informação exatamente no
sentido contrário da sua real finalidade, ou seja, o espectro da desinformação.
4.5 - Conclusão
A tecnologia de informação é o grande alicerce do desenvolvimento e da inovação tecnológica existentes nos dias atuais, trazendo inúmeros benefícios e vantagens, principalmente, para as pequenas empresas. Ela é um fator importante para a descentralização das atividades dentro da pequena empresa, liberando o titular ou gerente para a monitoração do mercado e o estabelecimento de estratégias que visem o crescimento desta.
O uso da informática, nas pequenas empresas, embora seja crescente, está ainda restrito para as atividades operacionais (como a contábil, financeira, controles gerais,
folha de pagamento, etc), não contemplando o devido tratamento estratégico para alavancar a sua competitividade no mercado. É este o papel preponderante de um sistema de informação adequado. A sua implantação viabilizará a análise das informações e o planejamento, execução e controle das atividades empresariais, propiciando flexibilidade na tomada de decisões.
A Internet, por sua vez, reserva um enorme potencial a ser explorado pelas pequenas empresas, mas que cabe uma conscientização maior por parte dos empresários quanto a sua importância, pois muitas ainda não estão na Web, fazendo com que desperdicem uma grande oportunidade para conquistar mais fatias do mercado. A Internet estabelece uma nova revolução nas relações comerciais, na medida em que interage (em tempo real) com o seu público-alvo, propiciando tanto a realização de novos negócios, como o incremento de outros. A forma de prioridade dada à Internet pela pequena empresa (nenhuma, pouca, moderada ou intensa), pode determinar, em pouco tempo, a sua própria sobrevivência no mercado.