Com a implantação e evolução dos sistemas de informações, a preocupação volta-se para buscar as pessoas adequadas para cuidar de sua gestão, levando em consideração a estrutura organizacional existente. Destaca-se, então a figura do gerente como a pessoa responsável pela gestão destes sistemas. MINTZBERG (1975), afirma que a organização é como um orquestra e o gerente o seu maestro, respondendo pelo planejamento, organização, coordenação e controle de seus integrantes.
A gestão destes sistemas, no entanto, é mais abrangente, pois exige conhecimento dos profissionais nas áreas de desenvolvimento de sistemas (software), envolvimento técnico com o computador (hardware), acompanhamento (no mercado) quanto a evolução tecnológica de equipamentos e programas; e suporte às necessidades do
Y usuário. O grande objetivo é fazer com que a organização tenha à mão a melhor gestão e o melhor sistema, completamente integrado aos seus interesses e necessidades.
A atuação do responsável pela gestão, segundo RAMOS (1995), assume, pelo menos, duas dimensões:
1. Estratégica - Busca inserir adequadamente o empreendimento no dinâmico contexto social e econômico com qual se relaciona, garantindo a sua eficácia. As suas linhas de ação são:
a) Planejamento - Objetivos e metas, organização do trabalho, modelagem do perfil de ação.
b) Articulação - Observação do ambiente, identificação de parceiros e ameaças, formação de alianças e, coordenação de esforços internos.
c) Marketinp - Observação do mercado, identificação de clientes e oportunidades, interpretação das necessidades, adequação de produtos e serviços e, análise da concorrência.
2. Operacional - Acompanha a execução e o desenrolar dos trabalhos,
efetuados pelo grupo, a fim de garantir a sua eficiência e a harmonia entre os diversos focos de ação. Neste acompanhamento, a preocupação do gestor deve ser com o funcionamento interno da unidade e a busca de crescentes níveis de produtividade e qualidade, envolvendo-se com:
• Disponibilização, alocação e consumo de recursos; • Redução de perdas e desperdícios;
• Capacitação e motivação de recursos humanos;
• Coordenação, harmonização e integração de esforços para consecução dos objetivos nos prazos esperados;
• Melhoria dos processos de produção e dos atributos do produto; • Identificação e remoção de barreiras e desvios do trabalho;
• Adequáção do ritmo e do volume de produção com as necessidades do mercado e disponibilidade de recursos.
O surgimento e a evolução da tecnologia de informação, tem proporcionado o uso de novos recursos e facilidades que são automaticamente absorvidas para que resultem em ganhos de escala. Representa, na verdade, um desafio porque trata-se de escolher, entre as inúmeras opções de fabricantes de equipamentos e programas, aquele que apresentar melhor relação custo/beneficio (preço), tecnologia desenvolvida e, proporcionar atendimento e suporte técnico satisfatórios.
etc) num mercado competitivo, passou a representar um peso considerável para as empresas que desenvolvem equipamentos e programas, porque implicou no aumento do nível de exigências, desde melhorias na capacidade dos equipamentos e programas, até a preocupações quanto a saúde e o bem estar do operador ou usuário, propiciando o crescimento da ergonomia como ciência voltada ao estudo de soluções nessa área.
Com o passar do tempo, vários sistemas foram surgindo, evoluindo ou desaparecendo. Nos primórdios da informatização, os rudimentares sistemas utilizados foram utilizados segundo necessidades de tarefas e processos de cada área da empresa como administração, contabilidade ou produção. Funcionavam de forma independente; não eram interligados. O que acabava acontecendo era a tabulação da mesma informação por áreas diferentes, ou então, a sua inexistência ou o excesso de dados. A falta de comunicação entre as diversas áreas foi o que mais contribuiu para o atraso na automação dos sistemas dentro da organização.
O crescimento das organizações se deu em função do avanço das tecnologias de informação, do investimento em pesquisa e desenvolvimento, da busca de capitais, do aumento da competitividade e da concorrência e, por último, da globalização dos mercados. Evoluíram, conseqüentemente, os sistemas de informações, porque as necessidades na área de gestão mudaram.
Os gerentes precisam obter as informações desejadas no momento em que a necessitam, de forma instantânea, precisa e segura, para a tomada de decisões. E indispensável, para tanto, a interligação (em rede) dos sistemas, caso contrário, perde-se a razão da sua implantação. O desdobramento dessas necessidades implicou no surgimento de vários sistemas de informações.
Os tipos de sistemas de informação definidos e estudados pela literatura, baseados em FRENZEL (1992) e LAUDON e LAUDON (1996), são:
1. SIG - Sistemas de Informações Gerenciais (MIS-Management Information
Systems) - Dão apoio as atividades de monitoramento, controle e tomada de
decisão dos gerentes de uma organização;
2. Sistemas de processamento de transações (TPS-Transaction Processing
Systems) - Gerenciam itens de informação de rotinas e usualmente manipulam dados que são inseridos ou retirados da base de dados da organização: são utilizados do nível operacional das organizações;
3. Sistemas de Automação de Escritórios (OAS-Office Automation Sistems) -
Fornecem uma visão dos fluxos das informações do negócio da organização através de ferramentas como editores de texto, correio eletrônico, sistemas de planejamento, etc.: são projetados para aumentar a produtividade das pessoas que trabalham com dados nos escritórios;
4. SAD - Sistemas de Apoio à decisão (DSS-Decision Support Systems) - Buscam fornecer suportes às tomadas de decisões: são desenvolvidos para o nível operacional das organizações;
5. SAE - Sistemas de Apoio Executivo (ESS-Executive Support Systems) - Trabalhando no nível estratégico das organizações, auxiliam na tomada de decisões não estruturadas, através de recursos avançados de análise dos dados.
Esses sistemas são importantes ferramentas para a consecução dos objetivos, entretanto, para uma boa gestão dessas informações é preciso que os gerentes se preocupem com a qualificação dos recursos humanos envolvidos. Devem, por outro lado, se preocupar com a sua própria qualificação, com a aquisição e ampliação de conhecimentos que possibilitem ter uma visão empreendedora, avaliar as oportunidades e riscos, flexibilidade nas decisões e contribua de forma decisiva para a obtenção dos resultados esperados.
O sistema de informação para ser eficaz, deve contemplar um planejamento racional e uma gestão orientada às tecnologias de informações, considerando as reais necessidades de uma organização no seu mercado de atuação. Esse sistema deve ser analisado e revisto periodicamente, principalmente quanto a quantidade e qualidade das
informações sistematizadas, bem como quanto ao aspecto do atendimento global e das necessidades básicas do usuário.
O senso crítico da análise deve englobar não somente sobre as tecnologias disponíveis na organização como um todo, mas também, sobre os processos envolvidos que originam o próprio fluxo. A ligação do sistema de informações a um ou mais processos pode resultar no surgimento de deficiências e carências, trazendo conseqüências desagradáveis em termos de resultado para toda a organização.
Na prática, o fluxo de informações dentro das organizações deve ser claro, preciso e livre de quaisquer obstáculos que possam comprometer seus objetivos. Um sistema de informações nãp é auto-suficiente em si mesmo, tampouco o remédio para todos os males organizacionais. Mas é através dele que as organizações eficientes estarão estabelecendo uma importante diferença competitiva.