O EGP (Escritório de Gestão de Projetos)

Os EGPs surgiram a partir de diferentes necessidades e da carência de um comando centralizado das ações de projetos. Desta forma, eles exercem função importante na padronização do levantamento, processamento e análise das informações de suporte à decisão, fornecendo aos gerentes de projetos, como parte de um modelo de maturidade dos processos de gerenciamento de projetos, a capacidade de desempenhar de forma eficiente seu papel (KERZNER, 2006). Segundo Heldman (2006), o EGP pode ser implantado em todo tipo de organização concentrando, supervisionando e gerenciando os seus projetos e programas.

Sua criação, entre outros objetivos, almeja principalmente a obtenção de resultados satisfatórios nos projetos executados.

Segundo o Guia PMBOK (PMI, 2008), um EGP é uma entidade responsável pela centralização e coordenação dos projetos sob sua gestão. Dependendo das necessidades da organização ele pode ter diferentes formatos, papéis e composição.

prin ip l função de um PMO d r suporte os gerentes de projetos de diversas

 Gerenciamento de recursos compartilhados entre todos os projetos

administrados pelo PMO;

 Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e padrões

de gerenciamento de projetos;

 Orientação, aconselhamento, treinamento e supervisão;

 Monitoramento da conformidade com as políticas, procedimentos e modelos

padrões de gerenciamento de projetos por meio de auditorias do projeto;

 Desenvolvimento e gerenciamento de políticas, procedimentos, formulários e

outras documentações compartilhadas do projeto (ativos de processos organizacionais);

 Coordenação das comunicações entre projetos. (PMI, 2008, p. 11)

Com isso as empresas têm se utilizado dele, por meio do desenvolvimento de modelos, indicadores e procedimentos, como um disseminador das metodologias em gerenciamento de projetos. Seja atuando indiretamente na função de suporte aos gerentes de projeto ou, de forma direta, na gestão do projeto.

Autores como Dinsmore e Cavalieri (2005) entendem que o EGP tem a função de dar apoio e assistência, com ferramentas e metodologias aplicadas, aos gerentes de projetos. Entre outros grupos de funções, eles mencionam: suporte administrativo, métodos e padrões, consultoria e aconselhamento, treinamento e acompanhamento dos profissionais em gerência de projetos.

No que se entende como um EGP, que fornece suporte aos gerentes de projetos, inclui-se, mas não se limita: modelagem e desenvolvimento de métodos, definição de políticas e procedimentos, padronização de documentações, identificação de melhores práticas de gestão de projetos, e similares.

Agora a principal função do EGP, quando associado a organização, é manter um alinhamento entre o negócio e os projetos enquanto melhora o seu desempenho e os seus resultados. A partir da literatura existente sobre o EGP, é possível verificar uma tentativa de se padronizá-lo para assim mensurar sua eficácia e eficiência. Verificam-se algumas proposições que tentam sumarizar esses aspectos.

Por exemplo: quando Pinto et al. (2010) propõem duas dimensões de classificação do EGP (amplitude e abordagem), eles tentam resumir tipificações já criadas. No caso da amplitude, Pinto (2012) verifica o escopo de influência do EGP. Ele pode ser somente no projeto ou programa, no departamento/área de negócio ou ser corporativo, quando se tem uma visão e controle globais dos projetos de toda a organização. A dimensão de abordagem define-se como estratégica, tática ou operacional em suas diferentes combinações. Na abordagem estratégica ele está alinhado com os principais objetivos da organização possuindo uma ligação direta à alta administração (ENGLUND

et al., 2003). Em seu papel mais amplo, desempenha importantes atividades que se desdobram, segundo Prado (2000), em:

 Assistência à alta administração fornecendo, por exemplo, informações gerenciais

sobre o andamento dos projetos e suporte nas reuniões com os stakeholders;

 Assessoramento aos gerentes de projetos;

 Avaliação do desempenho dos gerentes de projetos;

 Auxílio na gestão de recursos humanos dos projetos através do estabelecimento de

treinamentos, políticas de carreira e salariais;

 Auditoria e garantia de qualidade do projeto;  Emissão de relatórios;

 Comunicação e envolvimento com outros setores da organização;

 Padronização, regulamentação e guarda das melhores práticas em gerenciamento de

projetos;

 Sustentáculo na elaboração de propostas;  Gestão a vista.

Já em uma abordagem tática, Santosus (2003) sugere que o EGP foque em aprovisionar suporte metodológico aos gerentes de projetos. Mas Hawald (2004) enfoca que o EGP ainda assim deve ter o cuidado de disseminar as práticas de gerenciamento na organização e acompanhar o seu uso na intenção de padronizá-las através da influência em atividades como as de uniformização dos métodos e documentos; escolha de ferramentas; capacitação dos times no uso de procedimentos entre outras. Por fim na abordagem operacional Santosus (2003) diz que EGP se dedica ao sucesso do projeto. Nessa abordagem o gerente de projetos, como parte integrante, averigua a adoção das práticas de gestão de projetos. Prado (2000) entende que são suas atividades a assistência e participação em reuniões como as de início dos novos projetos e ponderação inicial dos riscos e fatores críticos do projeto; acompanhamento das análises de desempenho do projeto; participação no término do projeto atuando como um auditor e verificando as documentações elaboradas. Qual utilizar, vai depender do tipo de missão que a organização objetiva ou espera do EGP.

Agora Pellegrinelli e Garagna (2009), propõem que os EGPs sejam criados como resposta a uma necessidade percebida das organizações de um ponto único de gestão e disseminação dos conhecimentos das melhores práticas e da cultura de gerenciamento de projetos. Esses mesmos autores contrapõem que a medida que o EGP logra sucesso nesta função, ele progressivamente reduz sua relevância. No desenvolver desta dissertação observamos se o EGP possui alguma influência percebida para assim verificar sua importância no arranjo organizacional das empresas.

Mas, como em todas as organizações e empresas, um EGP é composto de pessoas que, entre outras funções, são também de gerentes de projetos que possuem habilidades e qualificações específicas que deverão se adequar a cada um dos tipos aqui definidos.