O Orçamento: Questões Genéricas

Neste ponto de cariz mais genérico sobre o orçamento, o principal objetivo é tentar perceber qual a visão da empresa em relação à ferramenta do orçamento, destacar alguns aspetos que se evidenciaram ao longo das entrevistas realizadas, assim como os aspetos comuns referidos pelos entrevistados.

De uma forma geral, o orçamento é considerado uma ferramenta flexível na medida em que tem vindo a ser alterado e adaptado às exigências do negócio e à evolução da empresa. Essa flexibilidade está também associada à forma como o orçamento é elaborado, pois parte do histórico, como suporte base, para a partir de aí se efetuarem as reflexões e considerações que se afigurem como mais relevantes para posteriormente nele se expressarem as intenções futuras.

No que diz respeito ao tempo que cada departamento investe na sua elaboração, importa destacar que a ideia transmitida é que não despendem demasiado tempo, exceto na visão do departamento financeiro, cujo tempo exigido tem vindo a aumentar de ano para ano (dados os sucessivos ajustes feitos, já mencionados no ponto 4.2). Ainda assim, uma ideia partilhada pelo Diretor Geral é que “acho que se perde menos tempo do que aquilo que deveria”, por motivos que serão desenvolvidos à frente.

Para se ter noção das horas efetivamente investidas, quer na elaboração do orçamento, quer no seu acompanhamento ao longo do ano, foi solicitada aos entrevistados essa informação. Ainda que sejam meras estimativas, fica-se com uma ideia geral com o seguinte resumo na Tabela 2:

23

Exigência de tempo Financeiro Informática Marketing Diretor _Geral Total

Horas totais a elaborar

orçamento 80h 24h 64h 40h 208h Horas totais a acompanhar orçamento ao longo ao ano 240h 48h 208h 96h 592h Pessoas envolvidas 2 2 2 2 8

Tabela 2: Tempo anual despendido com o orçamento (elaboração própria)

De referir que este tempo mencionado pelos entrevistados, tem como base o ano de 2016 e anteriores.

De salientar que o tempo investido pelo diretor geral inclui também o tempo da área comercial, da qual é responsável. No que respeita ao departamento de marketing, as 208 horas despendidas a acompanhar o orçamento já não existem em 2018, pois o controlo que era efetuado do orçamento face aos gastos já não é realizado, como será referido adiante. O tempo acima exposto é o tempo que cada departamento suportaria para as tarefas, caso estivessem apenas focados no orçamento. Por exemplo as 80 horas que o departamento financeiro investe a elaborar o orçamento, distribuem-se ao longo de 2 meses, visto que é uma tarefa que se prolonga no tempo.

Resumidamente, os intervenientes do processo orçamental não o consideram uma tarefa muito complexa, exceto o responsável financeiro, que ainda assim acredita que com o tempo e aprendizagem o orçamento vai ficando mais alinhado com o pretendido e, portanto, tenderá a tornar-se numa ferramenta cada vez mais estrategicamente relevante.

No que diz respeito à fiabilidade do orçamento, a opinião geral é de que a mesma poderia ser melhor, e que apesar de atualmente o modelo já ser mais adequado à realidade da empresa, segundo o responsável financeiro e o diretor geral as projeções de vendas podem falhar dado o negócio em causa, pois muitas vezes o mercado comporta-se de uma forma que não é expectável. Apenas por esse motivo consideram que a fiabilidade não é a melhor, pois nos restantes aspetos esta tem sido satisfatória. Como mencionado pelo responsável financeiro:

“Quanto mais se compreende a empresa, mais fiável o orçamento se torna; no entanto muitas vezes o mercado comporta-se de uma forma que não é previsível. A forma como o mercado se comporta, até do tempo está sujeito; por exemplo, se chove muito, vende-se mais.”

24 Outro ponto fulcral quando se fala em orçamento tem a ver com a sua ligação à estratégia da empresa, pois quando está alinhado, potencia uma melhor prossecução das tarefas de cada um. Isto na medida em que, como refere a literatura revista, se todos souberem qual o objetivo máximo e o que é necessário para o alcançar, as ideias ficam mais claras, a comunicação dentro da empresa melhora e pode ser um veículo motivacional para os colaboradores ao sentirem-se envolvidos. No entanto, tal não acontece na Calçamoda, como se verifica nas seguintes citações do responsável financeiro:

“A administração terá uma ideia do que pretende, mas não existe um plano estratégico no qual se baseie o orçamento”.

“Há algo de estratégia no início do orçamento, mas não está clarificado nem comunicado à restante estrutura…”

Na mesma linha está o responsável de marketing e o dos sistemas de informação, respetivamente:

“Não se sabe qual a estratégia.”

“Não conheço a estratégia, nem os objetivos estratégicos.”

Como já referido no capítulo 2, o orçamento pode desempenhar diferentes funções, de controlo, planeamento, de estabelecimento de objetivos estratégicos e da avaliação de desempenho. No caso em apreço, o orçamento é fundamentalmente usado como ferramenta de controlo para:

- Aferir se o que estava preconizado efetivamente ocorre;

- Perceber se os resultados reais estão acima ou abaixo do orçamento; - Analisar os desvios existentes e definir consequentes medidas a tomar. A função de planeamento apenas é mencionada pelo responsável de marketing como:

“O orçamento é a base do planeamento de comunicação nos diferentes mercados onde estamos inseridos.”

Neste contexto foi solicitado aos entrevistados que, dadas as seguintes afirmações, as pontuassem na escala de 1 (discordo totalmente) a 5 (concordo totalmente), sendo os resultados apresentados na Tabela 3:

25

Orçamento é elaborado

porque: Financeiro Informática Marketing Diretor Geral

- é uma ferramenta de controlo 5 4 2 5

- ajuda no planeamento 5 3 4 4

- faz parte da cultura 3 na 3 5

- vai ao encontro estratégia 4 na na 4

- a maioria das empresas o faz na na 4 1

Tabela 3: Motivações na elaboração do orçamento (elaboração própria)

De forma a sintetizar as funções indicadas, pode afirmar-se que é predominante a opinião de que a utilização do orçamento é motivada sobretudo por questões de controlo, planeamento (sobretudo no departamento de marketing), como fazendo parte da cultura da empresa e finalmente como promotora do atingimento de objetivos estratégicos. Este último ponto, apenas mencionado pelo Diretor Geral, é patente nesta sua afirmação:

“O momento de elaboração do orçamento acaba por ser um momento de reflexão e de criação de alguns objetivos estratégicos.”

A questão cultural, ou seja, se o orçamento é elaborado porque sempre se fez, mereceu particular atenção aquando das entrevistas. Segundo o responsável financeiro:

“O orçamento vem da parte industrial, na qual é uma prática corrente há muitos anos, é algo que não se põe em questão...e a Calçamoda vem com essa cultura…”

Outro aspeto prende-se em saber se o orçamento cria ou não valor no desempenho das tarefas de cada departamento. Exceto o departamento de marketing, que considera que não cria valor e apenas lhe dá a noção de quanto pode investir no seu plano de comunicação, os restantes (responsável dos sistemas de informação, financeiro e diretor geral) afirmam que lhes é útil:

“O orçamento permite ter noção dos investimentos em sistemas de informação que cada departamento quer fazer e com isso consegue-se priorizar aquilo que é mais importante para a empresa…”

“É mais fácil ter um caminho traçado…o orçamento cria valor para a informação de gestão.” “Muito, sobretudo no acompanhamento. Não viveria sem orçamento, seria muito difícil.”

Existe ainda a ideia de que o orçamento cria ainda mais valor em negócios com alguma volatilidade, como este, com grande utilidade no controlo e acompanhamento, para se aferir

26 se o que está a acontecer está de acordo com o previsto. Ou seja, a simples comparação com o histórico (dispensando a comparação com o valor orçamentado, o que dispensaria por sua vez a produção do orçamento em si) faria mais sentido, caso se perspetivasse que os anos seriam idênticos. Ainda assim, a opinião geral é de que a elaboração do orçamento faz sentido, pois é também onde estão concretizadas as metas e os objetivos para a empresa.