O sistema de gestão da qualidade

De acordo com CAMPOS (1996), o Sistema de Gestão da Qualidade está baseado na Administração Estratégica, tendo como componentes dois mecanismos gerenciais, o Gerenciamento pelas Diretrizes e o Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia.

O Gerenciamento pelas Diretrizes é um mecanismo que concentra a força intelectual de todos os funcionários, tendo como foco as metas de sobrevivência da organização. Permite atingir as metas que não podem ser cumpridas pelo Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia, resolver problemas crônicos e difíceis da organização, além de problemas e desafios inerentes à qu estão de sobrevivência desta.

O funcionamento desse sistema gerencial está atrelado a duas condições vitais: a primeira, considerada como um dos grandes diferenciais que se verifica atualmente nas empresas de sucesso, consiste na liderança, característica do novo empreendedor, que demonstra intensa participação no processo gerencial; a segunda focaliza a emoção, o entusiasmo e o conhecimento dos temas estabelecidos para solução.

O indicativo de que um dos bens mais valiosos da organização, sobretudo do setor rural, são os recursos humanos já era também colocado por SCHULTZ (1965), que indicou, dentre outras políticas, o investimento em capital humano como saída para a modernização da agricultura tradicional brasileira.

A dinâmica de funcionamento do Gerenciamento pelas Diretrizes baseia-se no estabelecimento e na execução de um planejamento anual, que consta de metas anuais concretas com seus respectivos planos de ação, auxiliados pela ferramenta da qualidade conhecida como 5W1H e por técnicas de orçamentação. Para isso, um outro plano, o de longo prazo, deve ser elaborado para dar sustentação e direcionamento ao plano anual.

Observa-se, portanto, que esse sistema também se fundamenta no conceito de Planejamento Estratégico, que, segundo BITTENCOURT et al. (1993), consiste num processo dinâmico e sistêmico de visualização do futuro de uma organização, balizado na análise das tendências de transformação do

ambiente tanto externo como interno, de modo que essa visão oriente as ações, as medidas e os propósitos da organização.

De forma geral, o Gerenciamento pelas Diretrizes permite que as estratégias elaboradas para a organização sejam transformadas em realidade. Gerenciar pelas Diretrizes é, simplesmente, gerenciar pelo método PDCA.

O ciclo PDCA (ou Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart) pode ser definido, à maneira de WERKEMA (1995:24), da seguinte forma: “O Ciclo PDCA é um método gerencial de tomada de decisões para garantir o alcance das metas necessárias à sobrevivência de uma organização”.

O ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action) compõe-se das seguintes etapas (Figura 13):

• Planejamento (P): que consta do estabelecimento das diretrizes para todos os níveis gerenciais.

• Execução (D): referente à execução do planejamento, mediante obtenção de dados necessários à próx ima etapa de verificação.

• Verificação (C): verifica-se se os resultados obtidos na execução foram semelhantes aos previstos no planejamento.

• Atuação corretiva (A): de acordo com a verificação, pode-se atuar de duas formas distintas: caso não se constatem erros no processo, adota -se como padrão o plano proposto; se não se efetivou o plano, deve-se agir sobre as causas do não-atingimento da meta, com contramedidas.

É importante frisar que o sucesso gerencial de uma organização inicia- se pelo domínio do método3 de gestão, isto é, pelo domínio do caminho para atingir as metas estabelecidas, pois gerenciar é atingir metas.

O estabelecimento das metas de uma empresa deve estar relacionado com produto(s) e com funcionários, de modo a atender todas aquelas cinco dimensões da Qualidade Total.

3

Fonte: CAMPOS (1996).

Figura 13 - PDCA: método de controle dos processos.

Segundo CAMPOS (1996), há dois tipos de metas, a saber: metas- padrão (ou metas para manter custo, qualidade, prazo de entrega, etc.), atingidas com auxílio da padronização, que se traduz pelo Procedimento Operacional Padrão (SDCA), e metas para melhorar (reduzir custo, melhorar qualidade, prazo de entrega, etc.), atingidas pela prática do PDCA, de melhorias contínuas dos processos.

Assim, o PDCA aplicado em todo processo de gestão empresarial segue três ações gerenciais, quais sejam, o planejamento da qualidade, a manutenção da qualidade e a melhoria da qualidade, que definem o que se conhece como a "Trilogia de Juran". O processo gerencial tem, então, a conjugação do PDCA e do SDCA, a qual determina o "melhoramento contínuo" na empresa (Quadro 12).

C

D

P

A

Estabeleça as metas O que? Determine os métodos para alcançar as metas Como? Eduque e treine Porque? Verifique os efeitos de trabalho executado Atue no processo em função dos resultados

Quadro 12 - Filosofia do gerenciamento pelo controle da qualidade

Ação gerencial de controle da

qualidade Método Conteúdo da ação gerencial

Planejamento da qualidade

Plano

Novo processo

Definir novos padrões (novo produto e novo processo) para atingir as metas de qualidade, custo, entrega, moral e segurança.

Manutenção da qualidade

Padrão ou “Standard”

Processo existente

Cumprir os padrões estabelecidos para o produto e o processo, verificando os resultados e atuando no processo para corrigir os desvios (anomalias).

Melhoria da qualidade

Plano

Processo existente

Alterar os padrões estabelecidos no planejamento da qualidade para atingir novas metas de qualidade, custo, entrega, moral e segurança. Fonte: CAMPOS (1996). A P C D A S C D A P C D

Nesse sistema de gestão é importante esclarecer bem quem determina as metas, uma vez que existem funções diferenciadas dentro da empresa e executadas por diferentes pessoas.

Cada função, gerencial ou operacional, se relaciona com um tipo de trabalho diferente. A definição das diversas funções e o seu conhecimento por parte de todos da equipe de trabalho são fundamentais para que todos possam entender a importância do seu trabalho e dos demais da equipe, o que, conseqüentemente, resultará em maior harmonia e eficácia do grupo.

Todo esse sistema gerencial, que se fundamenta no Gerenciamento pelas Diretrizes, só será totalmente eficiente quando o Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia estiver bem entendido e amplamente praticado, pois ele é a base do trabalho de uma empresa.

O Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia está centrado na padronização e é responsável por todos os processos relacionados com as funções operacionais, razão por que demanda maior parte do tempo das pessoas numa empresa (CAMPOS, 1996).

A padronização, como instrumento básico da gerência da rotina é facilmente estruturada com o auxílio de uma ferramenta organizacional chamada fluxograma. Esses fluxogramas devem ser elaborados para todos os produtos, explicitando os vários processos que os envolvem. Para cada processo deverá existir um procedimento operacional padrão (em forma de texto ou figuras), que acompanha um manual de treinamento, para garantir que todas as tarefas sejam desempenhadas da melhor forma possível.

Assim, o sucesso gerencial torna-se dependente do bom funcionamento das funções operacionais, que, no caso de empresas rurais, são visivelmente as mais destacadas.

Em síntese, o sistema de gerenciamento apresentado está centrado nos seguintes pontos, de acordo com CAMPOS (1996):

a) na padronização dos processos e do trabalho;

b) na monitoração dos resultados desses processos e na comparação destes com as metas;

c) na ação corretiva no processo, a partir dos desvios encontrados nos resultados quando comparados com as metas;

d) num bom ambiente de trabalho (5S) e na máxima utilização do potencial mental das pessoas; e

e) na busca contínua da perfeição.

No documento GERENCIAMENTO RURAL E GESTÃO DA QUALIDADE TOTAL EM EMPRESAS RURAIS PRODUTORAS DE LEITE (páginas 76-81)