OBTENÇÃO DA INFORMAÇÃO

A aquisição da informação, que, de acordo com Davenport (1998), envolve atividades como exploração do ambiente informacional, classificação, formatação e estruturação da informação, exige planejamento, contínuo monitoramento e avaliação quanto à seleção e o uso das fontes de informação.

Torna-se imprescindível um planejamento diante do fato de que a obtenção da informação tem como função equilibrar duas demandas (CHOO, 2003). Por um lado existe um grande volume de informações necessitadas, mas, por outro, é limitada a capacidade cognitiva do homem de operar com tal volume. Conforme esse autor:

A primeira demanda sugere que as fontes usadas para monitorar o ambiente sejam suficientemente numerosas e variadas para refletir todo o espectro de interesses da organização. Apesar dessa sugestão de que a organização sirva- se de um amplo espectro de fontes humanas, textuais e on-line, de modo a evitar a saturação da informação, essa variedade deve ser controlada e administrada (CHOO, 2003, p.398).

As fontes devem ser, por um lado, tão numerosas e variadas de modo que reflitam os fenômenos externos à organização permitindo uma avaliação do ambiente. Por outro lado, a variedade de informações precisa ser atenuada. Devido à prática racional de tomada de decisões, é necessário limitar as fontes, tipos de informações a serem coletadas e volume da busca, simplificando, desta forma, atividades de busca e escolha.

A exploração do ambiente informacional pode ser realizada por seres humanos ou por um sistema de busca automática de dados. Davenport (1998) alerta que a utilização de sistemas eletrônicos agrega um valor insuficiente à informação, pois eles não possibilitam a filtragem de dados. Nesse sentido, o ponto chave do processo continua sendo o ser humano, visto que é ele que irá filtrar, interpretar e comparar inserindo as informações coletadas em um contexto.

Por exemplo, faz-se necessário para obter informações, não apenas explorar o ambiente informacional é preciso, ainda, classificar e categorizar as informações. A categorização, inclusive, já influencia até a maneira como as informações estão sendo obtidas, pois, a elaboração de categorias não é uma tarefa neutra. Conforme Davenport (1998) categorias tendem a favorecer determinada concepção de mundo relegando outra. Nas organizações, as categorias são muito usadas, também, para a sistematização de documentos e a composição de bancos de dados em prol de um fácil acesso e utilização das informações disponíveis pelos usuários.

Segundo Beal (2004, p. 40) o “[...] esquema de classificação deve basear-se em categorias de informação e de conhecimento que façam sentido para o negócio, e apresentar múltiplas dimensões, de modo a permitir diferentes ‘caminhos’ de acesso à informação para o usuário”. Isso também já foi apontado por Mcgee e Prusak (1994), quando reconheceram que a classificação da informação precisa ser encarada sob vários ângulos, ou seja, que o sistema de classificação deve ser tão variado quanto o conteúdo do material representado.

Consequentemente faz-se necessário que a organização elabore critérios de classificação, inclusive, de acordo com requisitos de segurança, isto é, a separação das informações deve levar em conta diferentes níveis de proteção como sigilo, autenticidade, integralidade e disponibilidade.

Além da categorização, ou seja, da atribuição da informação a determinada categoria, é preciso formatar as informações. Essas atividades dizem respeito à representação visual da informação obtida ou criada, o que prevê uma análise apurada acerca das ferramentas necessárias para a descrição e identificação do documento de acordo com o assunto (indexação) e o armazenamento da informação.

Ferramentas de organização e armazenamento são, por exemplo, arquivos em meio magnético ou óptico, documentos em papel, bancos de dados computadorizados, entre outros sistemas de informação. A forma como a informação é armazenada reflete como a organização compreende e representa o seu ambiente (CHOO, 2003).

Para armazenar a informação é necessário refletir acerca de como os usuários terão acesso às informações e a seleção do melhor lugar para o seu armazenamento. Para que isso ocorra de forma satisfatória é preciso certificar-se de que o sistema de armazenamento está adaptado ao modo como os usuários trabalham com a informação. Em outras palavras, é preciso instalar um sistema de armazenamento que não ignore informações relevantes diante de documentos extensos e que possibilite uma consulta rápida (MCGEE; PRUSAK, 1994).

O armazenamento da informação incorre, portanto, em dois complexos fatores: 1) a diversidade de mídias e 2) a descentralização da guarda de informações. Para evitar perda de informações relevantes é essencial criar uma estratégia de armazenamento, considerando um período de médio e longo prazo, que permita organizar as informações descentralizadas garantindo a totalidade e o fácil acesso aos dados10.

A melhor forma de apresentar a informação armazenada aos usuários, garantindo o atendimento das suas necessidades informacionais, é por meio do desenvolvimento de serviços e produtos de informação. Produtos e serviços de informação são, por exemplo, boletins/informes, quadro de avisos, atendimento por telefone, banco de dados, etc. esses devem agregar valor a informação processada.

A qualidade de um produto ou serviço de informação pode, conforme Taylor (1986 apud CHOO, 2003) ser analisada tomando como referência seis aspectos: facilidade de uso, redução de ruído, qualidade, adaptabilidade, economia de tempo e de custo.

A facilidade de uso envolve o aumento da capacidade de busca pelos usuários permitindo que esses examinem o local em que a informação está armazenada, além disso, possibilita a apresentação e ordenação dos dados facilitando a busca e a seleção.

A redução de ruído envolve a adoção de tecnologias que auxiliem os usuários a restringir o campo de informações disponíveis de forma que possam selecionar aquelas que lhes são úteis.

A qualidade abrange, entre outras questões, a perfeita transmissão das informações, a confiabilidade e atualização dos dados e uma oferta de informações abrangente acerca de determinado tópico ou assunto.

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Neste sentido vale destacar que a forma de armazenamento se torna, como aponta Choo (2003), um elemento relevante para a guarda da memória da organização. A organização pode recuperar a informação para promover debates e discussões, como também para procurar respostas às indagações, solucionar problemas e interpretar determinadas conjunturas. De acordo com Choo (2003, p.401) “A criação de significado implica a recuperação das interpretações passadas, de modo a selecionar as que tenham tido sucesso e possam ser usadas para dar significado à experiência atual”.

O produto também deve ser adaptável, isto é, capaz de atender as necessidades específicas de seus usuários. Para tanto, precisa oferecer diferentes meios para que esses utilizem os dados com interatividade e flexibilidade a fim de encontrar a melhor solução para o seu problema. Choo (2003) também aponta como características de um bom produto ou serviço de informação a economia de tempo e de custo que se refere à rapidez do serviço prestado e a quantidade de dinheiro que o usuário economiza.

Cabe destacar que o desenvolvimento de produtos e serviços de informação de fácil acesso, atualizados e dinâmicos não garante por si só a sua utilização. Esses precisam ser divulgados e disseminados na organização.