Operacionalização do modelo de gestão da informação

Os dados coletados sobre a gestão da informação na SEED com vistas à implementação do PME foram submetidos a uma análise com base nos modelos de gestão da informação estudados. Após verificar que as quatro fases do modelo de Davenport (1998) se reencontram nos demais modelos apresentados, optou-se por estruturar a apresentação dos dados conforme esse modelo, complementando-o com os demais aspectos citados pelos outros autores.

Perguntamos quais informações os gestores do PME na rede estadual consideram mais importantes para a gestão do Programa, identificamos as fontes e canais de informação, os destinatários, à tecnologia utilizada, os serviços e produtos ofertados e o seu uso.

A operacionalização como propomos visa ‘traduzir’ o(s) modelo(s) em variáveis/critérios e, quando a variável não é diretamente observável, em indicadores. Uma variável, conforme Marconi e Lakatos (2003)

[...] pode ser considerada como uma classificação ou medida; uma quantidade que varia; um conceito operacional, que contém ou apresenta valores; aspecto, propriedade ou fator, discernível em um objeto de estudo e passível de mensuração (MARCONI; LAKATOS, 2003, p. 137).

Analisar o tratamento das informações Analisar o uso das informações. Observações diretas, Análise documental Sistematização conforme a atividade realizada Observações diretas, Análise documental Sistematização conforme a natureza da obtenção (uso da informação coletada /obtida e uso da informação produzida). Descrição, figura Descrição, quadro

O Quadro 15 sistematiza as variáveis formuladas para cada etapa do processo de gestão da informação, conforme os objetivos da pesquisa.

Quadro 15 – Operacionalização dos modelos de gestão da informação

Dimensão Perguntas operacionais Variável Fonte

Determinação das exigências de informação

Que setores internos e/ou externos à SEED servem como fontes de informação?

Que documentos servem como fonte?

Que bancos de dados servem como fonte de informação?

Que dados secundários servem como fonte de informação?

Instituições Pessoas Documentos Banco de dados Organograma da SEED Desenho administrativo do PME Arranjo administrativo do PME Observação (Indicador: visitas, Indicador: temas de telefonemas)

Entrevista com o

Coordenador do PME/SEED Entrevista com membros da equipe PME/SEED

Obtenção

A informação é ad hoc ou estratégica?

A necessidade de informação é definida ex antes da iniciação do PME no ano, durante ou ex post? A equipe busca e/ou cria informações quando é solicitada ou quando considera relevante?

As informações são gerais (padronizadas) ou específicas sobre a situação sergipana?

Área de ação Grau de especificidade da informação Grau de confiabilidade PNE (metas) Regulamento/Manual do PME Observação (Indicador: repetição de informações dadas) Entrevista com o Coordenador do PME/SEED Entrevista com membros da equipe PME/SEED

Obtenção/ Distribuição

Quais canais de comunicação existem para a gestão do PME, tanto do MEC-SEED como da SEED-Escolas?

Quais são mais utilizados? Quais as vantagens? Formalidade/ Informalidade Velocidade do fluxo de informação Duração da Observação (Indicador: Equipamentos que existem) Entrevista com o Coordenador do PME/SEED Entrevista com membros da

Fonte: Pesquisa da autora.

O gerenciamento da informação foi analisado sob uma perspectiva quanti-qualitativa. Assim, com o objetivo de levantar elementos que permitissem identificar as necessidades de informação dos gestores do PME observamos as suas atribuições, conforme o que é definido

Quais as desvantagens de cada um na perspectiva da equipe?

memória da informação Acesso aos canais de informação

equipe PME/SEED

Tratamento

As informações são tratadas para o uso externo ou interno da equipe PME/SEED?

Que ferramentas (banco de dados, arquivos em computador, pastas arquivo em papel) são utilizadas para organizar e armazenar a informação?

O tratamento da informação obedece a uma linguagem específica para cada destinatário? Como são arquivadas as informações?

Condições de trabalho no setor e perfil dos gestores; Utilização do tempo de trabalho no setor; Destinatários (externos/ internos) Observação (Indicador: Equipamentos que existem; Indicador: sistema de arquivamento) Entrevista com o

Coordenador do PME/SEED Entrevista com membros da equipe PME/SEED

Utilização

Como ocorre a troca de informações entre a equipe PME/SEED?

Como são utilizadas as informações obtidas e/ou coletadas?

Como são utilizadas as informações criadas?

As informações disponíveis contribuem, na percepção da equipe, no processo de tomada de decisão? Informação disponibilizada/ utilizada Decisões tomadas com base em informações Observação (Indicador: informação disponibilizada/utilizada) Análise documental Entrevista com o Coordenador do PME/SEED Entrevista com membros da equipe PME/SEED

nas diretrizes do Programa e no plano de ação elaborado pelos integrantes da equipe. Depois de esboçadas as necessidades de informação, sistematizamos as fontes de informação responsáveis por atender a necessidade informacional levantada. Para tanto, formulamos, à priori, um cenário de possíveis interlocutores e sistematizamos os tipos de informações coletas e obtidas, como também observamos qual o contexto que determina a busca ou criação das informações pela Coordenação Estadual.

No tocante ao tratamento da informação, observou-se as condições de trabalho - disponibilidade de equipamentos e o seu uso -, como também a utilização do tempo de trabalho no setor. Assim, fizemos um levantamento quantitativo do número de atendimentos presenciais realizados, número de atendimentos por telefone e o atendimento às demandas da secretaria. Além disso, observamos como são apresentadas essas informações após o seu tratamento se em forma narrativa, numérica ou gráfica.

A distribuição da informação foi investigada tomando como referência os meios/ canais de informação utilizados: página na internet, telefone, e-mails, seminários; sendo observado: 1) a disseminação da informação MEC/Demais órgãos federais – SEED e 2) a disseminação da informação SEED – Escolas. No primeiro caso, optamos por identificar as percepções dos atores no que diz respeito a aspectos positivos ou negativos dos meios/canais de informação utilizados pelo MEC. No segundo caso, procuramos observar as vantagens e desvantagens percebidas por esses atores na utilização de tais meios/canais para a distribuição de informações para as escolas.

A última etapa do processo de gestão da informação é a utilização, procuramos observar como a informação disponível, tenha sido ela coletada, obtida ou criada é utilizada pela Coordenação Estadual. Para tanto, levantamos e tratamos estatisticamente as informações mais comunicadas por esses atores nos atendimentos prestados aos gestores escolares, professores comunitários e coordenadores municipais do PME. Como também buscamos identificar se as informações obtidas ou coletadas contribuíram na realização do trabalho. E se e como as informações criadas auxiliaram no processo de tomada de decisão.

7. A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA IMPLEMENTAÇÃO DO PME NA SEED