ORGANIZAÇÃO ATUAL DO SISTEMA DE CONTROLE ORÇAMENTÁRIO

De acordo com os resultados da pesquisa, foi possível verificar que a empresa estudada possui e utiliza o orçamento empresarial como ferramenta de gestão e definição das metas na organização, apresentando uma visão futura da quantidade de recursos (Receitas, Matérias Primas, Mão de Obra, Gastos Gerais de Fabricação e Investimentos) necessários para se conduzir a empresa aos seus resultados.

Figura 2 - Sistema de Planejamento e Controle Orçamentário Atual

Fonte: Dados da Pesquisa, 2019

Como se pode observar na figura 2, o orçamento empresarial tem sua elaboração baseada no planejamento estratégico da empresa e com ele é possível estabelecer metas e

objetivos, estimando como se espera que transcorram os negócios, gerando um plano das ações que cada pessoa precisa executar para atingir os objetivos globais da organização. O planejamento estratégico da empresa é criado para um prazo de cinco anos, sendo o orçamento empresarial elaborado de forma anual.

O plano orçamentário da empresa tem como objetivos sistematizar o processo de autorização de despesas e investimentos; projetar o desempenho financeiro futuro; priorizar e compatibilizar projetos, investimentos e o custeio da organização; avaliar, controlar e permitir mudanças de rota e; fornecer fonte de informação para a tomada de decisão gerencial e para avaliação de desempenho.

A gestão orçamentária da empresa está organizada em três grandes etapas: elaboração do plano orçamentário, simulação de cenários, acompanhamento e análise dos resultados. Na figura 3, pode-se ver como cada uma das etapas do orçamento acontece.

Figura 3 - Etapas da Gestão Orçamentária na Empresa

Fonte: Autora, 2019.

A etapa de elaboração do plano orçamentário acontece nos últimos meses do ano, quando a empresa realiza seu orçamento empresarial para o próximo ano. Por não existir um departamento de controladoria estruturado para coordenar todo o processo orçamentário, a área responsável pelo início, integração e consolidação final do orçamento é o setor Financeiro. O orçamento é elaborado, discutido e analisado com base em um cronograma, que geralmente inicia no mês de setembro, é entregue ao setor Financeiro no mês de outubro, finalizado e formalizado no mês de dezembro.

Na primeira fase, a empresa faz o levantamento inicial de dados e informações históricas, bem como a definição das premissas orçamentárias com base em seu planejamento estratégico para os próximos anos. Basicamente, é aplicado um percentual de crescimento sobre os números do exercício anterior, tomando como base o quanto se deseja elevar a

Receita e o quanto se estima que os Custos e Despesas possam subir para dar suporte aos objetivos de aumento de Receita.

A partir dessas premissas iniciais, são elaborados os planos financeiros de receitas, deduções, custos e despesas para atingir os resultados financeiros desejados para a organização. Na sequência, vem o momento de fazer a projeção dos investimentos para ampliar ou modernizar a empresa e permitir que os objetivos traçados sejam alcançados.

Cada gestor prepara os orçamentos das contas sob sua responsabilidade, com base no histórico da empresa, olhando para o passado. Esses dados históricos são extraídos dos sistemas contábil gerencial da empresa, organizados e consolidados em planilha eletrônica.

Atualmente são orçados os grandes níveis de Mão-de-Obra (MO), projetada por área, Matéria-Prima (MP), projetada de forma geral, e Gastos Gerais de Fabricação (GGF), divididos em trinta e três grupos de contas que são posteriormente transformados em metas e indicadores. O orçamento da Mão de Obra é de responsabilidade da área de Recursos Humanos e o orçamento da Matéria Prima é de responsabilidade da área de Suprimentos. No geral, a análise das áreas se concentra nos grupos das contas dos Gastos Gerais de Fabricação, de responsabilidade de seus gerentes. Além disto, são elaborados o orçamento de investimentos e o orçamento de custos financeiros, de responsabilidade do gerente financeiro. A Receita Operacional Bruta (ROB) é orçada pela área Comercial, que é responsável por todo orçamento de vendas e a projeção de novos negócios. A área indica os nortes de faturamento a níveis de Segmentação, Ferramental e Cliente, demonstrando nas peças os valores consolidados, são também projetados reajustes quando aplicáveis. Essas informações são consolidadas através das informações disponíveis em um sistema de Troca Eletrônica de Dados (EDI) entre os clientes e a organização, incluindo incremento de novos negócios e de projeção de demanda. A Receita Operacional Líquida (ROL) é calculada diminuindo base histórica de impostos, descontos e devoluções sob o valor geral.

O Custo de Matéria-Prima (MP) é analisado conforme necessidade do nível produtivo, utilizando como base o consumo projetado e os custos dos materiais são definidos com base em uma porcentagem fixa da receita líquida. Como já mencionado, o GGF é dividido em grupos de contas, que representam a compilação de diversas contas dentro de cada grupo, e também são orçados com base em uma porcentagem sobre a receita líquida realizada no ano anterior, é verificada com cada responsável a necessidade de manutenção desses valores e percentuais. Na sequência, no Quadro 1 é apresentado o modelo das peças orçamentárias utilizadas em 2019.

Quadro 1 - Modelo das peças orçamentárias de 2019 ORÇAMENTO 2019

R$ % Responsável RECEITA OPERACIONAL BRUTA

RECEITA OPERACIONAL LIQUIDA MATÉRIA PRIMA

MÃO DE OBRA

DEPRECIAÇÃO SEGURANÇA – FIXO BENEFÍCIOS – FIXO

ENERGIA ELÉTRICA – VARIAVEL

MATERIAL CONS PRODUÇÃO – VARIAVEL MATERIAL MANUTENÇÃO – FIXO

COMBUSTIVEIS - GLP – VARIAVEL GASES INDUSTRIAIS – VARIAVEL FERRAMENTAS LEVES – VARIAVEL FORMAÇÃO E DESENVOLVIMENTO – FIXO MATERIAL HIGIENE – FIXO

TRANSPORTE FROTA – VARIAVEL SISTEMA AMBIENTAL – FIXO

SERVIÇOS TERCEIROS PRODUTIVO - VARIAVEL SERVIÇOS DE TERCEIROS MANUTENÇÃO - FIXO SERVIÇOS DE TERCEIROS FINANCEIRO - FIXO SERVIÇOS TERCEIROS RH – FIXO

SERVIÇOS TERCEIROS TI – FIXO SISTEMA DA QUALIDADE – FIXO COMUNICAÇÃO – FIXO

MATERIAL EXPEDIENTE – FIXO DESPESAS VIAGENS – FIXO HONORÁRIOS – FIXO

ACORDOS TRABALHISTAS – FIXO SUPRIMENTOS – VARIAVEL DESPESAS LABORATÓRIOS – FIXO IMPOSTOS E TAXAS – FIXO

SEGUROS – FIXO OUTROS – FIXO

GASTOS GERAIS DE FABRICAÇÃO (%) APROPRIAÇÃO ESTOQUE (CPV)

TOTAL CUSTOS OPERACIONAIS (R$) TOTAL CUSTOS COM DEPRECIACAO

O orçamento de investimentos basicamente se concentra em quatro áreas da empresa: Engenharia, contemplando melhorias de processos e recursos para novos produtos; Manutenção, tanto preventiva quanto corretiva, para conservação e melhoria da capacidade produtiva; Tecnologia da Informação (TI), necessidade e manutenção dos recursos de

hardware ou software; e Segurança, em cumprimento de normas legais. As necessidades são

levantadas pelas áreas e, a partir destas necessidades, é orçado um valor total para os investimentos. Sobre a expectativa do ano é definida uma meta mensal e o controle de desembolsos com os projetos de investimentos se dá pelo valor global que foi orçado, verificando quanto se realizou no mês, não mensurando o quanto foi direcionado para cada grupo e/ou área.

Figura 4 - Grupos de investimentos que dão origem ao orçamento global de investimentos

Fonte: Autora, 2019.

Assim que cada plano financeiro (receitas, custos, investimentos, entre outros) é finalizado pelo respectivo gestor responsável, e se definiu o quanto pretende faturar (no caso da área Comercial), a área Financeira então consolida todas as informações em um plano único, gerando um cenário inicial para a análise macro da Diretoria e Conselho de Administração da companhia. A partir deste plano é elaborada uma Projeção de DRE, Projeção de Fluxo de Caixa e extraídos os principais Indicadores de Resultado analisados pela diretoria para aprovar ou não o orçamento.

Nem sempre a primeira versão do orçamento é aprovada pela Diretoria ou Conselho. Muitas vezes são solicitados ajustes, como aumento das metas de vendas, redução de custos ou despesas, realocação de investimentos, entre outros. Caso o resultado apresentado não

estiver de acordo com o esperado, é realizada nova rodada orçamentária com os gerentes para revisão dos custos e despesas orçados. Para tanto, é necessário reajustar o orçamento em cada planilha para nova consolidação.

Neste sentido, são elaborados, no mínimo, quatro cenários de vendas para o ano: um realista, um pessimista, um otimista e outro para novas ferramentas. Dessa forma, a empresa se antecipa às situações que poderiam causar prejuízos, preparando-se para minimizar esses riscos e para aproveitar oportunidades que se apresentam nas projeções.

Quadro 2 - Modelo de Cenários de Vendas ORÇAMENTO 2019-CENÁRIOS Cenário 1 - R$ milhões Cenário 2 - R$ milhões Cenário 3 - R$ milhões Cenário 4 - R$ milhões ROB R$ % R$ % R$ % R$ % ROL MP MO GGF

Total Despesas e Custos Depreciação Apropriação Custo Ferramentas Apropriação Estoque EBIT EBITDA Encargos Financeiros Conselho Adm. Resultado antes do IR IRPJ (34%) Lucro Líquido Fonte: Autora, 2019.

Depois dos planos prontos e aprovados pela diretoria, é feito o acompanhamento mensalmente, comparando o que foi previsto com o que realmente está sendo realizado, sempre de acordo com as responsabilidades atribuídas e compromissos com os resultados assumidos na fase de elaboração do orçamento.

Para a etapa de controle, que dura doze meses, a empresa utiliza e considera fundamentais os seguintes instrumentos de gestão: os indicadores de desempenho e os relatórios gerenciais, que auxiliam a empresa nas tomadas de decisões a partir de dados concretos sobre o negócio.

Conforme o supervisor financeiro, “os indicadores de desempenho dão um panorama geral da situação da empresa, de forma direta e objetiva, mostrando em quais aspectos ela está conseguindo resultados positivos e quais outros pontos precisam de atenção”.

Atualmente os indicadores de desempenho são obtidos a partir da elaboração do orçamento, trazendo os valores planejados e realizados, assim, o negócio pode ter uma visão geral dos resultados planejados para o ano e acompanhar mensalmente as metas que estão sendo alcançadas, permitindo aos envolvidos na elaboração perceber a importância do orçamento para a gestão da empresa. Este indicativo está de acordo com o que foi observado nos estudos de Castanheira et al., (2012) e Vilena (2019) em que o planejamento tem grande valor para os envolvidos na sua elaboração, havendo baixa resistência quanto a utilização do orçamento na empresa.

Na figura 5 alguns exemplos de indicadores de desempenho do painel de indicadores gerencial utilizado na empresa.

Figura 5 - Painel de Indicadores Gerenciais

Fonte: Dados da Pesquisa, 2019.

Já os relatórios gerenciais proporcionam o detalhamento que a objetividade dos indicadores deixa de fora. Desta forma são gerados relatórios do Razão, onde se obtém informações detalhadas até o nível de lançamento contábil, indicando exatamente o que foi lançado pela contabilidade, pois além de analisar os resultados é preciso identificar os principais desvios em relação ao planejado e justificar os motivos na reunião mensal de apresentação dos resultados. A ideia aqui é buscar a melhoria dos resultados financeiros da

empresa, corrigindo e redirecionando as ações a fim de assegurar o atingimento das metas e objetivos definidos no planejamento estratégico, e claro, utilizando os desvios ocorridos como uma excelente forma de aprendizado corporativo.

O acompanhamento do orçado versus realizado é feito pela Controladoria, mas a responsabilidade sobre os gastos é do gestor do grupo de contas. Mensalmente, é feita uma reunião após o fechamento dos resultados, com a presença do superintendente, dos diretores e gerentes, quando é apresentado o resultado global da companhia, em valores orçados e realizados.

Também são apresentados alguns dos indicadores financeiros, como o lucro operacional, o lucro líquido e EBITDA, além das contas individuais para cada gestor responsável, e ainda a evolução dos investimentos em valores orçados e já realizados. A apresentação do resultado consolidado, através do DRE, ocorre a cada trimestre. A figura 6 ilustra como ocorre cada uma das etapas do processo orçamentário e seus respectivos responsáveis.

Figura 6 - Responsáveis pelas etapas do Orçamento Empresarial

O quadro 3 demonstra um modelo dos relatórios de acompanhamento dos resultados das peças orçamentárias, que são apresentados mensalmente aos gestores da organização.

Quadro 3 - Modelo Relatório de Acompanhamento Orçado x Realizado ORÇAMENTO 2019 01.2019 – Realizado % 01.2019 - Planejado % Variação (%)

Receita Operacional Bruta

Receita Operacional Líquida

Matéria Prima Mão de Obra Depreciação Formação e Desenvolvimento Material de Higiene Sistema Ambiental Serviços Terceiros (RH) Segurança Benefícios

Serviços Terceiros (TI)

Sistema da Qualidade

Comunicação

Energia Elétrica

Serviços Terceiros (Manutenção)

Material Manutenção

Manutenção Frota

Serviços Terceiros (Financeiro)

Honorários

Impostos e Taxas

Seguros

Outros

Cons. Produção F1 Estamparia

Cons. Produção F1 - Solda/Pintura

Cons. Produção F2

Gases – GLP

Gases Industriais

Ferramentas Leves

Transporte Frota

Serviços Terceiros (Produtivo)

Cons. Produção Ferramentaria

Suprimentos

Material Expediente

Despesas Laboratórios

Despesas de Viagens

Acordos Trabalhistas

Total Gastos Gerais de Fabricação (GGF) Fonte: Autora, 2019.

Os resultados das peças orçamentárias são apresentados mensalmente também aos supervisores, e estes repassam os resultados para os demais colaboradores da empresa. Todos

os colaboradores da empresa precisam estar comprometidos com o cumprimento das metas orçamentárias, pois recebem uma pontuação nas metas de participação nos lucros e resultados (PLR) que são distribuídos de acordo com o programa desenvolvido internamente. Este indicativo está de acordo com o que destacam Neto e Leitão (2019), os quais revelaram a importância do envolvimento do quadro funcional, na etapa do planejamento, bem no acompanhamento e controle do orçamento.

Desta forma a empresa consegue maior envolvimento e contribuição dos colaboradores, pois todas as áreas têm metas de cumprimento de volumes, custos e receitas a serem atingidas, buscando uma maior competitividade, margem de contribuição e margem líquida.

Além da Gestão Orçamentária, outra ferramenta utilizada para acompanhamento dos planos e metas na empresa é o Balanced Scorecard (BSC), um Sistema de Indicadores interligados olhando para quatro perspectivas do negócio: Financeira, Mercado (Cliente), Processos Internos e Aprendizado e Crescimento. Nesse sentido o estudo de Pereira (2019), verificou que a maioria das empresas de médio porte investigada elabora o orçamento e utilizam para a tomada de decisão.

Na figura 7 é possível identificar os principais objetivos de cada uma das quatro perspectivas do BSC e em como eles se relacionam para que a visão da empresa em longo prazo seja alcançada.

Pode-se perceber que o orçamento empresarial serve de guia para que a empresa possa definir suas metas de faturamento e limite de gastos, e seguir acompanhando se está caminhando em um sentido que a fará chegar a seus objetivos. Também serve como uma ferramenta para auxiliar a empresa a planejar seus próximos passos e reduzir os níveis de incerteza em relação ao futuro.

É necessário, no entanto, agilizar o processo de planejamento como um todo, descentralizando a geração do orçamento empresarial por setores ou centros de custo. Além disto, os gestores precisam acompanhar os resultados de suas áreas em tempo real e agir proativamente para melhorar os resultados da companhia como um todo.

O supervisor financeiro cita, em um trecho da entrevista realizada para este estudo, que uma das principais desvantagens do orçamento utilizado na empresa está em não analisar detalhadamente as Projeções de Vendas, Custos, Despesas e Investimentos, podendo “gerar Planos Orçamentários inchados e descolados da realidade, não condizentes com o cenário econômico atual em que a empresa está inserida”. Além disso, o orçamento da forma como é elaborado atualmente reduz a motivação dos gestores em relação às metas, pois eles “não são

envolvidos na elaboração orçamentária, recebendo apenas as metas de Vendas a serem batidas e limites de Custos e Despesas a serem respeitados”.

Figura 7 - Relação dos Objetivos Estratégicos da Empresa

Fonte: Dados da Pesquisa, 2019.

Com isso, o Processo Orçamentário da empresa precisa ser aprimorado de uma forma que, consultar o orçamento antes de tomar uma decisão ou mesmo simular um cenário para antever impactos sobre os resultados, se torne um hábito entre os gestores. Assim, o

orçamento vai se tornando uma peça viva e parte da cultura organizacional da empresa e não apenas uma atividade gerencial feita uma vez por ano e depois esquecida em uma “gaveta”.

Em suma, este estudo revela que o sistema de controle orçamentário da empresa está organizado em três grandes etapas, que envolvem o planejamento, a elaboração do plano orçamentário, e o acompanhamento dos resultados. A partir do planejamento são elaborados os planos financeiros de receitas, deduções, custos e despesas, além do orçamento de investimentos e de custos financeiros. Cada gestor prepara os orçamentos das contas sob sua responsabilidade, com base em dados históricos que são extraídos dos sistemas contábil gerencial da empresa. Todo o orçamento é organizado e consolidado por meio da utilização de planilhas eletrônicas, tendo como premissa o horizonte de um ano e o acompanhamento mensal de metas e controle dos gastos.

Um fator a ser destacado é a relação entre o orçamento e os objetivos estratégicos da empresa, o que indica que a indústria estudada adota uma estrutura formal para o planejamento dos resultados, pois define e revisa anualmente estratégias de ações para o longo prazo e curto prazo. Em relação ao planejamento de longo prazo, são definidas estratégias gerais no modelo do Balanced Scorecard, para um período de cinco anos. E, com base nessas estratégias, são estabelecidas ações para o cumprimento dos objetivos de curto prazo, base para a elaboração do orçamento empresarial.

De acordo com os resultados da pesquisa, o processo orçamentário utilizado atualmente é adequado às necessidades da empresa, pois se percebe a importância do orçamento e do planejamento dentro da organização, que auxiliam na tomada de decisões e possibilitam o estabelecimento de metas e responsabilidades a serem cumpridas. Contudo há pontos a serem melhorados, é fundamental que a empresa se organize com ferramentas que permitam ter um acompanhamento mais próximo, e que envolva todos os funcionários da empresa, principalmente gerentes e supervisores, pois são eles que conhecem as necessidades e potenciais (despesas e receitas) de suas áreas.

Observando então as necessidades da empresa e, atendendo ao último objetivo deste estudo, apresenta-se a seguir a proposta de uma nova estrutura para o orçamento empresarial, baseado nas necessidades de planejamento e controle da organização.