PROPOSTA DE ESTRUTURA DE ORÇAMENTO

Para um maior envolvimento dos seus gestores na elaboração do plano orçamentário, apresenta-se neste estudo uma forma da empresa realizar o planejamento e acompanhamento

orçamentário de modo descentralizado, onde cada departamento da empresa fica responsável por definir o seu próprio orçamento, mudando principalmente a forma do modelo atual de se orçar Matéria Prima, Mão de Obra e Gastos Gerais de Fabricação. A proposta é elaborar o orçamento por Conta Contábil e Centros de Resultado (Centros de Custo), espelhando a estrutura organizacional da empresa, conforme mostra o quadro 4:

Quadro 4 - Modelo das peças orçamentárias segmentas por conta contábil, área, gerência e supervisão.

CONTA CONTÁBIL DESCRIÇÃO DA CONTA CONTÁBIL GRUPO CENTRO DE CUSTO GESTOR RESPONSÁVE L 2 Centro de Custo – Contabilidade CONTABIL/FISCAL Cristian N. Maria Cristina

42201014 Despesas com Bens Permanentes CONTABIL/FISCAL Cristian N. Maria Cristina

42201019 Despesas c/ Estadia de Terceiros CONTABIL/FISCAL Cristian N. Maria Cristina

42201020 Despesas com Materiais de Expediente CONTABIL/FISCAL Cristian N. Maria Cristina

42201029 Despesas Diversas de Viagens CONTABIL/FISCAL Cristian N. Maria Cristina

42201060 Despesa Serviços de Terceiros CONTABIL/FISCAL Cristian N. Maria Cristina

TOTAL CENTRO DE CUSTO –

Contabilidade CONTABIL/FISCAL Cristian N. Maria Cristina 3 Centro de Custo - Custos CUSTOS Cristian N. Luís Pastre

42201014 Despesas com Bens Permanentes CUSTOS Cristian N. Luís Pastre

42201019 Despesas c/ Estadia de Terceiros CUSTOS Cristian N. Luís Pastre

42201020 Despesas com Materiais de Expediente CUSTOS Cristian N. Luís Pastre

42201029 Despesas Diversas de Viagens CUSTOS Cristian N. Luís Pastre

42201060 Despesa Serviços de Terceiros CUSTOS Cristian N. Luís Pastre

TOTAL CENTRO DE CUSTO -

Custos CUSTOS Cristian N. Luís Pastre

Fonte: Autora, 2019.

Uma vez definidas as premissas que nortearão todo o Processo Orçamentário, a próxima fase é criar as bases que serão o meio para que os gestores façam a projeção do orçamento de seus departamentos e centros de resultados. Como a empresa ainda realiza seu orçamento em planilhas, o processo se inicia com a montagem das planilhas com as contas, estrutura de produtos, centros de resultados (ou centros de custos), estrutura de custeio, relação de funcionários (para orçamento dos salários, encargos e benefícios), entre outros.

Esta é uma das etapas mais trabalhosas do orçamento empresarial proposto. Isto porque as planilhas já precisam ser criadas pensando em quais gestores as receberão e o que cada um deles deve poder visualizar ou editar em cada planilha, e é preciso pensar na consolidação das informações recebidas.

A próxima atividade realizada é carregar os valores históricos (realizado do ano anterior) nas planilhas a serem enviadas aos gestores. Os valores históricos são importantes e servem como referência para que cada gestor possa criar suas projeções e definições de recursos necessários de forma mais objetiva e alinhada com a realidade.

A figura 8 mostra o formato da planilha enviada aos gestores, onde consta uma breve descrição das contas contábeis e seus respectivos valores históricos, relativos aos últimos doze meses.

Figura 8 - Visão global das contas contábeis e seus respectivos valores históricos

Fonte: Dados da Pesquisa, 2019.

Pensando em que a maior parte dos gestores da empresa são pessoas “não financeiras”, ou seja, o gerente de TI, gerente de produção, etc., que possuem outros tipos de preocupações em suas cabeças e nem sempre conhecem sobre questões financeiras e orçamentárias, quanto mais informações de suporte fornecidas melhores são os resultados do processo orçamentário.

Portanto, foi criado um manual para a preparação das peças orçamentárias, com o objetivo de tirar dúvidas a respeito da abertura das contas contábeis e centros de custos, além de confirmar e revisar a hierarquia para fins orçamentários. O quadro 5 apresenta a visão hierárquica orçamentária referente a união dos grupos de centro de custos que formam as áreas e originam as peças orçamentárias.

Quadro 5 - Planilha responsável por formar as áreas presentes na peça orçamentária

Gestor Responsável Área Centro de Custo Descrição

Cristian N. João Pauletto FINANCEIRO 1120907800 Financeiro Cristian N. Maria Cristina S. CONTABIL/FISCAL 1122007600 Contabilidade Geral e Fiscal Cristian N. Maria Cristina S. CONTABIL/FISCAL 1122008200 Faturamento Cristian N. Maria Cristina S. CONTABIL/FISCAL 1122207300 Contabilidade Materiais Cristian N. Luís Pastre CUSTOS 1122107700 Custos e Inventário Cristian N. Luís Pastre CUSTOS 1124309100 Cadastros

Fonte: Autora, 2019.

Uma vez criada a planilha base de dados com todas as estruturas orçamentárias e valores históricos, chegou a hora de quebrar esta planilha em dezenas de pequenos arquivos e enviar uma a cada gestor responsável pelo seu preenchimento. Porém, não basta enviar e esperar. Como os gestores são pessoas bastante ocupadas, geralmente estão envolvidos com várias prioridades na operação ou em projetos de suas áreas. Sendo assim, é preciso “ajudá-

los a não esquecer” da elaboração do orçamento de seus respectivos departamentos e, em alguns casos, é preciso acertar com os gestores com menos conhecimento em finanças ou que estejam passando por um processo orçamentário pela primeira vez e auxiliá-los no preenchimento das contas para seu centro de resultados.

O gestor de cada área deve realizar o orçamento dos centros de resultado (centros de custo) de sua responsabilidade, estimando os recursos que precisará para o ano e as receitas que irá gerar (no caso da área Comercial). Em alguns casos, como os gastos com pessoal, a responsabilidade é dividida com a equipe de RH, mas cada gestor pode e deve participar, repassando as necessidades de capital humano de sua área.

Neste sentido, cada conta possui um responsável de Nível I e Nível II, que devem orçar as contas da sua área, sendo que o Nível I controla e é responsável pela consolidação da conta Macro.

Figura 9 - Visão das peças orçamentárias e níveis de responsabilidade

Fonte: Dados da Pesquisa, 2019.

Depois que cada gestor de departamento finalmente concluiu suas projeções e definiu o quanto pretende faturar (no caso do Comercial) ou qual sua necessidade de recursos prevista, é hora de consolidar todas estas informações em um arquivo único. A partir deste arquivo são elaboradas as Projeções de DRE, de Fluxo de Caixa e extraídos os principais Indicadores de Resultado, que são analisados pela diretoria para aprovar ou não o orçamento.

As peças estão formatadas de maneira a se orçar paralelamente quatro cenários de faturamento para 2020, conforme demonstrado no quadro 6. Estes cenários estão sendo definidos em conjunto pelas áreas: Comercial, Financeiro, Planejamento e Controle de Produção.

O orçamento elaborado pode não ser aprovado logo na primeira versão, podendo ser solicitados cortes, ou até mesmo inclusões que poderiam estar passando despercebidas. Sendo

assim, quando se nota que uma área ou setor da empresa está desalinhado com os objetivos macros, é preciso refazer o orçamento desta área por um novo ponto de vista, para que todos caminhem na mesma direção e buscando pelos mesmos objetivos. O processo retorna então aos gestores que tiveram seu orçamento rejeitado, que precisarão refazê-lo, e novos ciclos de análise e revisão vão acontecendo até que a diretoria aprove uma versão do orçamento.

Quadro 6 - Modelo das peças orçamentárias e os cenários propostos

ORÇAMENTO 2020 C E N Á R IO 1 C E N Á R IO 2 C E N Á R IO 3 C E N Á R IO 4 N ÍV E L C ON T A C ON T Á B IL DESCRIÇÃO DA CONTA CONTÁBIL GRUPO CENTRO DE CUSTO GE S T OR R E S PON S Á V E L 09/18 a 08/19 Especif. do valor Conta ou Centro de Custo Custo Fixo Variável 2 Centro de Custo –

Contabilidade FISCAL Cristian Maria R$ R$ R$ R$

1 1014 Desp. Bens Permanentes FISCAL Cristian Maria R$ C.C Fixo 2 1019 Desp. Estadia de Terceiros FISCAL Cristian Maria R$ C.C Fixo 2 1020 Desp. Mat. Expediente FISCAL Cristian Maria R$ C.C Fixo 2 1029 Desp. Div. Viagens FISCAL Cristian Maria R$ C.C Fixo 2 1060 Desp. Serv. de Terceiros FISCAL Cristian Maria R$ C.C Fixo

TOTAL CENTRO DE CUSTO –

Contabilidade FISCAL Cristian Maria R$

3 Centro de Custo - Custos CUSTOS Cristian Luís P.

2 1014 Desp. Bens Permanentes CUSTOS Cristian Luís P. R$ C.C Fixo 2 1019 Desp. Estadia de Terceiros CUSTOS Cristian Luís P. R$ C.C Fixo 2 1020 Desp. Mat. Expediente CUSTOS Cristian Luís P. R$ C.C Fixo 2 1029 Desp. Div. Viagens CUSTOS Cristian Luís P. R$ C.C Fixo 2 1060 Desp. Serv. de Terceiros CUSTOS Cristian Luís P. R$ C.C Fixo

TOTAL CENTRO DE CUSTO -

Custos CUSTOS Cristian Luís P. R$

Fonte: Dados da Pesquisa, 2019.

Uma vez aprovado, cada setor é responsável pelo seu próprio orçamento, prestando contas regularmente sobre os seus gastos, evitando chegar ao final do período com o seu orçamento fora do previsto. Como forma de motivar o envolvimento das equipes, está se pensando em fazer a divisão de um percentual do que for economizado a cada setor (nas metas de participação nos lucros e resultados), estimulando as pessoas a buscarem maneiras mais conscientes de desenvolver suas atividades.

A proposta para o orçamento de investimentos é a implementação de uma ferramenta que possibilite o controle orçamentário dos investimentos realizados pela empresa, permitindo um gerenciamento robusto dos recursos, através da captação dos valores diretamente no sistema contábil gerencial da empresa. Além das necessidades das áreas de Engenharia, Manutenção, TI e Segurança, está sendo considerado dentro de uma carta de

investimentos para o ano, recursos para desenvolvimento de novas Ferramentas (relacionados a novos produtos para o cliente), Expansão Fabril (sem necessidade produtiva) e Transporte (relacionado a compra de veículos para a frota de caminhões).

A responsabilidade do orçamento dos investimentos é dos gerentes e a alocação dos recursos é de responsabilidade da diretoria. A Figura 11 possibilita verificar como os recursos são alocados na empresa, considerando os novos grupos de investimentos.

Figura 10 - Grupos para o Orçamento de Investimentos

Fonte: Autora, 2019.

Esta nova estrutura do orçamento empresarial é uma forma de fazer com que todos na empresa compreendam como cada uma de suas ações pode fazer diferença no resultado final da empresa. Assim, cada setor monta sua proposta de orçamento e a negocia com a diretoria, justificando as necessidades de cada valor. Envolver as pessoas da empresa na elaboração do orçamento vai ajudar não somente a ganhar agilidade no processo de orçamentação, como também melhorar qualidade da informação, além de gerar muito mais envolvimento e engajamento com os resultados.

Em um trecho da entrevista, o supervisor financeiro comenta que esta forma de planejamento e controle orçamentário “traz mais responsabilidade aos gerentes e seus supervisores, que agora não são mais responsáveis por contas específicas e sim por grupos de centros de custo relacionados com sua área de atuação, fazendo com que sua atuação seja menos operacional”.

Sendo assim na figura 12 tem-se a ferramenta de gestão orçamentária integrada, a qual é utilizada no intuito de garantir o fluxo e controle das informações necessárias para o processo orçamentário, a empresa conta com a automatização do processo orçamentário

Inv estim ent o s Ampliação Fabril Engenharia Novos Produtos Máquinas e Equipamentos Ferramentais Manufatura P&D Operações Fabris Manutenção Segurança Melhorias TI Transporte

através da elaboração, validação, controle e acompanhamento do orçamento em uma ferramenta integrada ao sistema contábil gerencial da empresa. Com esta ferramenta é possível planejar despesas e receitas, simular cenários orçamentários, acompanhar os resultados e revisar tudo sempre que necessário, trazendo os valores planejados, realizados e o histórico do ano anterior.

Figura 11 - Ferramenta de Gestão Orçamentária integrada

Fonte: Dados da Pesquisa, 2019.

Com a utilização do software é possível parametrizar e visualizar as premissas orçamentárias em uma única interface, como as principais variáveis que deverão orientar o planejamento orçamentário da empresa para o período. No mesmo lugar, todas as áreas terão acesso a essas informações, e a aplicação delas será facilitada. Além disso, ajuda no entendimento das informações e no alinhamento entre a expectativa da área e da empresa.

A estrutura da empresa está em um só sistema, que reúne o necessário para traçar as bases orçamentárias. Todas as informações são refletidas no orçamento das áreas, e pode-se visualizar os departamentos de forma integrada, avaliando a curacidade dos dados antes do início da orçamentação. Além disso, fica mais fácil o entendimento das informações, o que evita o desalinhamento entre o orçamento da área e a expectativa da empresa.

Com a solução integrada, é possível visualizar o histórico de anos anteriores automaticamente, permitindo projeções e definições de recursos de forma mais objetiva e alinhada com a realidade. A solução traz esses dados prontinhos para cada departamento, aumentando muito a produtividade da controladoria.

Com a tecnologia, as projeções e simulações de cenário acontecem em um único sistema integrado, onde ficam armazenadas todas as informações. Não é mais necessário duplicar planilhas para fazer simulações, basta criar uma versão no próprio sistema. Assim, se tem mais tempo para orientar os gestores na elaboração do orçamento de sua área, ao invés de ficar criando planilhas.

Conforme os gestores vão elaborando o orçamento de seus departamentos, as informações já vão sendo consolidadas automaticamente. Os dados podem ser comparados com os valores históricos de cada área e as premissas estipuladas pela diretoria, sinalizando rapidamente possíveis desvios antes da formalização do orçamento. Para que os diretores vejam os cenários propostos, basta abrir o sistema e navegar pelos relatórios gerados. Dá também para simular cenários novos, avaliar os desvios de forma prática e dedicar tempo para análise estratégica das informações apresentadas, trazendo agilidade ao processo.

Figura 12 - Visão da elaboração do Orçamento e dados históricos

Fonte: Dados da Pesquisa, 2019.

O Financeiro recebe os valores realizados automaticamente, direto do sistema, e os desvios são facilmente identificados, pois cada gestor inclui diretamente suas justificativas. Desta forma, não há problema em adequar o orçamento a mudanças, já que é possível acompanhar os indicadores de desempenho do orçamento visualmente e definir novas premissas.

Figura 13 - Modelo de DRE Consolidada

Fonte: Dados da Pesquisa, 2019.

Revisões orçamentárias podem ser realizadas para antever problemas e a DRE é consolidada mais facilmente, sendo apresentada não mais apenas em uma visão gerencial.

Assim, o negócio pode ter uma visão geral dos resultados planejados para o ano, acompanhar mensalmente as metas que estão sendo alcançadas e, ainda, comparar o desempenho com o ano anterior, para identificar se está obtendo crescimento de um período para o outro.

Esta nova forma de orçar e controlar se mostra mais rápida na apuração dos resultados e permite a navegação da informação para níveis inferiores da estrutura de contabilização gerencial, prontamente respondendo questionamentos específicos sobre que despesa ou custos compõem determinado resultado, permitindo ações de controle muito mais assertivas e proativas, antes do encerramento mensal, auxiliando os gestores na tomada de decisão. Nesse sentido, Chagas e Araújo (2013) e Vilena (2019) mencionam que observaram em seus estudos muitos resultados positivos dentro das empresas, em virtude da utilização da ferramenta orçamentária, especialmente no suporte à tomada de decisões estratégicas e maior controle dos processos organizacionais.

Destaca-se que quando bem trabalhado, o orçamento se torna uma ferramenta de gestão muito eficaz, contribuindo não só para que a empresa se mantenha sustentável, como também possa planejar seu futuro com mais qualidade, criando projeções mais realistas e planos detalhados de como atingir seus objetivos de negócios (PARSLOE; WRIGTH, 2001).

CONCLUSÃO

O processo orçamentário é importante para a tomada de decisão das empresas, uma vez que permite aos gestores uma visão abrangente da situação da companhia, podendo prever receitas, custos e despesas, tornando-se uma ferramenta que pode auxiliar os gestores a manter seu objetivo. Neste capítulo, são apresentadas as conclusões relacionadas à pesquisa realizada, e as recomendações para futuras pesquisas sobre o tema abordado.

O estudo ressalta como o uso do orçamento empresarial pode auxiliar no processo de tomada de decisão e controle gerencial em uma indústria metal mecânica. Esse trabalho analisou os processos e práticas de orçamento em uma indústria que atua no mercado metal mecânico, no Estado do Rio Grande do Sul, com base na tomada de decisão e controle gerencial. Esse tema gerou uma problemática de pesquisa, que foi saber como o uso do orçamento empresarial pode auxiliar no processo de tomada de decisão e controle gerencial em uma indústria metal mecânica. Sendo assim, buscou-se atender os objetivos específicos e geral, de modo a responder a questão de investigação.

O Trabalho apresentou as principais características das práticas orçamentárias em quatro etapas: a primeira investigou sobre como está organizado atualmente o sistema de controle orçamentário na empresa. Em um segundo momento, verificou-se sobre a estrutura formal para o planejamento dos resultados em curto e longo prazo. A terceira averiguou se o planejamento orçamentário utilizado atualmente é adequado às necessidades da empresa, e, por último, buscou propor uma estrutura de orçamento empresarial adequada às necessidades da empresa.

A pesquisa apontou que no início do ano, a empresa divulga o que foi planejado para o controle dos gastos orçamentários ao longo do período. A princípio, sua elaboração é definida entre os meses de outubro a dezembro de um ano, para o seguinte. O processo orçamentário tem início com a proposta da diretoria sobre os objetivos a serem alcançados. Essas diretrizes são repassadas aos gestores responsáveis, que elaboram um plano orçamentário, do qual são definidas as metas para o ano. Ao longo do ano, cada gestor divulga para a sua equipe o que tem planejado sobre gastos no período e à medida que essas metas são alcançadas, são conferidas premiações financeiras aos colaboradores. Todo esse escopo demonstra que a ferramenta orçamentária tem real significado e valor para os integrantes da empresa.

O acompanhamento das práticas orçamentárias é realizado por meio de planilhas, gráficos e relatórios, confeccionados de acordo com as necessidades de cada gestor

responsável. Os relatórios são documentos que englobam diversas informações detalhadas sobre os gastos por um grupo de contas, em determinado período, essenciais para a tomada de decisão dos gerentes. As informações são levantadas pelo sistema de gestão da empresa, e disponibilizadas na forma de relatórios pela administração. Os gerentes têm acesso a variados tipos de relatórios, que informam detalhes dos gastos, além da comparação entre o que foi orçado e o que foi realizado. São realizadas reuniões mensais para tratar dessas questões. Nesses encontros, os gestores confrontam os resultados previstos com o que foi realizado, detalhando o grupo das contas que ultrapassaram o orçado. Essas ocorrências são então levadas ao conhecimento da diretoria e conselho da empresa.

Destaca-se neste estudo a necessidade da empresa melhorar a gestão e controle do orçamento, pois as práticas orçamentárias facilitam a comunicação entre todos os setores, viabilizando a identificação dos custos envolvidos nas operações e a comparação entre o que foi planejado e o que foi realizado, o que permite ter maior controle sobre os processos e tomar decisões mais embasadas para as próximas produções. O orçamento empresarial já foi considerado apenas mais um dos muitos controles que a empresa precisava realizar para manter o caixa positivo, mas felizmente este pensamento vem mudando e hoje cada vez mais já compreende o valor estratégico e benefícios da Gestão Orçamentária.

A empresa está buscando, através do seu planejamento estratégico, a inclusão da ferramenta orçamentária de forma bem detalhada e segmentada por setores, fazendo com que as pessoas se envolvam diretamente no controle de despesas de suas áreas. Esse planejamento é feito de forma detalhada e individual, por cada conta, de acordo com os setores. A maioria dos gestores demonstra uma preocupação quanto aos controles de custos, no sentido de que o conhecimento desse fator é muito importante para a tomada de decisão de todos os setores, portanto, as práticas orçamentárias são estritamente necessárias para a melhoria do desempenho organizacional.

A partir dessa visão, a empresa decidiu promover a aplicação de uma nova ferramenta orçamentária, de modo que integrasse a gestão com todas as áreas, por meio do orçamento integrado. Inicialmente, com a elaboração de planilhas eletrônicas compartilhadas com todos os envolvidos e depois com a implantação de um sistema específico, para que todas as informações estejam sempre atualizadas e disponíveis.

Quanto ao processo de incorporação das novas regras e rotinas orçamentárias, percebe-se que os gestores estão totalmente comprometidos com a elaboração e execução do plano, utilizando essas premissas para basear as suas ações. Além disso, as novas práticas passaram a ser um desafio, em que os gestores devem propor planos de ação para alcançar as

metas definidas. O plano orçamentário disponibiliza orientações para cada setor, de como os gastos devem ser realizados, possibilitando um melhor controle dos custos por conta contábil e centros de responsabilidade (centros de custo).