Organização de dossiê técnico-pedagógico

Os dossiês técnico-pedagógicos englobam toda a informação indispensável para a realização de uma formação. No que se refere aos dossiês dos cursos de Formação Financiada, os mesmos estabelecem uma forma de clarificar todo o processo. A transparência imposta a todo o processo, permite constantemente a sua monitorização e futuramente a avaliação do mesmo. Como o próprio nome indica, este tipo de formação não traz qualquer obrigação financeira para os participantes, pois é concretizada com financiamento comunitários.

Os processos referentes à Formação Não Financiada exigem o conhecimento prévio dos inscritos nas acções a desenvolver. Neste tipo de formação as inscrições eram aceites até ao dia em que ia realizar a mesma, desde que o número de participantes não ultrapassasse os 18. A ser assim, quando a data se avizinhava efectuava uma chamada telefónica para confirmar a presença dos participantes na formação, logo, se a resposta fosse positiva solicitava a documentação necessária (B.I. e NIF ou Cartão de Cidadão e Curriculum).

Durante o estágio a estagiária teve a oportunidade de realizar vários dossiês técnico pedagógicos para as diferentes acções de formação. A maioria destes, por ela elaborados, foi referentes a Acções de Formação Não Financiadas. Os dossiês dispõem- se segundo uma estrutura que identifica 12 espaços. Esses espaços estão identificados por separadores, sendo eles:

1 – Programa do curso

Neste separador, Programa do Curso, (ver anexo 2) introduz-se informação susceptível de permitir a identificação do curso. Desde os objectivos, à metodologia, da acção, ao programa, à avaliação, à duração, à identificação do formador e os recursos utilizados. Para o efeito neste espaço introduzem-se os seguintes itens:

Nome do curso; Código do curso;

27 Nome do formador; Cronograma; Duração da formação; Objectivos; População alvo; Metodologias a usar; Metodologias de avaliação; Conteúdos Programáticos; Recursos Pedagógicos; Equipamentos disponíveis.

Acreditação de Entidade Formadora: Atesta em como a Gesto Apreciativo pode

administrar os cursos nas áreas de formação. Este documento é imprescindível e de natureza independente, no entanto introduzido neste separador.

2- Documentação do formador

Este separador do dossiê tem como objectivo identificar o perfil do formador e exige que aí seja colocada informação relativa a:

Contrato de prestação de serviços (ver anexo 3); Curriculum;

Cartão de Cidadão; ou B.I. e NIF;

CCP.

3- Documentação do formando

Este separador é dedicado a armazenar toda a informação relativa aos participantes da formação, a qual vem fundida através de:

Ficha de inscrição (ver anexo 4); Contrato (ver anexo 5);

28

Cartão de cidadão;

Certificado de habilitações; NIB com nome.

Neste separador encaixa-se ainda um tratamento estatístico do perfil dos formandos (ver anexo 6).

4- Sumários das sessões

Neste separador colhem-se evidências referentes ao percurso da acção, para que futuramente se possa ter um feedback da congruência do ocorrido nas sessões com os conteúdos programáticos e com as metodologias delineadas.

Para esta realização existe um formulário próprio, onde o formador escreve os sumários e onde os formandos assinam em conforme estiveram presentes (ver anexo 7).

5- Recursos didácticos

O separador reconhecido como Recursos Didácticos designa o espaço com o mesmo nome, o qual recolhe todo o material indispensável para leccionar as formações (vídeo projector, computador, material didáctico, etc…).

6- Avaliação do formador

Neste separador está guardado o relatório criado pelo formador. Relatório que sucede no fim da acção e que é uma imposição da DGERT – Direcção-Geral do Emprego e das Relações de Trabalho. Neste relatório deve constar a forma com a formação decorreu, bem como as avaliações conferidas aos formandos, devidamente fundamentadas.

7- Avaliação dos participantes

Nestes separadores inserem-se os questionários utilizados para aferir o contentamento, quer dos formandos, quer do formador, relativamente à acção (ver anexo 8 e 9). O

29

questionário é completado, de forma a conhecer as configurações positivas e negativas. O objectivo é obter feedback para futuramente se proceder a melhorias.

Assim, depois do preenchimento e acolhimento dos questionários, efectua-se um tratamento da informação obtida. Introduzem-se todos os resultados numa folha de Excel, de forma a obter uma ilustração gráfica para as respostas dos inquéritos. O objectivo prende-se com a necessidade de recolher conclusões. Este comportamento simplifica muito a leitura dos inquéritos, passando-se a ter uma visão de conjunto (ver anexo 10).

8- Planos de sessão

Os planos de sessão incluem as planificações de todos os módulos a leccionar e nomes dos participantes (ver anexo 11).

9- Ficha de ocorrências

Este separador aloja informação que reconhece eventuais ocorrências surgidas no percurso da formação. Todas as situações sucedidas durante a formação constam da ficha de ocorrência, tais como desistências ou faltas dos participantes (ver anexo 12).

10 - Cópias de certificados de avaliação

Este separador contém as cópias de todos os certificados de formação dos participantes que obtiveram aprovação da mesma, ou seja, o original é entregue ao formando, pedindo-se que assine uma folha que ateste a entrega do mesmo, e ficando a Gesto Apreciativo com uma cópia.

30

11 – Publicidade

A divulgação de uma acção de formação é um instrumento essencial para que a mesma se concretize com sucesso. Quanto melhor a divulgação, maior a probabilidade da mesma chegar a um vasto público-alvo. Neste ponto, a garantia da realização deste objectivo exige criar publicidade bem explícita e atractiva de forma a cativar as pessoas. Esta divulgação é feita através de flyers e cartazes (ver anexo 13), endereçados para o público-alvo e outros possíveis interessados e, também, afixados. Ora, este espaço reconhecido como o separador intitulado Publicidade, destina-se a catalogar um exemplo de cada um dos meios a que se recorreu.

12 – Relatório final da acção

Neste separador podemos observar o relatório final da acção. Este relatório é feito com base nos resultados alcançados através dos questionários de avaliação reacção/satisfação dos formandos e formador.

É feito um tratamento estatístico e futuramente redige-se uma pequena síntese.

Mostra, ainda, as propostas de melhoria quando sugeridas por algum participante (ver anexo 14).

O encerramento dos dossiês é feito no final de cada acção de formação. Os dossiês são correctamente identificados e são guardados numa sala de arquivo, à qual só os funcionários da Gesto Apreciativo têm acesso.