Organização de Eventos

Mesmo com a prática constante de organizar eventos a pessoa, equipe ou empresa responsável por organizá-lo precisa seguir um roteiro básico para que tudo saia de acordo com o esperado. Para tanto, existe uma metodologia básica que será explanada a seguir. Cabe aqui ainda, ressaltar que o profissional de relações públicas tem absoluto conhecimento e está apto para organizar os diversos tipos de evento, uma vez que sua formação acadêmica primou por oferecer um ferramental teórico que permita a ele a operacionalização dos eventos em sua totalidade.

No âmbito da organização de eventos é importante ressaltar a importância do planejamento que é mencionada por Catherwood & Kirk (apud SILVA, 2003, p. 106) ao falar sobre o planejamento dos eventos: “[...] pela características e natureza de cada evento, planejar é um processo que tem que acontecer continuamente desde o começo até o fim do evento. É crucial que se tenha como ponto fundamental para este planejamento contínuo uma visão, ou conceito que podem ser articuladas facilmente e podem ser entendidas. Com o desenvolvimento do evento a coordenação precisará manter o grupo de trabalho monitorando todo o progresso continuamente para que os objetivos e metas que devem ser conhecidos por todos, para declarar a prosperidade do evento”.

Ainda em se tratando de planejamento, porém no contexto mais específico das relações públicas, Andrade (apud SILVA, 2003, p. 108) afirma que o mesmo“[...] começa sempre com uma análise da conjuntura, ou mais precisamente, com o levantamento de mercado, seu potencial de demanda e sua capacidade de oferta, a fim de traçar objetos e metas”. Em suma, os princípios básicos do planejamento consistem em planejar, organizar, executar e avaliar. Para o evento deve-se criar uma comissão organizadora que terá as tarefas divididas em sub-comissões, para que cada etapa tenha suas metas alcançadas. Algumas das etapas fundamentais a serem cumpridas pelas sub-comissões são:

• Responsabilidade direta pelo evento; • Finanças;

• Captação de patrocínio e apoio; • Orçamentos e serviços;

• Divulgação; • Comercial;

• Cerimonial e protocolo.

Quanto ao evento propriamente dito, as etapas de realização seguem da seguinte forma de acordo com Giacaglia (2003) que tem um roteiro interessante de acordo com a finalidade desse trabalho:

- Objetivos: é o primeiro passo do planejamento. Os objetivos é que nortearão o tipo de evento a ser realizado, o tamanho, o público que a ser atingido e as ações estratégicas a serem desenvolvidas;

- Orçamento: o valor a ser disponibilizado deverá ser discutido com a direção, a fim de entrar em consenso e ter verba suficiente para fazê-lo;

- Estratégias e planos de ação: são as estratégias de ação que farão a diferença nos resultados. É nesse ponto que se define o tipo de evento, o público, local, data, horário e convite e demais questões relevantes;

- Tema: através do tema, algumas questões poderão ser resolvidas, tais como local, convite, material de apoio, atrações. O tema vai

estar presente em todos os materiais de divulgação e decoração do local;

- Público-alvo: Para o sucesso do evento é preciso ter bem definido o público, pois todas as estratégias serão voltadas a ele. O perfil do público deve estar de acordo com os objetivos para que não ocorram conflitos de interesses;

- Data do evento: A data é uma decisão importante para o sucesso do evento. É preciso considerar o calendário regional, a melhor época para o segmento dos negócios, a fim de otimizar os resultados e não correr riscos desnecessários;

- Horário para o evento: Assim como a data, o horário tem grande influência sobre o sucesso do evento. O horário está diretamente relacionado ao tipo de evento;

- Local do evento: O local tem que ter o perfil do evento, infra- estrutura necessária, e estar de acordo com as expectativas do investimento. A infra-estrutura é muito importante, o local deve ter capacidade de alocar as pessoas confortavelmente, ter serviços como estacionamento, recepção, estar em bom estado de conservação, segurança, entre outros;

- Vender cotas do evento: as cotas são meios de captar patrocínio e minimizar os investimentos diretos. Para captar esses patrocínios é preciso apresentar uma proposta com os custos, vantagens, objetivos e finalidades do evento;

- Reunir os envolvidos: A reunião para definir o papel de cada um e para que todos conheçam a finalidade do evento e os procedimentos da organização a fim de esclarecer as responsabilidades de cada um;

- Contratação de serviços de terceiros: A sub-comissão responsável pela contratação de serviços de terceiros deve ter uma planilha de tudo o que se faz necessário, tal como segurança, limpeza, buffet, recepção, equipamentos, transporte, manobristas, fotos e filmagens, decoração e demais que se fizer necessário; - Elaborar e enviar convites: os convites deverão ser elaborados de

acordo com a perspectiva do evento, o público que se quer atingir, sendo que ele pode ser simples ou mais requintado;

- Desenvolvimento de material promocional: A confecção de materiais promocionais, como folders, folhetos institucionais, e- mail marketing, brindes, crachás, fichas cadastrais, tags e demais, devem ser produzidos com o layout de acordo com o tema e serem marcantes para se destacarem e os participantes poderem identificá-los;

- Definir promoções e atrações: Além das partes formais e técnicas dos eventos é preciso que haja atrações para que as pessoas possam se distrair. Essas atrações podem ser shows, happy hour5, atividades físicas, laboral, etc;

- Divulgação do evento: Essa etapa é muito importante para o evento, é através da divulgação que se atingirá os públicos de interesse. Os meios de divulgação deverão ser escolhidos de acordo o orçamento disponível, público e objetivos. Os meios mais

5 _{O Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa registra a locução substantiva happy hour (do inglês happy}

hour) com o significado inicial de «período do dia em que o preço das bebidas nos bares é reduzido ou em que aperitivos são servidos gratuitamente». Atualmente indica «o período do dia, no fim da tarde e após o

encerramento do trabalho, em que se tomam em convívio bebidas, a pretexto de serem aperitivos para o jantar». Disponível em Ciberdúvidas da Língua Portuguesa <

tradicionais, são veículos impressos, folders, flyers6, rádio e quando o caso, televisão. Atualmente a internet é uma ferramenta indispensável na divulgação de qualquer ação;

- Check List: O Check List serve para orientar o processo de

organização do evento, por meio dele, acontece o controle dos preparativos;

- Avaliação: Após o término do evento começa a fase de avaliação do evento e dos resultados.

Para auxiliar no processo de avaliação, podem-se considerar os resultados dos instrumentos aplicados aos clientes, participantes, expositores, convidados, fornecedores, patrocinadores, ou seja, todos os públicos envolvidos no evento. Como produto final desse processo, espera-se segundo Martin (apud SILVA, 2003, p. 117):

• Identificar os pontos fortes e fracos do evento;

• Avaliar o conteúdo técnico e cientifico dos temas abordados e atuação dos palestrantes;

• Identificar o perfil dos públicos atingidos; • Avaliar a qualidade dos serviços prestados;

• Verificar se os objetivos propostos foram alcançados;

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Filipeta é um termo atualmente usado no Brasil para designar pequenos folhetos publicitários, panfletos também chamados de flyers, que têm a função de anunciar e promover eventos, serviços ou instruções numa ampla gama de aplicações. Disponível em Wikipedia <http://pt.wikipedia.org/wiki/Flyer>. Acesso em 18 de maio de 2009.

• Avaliar o check list e cronogramas e

• Checar o orçamento planejado e os investimentos/ custos realizados.

A partir de uma ampla análise de eventos como ferramenta de comunicação integrada, pode-se observar que é necessário um grande senso de compreensão da importância dos públicos e do impacto dos relacionamentos entre organização e os mesmos.

A própria natureza da prática relações públicas aliada à formação do profissional, fazem com que a organização de eventos seja uma atividade condizente com tal formação, como comprova SIMÕES (1995, p. 213) quando menciona “O objetivo das Relações Públicas, função organizacional e atividade profissional, é legitimar as ações organizacionais de interesse público. A finalidade última (ou primeira) das Relações Públicas é a de legitimar o poder de decisão e as ações da organização, a fim de influenciar os mercados para iniciar, expandir e manter as trocas com a organização e manter sua existência”.

Portanto, como podemos observar organizar um evento exige determinação e disposição, é um trabalho complexo e minucioso. Logo, para que os objetivos sejam atingidos de forma plena, é indicado que seja realizado por um profissional de relações públicas capaz de unir seu conhecimento acadêmico/técnico ao planejamento estratégico organizacional obtendo, dessa maneira, resultados de impacto para a organização.

Tal resultado deve fazer parte de uma estratégia maior, que se faz presente dentro do contexto organizacional na utilização de uma comunicação integrada, que conta com uma variedade de ações de comunicação, dentre elas “eventos”, como poderá ser visto no decorrer do presente estudo.