Organização e Gestão dos Serviços Farmacêuticos

Os Serviços Farmacêuticos são responsáveis pela aquisição, distribuição e controlo de qualidade de todos os medicamentos, dispositivos médicos e outros produtos farmacêuticos, utilizados no hospital, quer para doentes em regime de internamento, quer para doentes em regime de ambulatório [1, 2].

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A gestão de medicamentos é o conjunto de procedimentos realizados pelos Serviços Farmacêuticos Hospitalares, que garantem o bom uso e dispensa dos medicamentos em perfeitas condições aos doentes do hospital [1].

Este processo compreende várias fases que começam na seleção dos medicamentos, aquisição e armazenagem, passando pela distribuição e acabando na administração do medicamento ao doente [1]. A gestão dos SF tem assim, merecido por parte do Farmacêutico uma especial atenção com o objetivo de rentabilizar o serviço e minimizar os custos e os desperdícios, garantindo a existência dos medicamentos de modo a que nunca esgote o medicamento que o doente necessita, mas sem que existam produtos sem rotação em excesso na farmácia.

2.1 Seleção de medicamentos

O farmacêutico hospitalar é responsável por garantir aos doentes os medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos de melhor qualidade e aos mais baixos custos [1]. A sua aquisição deve ser efetuada pelos SF em articulação com o Serviço de Aprovisionamento (SA) [1].

Os medicamentos representam uma elevada parcela no orçamento dos hospitais. Tal fato justifica a implementação de medidas que assegurem o uso racional destes produtos. Pretende-se assim, adquirir o produto farmacêutico mais adequado às necessidades do hospital garantindo a racionalização dos recursos monetários e físicos envolvidos.

Em Portugal a seleção de medicamentos a adquirir pelas farmácias hospitalares faz-se seguindo as indicações do Formulário Hospitalar Nacional do Medicamento (FHNM) e adendas de medicamentos do Hospital (resultantes dos pareceres e relatórios emitidos pela Comissão de Farmácia e Terapêutica (CFT) e autorizados pelo Conselho de Administração).

A seleção de medicamentos inseridos no FHNM tem caráter obrigatório, ou seja, em regra apenas devem ser utilizados a nível hospitalar os medicamentos que dele fazem parte [3]. No entanto, os hospitais podem mediante certas circunstâncias, utilizar medicamentos não constantes do FHNM. Estes medicamentos terão que ser incluídos em adendas ao formulário aprovadas nos termos do despacho n.º 1083/2004 (2.ª série), de 1 de Dezembro de 2003 [4]. A aprovação da adenda ao FHNM depende ainda de proposta consubstanciada em relatório fundamentado, a elaborar pelo Diretor do Serviço Hospitalar, no qual se demonstra o valor acrescentado do medicamento proposto face às demais alternativas terapêuticas existentes [3].

Os procedimentos a nível de aquisição e distribuição são distintos tendo em conta a seguintes situações: concurso público, ajuste direto e aquisição urgente.

Na Farmácia Hospitalar do CHVNG/ E, os medicamentos a adquirir são pedidos via informática por um Farmacêutico que efetua os pedidos de compra tendo como base a análise diária das faltas registadas no programa GSFarm (programa de gestão de stocks do armazém central) e os indicadores de gestão (obtidos através do sistema informático CPC).

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Os indicadores de gestão, por norma, correspondem ao stock de um mês e têm quatro pontos de referência: ponto de encomenda, stock máximo, stock mínimo e stock de segurança. Os entraves a uma boa gestão colocam-se quando o registo de consumos não está em dia, quando existem erros de stock, ou quando as encomendas se encontram pendentes.

A listagem dos indicadores de gestão permite retirar as faltas dos diferentes armazéns centrais da farmácia (F2- Farmácia Unidade 2; F3- Armazém Central; F4- Farmácia de Ambulatório; F5- Citotóxicos; F7- Armazém de soros; F8- Estupefacientes e Benzodiazepinas; F9- RFID). Os pedidos de compra são posteriormente autorizados pelo Diretor de Serviço.

Após pedido de compra autorizado, o aprovisionamento faz consulta aos laboratórios. Os laboratórios enviam as suas propostas, é efetuada a escolha e faz-se o pedido de autorização para abertura de ajuste direto e criação de procedimentos na aplicação. As notas de encomenda vão a cabimentar aos serviços financeiros (sendo-lhe atribuído um nº compromisso, que garante que o CHVNG/E se compromete a pagar o solicitado na nota de encomenda) sendo por fim autorizadas pelo responsável do Serviço de Aprovisionamento ou pelo Conselho de Administração [5].

Segundo o Despacho nº 3572/2013 no âmbito da aquisição de produtos farmacêuticos é obrigatória que esta seja efetuada ao abrigo dos Contratos Públicos de Aprovisionamento (CPA) [5]. Para tal, a SPMS – Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E.P.E., divulga, através do Catálogo de Aprovisionamento Público da Saúde (disponível online), a lista dos prestadores de serviços abrangidos por contratos públicos de aprovisionamento [5]. Desta forma os SF vêm-se obrigados a restringir a seleção aos produtos inseridos nos concursos em vigor.

Excecionalmente, os Serviços Farmacêuticos podem pedir um empréstimo de determinado medicamento ou produto farmacêutico a outros Hospitais por exemplo, caso se verifique uma rutura de stock do mesmo, e haja necessidade urgente deste. Recorre-se a esta situação apenas quando não é possível adquirir em tempo útil o produto através dos procedimentos normais.

2.2 Receção e Armazenamento de Medicamentos

A receção das encomendas é feita por um assistente operacional (AO) que verifica a documentação que acompanha os medicamentos, as quantidades, as condições da embalagem e a validade.

É importante verificar se os medicamentos que chegam à farmácia estão em conformidade com o que foi pedido. Caso tal não aconteça é necessário proceder-se à reclamação e sua possível devolução junto do fornecedor.

Aquando da conferência das validades, todos os medicamentos datados com o ano presente são anotados numa ficha de controlo de validades. Caso o farmacêutico autorize a permanência dos medicamentos nos armazéns da farmácia após compromisso da parte do fornecedor de que a quantidade não utilizada pode ser trocada ou creditada, estes podem ser arrumados.

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Após a receção, os medicamentos são conferidos por um Técnico de Diagnóstico e Terapêutica (TDT). A receção informática é posteriormente efetuada por uma administrativa.

Os estupefacientes, psicotrópicos e hemoderivados são conferidos por um farmacêutico, sendo os dois primeiros sujeitos a dupla verificação efetuada por outro farmacêutico. Os estupefacientes e psicotrópicos devem fazer-se acompanhar do Anexo VII que deve estar devidamente preenchido e ser posteriormente arquivado. Relativamente aos hemoderivados, a documentação técnica que acompanha este tipo de medicação (Certificado de Autorização de Utilização de Lote (CAUL), certificados de análise,..) é posteriormente arquivada juntamente com uma cópia da guia de remessa/ fatura.

No que diz respeito aos citotóxicos (CTX), este tipo de medicamentos devem ser separados dos restantes e devem ser devidamente identificados com o dístico CTX de forma a evitar possíveis acidentes.

Os produtos rececionados são arrumados nos armazéns respetivos de acordo com a sua especificidade. As condições de armazenamento contribuem para a garantia da estabilidade e qualidade dos medicamentos, devendo sempre seguir as indicações dos fabricantes. No armazém da clássica, os medicamentos estão armazenados por ordem alfabética e segundo a regra “First Expire, First Out” (FEFO). No entanto, existem alguns medicamentos/ produtos de saúde que, excecionalmente, não se encontram armazenados segundo a organização acima descrita como é o caso dos Hemoderivados, nutrição entérica e parentérica, medicamentos de uso oftálmico, desinfetantes e produtos de contraste radiológico. (armazenados em local devidamente identificado), medicamentos inflamáveis (em edifico próprio ou um armário de segurança de inflamáveis), estupefacientes e psicotrópicos (em local reservado com fechadura e código de segurança).

Durante a arrumação é importante verificar os prazos de validade dos medicamentos a arrumar e dos medicamentosjá arrumados. Para além deste controlo, nos SF é efetuado um controlo de validades mensal.

2.3 Controlo de prazos de validade

A validade dos produtos farmacêuticos e medicamentos deve ser monitorizada para que assim se possam evitar perdas e erros de administração por prazos de validade expirados. Quando se detetam validades expiradas, deve-se procurar entender o motivo que levou ao término do prazo de validade do medicamento sem que este tivesse sido consumido por nenhum serviço. São várias as razões possíveis, entre elas uma diminuição de consumo, falhas no processo de armazenagem ou compras em quantidades excessivas. É importante analisar cada uma das causas para que se possam estabelecer medidas que previnam situações semelhantes no futuro.

Quando se deteta atempadamente uma aproximação de prazo de validade tenta-se o consumo junto de outros serviços e por vezes outros hospitais. Quando os medicamentos pertencem aos carros de emergência, são devolvidos 3 meses antes de expirar o seu prazo de

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validade, com referência de que pertencem ao carro de emergência. Tenta-se o seu consumo junto de outros serviços ou a sua devolução ao laboratório fornecedor.

Relativamente ao procedimento de verificação dos prazos de validade nos armazéns avançados, este é feito por um TDT. Quando se detetam medicamentos com prazo expirado ou a expirar procede-se à sua recolha e posterior transferência informática para o armazém Q1 (armazém destinado a todos os medicamentos que se encontram com o prazo de validade expirado ou que estão danificados e que aguardam tratamento administrativo).

Normalmente é feito um pedido de devolução para crédito ou troca ao laboratório fornecedor. Se o laboratório aceitar faz-se uma devolução ao fornecedor que para além de abater ao stock emite também uma guia de remessa para acompanhar os medicamentos. Caso não seja possível faz-se o abate informático do produto em questão e guarda-se por um mês o medicamento e a respetiva guia de abate, para possível fiscalização.