Organização e Gestão dos Serviços Farmacêuticos

A equipa dos Serviços Farmacêuticos deste Hospital é constituída por um farmacêutico Diretor do Serviço, 6 farmacêuticas, 5 técnicos de diagnóstico e terapêutica, 3 auxiliares e 3 administrativos.

As instalações da Farmácia Hospitalar encontram-se divididas em diversas zonas de trabalho:

 Open space – sala de trabalho das farmacêuticas;

 Gabinete do Diretor do Serviço;

 Sala de arquivos;

 3 Armazéns;

 Laboratório;

 Zona de atendimento ao público – ambulatório;

 Serviços administrativos;

 Sala para desinfeção do material;

 Zona de receção de encomendas;

 Sala de distribuição;

 Sala de reembalagem;

 Sala de descanso/convívio;

 Duas salas para preparação de citotóxicos e bolsas de alimentação parentérica;

 Sala de ensaios clínicos;

 Vestiários feminino e masculino com casas de banho privativas.

No primeiro dia do meu estágio, o Dr. Jorge Aperta, Diretor do Serviço, mostrou-me as instalações acima referidas, de modo a ganhar autonomia no Serviço.

2.1. Aprovisionamento

A função aprovisionamento consiste no processo de seleção, aquisição, receção, conservação e gestão de stocks de medicamentos, englobando as relações entre fornecedores, administração da instituição e os diversos serviços hospitalares. Gestão de

stocks de medicamentos é definido como o conjunto de procedimentos realizados pelos

Serviços Farmacêuticos que garantem o uso racional e dispensa dos medicamentos em perfeitas condições aos doentes do hospital.3 _{No sentido de auxiliar os farmacêuticos na}

gestão dos medicamentos existem vários sistemas informáticos bastante úteis. Uma gestão de

stocks correta permite garantir assistência a todos os utentes do hospital, no que respeita a

medicamentos, dispositivos médicos e outros produtos farmacêuticos sem interrupções nem atrasos. Na Unidade Local de Saúde da Guarda, a gestão e aprovisionamento de medicamentos é efetuada com o auxílio do software ALERT®_{. Com a ajuda deste sistema}

tendo em conta o estudo de consumos anteriores, permitindo fazer previsões estatísticas de consumo. É fundamental a realização de estimativas de consumo dos medicamentos e outros produtos farmacêuticos, de modo a estabelecer critérios de aquisição. Recorre-se então à classificação ABC para auxiliar na gestão de stocks. As características dos fornecedores e os hábitos de prescrição dos clínicos do Hospital permitem também estabelecer critérios de seleção dos medicamentos a adquirir.

O farmacêutico hospitalar responsável pelas compras tem a função de verificar diariamente quais os produtos que é necessário encomendar. Para isso o farmacêutico analisa a lista de medicamentos, gerada automaticamente pelo ALERT®_{. Seguidamente a lista é}

analisada e é elaborada uma nova tabela com a descrição, código e quantidade dos produtos que é necessário encomendar. Posteriormente, esta lista é entregue aos serviços administrativos que se encarregam de fazer os pedidos. Depois de validados pelo farmacêutico, as notas de encomenda são então reencaminhadas para a contabilidade e é emitido um número de compromisso. Só depois de lhe ser atribuído este número é que a compra pode ser realizada.5

Durante o estágio tive oportunidade de participar no processo de aquisição de medicamentos, com o auxílio e supervisão da farmacêutica responsável por esta tarefa.

É importante referir que a gestão do stock de gases medicinais no Hospital Sousa Martins é uma tarefa de grande importância e responsabilidade.

2.2. Sistemas e critérios de aquisição

A seleção de medicamentos para o Hospital é feita pela Comissão de Farmácia e Terapêutica (CFT), tendo por base o Formulário Hospitalar Nacional de Medicamentos (FHNM) e as necessidades terapêuticas dos doentes do Hospital.

O farmacêutico hospitalar é responsável por garantir aos doentes a melhor qualidade e os mais baixos custos associados aos medicamentos.3

Existem medicamentos que requerem procedimentos especiais para serem adquiridos. Como exemplo temos os medicamentos com Autorização de Utilização Especial (AUE), os psicotrópicos e estupefacientes, as benzodiazepinas, os gases medicinais e os hemoderivados. Segundo o Decreto-lei n.º 20/2013, de 14 de fevereiro, o INFARMED pode autorizar a utilização em Portugal de medicamentos que não possuem qualquer autorização prevista na legislação quando estes medicamentos sejam considerados imprescindíveis, mediante justificação clínica, à prevenção, diagnóstico ou tratamento de determinadas patologias, para dar resposta à propagação potencial de agentes patogénicos ou em casos excecionais para doentes específicos.6 _{(Anexo VII)}

No que respeita à aquisição de psicotrópicos, estupefacientes e benzodiazepinas é necessário o preenchimento do anexo VII da Portaria nº 981/98 de 8 de Junho e a sua entrega juntamente com a nota de encomenda.7 _{(Anexo VIII) O duplicado deste anexo deve ficar}

2.3. Receção e conferência de produtos adquiridos

Nos Serviços Farmacêuticos do Hospital Sousa Martins a receção de encomendas é realizada numa área com fácil acesso ao exterior e próxima dos armazéns. As encomendas são, normalmente, rececionadas por um auxiliar responsável por verificar a fatura das mesmas. Após a receção deve conferir-se o número e o estado da encomenda de modo a avaliar se não ocorreu nenhum erro na entrega e se os produtos se encontram todos em bom estado.

Os produtos devem passar por um processo de entrada no sistema informático, onde se faz o registo, não só dos stocks, mas também dos prazos de validade. Após este registo segue-se o processo de armazenamento dos produtos.

Os estupefacientes, psicotrópicos e hemoderivados têm de ser recebidos e conferidos por um farmacêutico. Depois de rececionados, os estupefacientes e os psicotrópicos são armazenados em cofres. Quanto aos hemoderivados, estes têm que ser acompanhados dos boletins de análise e dos certificados de aprovação emitidos pelo INFARMED, que ficam arquivados juntamento com a respetiva fatura em dossiers específicos.3

O processo de receção de gases medicinais difere dos outros medicamentos. A receção decorre na central hospitalar de gases. Procede-se à conferência, das condições de acondicionamento e a conformidade dos gases (denominação, lote, validade e quantidade). Toda a documentação técnica é posteriormente arquivada nos Serviços Farmacêuticos.

2.4. Armazenamento

Os Serviços Farmacêuticos do Hospital Sousa Martins possuem três áreas de armazenamento: uma para produtos de grande rotação como soros e água destilada, outro para desinfetantes e ainda outro para os restantes medicamentos e produtos farmacêuticos. Este último armazém está dividido em várias áreas. A área que ocupa mais espaço é constituída por estantes metálicas com medicamentos, organizados por ordem alfabética da sua DCI e segundo a regra “First in First out”, associada ao facto do menor prazo de validade ser o primeiro a ser consumido. Existem também estantes destinadas a produtos de alimentação parentérica e entérica, material de penso com ação terapêutica e anticoncecionais. Existe ainda um armário com antídotos e medicamentos de importação e um com medicamentos psiquiátricos. Numa outra seção desta área, encontram-se vários frigoríficos, onde estão armazenados hemoderivados, citotóxicos e vacinas. Existe, também uma arca de armazenamento de plasma. As benzodiazepinas, os psicotrópicos e estupefacientes são armazenados em cofres existentes no armazém.

Mensalmente são verificados os prazos de validade de todos os medicamentos através do sistema informático. No caso de validades inferiores a seis meses, a farmacêutica contacta os fornecedores para emissão de uma nota de crédito ou troca por medicamentos com

de se efetuar uma troca direta com outro serviço de saúde, com vista à utilização do produto nesse serviço evitando o desperdício.