Os grupos focais

Considerando a amplitude, a complexidade organizacional, o número expressivo de servidores (n=244) e o exíguo espaço de tempo disponível para se chegar ao termo do atendimento da demanda (Blyth & Worthington, 2007; Duerk, 1993), foram organizados grupos focais, com o objetivo de apreender a percepção e o ponto de vista coletivo relativos aos espaços de trabalho. A representação dos servidores possibilitou a formulação dos requisitos de funcionamento das diferentes unidades da estrutura do órgão.

A composição dos grupos focais teve como base as secretarias e unidades gestoras do órgão, segundo o seu organograma funcional (Figuras 10, 11 e 12).

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Figura 10. Organograma funcional do CJF, com destaque das unidades da Corregedoria-Geral da Justiça Federal: a Turma Nacional de Uniformização de Jurisprudência dos Juizados Especiais Federais e o Centro de Estudos Judiciários.

Figura 11. Organograma funcional do CJF, com destaque da Secretaria-Geral e suas unidades subordinadas, consideradas para este estudo.

Figura 12. Organograma funcional da Secretaria de Administração do CJF e suas unidades subordinadas.

Foram constituídos treze grupos compostos pelas dez principais unidades de secretaria do CJF:

1. Coordenação-Geral da Justiça Federal (CG). 2. Secretaria de Ensino (SEN).

3. Secretaria de Pesquisa e Informação Jurídicas (SPI).

4. Turma Nacional de Uniformização dos Juizados Especiais Federais (TNU). 5. Secretaria-Geral (SG).

6. Secretaria de Controle Interno (SCI). 7. Secretaria de Administração (SAD).

8. Secretaria de Planejamento, Orçamento e Finanças (SPO). 9. Secretaria de Recursos Humanos (SRH).

10. Secretaria de Tecnologia da Informação e das Comunicações (STI).

Pela especificidade das atividades realizadas pelos servidores da SPI foram constituídos dois grupos focais distintos com cada uma das Subsecretarias que compõe a unidade: a Subsecretaria de Informação Documental (Biblio.) e a Subsecretaria de Pesquisas e Editoração (Edit.). O mesmo critério foi aplicado para a formação de mais dois

69 grupos focais para as assessorias especializadas: a de Comunicação Social (COM), subordinada à SG, e a de Arquitetura e Engenharia (AAE), subordinada à SAD.

A sessão com o grupo focal formado pelos servidores da SAD teve a participação de vinte e seis (26) dos cinquenta (50) servidores lotados na Secretaria. Para melhor conduzir a reunião, optou-se, com a anuência dos presentes, pelo registro dos dados seguindo cada subunidade da SAD, sendo assim dividido: Gabinete da Secretaria de Administração (SEC), Subsecretaria de Material e Patrimônio (SUMAP), Subsecretaria de Manutenção e Serviços Gráficos (SUMAN), Subsecretaria de Programação e Execução Orçamentária e Financeira (SUORF), e Comissão Permanente de Licitação (CPL).

Os encontros foram realizados na Sala de Reuniões do CJF, previamente agendados, e contou com a presença dos secretários, gestores e demais servidores das unidades. A duração das sessões variou de 1 hora e 45 minutos a 2 horas e 30 minutos. Em função da singularidade dos dados sobre o espaço e a realidade de trabalho e a fim de promover uma reflexão anterior às sessões com os grupos focais (Blyth & Worthington, 2007), as questões orientadoras foram previamente distribuídas aos participantes (Anexo A).

Como diretiva para a equipe interdisciplinar, visitas aos espaços de trabalho, anteriores às sessões, permitiram a realização de observações globais das situações de trabalho das unidades de referência dos grupos focais.

A reformulação da demanda inicial por parte da equipe multidisciplinar, associando a análise dos dados obtidos na reunião com os gestores à natureza aberta da AET, permitiu a retroalimentação dos dados para a construção do método. A visão global da situação favoreceu a compreensão da demanda real necessária para a ação ergonômica, como subsídio ao processo de programação arquitetônica para o projeto da futura sede.

Em razão da ausência de dados quantitativos, resultantes da entrevista com os gestores, sobre a projeção de aumento da população de trabalhadores e de maiores informações sobre as diretrizes das possíveis mudanças na estrutura organizacional, decidiu-se por investigar junto aos grupos focais as deficiências e as incoerências encontradas entre as atividades realizadas e a estrutura organizacional de cada setor. A referência para a análise foi o número de servidores e os cargos existentes nas unidades de trabalho, dados estes também apresentados pelos grupos focais. Juntamente com o aprofundamento da investigação sobre as intenções dos servidores em relação ao projeto arquitetônico, agregou-se a categoria fundamentada na expectativa de melhoria promovida pelo novo edifício sede.

Estabelecidas as categorias de análise, realizou-se a correspondência com as questões diretoras elaboradas para a coleta de dados. Adotou-se como eixo norteador para discussão nos grupos focais: (a) os dados gerais da unidade organizacional; (b) as características das atividades executadas pelos servidores; (c) a descrição dos procedimentos e das rotinas de trabalho, bem como as estratégias para a execução das tarefas prescritas; (d) a descrição do mobiliário e dos equipamentos necessários às atividades; (e) a inter-relação entre as unidades funcionais e a sua relação de proximidade visando identificar a cooperação no trabalho, e a melhor localização no prédio; (f) o tipo de atendimento ao público, interno ou de visitantes externos, em que situações ele ocorre e quais os equipamentos e mobiliário necessários; e (g) as expectativas dos servidores sobre o novo prédio, incluindo valores institucionais, aspectos ambientais e as relações sociais entre os servidores.

Para este estudo, a referência do trabalho de Margaritis e Marmaras (2007) complementa a construção das questões apresentadas aos grupos focais, principalmente no que se refere à definição dos elementos componentes do programa arquitetônico, conforme a Tabela 5 que segue:

71 Tabela 5

Correspondência entre as categorias de análise, as questões para a coleta de dados nos grupos focais e o referencial do estudo de Margaritis e Marmaras (2007).

Categorias Questões Referencial de M. & M.

Atividade Quais os tipos de atividades realizadas? As atividades realizadas por cada unidade da organização

Há atendimento ao público externo, ao público interno ou a ambos? Em que situações o atendimento ocorre? Atendimento ao público externo Condições físicas do espaço de trabalho

Qual o mobiliário e/ou equipamentos necessários para o desenvolvimento das atividades descritas?

Requisitos de segurança, equipamentos,

localização Sugestões de

melhoria

Qual o número de servidores que trabalham no seu setor e que cargos ocupam?

Número de trabalhadores permanentes ou

temporários O organograma do seu setor reflete a realidade do

seu trabalho? Caso não reflita, quais seriam as sugestões para torná-lo adequado às atividades nele desenvolvidas?

Estrutura organizacional

Qual a sua expectativa com relação ao projeto da nova sede para a melhoria da qualidade de vida no seu ambiente de trabalho?

_

Interações entre setores

Quais setores deveriam estar próximos ao seu? Necessidades de cooperação e

proximidade entre os setores

Para a realização dos seus trabalhos, com quais setores é necessária a troca de informações? De que setores vocês recebem as solicitações de serviços?

Ao término dos serviços, para quais setores eles são encaminhados?

Os membros da equipe multidisciplinar participaram das sessões como mediadores e facilitadores da discussão e da dinâmica do grupo. Os encontros com cada grupo focal foram conduzidos com a seguinte distribuição de funções: um membro como moderador da sessão, dois membros incumbidos de anotar as verbalizações dos participantes sobre os temas propostos, e, por fim, um quarto membro que registrava no computador, em tempo real, os dados resultantes das discussões, seguindo a ordem das questões colocadas.

As informações digitadas no computador eram acompanhadas pelos participantes do grupo com o auxílio da projeção de um equipamento de data show. As sessões tinham início com a apresentação dos participantes e da equipe que conduziria os trabalhos. Em seguida, a equipe apresentava as regras para o encontro (Anexo B).

Ao final da sessão, os registros projetados por meio do data show eram lidos por todos os presentes. Caso os participantes do grupo focal percebessem a falta de pontos importantes debatidos, sua inclusão era feita imediatamente. Igualmente, as anotações realizadas pelos dois membros da equipe de trabalho eram revistas para a verificação dos pontos que porventura tivessem sido mencionados, mas que precisavam de um aprofundamento na discussão. Após a leitura, os servidores presentes validavam as informações antes do término da sessão.

Em atenção ao pedido dos gestores do órgão, os registros coletados foram impressos e remetidos aos secretários das unidades, para uma segunda validação, constando da assinatura e carimbo do secretário. Tal procedimento visava a composição de documentos dos autos do processo administrativo relativo à construção da nova sede.

A economia de tempo e a possibilidade de se obter a diversidade de informações sobre as atividades de trabalho permitiram a apresentação dos diferentes pontos de vista e a aproximação da visão geral pressuposta para a AET.

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