Outras Actividades

Neste ponto descrevem-se as actividades mais simples, podendo considerar-se tarefas em vez de actividades, realizadas em período de estágio. Estas tarefas foram desenvolvidas por mim, a pedido do Citeforma, não tendo um grau de dificuldade ou aprendizagem muito elevado, todavia foi necessário despender de algum tempo para a sua concretização, daí a decisão de as explicitar.

2.5.1. Auditoria aos Dossiers Técnico-Pedagógicos

Um Dossier Técnico-Pedagógico é um dossier que inclui uma variedade de informações e documentos relativas aos formandos e a cada curso EFA, existindo um dossier para cada curso, esse dossier encontra-se disponível para visualização na Secretaria do centro. Para a realização da auditoria aos Dossiers Técnico- Pedagógicos dos cursos EFA, foi necessário efectuar primeiramente uma tabela19 onde seriam colocados os resultados da auditoria de cada dossier. Essa tabela incluía os dados em falta ou incompletos e os dados presentes. Esta tarefa foi efectuada em conjunto com a colega estagiária. Para além de se ter efectuado essa análise foi criado uma proposta de índice20 para o Dossier Técnico-Pedagógico com alguns pontos extra que se consideraram importantes acrescentar.

Foi interessante desenvolver uma auditoria pois é um processo que nunca tive oportunidade de realizar, promovendo mais uma experiência importante para o meu futuro profissional.

19_{Anexo XIII – Tabela de preenchimento da Auditoria aos Dossiers Técnico-Pedagógicos} 20_{Anexo XIV – Índice alternativo para o Dossier Técnico-Pedagógico}

2.5.2. Check –List de Acções de Melhoria

Para a definição do meu projecto de estágio foi necessário proceder à realização de uma check-list onde se verificava as acções de melhoria descritas na anterior Acreditação. Esta lista indicava as acções de melhoria que ainda não tinham sido efectuadas e que necessitavam de ser concluídas para se proceder à renovação da Acreditação. Algumas dessas acções foram incluídas no meu projecto de estágio.

2.5.3. Impressão de Documentos para revisão e obtenção de feedback

A ocorrência desta tarefa tinha lugar aquando da necessidade de feedback do trabalho realizado pela estagiária. Estas impressões efectuadas provinham do Manual de Acolhimento e Procedimentos do Formador e do Coordenador e do Modelo de Avaliação da Formação, e entregues à responsável pelo Departamento de Formação e por vezes aos Técnicos de Formação, que mais tarde transmitiam as suas opiniões, alterações e propostas.

2.5.4. Amostra de inquiridos para fase de teste dos Questionários de Impacto Para que os questionários de impacto fossem considerados viáveis foi necessário recorrer a uma fase de teste. Inicialmente, essa lista foi criada recorrendo às prestações de serviços, empresas ou organizações que requeriam ao centro, formação à medida ou apenas para os seus funcionários, e outras organizações que custeavam a formação de um ou dois empregados que seriam integrados em acções de formação previstas no centro. A escolha dessas empresas deveu-se ao facto de se ter a certeza que as chefias directas desses “formandos” tinham conhecimento da frequência na formação, então teriam uma opinião sobre a prestação antes e após a formação, podendo identificar mudanças. A selecção dessas empresas demorou algum tempo pois era difícil conseguir, através do Sistema informático de gestão da formação, encontrar as empresas e posteriormente fazer a ligação com os “seus” formandos.

2.5.5. Preparação de “pastas” para o envio dos Questionários de Impacto Como referido na tarefa anterior foi criada uma lista com os inquiridos para a fase de teste dos questionários de impacto. O envio desses questionários seria efectuado via e-mail para os formandos. Para tal era necessário criar uma “pasta digital” identificada por empresa, que continha os questionários direccionados a cada

formando e à sua chefia directa. Esses questionários de impacto e para a chefia eram identificados com o nome, curso e data de frequência da acção, o que ocupava bastante tempo, pois era necessário formatar os questionários em formato inquérito e bloqueá-los para que não ocorressem alterações na formatação do documento. Foram enviados cerca de 80 questionários na fase de teste e cerca de 1300 questionários já para a fase de aquisição de informações para posterior tratamento. O meu papel consistiu nessa preparação e formatação de todos os questionários.

2.5.6. Preparação de Base de Dados para envio de 2ª via de Questionários de Imagem Externa

Os questionários de imagem externa, como referido, foram enviados pelo Gabinete de Marketing e Comunicação. Todavia, esse primeiro envio não obteve os resultados esperados, logo foi necessário recorrer a um segundo envio para os ex- formandos que não tinham respondido anteriormente. A base de dados para esse envio era enorme, com mais de 2200 inquiridos. Foi da minha responsabilidade “limpar” essa base de dados retirando os ex-formandos que já tinham respondido, que o e-mail indicado não era o correcto ou já não se encontrava activo tendo sido recusada a entrega.

2.5.7. Envio de e-mail à Direcção-Geral do Emprego e das Relações de Trabalho (DGERT) e à responsável pelo Diagnóstico de Necessidades de Formação Ao longo do meu estágio foi necessário enviar alguns e-mails à DGERT para retirar dúvidas sobre o processo de Acreditação, o preenchimento de formulários e para fazer algumas questões relativas aos sete (7) domínios do processo de acreditação.

Foi-me também requisitado o envio de um e-mail para a responsável pelo Diagnóstico de Necessidades de Formação onde era explicitada a metodologia do Diagnóstico de Necessidades, os timings, as fases de elaboração e os recursos humanos necessários, para além da estratégia que iria utilizar no estudo sobre a evolução das profissões. Foi necessário também anexar os questionários de impacto (ex-formandos e chefias) e o questionário de imagem externa para que fosse delineada a estrutura do Diagnóstico de Necessidades.