estoque superior as quantidades necessárias (consumo médio mensal).
Fonte: Adaptado de Sanz et al (2002), p. 29
Os processos de logística de medicamentos foram selecionados como críticos porque são extremamente importantes para o serviço de farmácia, uma vez que sem o medicamento não há como fornecer o tratamento medicamentoso ao usuário. Diante desta importância, o farmacêutico era o responsável por quase todos os processos (programação e armazenamento). A gestão orientada a processos permitiu mudar a visão do farmacêutico em relação aos processos executados por ele. A partir da visão com foco no usuário, foi possível redefinir os responsáveis pelos processos da farmácia como mostra a matriz de responsabilidade (quadro 10) elaborada pela pesquisadora e afixada no quadro interno de avisos da farmácia.
Quadro10: Matriz de responsabilidade do serviço de farmácia.
Processos Responsáveis
Estratégicos Farmacêutico e outros profissionais
Programação Farmacêutico
Armazenamento Técnico 1
Distribuição Técnico 2
Confecção do livro de controlados Técnico 1 supervisionado pelo Farmacêutico Grupo educativo de usuários Farmacêutico
Seguimento farmacoterapêutico (proposta) Farmacêutico
Dispensação Farmacêutico e técnicos
Fonte: Elaboração própria
A partir da definição dos responsáveis pelos processos da farmácia, tornando a distribuição do trabalho mais homogênea entre os colaboradores, foi possível a aproximação dos técnicos com os processos de logística e do farmacêutico com os processos-chave.
A etapa de seleção dos indicadores resultou na elaboração do Quadro 11. Este Quadro contêm o objetivo, a definição e o método de cálculo de cada indicador selecionado. Não foram selecionados indicadores para medir o processo de distribuição externa, pois este processo consiste em atender ao pedido mensal do enfermeiro e consta de poucos itens, sendo portanto, um processo que demanda muito pouco tempo de trabalho da farmácia e não seria vantajoso o seu monitoramento.
Os indicadores selecionados foram medidos ao longo de seis meses (maio a outubro de 2013). A evolução destes indicadores pode ser vista através da tabela 1 e do gráfico 1.
O monitoramento dos indicadores selecionados para os processos de logística permitiu conhecer melhor cada processo e melhorias foram apontadas ao longo dos meses. Gonsalves (2011, p.120) salienta “a implantação da metodologia de gestão por metas e indicadores é importante para absorção e ampliação do conhecimento organizacional”.
Quadro 11: Planilha dos indicadores selecionados para os processos críticos da farmácia.
Denominação do indicador
Objetivo Definição Método de cálculo
1-Percentagem de itens de medicamentos recebidos em relação ao programado.1 Monitorar o abastecimento
Medicamentos programados são
aqueles constantes de listas
padronizadas (REMUME ou
programas verticais) encaminhados para a coordenação de área ou gerentes das linhas de cuidado, contendo a quantidade a ser recebida.
Número de
medicamentos
recebidos dividido
pelo número total de medicamentos programados. (x 100) -2 percentagem de medicamentos em falta2. Monitorar a falta de medicamentos N°itens de medicamentos em zero unidades na dispensação dividido pelo n° total de itens na dispensação (180). (x 100) 3- percentual de itens de medicamentos programados X não utilizados.1 Identificar medicamentos não utilizados para fazer intervenção junto ao prescritor ou remanejamento, evitando perdas.
Serão considerados medicamentos
não utilizados aqueles sem
movimentação no estoque por mais de 180 dias. Será utilizado a impressão do relatório Sigma C117R (itens sem movimentação há 6 meses)
número de itens do
estoque sem
movimentação no
período de 180 dias divido pelo número total de itens em estoque. (x100) 4- percentagem de dias em que houve reposição de medicamentos no horário de pico de atendimento.1 Monitorar a reposição de medicamentos na dispensação.
O intervalo de tempo entre as
distribuições deve ser
cuidadosamente observado, evitando
o desabastecimento. No caso
estudado a distribuição interna,
entendida como reposição do setor de dispensação, não deve ocorrer no horário de pico de atendimento ao usuário. n° de dias em que houve reposição na dispensação no horário de pico de atendimento dividido por 20 dias. (x 100) 5- percentagem de itens de medicamentos perdidos na dispensação.3 Retirar medicamentos perdidos da dispensação.
Serão considerados medicamentos perdidos aqueles que estejam fora de condição de uso, seja por perda de validade e/ou por perda de qualidade. (verificação no dia 01 e 15 de cada mês). n° itens de medicamentos retirados da dispensação por caducidade ou por perda de qualidade dividido pelo n° total de itens de medicamentos disponíveis na dispensação. (X100) 6- percentagem de medicamentos em
estoque cuja contagem física corresponde com o registrado no sistema informatizado (SIGMA).4 Obter dados informatizados confiáveis Impressão do relatório C100R
(relação de posição de estoque) e realizar o inventário do estoque
n° itens com
contagem física igual
ao registrado no
sistema dividido pelo
total de itens registrados no sistema. (x100) 7- percentagem de medicamentos com possibilidade de ser expirado, ou seja, Identificar medicamentos que não serão consumidos até a
Prazo de validade é entendido como o tempo durante o qual o produto poderá ser usado, caracterizado como período de vida útil e fundamentada
n° de itens expirando em 3 meses com estoque superior as quantidades
medicamentos
expirando em 3 meses com estoque superior
as quantidades necessárias.3 (consumo médio mensal). data de vencimento possibilitando que sejam remanejados.
nos estudos de estabilidade
específicos.5
Impressão do relatório C116R (itens com prazo de validade inferior a 3 meses).
necessárias dividido pelo total de itens em estoque. (x100)
Fonte: Elaboração própria.
1
Adaptado de BRASIL. Assistência Farmacêutica na Atenção Básica: instruções técnicas para a sua organização, 2ª edição, 2006d.
2
CIPRIANO, Sonia Lucena. Propostas de um conjunto de indicadores para utilização na farmácia hospitalar com foco na acreditação hospitalar. São Paulo, 2004. 191p. Dissertação (Mestrado em Saúde Pública- Faculdade de saúde Pública, Universidade de São Paulo, São Paulo, 2004.)
3
Adaptado de MARGARINOS-TORRES, Rachel; OSORIO DE CASTRO, Claudia Garcia Serpa; PEPE, Vera Lucia Edais. Critérios e indicadores de resultados para a farmácia hospitalar brasileira utilizando o método Delfos. Cad. Saúde Pública, Rio de Janeiro, 23(8):1791-1802, ago., 2007
4
Management Sciences for Health /Rational Pharmaceutical Management Project (MSH/RPMP), Arlington: Rapid pharmaceutical management assessment: an indicator- based approach. USA; 1995.
5
BRASIL. ANVISA, RDC n. 157, de 31 de maio de 2002.
Tabela 1: indicadores dos processos de programação, distribuição e armazenamento medidos ao longo de 6 meses do ano de 2013.
Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Programação indicador 1 97,50% 94,50% 88,00% 90,00% 90,00% 94,00% indicador 2 2,80% 2,80% 2,80% 3,30% 6,10% 3,30% indicador 3 13,40% 10,23% 3,70% 0,70% 0 0 Distribuição indicador 4 15,00% 10,00% 10,00% 10,00% 15,00% 10,00% indicador 5 3,30% 1,10% 1,10% 1,10% 2,70% 1,10% Armazena- mento indicador 6 40,20% 52,00% 81,48% 68,00% 75,00% 66,00% indicador 7 8,90% 8,60% 10,10% 5,30% 5,20% 6,60% Fonte: dados do serviço de farmácia da unidade pesquisada.
De acordo com a tabela 1, o monitoramento do processo de programação evidenciou que a farmácia recebeu, de maio a outubro, em média 92% dos itens de medicamentos programados, teve em média 3,5% de faltas de medicamentos e possuía no mês de maio 13,4% de itens em estoque sem movimentação. O monitoramento do processo de distribuição mostrou a ocorrência média de 10% de dias em que houve a reposição no horário de pico de atendimento e média aproximada de 2% de medicamentos perdidos no setor de dispensação. Para o processo de armazenamento inicialmente somente 40% dos itens em estoque
correspondiam com o registrado no sistema informatizado mostrando um resultado muito aquém do desejado, e aproximadamente 9% de itens de medicamentos com possibilidade de serem perdidos por caducidade.
Ao longo dos meses foram propostas, pela equipe da farmácia, melhorias nos processos como agora se descreve:
No mês de maio iniciou-se a medição dos indicadores selecionados para o processo de logística. Foi explicado aos técnicos sobre a metodologia orientada a processos, sobre os indicadores e como se iria medir cada indicador. No primeiro mês de medição, a farmacêutica fez os registros dos dados de cada indicador junto com os técnicos para que ambos se familiarizassem com os indicadores. Foi elaborada uma planilha para o registro dos dados para o cálculo dos indicadores 4 e 5, do processo de distribuição. (Apêndice 2). (Diário de campo do pesquisador e minuta de reunião da farmácia do mês de maio)
No mês de junho a farmacêutica continuou a medir os indicadores junto com os técnicos e ao final do mês os técnicos relataram que perceberam uma distribuição melhor do trabalho entre os profissionais. A melhoria proposta neste mês foi no processo de distribuição, a reposição no setor de dispensação era para ocorrer no horário de 8-9hs mas percebeu-se que uma hora não era suficiente para repor todos os medicamentos necessários, ficando um técnico quase a manhã toda nesta atividade. Então, foi pactuado que a reposição ocorreria em três horários diferentes: 8-9 hs, 13-14hs e 16-17hs, horários fora do pico de atendimento na farmácia. Com esta mudança a farmacêutica notou uma melhora considerável na reposição, uma vez que o setor estava mais organizado já que não se fazia mais a reposição no momento em que o medicamento acabava no bin, fato que ocorria geralmente no horário de pico de atendimento. (minuta de reunião da farmácia do mês de junho e diário de campo do pesquisador). O indicador da distribuição 4, não mostrou uma melhora, pois no momento em que se começou a medir (maio) já se estabeleceu um horário para a reposição, atividade que não era estabelecida antes de trabalhar com processo, a reposição ocorria no momento em que acabava o medicamento no bin, o que atrapalhava o atendimento ao usuário e causava desorganização na farmácia já que não era possível neste momento parar para fazer o acondicionamento nos bins.
No mês de julho, foi sugerido por um técnico um quadro para anotar os casos especiais que a farmácia atende de forma que fique fácil a visualização e que também facilite a atualização dos dados, já que o livro de ocorrências para este assunto não é eficiente, pois a anotação depois de algum tempo cai no esquecimento. Também foi falado da dificuldade em encontrar os medicamentos na CAF pois a arrumação em ordem alfabética muitas vezes não
estava organizada. Para melhorar esta situação foi sugerido a colocação de imãs com a identificação dos medicamentos nas prateleiras. Foi sugerido ainda, a confecção de uma lista de faltas no estoque afixada na dispensação de forma a impedir a ida desnecessária à CAF. Como a farmacêutica não é mais quem executa o processo de armazenamento, ela tem estado mais presente na dispensação de medicamentos o que facilita a programação, pois ela percebe demanda de medicamentos padronizados que ela não solicitava porque acreditava que não tinha demanda. (minuta de reunião da farmácia do mês de junho e diário de campo do pesquisador).
No mês de agosto, a farmacêutica, com o propósito de melhorar o indicador 3, conversou com alguns prescritores sobre os medicamentos que não tinham saída há mais 6 meses e isto resultou em remanejamento de alguns medicamentos para outras unidades de saúde e em atendimento na farmácia de outros medicamentos que passaram a ser prescritos. A arrumação da CAF foi melhorada e os imãs de identificação foram afixados. O indicador 6 que em maio estava com resultado muito aquém do desejado (40%), melhorou bastante (variação calculada no mês de outubro), como pode ser visto no gráfico 1, isto devido à realização de inventário mensal na CAF.
No mês de setembro os técnicos tinham se apropriado totalmente dos processos pelos quais são responsáveis e o farmacêutico pôde colocar em prática a agenda construída disponibilizando 50% do seu tempo para se dedicar na dispensação. Também neste mês a direção da unidade disponibilizou uma sala para o farmacêutico.
No mês de outubro foi feito a análise dos indicadores e constatou-se que os indicadores 3 e 6 foram os que sofreram maior variação ao longo dos meses. O indicador 3 sofreu decréscimo de 100% de medicamentos programados e não utilizados, refletindo que as ações de melhorias propostas foram eficazes. O indicador 6 sofreu acréscimo de 61% de itens em estoque cuja contagem física corresponde ao estoque virtual no período de maio a outubro. Os outros indicadores desde o início das medições mostraram bons resultados permanecendo assim ao longo dos meses estudados mostrando pouca variação.
Gráfico 1: Comparação dos indicadores de programação, distribuição e armazenamento mensurados no serviço de farmácia da unidade de saúde pesquisada, Rio de Janeiro, maio a outubro de 2013.
Fonte: Dados do serviço de farmácia da unidade pesquisada. Legenda:
1-percentagem de itens de medicamentos recebidos em relação aos itens programados. 2- percentagem de itens de medicamentos em falta.
3- percentagem de itens de medicamentos sem uso por 6 meses.
4- percentagem de dias em que houve reposição de medicamentos no horário de pico de atendimento.