Planeamento de necessidades dependentes (MRP)

A partir do Plano Mestre de Produção (MPS) são determinadas as necessidades dependentes de materiais. O sistema sugere ordens planeadas que dão origem a planos de materiais de produto semi-acabado e produto acabado.

O horizonte de planeamento de necessidades é em função do tipo de produto, nomeadamente, do lead time dos fornecedores e das políticas de gestão de stocks.

Para o planeamento de necessidades e compras dos materiais são determinantes os seguintes inputs:

ü encomendas confirmadas;

ü ordens planeadas do sequenciamento; ü plano de enchimento de garrafeira; ü previsão de compra dos clientes;

ü previsão de vendas através dos planos de necessidades elaborados a partir do orçamento.

As encomendas confirmadas, contendo informações sobre cada pedido de um cliente em particular, encontram-se em suporte informático, já que são essenciais para o processo de cálculo das necessidades de materiais do MRP, em termos de tempo e quantidade.

Dado que os clientes da Sogrape são sobretudo distribuidores, lojistas e retalhistas, com os quais existe um comprometimento contratual, as encomendas destes clientes são quase

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sempre para repor stocks, e portanto poucas vezes se verificam alterações às encomendas. No entanto, e em virtude da flexibilidade e do serviço ao cliente estarem a tornar-se factores competitivos cada vez mais importantes, a Sogrape concede alguma flexibilidade aos seus clientes em termos de alterações às encomendas.

O plano de enchimento de garrafeira é definido pelo plano de negócios com base nas tendências de mercado.

Para poder produzir um determinado produto, é preciso saber quais os componentes que serão utilizados no produto. As listas técnicas de materiais mostram quais e quantos itens são necessários para produzir os diversos produtos e consistem em arquivos de computador com a discriminação dos vários componentes necessários à produção de cada um dos produtos produzidos pela empresa.

O MRP reconhece que alguns dos itens necessários podem já existir em stock. Desta forma, o sistema verifica a quantidade de stock disponível para cada um dos materiais e calcula depois as “necessidades líquidas”.

Pedidos de compra ao fornecedor

O sistema analisa as listas MRP e sugere as compras por ordens planeadas atendendo aos

leads times dos fornecedores que se encontram inseridos nos arquivos MRP.

Após análise, as sugestões do sistema são convertidas em requisições e posteriormente em pedidos ao fornecedor. O sistema sugere o fornecedor e o preço pré-definido para o material, mediante os contratos e quotas de fornecimento.

A empresa dispõe de informação relevante, fiável, actualizada e consistente, sobre as suas fontes de aprovisionamento, já que o sistema ERP instalado permite-lhe dispor de informação interna sobre “a quem está a comprar”, “quanto está a comprar”, ou ainda, “o que está a comprar”. Por outro lado, essa informação interna está integrada com fontes externas de informação, de modo a garantir a consistência e profundidade necessárias ao processo de tomada de decisão.

O fornecimento de uvas, vinhos, garrafas de vidro e rolhas de cortiça, são considerados fornecimentos estratégicos, ou seja de alto valor acrescentado, que têm a ver com as competências centrais da empresa, ou que ajudam a diferenciar a oferta desta. A Sogrape também aposta num modelo colaborativo com os fornecedores destes produtos.

No caso das uvas e do vinho, e conscientes da necessidade de garantir matéria prima da máxima qualidade para os seus produtos, as compras estão cometidas directamente à Direcção da empresa.

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Ao nível dos fornecedores de uvas (fornecedores âncoras e quando aplicável) e apesar do seu elevado número (dado que a empresa ainda não produz matéria prima suficiente para satisfazer as suas necessidades), a Sogrape apostou numa colaboração bastante estreita com os produtores. São os próprios técnicos da Sogrape que acompanham todo o desenvolvimento da cultura, dando indicação aos produtores quer das tecnologias e práticas mais adequadas, dos tratamentos fitossanitários a realizar, acompanham a vindima, etc., garantindo desta forma uma produção e fornecimento de uvas de qualidade e de acordo com os requisitos e necessidades da empresa.

No que diz respeito ao fornecimento de vinhos, a cooperação com os fornecedores também é intensa. Os enólogos da Sogrape, acompanham muitas vezes o processo de produção de vinho nos seus fornecedores, aconselhando sobre as práticas e tratamentos enológicos mais adequados à obtenção de um produto da melhor qualidade e que vá de encontro às suas necessidades específicas.

No fornecimento de garrafas de vidro e rolhas de cortiça, a Sogrape têm vindo a ensaiar parcerias estratégicas. Estes serviços são assegurados por diversos fornecedores e são encarados numa óptica de integração e colaboração. Estes fornecedores satisfazem as necessidades específicas da empresa nomeadamente ao nível da qualidade do produto, do preço, dos prazos de entrega, da quantidade e do serviço oferecido.

No fornecimento de matérias primas ou subsidiárias de produção generalizada, a estratégia passa pela redução do número de fornecedores para cada categoria de produto, tendo em vista o aumento do poder negocial, a escolha dos fornecedores com melhores garantias de serviço e melhor preço, bem como a adopção de estratégias de relacionamento mais tenso, procurando envolver cada vez mais os fornecedores.

Os fornecimentos não críticos, também designados MRO (Maintenance, Repairs and

Operations), de que são exemplo os materiais de escritório ou os serviços de manutenção, a estratégia adoptada passa necessariamente pela coordenação interna para a consolidação da despesa e redução do número de ordens de compra emitidas. É aqui que a empresa acredita que as novas tecnologias poderão desempenhar uma papel fundamental, nomeadamente, através das plataformas de comércio electrónico de fornecedores ou inclusivamente os e-marketplaces, que se assumem hoje como o meio mais eficiente para transaccionar produtos ou serviços com baixo grau de diferenciação.

No fornecimento pontual de determinados materiais, são seleccionados os fornecedores que satisfaçam os requisitos exigíveis pela empresa e que ofereçam as melhores condições ao nível de preço, prazos, quantidade, qualidade e serviço.

A maior parte dos pedidos de compra aos fornecedores são enviados por email, fax e reuniões entre a empresa e os fornecedoras. Com um dos principais fornecedores de garrafas de vidro a empresa já tem instalado um sistema de extranet, o que lhe permite ter

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acesso à sua conta de materiais. Porém, a Sogrape pretende evoluir para soluções como o VMI (vendor managed inventory) e o e-procurement, de forma a ser um processo transparente que promova um sistema integrado com os fornecedores, uma duração do ciclo do pedido mais curto, um inventário mais exacto e uma relação mais estável que se repercute em menores custos.

Integração e cooperação com fornecedores

Um dos pontos chave na política de supply chain management da Sogrape é a criação de modelos colaborativos com clientes e fornecedores, ou seja a empresa aposta no estabelecimento de laços mais estreitos com o cliente e na criação de relações win-win com os fornecedores, mediante o uso de técnicas de colaboração e de tecnologias de informação que facilitem o contínuo intercâmbio de dados e informação.

Assim, a Sogrape aposta no aumentando da interactividade e colaboração com os fornecedores e a integração dos mesmos na cadeia de valor permitindo redefinir os processos para conseguir uma maior eficiência e eficácia, e portanto, a consequente diminuição de custos.

Sendo o modelo da cadeia de abastecimento em implementação na Sogrape baseado, neste momento, em previsões nas quais são incorporadas as tendências da procura e cuja dinâmica pressupõem algumas revisões periódicas, as quais deverão ser transmitidas a toda a supply chain por forma a criar uma resposta mais eficaz às variações da procura, a empresa considera importante a partilha dessa informação com os seus fornecedores, de modo a permitir-lhes antecipar as suas acções em vez de estarem dependentes da procura real (emergente das encomendas) para agirem (Sogrape, 2004a).

Isto pressupõe uma maior integração nos processos e no trabalho de equipa entre a Sogrape e os fornecedores, numa óptica de modelo colaborativo, em que o sistema de informação entre as partes deve ser comunicante e dinâmico.

Deste modo, com o seu principal fornecedor de garrafas de vidro existe cooperação ao nível:

ü do produto;

ü da gestão da informação; ü do planeamento.

Ao nível do desenvolvimento conjunto de produtos, a parceria desenvolvida com este fornecedor tem sido bastante intensa. Exemplo disso é a nova garrafa apresentada pelo vinho “Mateus rosé”.

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Por outro lado, a troca de informação sobre as previsões de consumo de garrafas foi dividida em duas etapas (Sogrape, 2004a):

1º - A Sogrape, através da sua Estrutura Central de Compras (Direcção de Compras), formula um contrato anual com o fornecedor, com base na previsão do consumo, com horizonte de um ano e mensualizado por modelo de garrafa emitido pela Direcção de Planeamento e Logística.

O objectivo é permitir uma maior visualização do volume anual, previsão da sazonalidade por tipo de vidro (cor) e modelo, etc., bem como possibilitar a discussão dos constrangimentos da execução do contrato.

2º - A Direcção de Planeamento e Logística da Sogrape, através do planeamento de necessidades e aprovisionamento, assegura a gestão do abastecimento (execução do contrato definido pela Estrutura Central de Compras) baseado em previsões de consumo a três meses em “roling forecast”.

O objectivo é proporcionar respostas mais pró-activas em relação às variações de procura, gerir conjuntamente com o fornecedor as produções de vidro e os níveis de stocks definidos no armazém de produto acabado do fornecedor.

A Sogrape tem vindo ainda a desenvolver outros modelos colaborativos com os seus principais fornecedores, nomeadamente com os fornecedores de rolhas de cortiça e rótulos. Em 2004, e ao nível do fornecedor de rótulos a colaboração desenvolvida permitiu que o fabricante de rótulos passasse a diferenciação dos mesmos o mais a jusante possível, ou seja mais próximo do cliente. Esta abordagem permite ao fornecedor aumentar a sua flexibilidade e capacidade de resposta à procura manifestada pela Sogrape.

Continuar a desenvolver uma colaboração estreita com os seus principais fornecedores é uma das apostas da Sogrape, já que para esta empresa o conceito de ambiente colaborativo na supply chain apresenta-se como um consistente caminho para que todos os agentes da cadeia possam melhorar os seus processos, reduzir custos, aumentar a sua receita e ter maior controle sobre a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

Recepção e inspecção de materiais

Neste processo, a função logística executa as seguintes actividades:

ü aceitação do material que está a chegar; ü descarga do material;

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ü verificação da documentação, da quantidade e das condições do material; ü introdução da informação no sistema.

Para além disto, a direcção de qualidade avalia os diferente materiais de produção no que diz respeita a várias especificações técnicas (prazo de validade, certificados de conformidade, qualidade, etc.)

Para optimizar o processo de entrada de materiais a empresa realiza alguma planificação das entradas de materiais em armazém. Deste modo, ao nível da Sogrape Distribuição, SA, os materiais entram tendencialmente em armazém da parte da manhã, já que a tarde é dedicada à expedição. Na Sogrape Vinhos, SA, não existe este “ciclo”. Tendo em conta que o lead time tem como objectivo as três semanas é a empresa quem marca com os fornecedores a data de entrega do material. Por outro lado, diariamente são avaliadas as listagens de necessidades de materiais, o que permite ter uma noção do que vai entrar e verificar ao mesmo tempo o cumprimento dos leads times.

Aprovação e pagamento de facturas

Depois da recepção e da avaliação do material, as facturas são enviadas pelo fornecedor à Direcção Finaceira, que as confere e valida com a nota de encomenda, se estiver tudo em conformidade o pagamento processa-se automaticamente. Se houver discrepância, a factura e nota de encomenda são enviadas à Direcção de Planeamento e Logística para conferir e validar e só depois se processa o pagamento. Em 95% dos casos o processamento dos pagamentos aos fornecedores é automático, o que atesta a funcionalidade deste sistema.

Controlo de resultados

A avaliação do serviço prestado à empresa pelos fornecedores é um factor determinante. Assim, as incidências ao nível do incumprimento de prazos de entrega, do incumprimento da quantidade requisitada, da má qualidade do material fornecido, das quantidades entregues (a Sogrape tem fixadas tolerâncias admissíveis face à requisição), etc, são não só registadas no sistema de informação da empresa, como também são enviadas em termos de reclamação ao fornecedor.

Este tipo de informação serve para fazer uma avaliação periódica do serviço desempenhado pelos diferentes fornecedores e joga a favor da Sogrape em termos de vantagem negocial.

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