PLANEJANDO E EXECUTANDO A CIENTEC: ATRIBUTOS PASSO-A-PASSO

Para que o gestor possa conduzir o planejamento da CIENTEC da melhor forma possível, é necessário que conheça como a feira funciona e os atributos que a compõem. Para auxiliar o processo de gestão da qualidade de evento foram elaboradas premissas básicas sobre cada um dos 28 atributos selecionados para compor o instrumento de avaliação.

É importante reforçar que as sugestões indicadas para gerir cada atributo não se tratam de regras e verdades absolutas. O gestor deve considerar as constantes mudanças políticas, econômicas, tecnológicas e sociais para planejar com qualidade a CIENTEC.

Sugestões e renovações devem ser sempre discutidas entre a Comissão de Organização e os órgãos parceiros. É importante que sejam debatidas constantemente no planejamento do evento, com bastante antecedência, de modo que permita trabalhar-se em uma nova licitação, técnica ou documentação. O estímulo a inovação é sempre bem-vindo em qualquer instituição, principalmente no serviço público onde se busca eficiência.

Os atributos componentes do instrumento de avaliação e suas respectivas informações seguem descritos de forma simples e didática.

01) Disponibilidade de informações sobre o evento em site próprio, redes sociais e nos meios

tradicionais (Facebook, Twitter, Instagram, rádio, jornal, tv etc.).

A divulgação é primordial para a CIENTEC. É o primeiro contato que o visitante tem com o evento. É neste momento em que ele conhecerá a data de realização, o local, a temática, o período de submissão de trabalhos e de inscrição em atividades, as atrações e tantas outras informações de interesse da sociedade.

Essas informações têm que partir da equipe de organização, que deve ser composta por um assessor de imprensa para manter contato com os meios tradicionais e mídia de massa – Rádio, TV e Jornais – além de um responsável pela parte de divulgação, que poderá ser um publicitário ou uma pessoa com conhecimento nas áreas de comunicação e/ou marketing, com a função de manter contato com a agência de publicidade e propaganda, se houver, ou outro departamento da própria instituição estabelecendo as necessidades do evento, passando informações e aprovando o material produzido. A assessoria de imprensa ficará responsável, entre suas diversas atribuições, por sugerir pautas (assuntos) para a mídia, agendar e organizar

entrevistas, elaborar textos para enviar aos veículos de comunicação, onde muitas vezes conseguirá mídia espontânea para o evento, e montar os clippings, um apanhado de notícias dos mais diversos meios de comunicação sobre a Feira e suas atividades.

O departamento de publicidade e propaganda e/ou gestão de redes ou mídias sociais da Feira deve integrar os diversos canais de comunicação. Para Kunsch (1998), as universidades devem aproveitar os canais de comunicação disponíveis contribuindo para a socialização do conhecimento científico, tecnológico e cultural.

Apesar das instituições cada vez mais optarem por uma comunicação focada no uso das nas redes sociais, como forma de aproximar-se do público, a mídia tradicional de massa deve ser considerada na divulgação do evento, pois como seu nome já diz, atinge uma grande quantidade de público simultaneamente. Para Kotler e Keller (2007) apesar da comunicação pessoal e mais próxima do público ser eficaz, os meios de massa podem ser o mais importante estímulo da comunicação pessoal.

A comunicação de massa afeta atitudes e comportamentos individuais por intermédio de um processo de fluxo de comunicação em duas etapas. Comumente às ideias fluem do rádio, da televisão e da imprensa escrita para os formadores de opinião e destes para os grupos da população menos envolvidos com a mídia. (KOTLER; KELLER, 2007, p.550)

Em um evento de grande porte, como a CIENTEC, é importante direcionar a comunicação para um website que concentre todas as informações e documentos necessários para orientação/informação ao visitante. Os outros meios digitais também merecem atenção. O gestor deve explore as diversas possibilidades existentes a fim de estreitar a comunicação com o público em geral.

Estes meios são importantes, quer pelo abrangente público que atingem, a facilidade de utilização e os poucos recursos financeiros que necessitam. As redes sociais, principalmente, vieram introduzir um tipo de comunicação mais próxima e mais pessoal relativamente ao receptor da mensagem. Isso deu mais segurança, mas também mais poder, ao consumidor. (ARANTES, 2014)

Um gestor de redes sociais é sempre bem-vindo a equipe, mantendo uma comunicação próxima e dinâmica com o visitante. Recomenda-se procurar um profissional da área de comunicação que poderá orientar o gestor no planejamento de forma que possa tomar as melhores decisões. É importante frisar que a comunicação na mídia tradicional deve focar principalmente o período pré-evento. Já a comunicação interna, por meio de redes sociais e

tornando-se mais intensa e com maior frequência e após o evento divulgando resultados, ações realizadas, certificados e melhores momentos.

02) Atratividade do tema central do evento.

A procura por uma temática atrativa para a CIENTEC é uma das primeiras questões com que os gestores irão se deparar. Propor um tema que tenha relevância, que estimule a reflexão, que permita a participação de todas as áreas do conhecimento e que seja atrativo ao visitante é sempre um grande desafio.

Para sugerir e debater as temáticas possíveis, além de reuniões entre os membros da equipe organização da Feira, a comunidade interna e/ou externa poderá ser convidada a contribuir enviando sugestões de temas diversos. A decisão final caberá ao gestor, que poderá definir a temática observando as melhores sugestões e seus respectivos argumentos. Outra forma de envolver e estimular a participação da comunidade, interna e/ou externa, é realizando um concurso para escolha de melhor temática. O concurso deverá ter regras e resultados que obedeçam aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.

Antes mesmo de iniciar os debates sobre a temática é necessário realizar uma pesquisa para identificar os temas propostos por outras instituições em nível internacional, nacional e regional ou local. Recomenda-se observar primeiramente as temáticas em nível mundial de grandes organizações como as propostas pela Assembleia Geral da Organização das Nações Unidas (ONU) e a Organização para Educação, a Ciência e a Cultura das Nações Unidas (UNESCO), que criam temáticas anuais e divulgadas amplamente pelo mundo. O ano de 2017 foi definido como Ano Internacional do Turismo Sustentável para o Desenvolvimento. A Intel

International Science and Engineering Fair (ISEF), a maior feira pré-universitária de ciências

do mundo, é outro evento que pode ser acompanhado, observando a temática escolhida do respectivo ano. Em 2016 o tema da ISEF foi ‘Think Beyond’/‘Pense Além’. (INTEL, 2016).

Até mesmo temáticas de eventos que não possuam ligação direta com a ciência e tecnologia, mas tem grande destaque internacional devem ser consideradas, como é o caso da Jornada Mundial da Juventude (JMJ), cujo tema escolhido para 2017 “O Todo-Poderoso fez em mim maravilhas” ou o dia Mundial da Paz que trouxe como temática em janeiro de 2017 "A não violência, uma política pela paz" (NEWS.VA, 2016), ambos temas escolhidos pelo Vaticano.

Em nível nacional existem grandes referências como a Semana Nacional de Ciência e Tecnologia (SNCT), uma grande referência para as instituições de nível superior, realizada

sempre no mês de outubro sob a coordenação do MCTIC. A SNCT costuma divulgar seu tema com um ano de antecedência que será “ A matemática está em tudo” (MCTIC, 2016) para o ano de 2017. A Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência (SBPC, 2017b) também apresenta seu tema para 2017: “Inovação – Diversidade – Transformações”. Existem temáticas de campanhas anuais como é o caso da Campanha da Fraternidade, realizada pela Igreja Católica. A cada ano é escolhido um tema, que define a realidade concreta a ser transformada, e um lema, que explicita em que direção se busca a transformação. A campanha é coordenada pela Conferência Nacional dos Bispos do Brasil (CNBB, 2017) e apresenta a temática “Biomas Brasileiros e Defesa da Vida” no ano de 2017.

A decisão por adotar ou não a mesma temática ou similar a de outros eventos, caberá aos gestores da CIENTEC. Datas comemorativas de alguma descoberta, invenção e aniversário de nascimento ou morte de uma personalidade do mundo acadêmico ou que contribuiu de alguma forma para questões acadêmico-científicas e questões sociais são outras possibilidades que devem ser consideradas.

Por fim, é importante observar momentos históricos e questões representativas para o estado e cidade onde é realizado o evento, instituição realizadora ou para a própria feira, como os temas adotados pela CIENTEC em edições anteriores: “Natal 400 anos” (1999); “A UFRN no Desenvolvimento do Rio Grande do Norte” (2005); “Universidade e Diversidade: 50 anos de Construção do RN” (2008) e “CIENTEC +20 anos: (Re)Encontro de todos nós” (2014).

03) Período de realização e duração do evento (mês e quantidade de dias).

Este atributo deve ser analisado em diferentes situações, a primeira diz respeito ao período de realização se é propício e/ou estratégico, e se a quantidade de dias do evento é satisfatória atendendo a demanda da população. Em relação ao período de realizado, a resolução da CIENTEC propõe que o evento aconteça sempre no mês de outubro, coincidindo com o período da Semana Nacional do Livro e da Biblioteca, que acontece no final do mês. Existem algumas exceções como no ano de 2010 quando a CIENTEC foi realizada concomitantemente com a 62ª Reunião Anual da SBPC em julho daquele ano.

O gestor deve fazer um levantamento de algumas situações que podem influenciar na escolha da data como:

• Eventos diversos: Verificar se existe a previsão de acontecerem outros grandes eventos no mesmo período da CIENTEC, mesmo que em cidades distintas. Existem

registros de anos anteriores que CIENTEC, por acontecer logo após a Festa do Boi, teve dificuldade com a montagem da estrutura, pois os fornecedores da Feira seriam os mesmos da Festa do Boi, o que provocou atraso na montagem e não havia outros fornecedores com a mesma quantidade de estrutura no estado. Outros motivos podem provocar diferentes imprevistos, como a realização de dois eventos de grande importância simultaneamente como a Semana de Música da UFRN e a CIENTEC, poderiam entrar em conflito no uso dos espaços. O Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM) também considerado aqui como evento, por mobilizar um grande número de estudantes, também já influenciou na Feira, quando um pavilhão organizado pela Secretaria Estadual de Educação teve de encerrar suas atividades um dia antes do fechamento da Feira para que os estudantes pudessem focar no ENEM. Outro motivo de discordância é quando a CIENTEC ocorre no mesmo período do Congresso de Iniciação Científica da UFRN (CIC) ou durante a SNCT, onde docentes e discentes manifestam a impossibilidade de participar dos dois eventos;

• Feriados: Podem atrair mais visitantes para o evento, contudo em um feriado prolongado o público pode optar por viajar para fora da cidade. Como a CIENTEC tem um perfil essencialmente acadêmico, feriados podem afetar o funcionamento do evento, pois envolve grandes quantitativos de servidores, terceirizados e discentes envolvidos em sua realização e na exposição dos trabalhos. Os principais feriados nacionais e locais no mês de outubro são: Feriado Mártires de Uruaçu; Feriado Padroeira do Brasil; Dia do professor, que não afeta diretamente a comunidade acadêmica da UFRN, porém, caso exista alguma parceria com escolas do estado e/ou município, este feriado pode dificultar a participação dos docentes envolvidos com o evento; Dia do Servidor, afetando todos os servidores da UFRN. Se o mês de realização da CIENTEC, os feriados daquele mês devem ser analisados.

• Eleições: Apesar de ocorrer em intervalos de 2 em 2 anos, as eleições devem ser lembradas, pois como instituição pública, da UFRN poderá ter que adequar-se a legislação em vigor e redobrar os cuidados com a realização de suas atividades de modo que não se transformem em manifestações políticas.

Em todas as situações levantadas, o gestor pode procurar soluções de modo que o evento possa ocorrer sem grandes transtornos. Na questão de “eventos diversos”, acrescenta-se que, se houver um evento local ou até mesmo realizado por outros setores UFRN acontecendo no mesmo período, cabe ao gestor analisar a possibilidade integra-los como parte de um evento maior que é o caso da CIENTEC.

04) Horário de funcionamento para realização da feira (manhã, tarde e noite).

Quanto mais flexível o horário de funcionamento da Feira melhor para o visitante. Em consulta a Ficha de Controle de Acesso de Visitantes realizada na CIENTEC 2015 o público do período matutino mostrou-se ser quantitativamente menor que o público dos turnos vespertino e noturno (PROEX, 2015b). No entanto, existe uma demanda de visitantes específica para o turno matutino que merece atenção – os estudantes do ensino fundamental – muitos trazidos em caravanas pelas próprias escolas.

Muitas pessoas só podem visitar a Feira após o horário de expediente, em torno das 18h. Permitir que elas tenham em torno de 2 ou 3 horas disponíveis para visitação é importante para a feira e um gesto de atenção com os visitantes, pois é um dos horários de maior movimento. A CIENTEC tem tido esta preocupação, mantendo seus pavilhões e estandes abertos até 21h. Outras atividades como os shows noturnos e praça de alimentação seguem funcionando até as 23h. O horário de encerramento segue orientações da Promotoria do Meio Ambiente, evitando incômodos nos arredores do evento, além de ser uma questão de logística do próprio evento uma vez que as atividades são retomadas no dia seguinte pela manhã.

05) Facilidade de acesso ao local utilizando diferentes meios de transporte (a pé, bicicleta, ônibus, automóvel etc.).

O local deverá ser escolhido preocupando-se com a locomoção dos visitantes, expositores e fornecedores, de forma que os diferentes meios de transporte possam chegar até o local da CIENTEC ou próximo dele. É importante prever e prover acesso aos meios de transporte público (e.g. ônibus e taxis) e a transportes particulares (e.g. automóveis e bicicletas), assim como sua integração, permitindo a combinação dos diferentes meios de transporte para que o itinerário do visitante aconteça com sucesso. Os pedestres também devem ser contemplados no planejamento dispondo de trajetos com acessibilidade. O mais importante na localização da Feira é que ela permita que o usuário tenha diversas possibilidades de acesso para chegar até ela.

06) Disponibilidade de estacionamento no local do evento e/ou no seu entorno.

O estacionamento é importante para quem visita a CIENTEC com veículo particular, no entanto a CIENTEC ocupa a maioria das áreas de estacionamento com a montagem das estruturas temporárias, os carros oficiais da UFRN e os expositores também possuem estacionamentos exclusivos, restando poucas vagas dentro do evento disponíveis para os visitantes.

Outros veículos possuem áreas determinadas e exclusivas para carga e descarga e/ou estacionamento como grupos culturais, ambulância, viatura da polícia e carros oficiais de representantes de outros públicos, como prefeito e governador.

Recomenda-se que seja reservada, se houver disponibilidade, uma área livre para o público visitante. Para minimizar o inconveniente da falta de vagas dentro do evento, deve-se solicitar apoio de outros órgãos como a Polícia Militar, Secretaria de Mobilidade Urbana e Polícia Rodoviária para organizar o entorno e dar segurança para os visitantes. Caso existam áreas específicas destinadas para estacionamento, com ou sem cobrança, essa informação deve ser divulgada com antecedência na mídia para que a população tome conhecimento e possa usufruir deste benefício.

07) Procedimento de inscrição para participar das atividades científicas (palestras, mesas redondas, oficinas e minicursos).

O procedimento de inscrição pode ser presencial ou a distância (e.g. ambientes virtuais). Deve-se criar um ambiente físico ou virtual indutivo, de linguagem clara e o menos burocrático possível. Alguns cuidados durante o procedimento devem ser tomados no processo de inscrição. Se a inscrição for presencial deve-se escolher um local de fácil acesso com sinalização e com horários flexíveis para atendimento, se ocorrer através de um site ou ambiente virtual deve-se ter um endereço de internet de fácil lembrança, o local de inscrição deve ser facilmente localizado no site, deve possuir etapas bem delineadas, clareza nas informações e instruções e um registro e/ou comprovante da inscrição que possa ser impresso e/ou ser enviado para o e-mail do inscrito com a confirmação da inscrição e com horários e localização bem especificadas.

08) Acolhida e procedimentos iniciais de registro e/ou entrega de credencial e orientações

A chegada no local do evento é sempre um ponto de partida importante e como diz o dito popular “a primeira impressão é a que a fica”. A acolhida pode acontecer de duas formas e/ou em dois momentos: para recebimento de material, entrega de credencial ou inscrição, que poderá ser em um local diferente da realização da Feira, pré-determinado e divulgado amplamente pelo evento ou no próprio local do evento; e na entrada no evento, ainda que seja apenas para boas vindas e orientações para visita.

O local de chegada e acolhida deve estar bem sinalizado (ver atributo 13), com uma equipe capacitada e disponível para orientação (ver atributo 10), tanto para procedimentos iniciais de registro ou entrega de credencial para inscritos e para orientações de visitação, não esquecendo de características importantes no atendimento como atenção, cordialidade de presteza (ver atributo 12).

09) Acessibilidade – disponibilidade de estrutura, orientação e comunicação facilitadoras de

acesso para pessoas portadoras de deficiência ou com mobilidade reduzida.

Qualquer estabelecimento ou evento deve adotar procedimentos de acessibilidade, apesar de obrigatória a sua implantação (BRASIL, 2004), na prática as pessoas com deficiência (PCD) ou com mobilidade reduzida ainda enfrentam muitos obstáculos físicos e sociais no dia- a-dia. É importante que todas as pessoas possam circular em todos os ambientes da Feira sem barreiras físicas. Um profissional da área de arquitetura é essencial para realizar o projeto seguindo toda a normatização existente. Durante a montagem do evento, a fiscalização e observação do local identificado novas barreiras deve ser constante, evitando assim que situações desagradáveis ocorram durante a CIENTEC. Quanto antes acontecer a observação no local, mais tempo a equipe de organização terá para corrigir possíveis falhas.

No planejamento tudo deve ser observado: Rampas (inclusive suas inclinações), corrimão, passarelas de acesso, piso etc. Além das barreiras físicas, deve ser oferecido um leque de possibilidades para as distintas deficiências. Os benefícios na questão da acessibilidade também existem para realização de eventos científicos e culturais como a CIENTEC.

Art. 59. O Poder Público apoiará preferencialmente os congressos, seminários, oficinas e demais eventos científico-culturais que ofereçam, mediante solicitação, apoios humanos às pessoas com deficiência auditiva e visual, tais como tradutores e intérpretes de LIBRAS, ledores, guias-intérpretes, ou tecnologias de informação e comunicação, tais como a transcrição eletrônica simultânea. (BRASIL, 2004) O Ministério da Cultura (MinC, 2007) define acessibilidade como intervenções que proporcionem as PCD e mobilidade reduzida condições para que utilizem com segurança e autonomia os espaços onde são realizadas as atividades culturais e espetáculos artísticos e

compreendam e possam aproveitar os produtos e serviços culturais oferecidos. Na mesma direção o MEC (2013) e o MCTIC (2013) entendem o termo acessibilidade como a inclusão da PCD na participação de atividades como uso de produtos, serviços e informações.

O guia de acessibilidade em eventos (GUIA, 2012) que traz orientações e recomendações para os gestores, entre elas: aprender as nomenclaturas corretas, os diferentes tipos de deficiência e leis que amparam; reservar espaços para PCD na área do evento onde forem realizados de espetáculos, shows ou palestras; instalar banheiros adaptados; reservar vagas de estacionamento ou no mínimo uma área de embarque e desembarque dos veículos em locais de fácil acesso; observar se na praça de alimentação as mesas e balcões permitem a pessoa alcançar bebidas e comidas; oferecer descrições alternativas para as atividades diversas, como audiodescrição, libras, braile etc.

São muitos detalhes para serem observados por técnicos especializados e arquitetos. Deve-se disponibilizar uma pessoa ou uma equipe responsável para acompanhar as questões de acessibilidade da Feira, inclusive permitindo a participação de PCD na equipe, contribuindo e promovendo a inserção. A UFRN conta com a Comissão Permanente de Apoio a Estudantes com Necessidades Educacionais Especiais (CAENE) que pode auxiliar nas demandas da CIENTEC.

Os expositores também podem ser estimulados para uma abordagem inclusiva, observando e atendendo as necessidades dos diferentes indivíduos através de exposições multifacetadas que promovam a aprendizagem de todos. Outras fontes que podem auxiliar o