5)PLANO DE AÇÃO

O plano de ação descreve como você pretende colocar em prática seu planejamento estratégico. Assim que tenha descrito a visão geral da empresa, o ambiente do negócio, As estratégias e táticas, a estrutura de custos da organização, você precisa voltar na direção de planos de ação que lhe permitam das instruções claras a sua equipe.

Finalidades

Definir atribuições;

B)Definir níveis de responsabilidades; Estabelecer a duração das atividades;

Estabelecer um sistema simplificado e informal de comunicação entre os membros da equipe

A)DIAGRAMA DE RESPONSABILIDADE LINEAR Responsáv eis Di retor G erente As sessor ass istente P eríodo Atividades W X Y Z Ini cio F im 1 – Visão Geral da empresa 2 – Ambiente do negócio 3 – Estratégias e Táticas da empresa 4 – Estrutura de custos 5 – Plano de ação Legenda 1 Responsável direto 2 Co – responsável 3 Precisa ser consultado 4 Pode ser consultado 5 Precisa ser notificado

XII)COMO ELABORAR UM PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PRÁTICO É de conhecimento de todos os especialistas que, de um modo geral, a análise de qualquer sistema exige uma alta complexidade. Evidentemente, em função da Gestão da Qualidade Total ser um sistema de alta complexidade, também exige por parte da organização e de colaboradores grande conhecimento

sobre o assunto e decisão política por parte da alta direção para a implementação e implantação do sistema. O sistema em análise pode ser decomposto em subsistemas, que se decompõe em processos e sub processos de modo que ao final atinja até o nível individual da organização.

Podemos caracterizar todo o sistema em questão como técnicas que permitirão o atendimento pela organização do que denominamos como Planejamento e Gestão pela Qualidade Total(Total Quality Management).

A técnica gerencial básica da qualidade total, através do planejamento e gestão estratégica, está representada pelo ciclo denominado de P.D.C.A, que diz que todos os processos devem ser planejados(metas e métodos)executados(gerando indicadores), controlados(check), e no caso de divergência entre os resultados planejados e alcançados, devem ser providenciadas as ações corretivas necessárias. Resumindo podemos representar a técnica pela representação P - DE PLANEJAMENTO, D - de EXECUÇÃO, C - de AVALIAÇÃO e A - de AÇÃO CORRETIVA, que serão explicados pelos esquemas a seguir :

1 - PROCESSO DE ELABORAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

O P(PLANEJAMENTO)das organizações se decompõem em Ps(PLANEJAMENTOS)das unidades hierarquicamente inferiores e assim sucessivamente. É feita uma associação de ciclos de PDCA em superposição às caixinhas do organograma da organização.

Podemos verificar que P é no mínimo igual ao somatório de P1+P2+P3, etc., o que na realidade representa ao somatório das metas das unidades organizacionais imediatamente inferiores, e assim sucessivamente até o nível mais baixo da organização, o qual é decomposto em atividades individuais de seus funcionários. Todas as metas devem ser discutidas e disseminadas de tal modo que suas execuções sejam previamente acertada entre cada dirigente e seus funcionários imediatos.

1.1 - PROCESSO DE EXECUÇÃO ESTRATÉGICA

No momento que cada unidade da organização sabe o que deve fazer com suas metas desdobradas e bem definidas, deve-se providenciar a execução dessas metas.

1.2 - PROCESSO DE AVALIAÇÃO DA GESTÃO ESTRATÉGICA

Após cada unidade organizacional executar suas metas, inseridas no planejamento(P), inicia-se uma avaliação por cada uma das unidades a partir do nível hierárquico mais baixo que serão consolidadas nos níveis hierárquicos

imediatamente superiores, o que permite uma avaliação de todo o sistema da organização, incluindo a alta direção e as metas estratégicas.

1.3 - PROCESSO DE AÇÃO CORRETIVA DA GESTÃO ESTRATÉGICA Havendo diferenças entre o que foi planejado e o que realmente foi executado, haverá necessidade de redirecionamento das ações por cada nível hierárquico, visando correção das distorções encontradas.

1.4 - A ELABORAÇÃO DA ESTRATÉGIA E SEU DESDOBRAMENTO Após a definição da estratégia ela é desdobrada para os processos, assim como os objetivos e metas, através de sucessivos debates e interações.

Para o desdobramento da estratégia para as áreas operacionais deve-se inicialmente comunicar efetivamente a Missão, a Visão, as Diretrizes, as Metas e a Estratégia para toda organização e realizar as seguintes atividades:

a - Estabelecer a Missão, Visão e Metas da área considerada;

b - Estabelecer um planejamento das atividades para alcançar os objetivos, um plano de melhoria de processos prioritários e os indicadores para acompanhamento, definindo papéis e responsabilidade, sistemas de comunicação, sistema de indicadores e sistema de reconhecimento e recompensa;

c - Alojar os recursos necessários para a execução dos planos;

d - Estabelecer um cronograma para o acompanhamento das atividades planejadas;

e - Planejar o treinamento das pessoas envolvidas na atividade;

f - Analisar criticamente o processo de planejamento e que fatores ou prazos obrigam a sua reformulação ou revisão;

g - Estabelecer um programa de reconhecimento e recompensa;

Uma Estratégia estará concluída quando estiverem definidas as seguintes questões

Os planos a serem executados para cada função; As diretrizes que governam estas funções;

As ações a serem executadas por cada função, e quando; Os recursos requeridos e autorizados;

A transferência da autoridade para as funções;

2 - UMA FERRAMENTA PARA ELABORAÇÂO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

2.1 - DEFINIÇÃO DE BRAISTORMING

É uma dinâmica de grupo em que as pessoas, de forma organizada, e com oportunidades iguais, fazem um grande esforço mental para opinar sobre determinado assunto.

2.2 - O QUE VEM A SER O CICLO PDCA?

O ciclo PDCA é composto por quatro fases representados por P(plan – Planejar), D(Do- Executar), C(Check –Verificar e A(Act-Atuar).

Na fase do Planejamento(P)têm-se as seguintes etapas:

Estabelecimento de Metas e ou Identificação de Problemas.(Utiliza-se Brainstorming);

A primeira etapa utilizando-se as técnicas do brainstorming e do NGT(Técnica do grupo nominal)é a da problematização. Nesta etapa, a turma é dividida em grupos de trabalhos e utilizando-se a planilha abaixo procura –se elencar os principais problemas, na visão do grupo, Como exemplo utilizaremos:

PLANILHA PARA IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS E SELEÇÃO DO(S)PROBLEMAS PRIORITÁRIOS

PROBLEMAS VOTAÇÃO PELO

NGT

CLASSIFICAÇÃO