As plataformas de colaboração apresentam-se como uma nova solução multi- tecnológica no apoio às organizações, agregando um conjunto unificado de serviços de software que até então eram oferecidos como ferramentas simples e especializadas ou mais recentemente como aplicações híbridas. A aposta da indústria de software em ferramentas integradas, possibilita às organizações o trabalho cooperativo, a troca de informação, e a comunicação síncrona e assíncrona, através de um espaço comum orientado para um propósito específico. As plataformas colaborativas visam satisfazer um modelo colaborativo, podendo ser concebidas à medida ou com base em soluções comerciais. Neste ultimo caso, implica que a solução seleccionada se enquadre no tipo de modelo colaborativo definido. Atendendo a diferentes cenários de implementação, poderá ser necessário a personalização de serviços fornecidos pela plataforma. O desafio para a indústria de software é o desenvolvimento de aplicações que aprendam com utilizadores, utilizando uma arquitectura participativa que permita obter vantagens não só na interface de software, mas na riqueza dos conteúdos compartilhados (O'Reilly 2005).
Viscaino, et al. (2005), propõem uma metodologia de avaliação das plataformas de colaboração numa perspectiva do conhecimento baseando-se em seis níveis de análise. Por cada nível de análise o sistema deverá ser capaz de responder a um conjunto de questões, conforme documenta o Quadro 6.
Quadro 6 - Análise das ferramentas de colaboração numa perspectiva de conhecimento Fonte: Adaptado de Vizcaino, et al., 2005
Nível Descrição Questões
Criação Ocorre quando é obtida e entendida nova informação.
O sistema ajuda a obter informação? O sistema ajuda a entender a informação? O sistema propõe soluções para os problemas encontrados?
O sistema dispõe de algum mecanismo explicar as soluções apresentadas?
Acumulação Factor crítico na gestão de conhecimento.
Os novos sistemas colaborativos devem aprender com a utilização a que são submetidos diariamente, armazenando automaticamente informação para utilização futura.
O sistema possui mecanismo de armazenamento da informação?
A base de dados tem capacidade para responder às solicitações?
O sistema tem mecanismos inteligentes para captar informação?
O sistema ajuda a documentar as actividades diárias? Partilha Pode ser definida como um processo
colectivo onde membros envolvidos colaboram para a aprendizagem mútua.
O sistema dispõe de mecanismos para comunicar com outros membros? Que mecanismos possui?
Os mecanismos existentes permitem contactar os especialistas numa dada matéria?
Nível Descrição Questões
O sistema tem mecanismos para detectar quem trabalha em tarefas semelhantes, e propõe a inclusão em comunidades de prática?
O sistema tem um mecanismo rastreio para identificar as comunidades de prática?
O sistema tem um mecanismo de encaminhamento de nova informação para utilizadores que eventualmente necessitem desta?
A ferramenta tem controlo de fluxo trabalho? A ferramenta possui algum mecanismo que permita detectar se existe algum membro que possua informação sobre um tópico que um outro membro necessita? Utilização Aqui destacam-se alguns factores
importantes como, o nível de utilização de conhecimento numa organização, a cultura de utilização do conhecimento, e a existência de um sistema que automaticamente pesquisa informação auxiliar, permitindo reutilizá-la.
O sistema possui soluções para pesquisa de informação? O sistema tem técnicas para evitar ―ruído‖ na informação? O sistema tem mecanismos de alerta para aconselhar o utilizador a consultar outra informação ou contactar outro membro?
O sistema recomenda alternativas para execução de uma tarefa?
Interiorização Assenta na capacidade em interiorizar o conhecimento emanado da relação entre tarefas, na oportunidade educacional, e no nível de aprendizagem organizacional.
O sistema ensina como executar uma tarefa O sistema tem algum mecanismo para melhorar as competências dos utilizadores?
O sistema possui técnicas para transmitir aos utilizadores a filosofia da organização, padrões, e perfil de clientes?
Integração Este meio tem por objectivo que o sistema facilite a integração e representação uniforme da semântica das áreas de trabalho comuns.
O sistema facilita a integração da informação e do conhecimento?
Os sistemas colaborativos têm como vantagem poder auxiliar na identificação de fluxos de conhecimento, na disseminação e na reutilização deste (Vizcaino et al. 2005). Esta abordagem vai ao encontro do conceito de sistemas de gestão de conteúdos empresariais, onde se concentra a gestão electrónica de documentos e a gestão do conhecimento numa perspectiva moderna de gestão integrada da informação (Paivarinta and Munkvold 2005).
Weiseth, et al. (2006), defendem uma estrutura colaborativa baseada em três elementos: (1) ambiente colaborativo, (2) processos colaborativos, (3) apoio à colaboração. A ligação entre a tecnologia e o negócio dá-se através de processos colaborativos. Nesta estrutura, o ambiente colaborativo representa os actores, as tarefas, e de um modo geral a envolvente do negócio. Por outro lado, o apoio à colaboração é garantido pelos serviços e ferramentas colaborativas.
Figura 4 - Estrutura de colaboração baseada em meios electrónicos Fonte: Adaptado de Weiseth et al., 2006
Para caracterizar esta estrutura, Weiseth, et al. (2006) conceptualizam um modelo de análise de ferramentas de colaboração a que chamam de ―Roda de
Ferramentas de Colaboração‖. Para estes autores, os sistemas de colaboração poderão ser
classificados segundo uma tipologia formada por três níveis concêntricos, comparável a uma roda de um veículo. A interface de colaboração representa o hardware, portais Web, e o meio físico. As funções de colaboração caracterizam os métodos e estilos de comunicação com os processos de colaboração. Cada processo está inserido numa área funcional. A transposição desta realidade para o software deriva do conhecimento e análise que empresas que vendem software possuem sobre processos de colaboração. A
gestão de conteúdos e de integração processos compreende a gestão do ciclo de vida da
informação e a integração de processos. A gestão de conteúdos consiste na gestão da informação armazenada pelas funções de colaboração durante o ciclo de vida desta. Tem como atributos a gestão de um modelo comum de conteúdos, e a gestão do ciclo de vida dos mesmos. A integração de processos corresponde à transição e fluxo de resultados dos processos entre a coordenação, produção, tomada de decisão, e funções de apoio à gestão de conteúdos. A relação com as áreas funcionais é representada através do Quadro 7.
Quadro 7 - Relação entre a gestão de conteúdos e as funções de colaboração Fonte: Adaptado de Weiseth, et al., 2006
Atributos Características
Modelo de gestão conteúdos Gestão de meta-informação; Taxonomia do modelo de gestão; Gestão de atribuições.
Gestão de ciclo de vida dos conteúdos Acesso e segurança; Versão; Transformação; Classificação; Distribuição; Retenção; Rastreio.
Integração de processos Fluxo do trabalho; Notificação de mudanças nos conteúdos; Subscrição.
A ligação entre a tecnologia e o negócio não se limita ao contexto de relações intra-organizacionais. Tendo em conta a vasta oferta de soluções integradas especializadas nos mais diversos processos colaborativos, Carneiro, et al. (2007), propõem uma classificação das tecnologias colaborativas considerando a sua aplicação às redes
colaborativas. Esta classificação consiste num quadro de análise tridimensional, em que podemos encontrar numa dimensão os componentes da colaboração agrupados em comunicação, partilha, e coordenação. Noutra dimensão apresentam os níveis de
colaboração divididos em intermédio, médio, e elevado. Paralelamente a esta dimensão
apresentam as categorias de sistemas de colaboração. Ainda de acordo com Carneiro, et al. (2007), os sistemas de colaboração estão divididos por cinco categorias principais: (1) gestão colaborativa de projectos, (2) aplicações de gestão de conteúdos; (3) aplicações de gestão de comunidades e redes sociais, (4) aplicações de comunicações unificadas, (5) aplicações para gestão de processos.
Na adopção de plataformas colaborativas, o carácter temporário de algumas parcerias, pode constituir a principal barreira. No caso das parcerias de curta duração, o tempo de implementação e os custos da solução face às expectativas de benefício são o primeiro entrave. Outras barreiras, como as relações de confiança, a autonomia organizacional, ou os papéis desempenhados na gestão organizacional, impõem uma reflexão sobre a melhor solução para cada caso (Fornasiero and Zangiacomi 2006).
O estudo do tipo de parcerias, virtuais ou não, é claramente um ponto de referência na selecção da tipologia de plataforma a adoptar.