Escolha uma estrutura de comitê que funcione melhor para sua NA.
A estrutura do comitê deve ser documentada de modo que todos possam ver como se espera que a dinâmica funcione.
Um perfil de papel deve ser preparado para cada uma das tarefas do comitê (observe que uma pessoa pode ficar responsável por duas ou mais tarefas) para evitar trabalho com objetivos conflitantes ou duplicação de funções. Deve ser feita uma divisão clara entre o trabalho da equipe de staff e Chapter local ou entre os coordenadores locais de Interchange (LIC) e líderes do Interchange. Isso irá ajudar a evitar incertezas e discórdias antes, durante e depois do programa (sobre quem é responsável pelo quê). Esse acordo funciona melhor se estabelecido em uma reunião conjunta realizada no início dos preparativos.
RESPONSABILIDADES DO COMITÊ LOCAL DO STEP UP
Aspectos administrativos
Recrutar e selecionar o Diretor do programa e discutir com ele a seleção da equipe de staff que sediam o Step Up. Se precisar de um ou mais membros de staff internacional, entre em contato com o CISV Internacional para obter ajuda. (b)
Pelo menos um staff deve já ter feito um programa Step Up
anteriormente, como adulto. Se não for esse o caso, pelo menos um membro da equipe de staff deve participar do Workshop de Step Up em um
Regional Training Forum
(RTF)Verificar se todos os membros da equipe de staff são atualmente membros do CISV (b)
No caso de staff internacional, verifique se ele/a tem mais de 21 anos e possui experiência em Step Ups. Se um staff internacional não tiver experiência com esse programa, ele/a deve participar de um Workshop de Step Up em um
Regional Training Forum
(RTF) (b)Verifique se todos os procedimentos internacionais de convite foram cumpridos (b)
Pelo menos uma pessoa da equipe de staff deve ser do Chapter anfitrião e deve conhecer a região, números de telefones de emergência, localização de serviços de atendimento médico e do local do acampamento (b) Verificar se os staffs que sediam o Step Up preencheram os formulários de saúde e legal/de segurodo CISV (b)
GUIA OFICIAL DE PROGRAMA DO CISV – STEP UP 42
Fazer uma previsão de custo e saber como pagar pelas despesas do acampamento (b)
Verificar se todos os membros da equipe de staff preencheram o formulário oficial de inscrição para equipe de staff anfitriã internacional, se possuem duas referências em arquivos e se foi feita uma verificação de antecedentes criminais, a qual deve ficar arquivada no Chapter local (b)
Confirmar as datas para o Step Up antes de 15 de novembro (b) O Pre-camp 1 deve ser enviado ao IO até 1 de março (b)
Indicar staff da cozinha e planejar as 3 semanas de alimentação que será oferecida aos participantes do acampamento (b)
Devolver valores extras e finalizar a previsão de custo (a)
Verificar se a equipe de staff enviou todos os formulários finais ao IO (a) Se nem todos os participantes estiverem registrados como CISV Friends, envie uma lista de endereços preenchida ao IO (a)
Conteúdo educacional e treinamento
Verificar se o Diretor e a equipe de staff anfitriã realizaram o
treinamento de liderança exigido e o treinamento de staff necessário (b) Juntamente com a equipe de staff, treinar e preparar as famílias anfitriãs locais para dar as boas vindas para as delegações e abordar as regras de hospedagem (b)
Trabalhar juntamente com a equipe de staff anfitriã na preparação do calendário do acampamento: verificar e confirmar as datas, horários e eventos (b)
Preparar um Open Day flexível. Esse evento deve ser planejado pelos participantes assim que eles chegarem ao acampamento.
Verificar se foi oferecido treinamento Youth Training a todas as
delegações participantes. O Youth Training deve ser dado com o auxílio de um Junior Branch local. (b)
Auxiliar a equipe de staff na seleção de uma organização cujos objetivos estejam alinhados com os do CISV, com a qual será feito o planejamento do Impact Day. (b)
Comunicação e assistência
Atribuir responsabilidades a cada coordenador de comitê na primeira reunião de comitê do Step Up (b)
Ajudar a equipe de staff com qualquer necessidade que eles possam vir a ter, incluindo transporte, fornecimento de itens necessários e informações sobre passeios, de acordo com o que for decidido pela equipe de staff (b, d)
GUIA OFICIAL DE PROGRAMA DO CISV – STEP UP 43
Estar disponível em caso de incidentes ou crises e oferecer apoio à equipe de staff na resolução de problemas e na conclusão do relatório de incidente (IRF), se necessário (d)
Ajudar a equipe de staff com o processo de retorno através da realização de uma reunião com eles e o Chapter local (a)
Enviar cartões de agradecimento à comunidade local do acampamento, à equipe de staff e aos patrocinadores (a)
Motivar todos os novos membros em potencial da comunidade local, que ajudaram ou se envolveram com a organização do acampamento, a participarem das atividades do CISV (por ex.. Mosaic)
Responsabilidades práticas
Selecionar um local com instalações apropriadas para a realização do Step Up (a possibilidade de lavar roupas deve ser considerada) (b)
Inspecionar o local do acampamento com a equipe de staff para averiguar qualquer possibilidade de risco aparente; decidir o que deve ser feito para solucionar os problemas antes do início do programa (b)
Preparar políticas de acampamento juntamente com a equipe de staff (b) Estabelecer um calendário para realizar reuniões regulares com o Comitê do
Acampamento (b)
Envolver a comunidade local na organização do acampamento e convidar seus membros para eventos oficiais, tais como o
Open Day
(b, d)GUIA OFICIAL DE PROGRAMA DO CISV – STEP UP 44