Possíveis soluções e sugestões - Considerações finais

6. Considerações finais

6.1 Possíveis soluções e sugestões

A nossa investigação chegou ao seu termo. Um longo caminho foi percorrido, várias teorias foram estudadas e discutidas, vários meses passaram desde o emergir das ideias e das dúvidas. Este relatório de estágio, com a vertente científica que lhe está inerente, foi baseado na experiência de estágio que decorreu de Setembro a Dezembro de 2009 no

Gabinete de Apoio a

Projectos

da Universidade do Minho. Perceber o processo comunicativo do

Gabinete

, como comunica e dá a conhecer os seus produtos exigiu muito empenho, horas de estudo e uma observação minuciosa de pormenores comunicativos relevantes.

Desde o início do estágio que constatei que a imagem do

Gabinete

junto de professores e/ou investigadores não era a desejada pela direcção do mesmo. O estudo desenvolvido comprovou essa percepção e, contando com as declarações preciosas e imprescindíveis dos entrevistados, elencámos as razões que levam à construção dessa imagem.

As críticas em relação ao serviço foram, do meu ponto de vista, bastante construtivas e passíveis de serem transformadas em sugestões para a melhoria do serviço. Muitas sugestões já foram transcritas no último capítulo. Resumiremos, de seguida, as principais sugestões e as que mais positivamente podem contribuir para a melhoria da imagem do

Gabinete

Em relação à missão e funções: será importante fazer uma reformulação em relação àquilo que o

GAP

faz, pode fazer e deve fazer. Redefinir a missão e esclarecer as suas funções deverá ser uma das medidas mais urgentes a ser tomadas.

A divulgação de informação deverá ser feita consciente e seriamente. Apostar na comunicação dos serviços através da criação de

newsletters

, da actualização do sítio na internet e da divulgação frequente de informação pertinente é, de igual modo, um aspecto a considerar.

Tentar estabelecer uma relação de proximidade, entreajuda e aconselhamento permanente poderá ajudar a obter mais confiança por parte dos seus públicos.

Ser proactivo, não se limitando a responder a solicitações, mas adiantando-se a estas. Mudar de instalações e organizar-se internamente melhorará substancialmente a sua

imagem.

Assumir-se como um serviço estratégico e fundamental para a investigação e desenvolvimento científico.

Acreditamos que as conclusões desta investigação ajudarão, se tomadas a medidas adequadas, a melhorar a imagem do

Gabinete de Apoio a Projectos

, não só junto do seu principal público-alvo, mas também junto de toda a comunidade académica. Fazer-se conhecer, comunicar os seus serviços e ser reconhecido pela qualidade dos mesmos será um objectivo a longo prazo relativamente difícil de alcançar. Sabemos, no entanto, que as mudanças positivas não acontecem abruptamente e requerem muito tempo, dedicação e competência.

Impõe-se mudar a atitude em relação à comunicação. O

Gabinete de Apoio a Projectos

terá que tomar consciência que a comunicação é uma arma, que, quando bem utilizada, poderá trazer múltiplas e significativas vantagens para a imagem de uma qualquer organização.

Mais haveria a estudar e a discutir. A imagem de uma organização é um tema complexo e de difícil manuseamento. Abarcar todos os conceitos relacionados, recolher todos os dados existentes tornou-se uma tarefa impossível, dado o reduzido tempo disponível para a elaboração deste estudo. Contudo, consideramos que os nossos objectivos foram alcançados e acreditamos que contribuímos de forma positiva para a melhoria da imagem organizacional do

GAP

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Anexos

Anexo 1: Texto de apresentação do GAP no

site

. Anexo 2: Plano de Comunicação para o GAP. Anexo 3: Assinatura GAP para

e-mail

Anexo 4:

Printscreen

de gabinetes de apoio a projectos e/ou investigação nacionais. Anexo 5:

Printscreen

sítio do GAP na internet.

Anexo 6:

Printscreen

Organograma funcional da Universidade do Minho.

Anexo 7:

Printscreen

Competências funcionais do Gabinete de Apoio a Projectos. Anexo 8:

Printscreen

Centros de I&D da Universidade do Minho.

64 Anexo 1: Texto de apresentação do GAP no sítio.

Num contexto de redução de verbas estatais torna-se necessário procurar outras formas de financiamento externo, que garantam o investimento na inovação e na investigação científica. Nesta medida, o GAP presta um serviço de auditoria financeira e de suporte à elaboração dos pedidos de pagamento e relatórios finais dos projectos.

Os objectivos operacionais são definidos em função de três áreas de actuação:

Investigação

OE 1 – Promover/ divulgar as oportunidades de financiamento de doutoramentos, pós- doutoramentos e investigação;

OE 2 – Coordenar Contrato/Programa para a contratação de investigadores;

OE 3 – Aumentar o número de pós-doutorados na Universidade do Minho através da divulgação de oportunidades de financiamento;

Internacionalização

OE 4 – Contribuir para a promoção da mobilidade de investigadores através da divulgação de mecanismos financeiros;

OE 5 – Promover a realização de projectos internacionais e o aumento do número de candidaturas ao 7º Programa-Quadro;

OE 6 – Promover o aumento de candidaturas aos vários programas da FCT;

Administração

OE 7 – Ter o portal do GAP online;

OE 8 – Iniciar a 2ª fase de reestruturação interna com a plataforma de gestão de projectos; OE 9 – Iniciar o processo de arquivo digital dos bolseiros;

65 Anexo 2: Plano de Comunicação para o GAP.

Plano de Comunicação Externa

Plano de Comunicação ExternaPlano de Comunicação Externa

Plano de Comunicação Externa

Gabinete de Apoio a

Gabinete de Apoio a Gabinete de Apoio a

Gabinete de Apoio a ProjectosProjectosProjectosProjectos

Universidade do Minho

Lucinda Céu Magalhães Ramos

Mestrado em Ciências da Comunicação

1. Apresentação do Gabinete

O Gabinete de Apoio a Projectos (GAP) da Universidade do Minho apresenta-se como uma estrutura de apoio de natureza técnico-administrativa, a qual assume um papel activo na captação de financiamentos através da promoção e divulgação das oportunidades previstas nos programas nacionais e comunitários. Como unidade orgânica, o Gabinete fornece informações pormenorizadas e consistentes acerca de projectos de investigação em curso.

Num contexto de redução de verbas estatais torna-se necessário procurar outras formas de financiamento externo, que garantam o investimento na inovação e na investigação científica.Nesta medida, o GAP presta um serviço de auditoria financeira e de suporte à elaboração dos pedidos de pagamento e relatórios finais dos projectos.

1.1 Descrição dos serviços

O Gabinete de Apoio a Projectos presta serviços de carácter técnico-administrativo, nomeadamente:

• Divulgação e promoção das oportunidades de financiamento de doutoramento, pós-doutoramento e investigação;

• Coordenação de Contrato/Programa para a contratação de investigadores;

• Aumento do número de pós-doutorados na Universidade do Minho através da divulgação de oportunidades de financiamento;

• Contribuição para a promoção da mobilidade de investigadores através da divulgação de mecanismos financeiros;

• Promoção da realização de projectos internacionais e o aumento do número de candidaturas ao 7º Programa-Quadro;

1.2 Públicos-alvo

• Docentes e investigadores da Universidade do Minho; • Alunos, futuros investigadores;

• Alunos do 1º ciclo, com a possibilidade de inserção em projectos de investigação em curso;

• Bolseiros UMinho e bolseiros externos (cidadãos estrangeiros);

• Centros de Investigação da UM financiados pela FCT e por outras entidades financiadoras.

1.3 Cultura e Identidade

A Universidade do Minho é uma das melhores universidades portuguesas. Valores como a qualidade de ensino, a diversidade, a ânsia pelo desenvolvimento, inovação e evolução científica circulam dentro dos seus muros e são incutidos em cada novo aluno/investigador/professor. Comungando destes valores, o Gabinete de Apoio a Projectos, através do apoio administrativo que proporciona, pauta-se pela simpatia, disponibilidade, credibilidade e competência.

1.4 Posicionamento

O GAP assume-se como uma entidade dinâmica, empreendedora, inserida numa universidade jovem e moderna. Esta tem instalações inovadoras que oferecem todas as condições para o pleno desenvolvimento de actividades científicas, culturais e desportivas. O objectivo primordial do Gabinete de Apoio a Projectos é, portanto, facultar todas as informações para que cada investigador/bolseiro consiga reunir todas as condições para o pleno desenvolvimento dos seus projectos científicos e da sua investigação.

2. Diagnóstico da situação

2.1 Análise SWOT – Stenghts, Weaknesses, Opportunities,

Threats

Forças

o

Identidade cultural forte (por comunhão com a Universidade)

;

o

Cumplicidade, informalidade e entreajuda;

o

Localização geográfica;

o

Aposta na inovação/investigação;

Fraquezas

o

Instalações obsoletas

;

o

Comunicação externa praticamente inexistente;

Oportunidades

o

Aposta na internacionalização;

o

Valorização do percurso académico dos alunos, o que os impele a

participar em projectos de investigação;

o

Aposta na investigação em todos os campos do saber;

Ameaças

o

Redução de financiamentos públicos para custear projectos de

investigação;

3. Estratégia de comunicação

3.1 Objectivos de relações públicas

Desenvolver a notoriedade da organização para aperfeiçoar a sua imagem junto do seu público-alvo;

Promover um maior conhecimento acerca dos produtos, serviços e políticas do gabinete;

Promover uma opinião mais favorável dos consumidores relativamente ao gabinete;

Divulgar todos os financiamentos disponíveis para doutoramentos e investigação;

Melhorar a imagem do Gabinete junto dos investigadores da Universidade e extra muros;

Fazer corresponder ao Gabinete noções de desenvolvimento, investigação, inovação;

Promover uma melhor articulação entre o gabinete e os vários centros de investigação da UMinho, assente numa eficaz troca e circulação de informação; Despertar a atenção dos formadores de opinião: imprensa, instituições,

empresas, etc;

Promover o sítio do Gabinete junto dos seus públicos-alvo e da comunidade científica em geral.

3.2 Acções

Correio electrónico

• Comunidade académica em geral – mensagens regulares sobre bolsas de investigação, programas e informações pertinentes sobre as actividades do Gabinete;

• Mensagens personalizadas aos núcleos de investigação da UM, a fim de divulgar programas e bolsas de investigação directamente direccionadas a esses núcleos e áreas de investigação;

Núcleos de investigação

• Distribuir panfletos informativos sobre as actividades do GAP;

• Newsletter trimestral ou semestral sobre actividades do GAP, número de bolsas atribuídas, número de investigadores e informações pertinentes, a ser colocada estrategicamente nos núcleos de investigação da Universidade do Minho;

Divulgação do sítio

• Noticiar a abertura do novo sítio, explicando os conteúdos e dando uma ideia geral das funções, através de comunicado de imprensa para jornais locais e académicos:

o Jornais académicos: ComUM, Académico;

o Jornais locais: Correio do Minho, Diário do Minho;

• Entrevista da representante do GAP a um ou vários jornais, promovendo o novo sítio e o próprio gabinete;

• Enviar mensagem através do mail institucional a toda a comunidade académica, noticiando a abertura do novo site e com redireccionamento para o mesmo;

No sítio

• Mensagem da representante do GAP;

• Na secção “Conheça-nos”, além da colocação dos nomes dos funcionários do GAP, colocar também fotografias dos mesmos;

• Na secção “Pergunte-nos”: possibilidade de colocar dúvidas e questões, as quais serão respondidas o mais rápido possível e através de correio electrónico;

• Colocar no sítio testemunhos de alunos, docentes ou investigadores que tenham usufruído dos serviços do gabinete;

• Criação de uma newsletter trimestral ou semestral que, além de ser impressa, será colocada online, podendo, eventualmente, ser recebido por mail por quem a assinar;

• Tradução dos conteúdos do Gabinete de Apoio a Projectos para inglês;

• Colocar online um questionário de satisfação, a fim de perceber as percepções dos visitantes do sítio e o seu nível de satisfação.

3.3 Calendarização

73 Anexo 3: Assinatura GAP para e-mail.

A equipa do GAP

٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠

GAP – Gabinete de Apoio a Projectos

Universidade do Minho Campus de Gualtar Vivenda Sameiro 4710-057 Braga Tel.: 253604500/01 Fax: 253676172 E-mail: gap@gap.uminho.pt Site: www.gap.uminho.pt Características da assinatura

• Deverá ser utilizado o

lettering

comum a toda a universidade –

News Gothic T Light

– com vista a fortalecer a unidade e a interligação do gabinete com a instituição;

• A fim de reforçar a capacidade de união e o espírito de equipa do Gabinete a assinatura deverá ser colectiva, isto é, remetendo para a ideia de equipa;

• As informações contidas na assinatura deverão ter a seguinte formatação: texto alinhado à esquerda, tamanho 10, com espaçamento entre linhas de 1,0 cm, com excepção da referência ao GAP que deverá ter tamanho 11;

• A assinatura deverá surgir com a cor predefinida do PANTONE CoolGray 7 ou, em alternativa, o PANTONE 1807, correspondendo, respectivamente, às cores vermelho e cinzento.

Anexo 4: Printscreen de gabinetes de apoio a projectos e/ou investigação nacionais

Figura 1. Gabinete de Apoio a Projectos e Investigação da Universidade da Beira Interior

Figura 3. Gabinete de Apoio da Universidade Técnica de Lisboa

76 Anexo 5: Sítio do GAP na internet.

80 Anexo 9: Guião de entrevistas.

Entrevista a Professores/Investigadores/ directores de centros de investigação

1. Já teve algum contacto com o GAP? Em que circunstâncias? 2. Antes de ter contactado com o gabinete, o que achava do serviço?

3. Conhecia as suas instalações? Sabia quais os principais serviços prestados?

4. O que pensa das instalações do GAP relativamente ao resto da arquitectura da universidade?

5. Depois do contacto, mantém a opinião? Com que imagem ficou do GAP?

6. O GAP é um gabinete que presta serviços a toda a comunidade universitária, desde alunos a professores e/ou investigadores. Qual pensa que é a imagem que eles têm do GAP? Porquê?

7. Como investigador e como director de um centro de investigação, pensa que os serviços prestados pelo GAP são importantes e/ou imprescindíveis no contexto académico? 8. Pensa que o GAP presta todo o apoio possível e disponibiliza os serviços necessários

para assegurar a prossecução eficaz de todo o tipo de investigação?

9. Pensa que a comunidade científica está familiarizada com todos os serviços prestados pelo GAP? Ou seja, pensa que os investigadores/professores conhecem, efectivamente, os serviços GAP?

10. Como tem acesso a informações relativas a investigações, bolsas, programas? (site, panfletos)

11. Conhece o site do GAP?

12. Sabe quantos funcionários fazem parte do GAP? Pensa que estes deveriam ter algum tipo de formação especializada, uma vez que lidam diariamente com projectos científicos nacionais e transfronteiriços?

13. Em termos de imagem, tem alguma sugestão que possa ajudar o GAP a melhorar a sua imagem junto, principalmente, dos investigadores/professores?

81 Entrevista a funcionários do GAP

1. Há quanto tempo trabalha no GAP? 2. Quais as suas principais funções?

3. O que pensa das instalações do GAP relativamente ao resto da arquitectura da universidade?

4. O GAP é um gabinete que presta serviços a toda a comunidade universitária, desde aluno a professores e/ou investigadores. Qual pensa que é a imagem que eles têm do GAP? Porquê?

5. Quais os seus objectivos comunicativos? Pensa que seria necessária uma estratégia de comunicação centrada na divulgação constante de informação, através de folhetos, dossiês, site, etc.?

6. Por que razão ainda não se procedeu a isso? Quais os impedimentos?

7. Pensa que seria necessário haver uma pessoa responsável pela comunicação do GAP? 8. Em termos de imagem, tem alguma sugestão que possa ajudar o GAP a melhorar a sua

82 Entrevista à chefe de divisão Carla Santos

1. Há quanto tempo trabalha no GAP? 2. Quais as suas principais funções?

3. Quando foi criado o gabinete e para dar resposta a quê?

4. O que pensa das instalações do GAP relativamente ao resto da arquitectura da universidade?

5. O GAP é um gabinete que presta serviços a toda a comunidade universitária, desde alunos a professores e/ou investigadores. Qual pensa que é a imagem que eles têm do GAP? Porquê?

6. Quais os seus objectivos comunicativos? Pensa que seria necessária uma estratégia de comunicação centrada na divulgação constante de informação, através de folhetos, dossiês, site, etc.?

7. Por que razão ainda não se procedeu a isso? Quais os impedimentos?

8. Pensa que seria necessário haver uma pessoa responsável pela comunicação do GAP?

9. Quem faz a gestão das mensagens difundidas através do correio institucional da universidade?

10. Em termos de imagem, tem alguma sugestão que possa ajudar o GAP a melhorar a sua imagem junto, principalmente, dos investigadores/professores?

Entrevista ao Pró-reitor para a investigação, Vasco Teixeira

1. Como pró-reitor para a investigação, qual acredita ser a importância do GAP no contexto da Universidade do Minho? Pensa que é um serviço imprescindível?

2. Pensa que a imagem do GAP junto da comunidade universitária – professores,

No documento A comunicação e a imagem do Gabinete de Apoio a Projectos: um estudo de caso (páginas 65-90)