Principais atividades da fase inicial

As principais atividades da fase inicial do projeto descritas anteriormente serão detalhadas para cada fase e se constituem dos elementos formadores dos fluxogramas de cada fase.

4.2.4.1 A fase de planejamento do negócio

Apresenta-se a seguir a descrição das principais atividades da fase de planejamento do negócio. Estas atividades compõem o fluxograma da figura 10 apresentado a seguir.

Quadro 01 – Fluxograma da fase de planejamento do negócio

a. Realizar reunião inicial do projeto

A reunião inicial tem o objetivo de esclarecer à equipe do projeto os objetivos e escopo do projeto e apresentar a metodologia a ser utilizada no gerenciamento do projeto em todas as suas fases, emitir um termo de referência do projeto preliminar, que contenha o objetivo do projeto, suas restrições e premissas e a identificação da equipe e elaborar a estrutura analítica do trabalho (EAT) e um cronograma para esta fase.

b. Definir preliminarmente características do produto ou serviço

Devem ser verificadas as propriedades dos produtos a serem gerados pelo projeto e as características dos serviços a eles associadas de forma a avaliar as condições locais de atendimento e sua aceitação pelas partes interessadas.

c. Identificar alternativas para o projeto

Verificar a validade das premissas que balizaram a inclusão do projeto no planejamento estratégico da empresa e avaliar alternativas para consecução dos objetivos do negócio. Deve eventualmente ser verificada também a possibilidade de se atingir os objetivos do negócio sem tal investimento.

d. Identificar localizações potenciais e os impactos em termos de logística

Definir possíveis localizações para a implantação do projeto contemplando não só a análise mercadológica como também uma análise da tecnologia a ser utilizada. Devem ser verificados ainda os impactos desta localização sobre a logística de matéria-prima e de escoamento dos produtos.

e. Identificar alternativas de tecnologia e selecionar de forma preliminar a mais adequada

Verificar as diferentes rotas de produção para as correntes e produtos desejados, incluindo comparação de custos de capital, custos operacionais e experiência da empresa na implantação da tecnologia, identificando os provedores desta tecnologia.

f. Identificar e avaliar os impactos ambientais

Após a identificação das alternativas de tecnologia, devem ser levantados e avaliados seus respectivos impactos ambientais, que terão peso significativo na escolha da rota de produção mais adequada.

g. Definir os objetivos do negócio em termos de qualidade

Considerando os resultados da seleção de tecnologia, deve-se incluir então objetivos mais definidos para o negócio, tais como as especificações (ou range de variação admissível) dos produtos e/ou preferências de clientes e a flexibilidade desejada destes produtos.

h. Definir metas para o projeto

Com base nos objetivos propostos de qualidade e flexibilidade da produção, deve-se realizar uma reunião formal da equipe de forma a se revisar o termo de referência do projeto, estabelecendo-se as premissas e metas específicas para o projeto e que devem balizar o EVTE.

i. Preparar uma estimativa de custo

Elaborar estimativa de custos com margem de erro de -30% a +50%, ou seja, baseando-se em projetos semelhantes já executados ou ainda através de cotações preliminares de possíveis fornecedores.

j. Realizar análise de risco qualitativa

Reunir uma equipe multifuncional e a equipe de projeto para identificar riscos e elaborar o plano de resposta aos riscos. Os riscos identificados nesta atividade deverão ser utilizados na atualização do estudo de viabilidade técnica e econômica nos e estudos de sensibilidade que serão elaborados posteriormente.

k. Executar estudo de viabilidade técnica e econômica

Elaborar o estudo de viabilidade técnica e econômica (EVTE) utilizando as premissas validadas pelos estudos da equipe do projeto. Este EVTE deve levar ainda em conta a estimativa de custo atualizada do projeto e as análises de sensibilidade indicadas pela análise de risco.

l. Desenvolver estrutura analítica do trabalho (EAT) e cronograma preliminares para todas as demais fases do projeto

Desenvolver estrutura analítica do trabalho para todo o projeto, com base nas principais atividades identificadas pela equipe do projeto ou em estruturas analítica padrões da empresa, utilizadas em projeto semelhantes.

m. Emitir o pacote de apoio à decisão (PAD)

Revisar os documentos emitidos até a data, analisando e consolidando toda a documentação e emitir o pacote de apoio à decisão (PAD) contendo os produtos gerados e consolidados nesta fase e também o planejamento detalhado e as necessidades de recursos humanos e financeiros para a fase de engenharia conceitual. Este pacote deve ser apresentado a um comitê de aprovação para decidir pela continuação ou não do projeto para a fase seguinte. Caso sejam necessárias mais informações deve ser preparado um novo pacote para nova apresentação.

4.2.4.2 A fase de engenharia conceitual

Apresenta-se a seguir a descrição das principais atividades da fase de engenharia conceitual. Estas atividades compõem o fluxograma desta fase apresentado na figura 11 a seguir.

Quadro 02 – Fluxograma da fase de engenharia conceitual

a. Emitir o termo de referência de projeto

O patrocinador do projeto emite o termo de referência do projeto que deve conter no mínimo a identificação do gerente de projeto, a justificativa e o objetivo do projeto, a declaração de escopo e a estratégia de condução do projeto.

b. Realizar reunião inicial da fase

O gerente do projeto juntamente com a equipe do projeto realiza a reunião inicial da fase. Esta reunião inicial deve esclarecer os objetivos e escopo do projeto de acordo com o pacote de apoio à decisão e apresentar a metodologia a ser utilizada no gerenciamento do projeto com a identificação do responsável por cada atividade desta fase.

c. Consolidar o cronograma do projeto

Rever a EAT de forma a atender as principais atividades definidas para esta fase e construir o cronograma.

d. Elaborar plano de resposta aos riscos identificados na fase anterior

O gerente do projeto deverá reunir a equipe de projeto, rever os riscos levantados na fase anterior, identificar a existência de novos riscos com a visão da fase que se inicia e elaborar um plano de resposta aos riscos identificados.

e. Refinar a seleção do local

Determinar a melhor localização para o projeto dentre as alternativas indicadas na fase anterior e executar uma análise preliminar do solo e do lençol freático executando uma sondagem preliminar e identificando possíveis interferências.

f. Identificar regulamentações ambientais e outras licenças

Avaliar e identificar as leis ambientais vigentes na localidade. Documentar as permissões e licenças necessárias para a obra e para a colocação em operação do projeto. Deve-se ainda identificar os órgãos responsáveis e pessoas de contato e verificar os pré-requisitos e prazos comuns de trâmite dos pedidos de licenciamento. As atividades de solicitação e emissão destas licenças devem estar identificadas no cronograma do projeto.

g. Desenvolver engenharia conceitual

Após desenvolver a melhor opção tecnológica para o projeto, executar todas as atividades necessárias à conclusão do projeto conceitual. A seqüência de elaboração, atualização e emissão definitiva dos documentos devem atender ao seqüenciamento estabelecido no cronograma.

h. Atualizar a seleção de tecnologia

Reavaliar a seleção inicial das tecnologias à luz dos dados já gerados pela engenharia conceitual e de possíveis novos dados. Esta atualização tem como objetivo diminuir as possibilidades para que seja feita a escolha da tecnologia na fase seguinte.

i. Solicitar e avaliar propostas técnico-comerciais

Verificar se existe uma ou mais empresas previamente selecionadas para fornecimento de determinada tecnologia ou elaborar lista de empresas que tenham conhecimento para desenvolver o projeto básico desta tecnologia.

j. Protocolar pedido de licença prévia

Protocolar, caso se identifique ser necessário, o processo de obtenção da licença prévia junto ao órgão ambiental. Deve ser observado o prazo para obtenção desta licença.

k. Preparar uma estimativa de custo

Elaborar estimativa de custos, com margem de erro de -15% a +30%, ou seja, utilizando-se uma lista de equipamentos e fatorando-se custos indiretos e mão de obra, com auxílio de softwares de banco de dados de estimativas de custos ou através de propostas de possíveis fornecedores.

l. Elaborar o cronograma financeiro do projeto

Com base no cronograma do projeto e nas estimativas de custos já elaboradas, desenvolver o cronograma financeiro do projeto até o final da fase de execução física. Este cronograma fisco-financeiro irá gerar a curva de desembolso do projeto, que irá subsidiar a análise de retorno econômico do projeto.

m. Atualizar estudo de viabilidade técnica e econômica (EVTE)

Atualizar o estudo de viabilidade técnica e econômica levando-se em conta a estimativa de custo atualizada do projeto e as análises de sensibilidade indicadas pela análise de risco.

n. Atualizar o pacote de apoio à decisão (PAD)

Revisar os documentos emitidos até o final desta fase, analisando e consolidando toda a documentação e emitir o pacote de apoio à decisão contendo os produtos gerados e consolidados nesta fase. Este pacote deve ser avaliado por um comitê para decidir pela continuação ou não do projeto.

4.2.4.3 A fase de engenharia básica

Apresenta-se a seguir a descrição das principais atividades da fase de engenharia conceitual. Estas atividades compõem o fluxograma apresentado na figura 12 a seguir.

Quadro 03 – Fluxograma da fase de engenharia básica

a. Atualizar o termo de referência de projeto

Emitir a atualização do termo de referência do projeto contendo o limite autorizado para o trabalho, o orçamento e cronograma atualizado para o projeto, a equipe do projeto e suas responsabilidades e a lista de produtos que deverão ser gerados nesta fase.

b. Alinhar todos aos objetivos do projeto

O gerente do projeto e a equipe do projeto, identificados no termo de referência do projeto, realiza a reunião inicial desta nova fase do projeto. Nesta reunião é feito o esclarecimento dos objetivos e escopo do projeto e apresentação da metodologia a ser utilizada no gerenciamento do projeto para os novos membros da equipe de projeto e a atualização dos riscos e incertezas do projeto.

c. Confirmar localização local onde será instalado o novo projeto

Após determinar, na fase anterior, a melhor localização para o novo empreendimento, completar a análise preliminar do solo e do lençol freático, identificando possíveis interferências e resíduos contaminantes.

d. Revisar o cronograma do projeto

Consolidar a quantidade de recursos envolvida na execução de todas as atividades previstas no cronograma desta fase e iniciar o desdobramento a níveis mais detalhados da EAT para a fase de construção e montagem, de forma a se poder ter futuramente como um produto da fase.

e. Definir o processo de gestão de mudanças

Definir e divulgar a todos os integrantes da equipe do projeto o procedimento específico de gestão de mudanças do projeto, que deve prevê a necessidade do uso das solicitações de modificação do projeto para alterações

em documentos nas fases de projeto básico e de execução do projeto. Esta definição deve ser registrada por escrito.

f. Estabelecer estratégias de contratação e de fornecimento de materiais

Reavaliar as estratégias de contratação e fornecimento de materiais do projeto. Avaliar as alternativas de modalidades de contratos e definir os itens de material com longo prazo de fornecimento, cujos pedidos de compra devem ser negociados ainda durante esta fase.

g. Elaborar estudo de impacto ambiental

Elaborar estudo de impacto ambiental com prazo compatível com os interstícios legais previstos na legislação local entre a entrega do plano de trabalho, do estudo propriamente dito e a realização de audiências públicas preliminares e finais, de forma a se obter a licença prévia dentro do prazo previsto.

h. Executar Projeto Básico

Executar todas as atividades identificadas como necessárias à conclusão do projeto básico. A seqüência de elaboração, atualização e emissão definitiva dos documentos devem atender ao seqüenciamento estabelecido no cronograma.

i. Solicitar as licenças e autorizações

Após obter a licença prévia para o projeto deve-se solicitar as licenças e autorizações necessárias à implementação do projeto e operação ou produção do produto.

j. Desenvolver um plano definitivo de construção

Revisar e documentar as estratégias de seqüência de construção e de fornecimento dos principais equipamentos. Devem ser definidas ainda as necessidades de infra-estrutura em termos de edificações, rede de água e esgoto, rede elétrica e de informática para os canteiros de obras e prédios da fiscalização do projeto.

k. Preparar uma estimativa de custo

Elaborar estimativa de custo com margem de erro de -5% a +15%, ou seja, utilizando os documentos emitidos, as cotações obtidas no mercado para os principais equipamentos e contratos.

l. Obter licenças e autorizações do órgão ambiental

Finalizar o processo de obtenção da licença prévia junto ao órgão ambiental estadual de forma a incluir este documento no pacote de apoio à decisão desta fase.

m. Consolidar cronograma físico-financeiro

A partir do projeto básico consolidado e dos planos de contratação e de suprimento deverá ser elaborado um cronograma físico-financeiro abrangendo o projeto de detalhamento e a aquisição de todos os equipamentos.

n. Emitir estudo de viabilidade física e econômica final

Emitir o EVTE final do projeto para aprovação levando-se em conta a estimativa de custo atualizada do projeto e o cronograma do projeto.

o. Atualizar o pacote de apoio à decisão (PAD)

Revisar os documentos emitidos até o momento, analisando e consolidando toda a documentação e emitir o pacote de apoio à decisão

contendo os produtos gerados e consolidados nesta fase e também o planejamento detalhado e as necessidades de recursos humanos e financeiros para a fase de execução física. O PAD deverá ser apresentado à diretoria da empresa para avaliação, análise e decisão quanto à sua aprovação. A diretoria poderá aprovar para execução, recomendar novos estudos nesta fase ou reprovar o projeto.