PROBLEMAS COMUNS NA CORRESPONDÊNCIA

O redator profissional de comunicações administrativas, às vezes, sacrifica a forma em prol da compreensão do texto. Sua preocupação básica é com o receptor. Respeita, portanto, seus limites.

Como a possibilidade de ambigüidade é muito grande, exige-se do comunicador pensamento claro, raciocínio linear, sem labirintos. Pensar antes de falar e refletir antes de escrever são regras fundamentais para a comunicação eficaz. Refletir sobre o que se está fazendo e sobre o que se deseja obter; refletir sobre as informações que devem ser transmitidas de modo lógico e manifestar as relações entre os fatos com evidência. O entendimento de uma mensagem comercial depende da seqüência ordenada das informações transmitidas. É necessário ter sempre presente:

1. refletir sobre o que se quer transmitir; 2. refletir sobre como transmitir;

3. Qual o nível de linguagem a ser utilizado? 4. Qual a função de linguagem mais adequada:

16.1. Repetições de idéias, palavras, verbos auxiliares.

Entre os problemas comuns na correspondência, um deles diz respeito à repetição de idéias e de palavras. A de idéias é facilmente resolvida, com a leitura atenta de todas as cartas antes de colocá-las no Correio. A repetição de palavras pode ser solucionada com a troca de uma palavra por outra de sentido equivalente.

Há, todavia, uma forma de escrever que recorre a todo o momento aos verbos auxiliares e torna a redação monótona, cansativa. Exemplos:

- “Estava disposta a reescrever a carta.” (evitar). - “Resolvera reescrever a carta.” (preferir).

- “O diretor tinha proporcionado um momento de reflexão”. (evitar) O diretor proporcionara um momento de reflexão.”(preferir)”.

- “A secretária estava com receio de que o gerente a repreendesse”. (evitar) “A secretária receava que o gerente a repreendesse”. (preferir)

16.2. Vacuidade das expressões

Na redação, de modo geral, há entraves (determinados ruídos) que prejudicam a clareza do texto e a eficiência da mensagem. Entre eles, destacam-se a pressa e a falta de reflexão, que geram constantemente a busca de palavras imprecisas, que servem para tapar qualquer buraco na mensagem, como: - a dizer a verdade; - além disso; - aspecto; - casualmente; - certamente; - coisa; - conjuntura atual; - definitivamente; - efetivamente; - ensejo;

Prof.ª MARLY ROCHA - então; - eventualmente; - fatores; - mui respeitosamente; - na verdade; - oportuno, oportunamente; - por outro lado;

- por seu lado.

Todas essas são expressões que pouco ou nada acrescentam à mensagem e, por isso, podem ser eliminadas.

Um texto bem escrito, em geral, valoriza os substantivos e verbos, e economiza em adjetivos e advérbios, bem como em clichês, lugares-comuns, frases-feitas.

16.3. Prolixidade

Cartas comerciais não devem ser escritas com muitas palavras; devem-se evitar principalmente palavras supérfluas. Evitem-se, por exemplo, adjetivos se eles não são necessários. O excesso de advérbios também prejudica a eficácia de uma mensagem comercial. Além disso, evitem- se os verbos auxiliares ser, ter, haver, sempre que puder dispensá-los. Por exemplo:

Já tratamos desse assunto muito apressadamente. Já tratamos desse assunto apressadamente. Tratamos desse assunto apressadamente.

Nossos notáveis produtos são belos, bonitos e bons. Nossos produtos são bons.

Em geral, a secretária redige zelosamente cartas excessivamente longas. Ele a tinha visto.

Ele a vira.

Ele foi repreendido pelo diretor. O diretor o repreendeu.

Ela não o havia visto. Ela não o vira.

No quadro, seguinte, observe-se como as expressões à esquerda são prolixas e podem ser substituídas por expressões, mais sintéticas, como as da direita.

Segredos da Redação Comercial Expressões Evitáveis Substituir por Acima citado Acusamos o recebimento Agradecemos antecipadamente Anexo a presente Anexo segue

Antecipadamente somos gratos Anterior a Citado Recebemos Agradecemos Anexo Anexo Agradecemos Antes de

Prof.ª MARLY ROCHA Aproveitando o ensejo anexamos

Até o presente momento Como dissemos acima Com referência ao

Conforme assunto em referência acima citado

Conforme acordado

Conforme segue abaixo relacionado Datada de

Devido ao fato de que Durante o ano de 1991 Durante o transporte de Encaminhamos em anexo Estamos anexando Estamos remetendo-lhe Estar em posição para Estou escrevendo-lhe

Levamos ao seu conhecimento No futuro próximo

No Estado de Pernambuco Ocorrido no corrente mês Referência supracitada Somos de opinião de que Seguem em anexo Temos a informar que Segue anexo nosso cheque Um cheque no valor de Vimos solicitar Anexamos Até o momento Mencionado Referente ao Mencionado De acordo com Relacionado a seguir De... / ..../ .... Por causa Em 1991 No transporte de Encaminhamos, ou anexamos. Anexamos Remetemos-lhe

Fulano pode – Use-se o verbo poder Escrevo-lhe

Informamos

Escreva-se no tempo futuro (iremos, faremos, ou diga-se de modo preciso quando).

Em Pernambuco Ocorrido neste mês Mencionada Acreditamos, consideramos Anexos, ou anexamos. Informamos que Anexamos cheque Um cheque de R$... Solicitamos

As expressões usadas não devem ser curtas e claras somente; devem ser precisas, sobretudo. Suponha-se que se tenha de dizer que o inverno foi rigoroso ou que o verão foi muito quente. Diga-se a temperatura em graus centígrados: “Alcançamos 3 graus neste inverno; ontem tivemos uma temperatura de 29 graus...” Somente com palavras precisas é que se pode comunicar com rapidez e evitar equívocos e dúvidas.

Usem-se palavras específicas, pertinentes ao assunto, com verbos no imperativo, evitando-se sempre que puder a voz passiva. Exemplos:

Em vez de Prefira-se

Encontrei um erro (geral).

O Banco x naufragou (não pertinente).

Encontrei um erro de concordância verbal (específico). O Banco x entrou em concordata (pertinente).

Ou: o Banco x foi à falência.

Prof.ª MARLY ROCHA Seria bom redigir pelo menos dez linhas...

(expressão fraca)

Foram feitas muitas alterações (passivo).

expressão forte).

Fizemos dez alterações (ativo).

16.4. Pleonasmos

Evitem-se também as expressões pleonásticas do tipo: referência supracitada; conforme acordado; como dissemos acima; conforme assunto em referência acima citado (substituível por

mencionado); fundamentos básicos; pela presente; reiterar outra vez; servimo-nos da presente; sua

carta datada de (sua carta de...); vimos à presença; vimos através desta; vimos pela presente; vimos por meio desta; visa a presente rogar-lhe; usamos deste meio; sua prezada ordem (querida ordem!); tomamos a liberdade; devidamente atendida; eventualmente; decididamente; vimos solicitar (solicitamos); até o dia 29-3-99 (até 29-3-99).

O pleonasmo transmite ao receptor idéia de desleixo com a elaboração da mensagem; em geral, é resultado da pressa, da falta de rascunho, de ausência de correção. Nesse caso, o emissor corre o risco de produzir uma mensagem que não atinja sem objetivo e, portanto, não haverá comunicação.

16.5. Afetações, colocações exageradas.

As afetações e colocações exageradas, às vezes até contrárias à verdade, devem ser evitadas. Exemplos: a seu inteiro dispor; aproveitando o ensejo para colocar-nos a seu inteiro dispor; as considerações tecidas são realmente preocupantes; com os protestos de elevada estima e consideração; firmamos mui cordialmente; firmamos mui atenciosamente; temos a honra de; temos a subida honra de; temos especial prazer em renovar; temos o prazer de.

AS expressões apresentadas são muitas vezes falsas hipócritas e não se justificam em uma mensagem comercial, que deve ser bem escrita, contundente, verdadeira.

16.6. Gírias

A gíria é outro obstáculo na redação comercial que o redator deve transpor. Em virtude de o vocabulário das pessoas pouco escolarizadas ter sido reduzido a algumas dezenas de palavras e a um punhado de expressões do tipo: oh, ui, hem, hum, sei, pá, pum, aí, então, sabe como é. A tendência atual é redigir cartas com duas ou três linhas no máximo. Não é sequer falta de tempo, é falta de reflexão para elaborar uma mensagem capaz de atingir o alvo. Cartas sem nenhuma argumentação não levam a nenhum lugar.

Expressões da gíria podem ser admitidas entre jovens em conversas de grupos, em momentos de descontração, mas jamais podem ser utilizadas nas relações comerciais. A linguagem adequada às cartas que transitam entre empresas é a mais gramatical possível. Por isso, qualquer gíria deve ser afastada.

16.7. Estrangeirismo

No passado, os puristas clamavam contra os galicismos que prejudicavam o entendimento dos textos; hoje, são os anglicismos que pululam em toda a parte, e palavras como

handicap são usadas sem ao menos um significado preciso: às vezes, denota desvantagem, outras, vantagem. Na linguagem técnica, contudo, quando não se dispõe em português de termo apropriado,

justifica-se o uso de palavras estrangeiras.

16.8. Laconismo

O laconismo (carência de palavras ou estilo telegráfico) tem contribuído para a perda de tempo e ineficácia da correspondência moderna. Em muitos casos, é fonte de equívocos,

Prof.ª MARLY ROCHA ambigüidades, incompreensão, perplexidade: daí ordens mal executadas, discussões ociosas que seriam evitadas com algumas palavras a mais e precisas.

16.9. Empolgação

A linguagem prolixa, repleta de pleonasmos viciosos, redundâncias, perífrases intermináveis, abundante de figuras de linguagem, que não arrola fatos, mas apenas externas opiniões, não correspondem à finalidade da redação comercial. A clareza no pensamento favorece a clareza na redação. Quando o texto está obscuro, recomenda-se reflexão sobre o assunto até que se encontre uma expressão verbal adequada.

16.10. Expressões antiquadas (Arcaísmo)

São consideradas obsoletas e de mau gosto as seguintes expressões: apraz-nos dirigir a; aproveitamos a oportunidade; através desta; com a presente; conforme assunto ventilado; limitados ao exposto; passo às suas mãos; por oportuno julgamos; outrossim; assunto em tela; reportando-nos ao; rogamos; se necessário; sem mais para o momento; sem outro particular; sendo o que se nos oferece para o momento; solicito por oportuno; tem a presente a finalidade de; tomamos a liberdade; de conformidade quanto ao solicitado; em epígrafe (acima).

16.11. Falhas gramaticais

São repelidas pela gramática as seguintes construções: seguem em anexo (anexos ou

anexamos); e etc. (etc. significa e outras coisas; dispensa, portanto, a conjunção e antes da

abreviatura); encaminhamos em anexo (simplesmente encaminhamos ou anexamos); face à (em

face de ou diante de); pedimos para (pedimos que ou solicitamos que); a respeito (a esse respeito).

O conhecimento gramatical é imprescindível ao redator profissional de cartas comerciais. Incluem-se nesse conhecimento: ortografia, acentuação, concordância verbal e nominal, regência verbal e nominal, crase, colocação pronominal.

Impossível tornar-se bom redator sem recorrer à gramática e ao dicionário continuamente. Além disso, é preciso ler jornais, revistas, livros da literatura nacional.