2 REVISÃO TEÓRICA
3.5 Procedimentos de coleta e de análise de dados
Inicialmente, foi elaborado questionário, através da ferramenta digital Google
Formulários, com dez perguntas, com 2 opções de respostas, e uma pergunta com 3
opções para resposta. Em um universo de 36 agidos, 33 oficiais responderam ao
questionário, no período de 28 de junho a 10 de julho de 2019.
Foram efetuadas entrevistas a 7 oficiais, no decorrer do período de 8 a 19 de
julho de 2019, sustentadas em 9 perguntas relacionadas, principalmente, à coleta,
ao registro e à difusão de lições apreendidas no transcorrer da gestão de projetos de
Prg EE.
Por fim, foram coletados e analisados os registros efetuados, de 2017 a
2019, e essas situações e eventos resultou em 254 itens que foram numerados,
sequencialmente, no contexto dos anos de inscrição. Isso foi efetuado com os
objetivos de estudo de caso:
- selecionar eventos e situações, no contexto dos grupos de processos e que
derivaram em ações por parte da DME;
- avaliar a importância de cada um desses registros durante as fases de
implantação do sistema, em relação aos grupos de execução, de monitoramento e
de controle;
- especificar os registros que foram considerados muito importantes e
levantar razões que levaram à equipe do projeto a considerar esses itens no nível 3
de gradação;
- relacionar os registros considerados muito importantes a uma ou mais
áreas de conhecimento; e
- apresentar exemplos de lições aprendidas de interesse para projetos de
sistemas de gestão logística de materiais.
4 RESULTADOS E RESPECTIVAS ANÁLISES
A problemática da presente pesquisa foi substancializada pela seguinte
pergunta:
- Como identificar lições aprendidas, por áreas de conhecimento, a partir de
registros realizados durante a implantação do SGM Classe VI?
Este autor, com o intento de responder à supracitada questão, além da
pesquisa bibliográfica, elaborou e submeteu questionário a 36 oficiais que
desempenharam o cargo de gerente ou supervisor de projetos vinculados a Prg EE.
A partir das respostas de 33 agidos, foi possível perceber que:
a. a totalidade da amostra conhece a necessidade e considera importante
registrar lições aprendidas e dispor de um método para esse processo;
b. parcela significativa da amostra considera: importante registrar lições
aprendidas por áreas de conhecimento (97%); viável registrar lições aprendidas
durante a execução do projeto (90,9%); necessário atualizar a sistemática para
registro de lições aprendidas estabelecida pelas NEGAPEB (90,9%); e necessária a
designação de equipe na estrutura do EPEx para reunir, avaliar e divulgar as lições
aprendidas (90,9%).
c. parcela de 66,7% da amostra considera insuficiente a sistemática prevista
pelas NEGAPEB para o registro de lições aprendidas;
d. parcela de 57,6% da amostra não tem e nem teve acesso a algum tipo de
repositório de lições aprendidas em projetos;
e. parcela de 51,5% não tem conhecimento de um método para o registro de
lições aprendidas em projetos; e
f. parcela de 48,5% da amostra considera importante estabelecer
periodicidade para registrar lições aprendidas em projetos, porém, 42,4% considera
que a periodicidade para esse registro dependerá do projeto.
A análise desses resultados permitiu corroborar a percepção sobre a
importância em registrar lições aprendidas durante a execução do projeto, por áreas
de conhecimento, observando uma sistemática.
Em sequência, foram entrevistados 7 oficiais, cuja população não faz parte
do público interno do projeto SGM Classe VI, e sim do público externo, que
resultaram nas seguintes respostas, para 9 perguntas formuladas:
a. nível de relevância dos registros de lições aprendidas nas seguintes áreas
de conhecimento:
- imprescindível: Recursos; Riscos; e Custos;
- muito relevante: Cronograma: Escopo; Integração; e Partes Interessadas; e
- relevante: Aquisições; Comunicação; e Qualidade.
As indicações, considerando que a totalidade dos entrevistados selecionou
esses níveis de relevância, validam a percepção de sistematizar a coleta e separar
os registros de lições aprendidas por áreas de conhecimento.
b. nível de relevância dos registros de lições aprendidas pelos 5 grupos de
processos, as respostas de 5 entrevistados apresentou o seguinte resultado:
- imprescindível: Planejamento;
- muito relevante: Iniciação; e Execução; e
- relevante: Monitoramento e Controle; e Encerramento.
Os resultados servem para evidenciar a percepção de que o registro de
lições aprendidas necessita ocorrer no contexto de todos os grupos de processos, e
não apenas no grupo de Encerramento.
c. ocasião para consolidar/ratificar o registro de lições aprendidas:
- mandatário: reuniões com o gerente do projeto;
- necessária: programar reuniões específicas sobre lições aprendidas; e
- admissível: na semana em que ocorrer o evento.
Esse resultado foi apresentado por todos os entrevistados e serve como
parâmetro para prever ocasiões para registrar lições aprendidas.
d. prioridade do local para reunir registros de lições aprendidas (repositório):
- mandatário: EPEx; e
- necessário: órgão encarregado pelo projeto; e Gerência do Programa.
Todos os entrevistados ressaltaram a necessidade de, além de prever local
para repositório de lições aprendidas, priorizar o EPEx para tal atribuição.
e. necessidade de prever grau de sigilo para registros de lições aprendidas,
por áreas de conhecimento, com todos os entrevistados terem considerado:
- necessário para: Partes Interessadas; e
- admissível para: Aquisições; Custos; Qualidade; Recursos; e Riscos.
As respostas dos entrevistados servem como parâmetro de opção para
prever grau de sigilo ao acesso de registros de lições aprendidas.
Entretanto foi observado que nenhum dos entrevistados destacou a
necessidade de prever grau de sigilo para registros nas seguintes áreas de
conhecimento: Comunicação; Cronograma; Escopo; e Integração.
f. necessidade de estabelecer método para registrar lições aprendidas:
- mandatário: EPEx; e
- necessário: órgão encarregado pelo projeto.
Essa seleção ressaltou que todos os entrevistados destacaram a
necessidade de, além de prever um método para registrar lições aprendidas,
priorizar o EPEx para tal atribuição.
g. necessidade de estabelecer periodicidade para registrar lições
aprendidas:
- mandatário: órgão encarregado pelo projeto; e
- admissível: gerência do programa e EPEx.
Esse resultado foi verificado em todas as entrevistas e serve como
parâmetro sobre a necessidade impositiva de o órgão encarregado pelo projeto
estabelecer periodicidade para registrar lições aprendidas. Ilustra, também, a
flexibilidade de outros órgãos estabelecerem periodicidade para esse registro.
h. sobre a existência de uma sistemática para registrar lições aprendidas:
- está em estudo, para implantação: EPEx; gerência do programa e órgão
encarregado pelo projeto.
A resposta elucida a percepção de todos os entrevistados sobre a
necessidade de estabelecer sistemática para registrar lições aprendidas.
i. sobre a necessidade de atualizar as NEGAPEB sobre a sistemática para
registrar lições aprendidas: todos os entrevistados percebem a necessidade de
atualizar as NEGAPEB (2013), especialmente em relação à sistemática para o
registro de lições aprendidas.
Para a etapa decisiva desta pesquisa, como estudo de caso, foram
avaliados os dados constantes em 3 listas de principais registros, realizados durante
os grupos de processos de execução, de monitoramento e de controle do projeto
SGM Classe VI, e que foram incluídos em apêndices a este documento.
O supracitado acondicionamento em listas foi decorrente da seleção de itens
transcritos em atas de reuniões periódicas do referido projeto, nos anos de 2017,
2018 e 2019, conforme apêndice "A" a este documento e assim específicadas:
"internas", com integrantes da equipe; "gerais", com a participação da autoridade
patrocinadora e partes interessadas; com o CDS; e com gerentes do SIGELOG:
Ano / quantidades Reu
Internas
Reu
Gerais
Reu com o
CDS
Reu com o
SIGELOG
Total de
registros
2017 20 4 2 2 125
2018 9 7 2 3 106
2019 5 2 2 3 23
Total 34 13 6 8 254
Figura 4.1 - Quantidade de reuniões realizadas durante a implantação do SGM Classe VI e de registros obtidos Fonte: avaliação documental das atas de reuniões arquivadas na DME constante do apêndice "A" a este trabalho
A avaliação das quantidades de reuniões e de registros efetuados pela
equipe do projeto, durante os anos apresentados na figura 4.1, permite abordar
aspectos atinentes à:
- previsão e à periodicidade de reuniões;
- necessidade de estabelecer um método para facilitar e validar a qualidade
de registros de eventos e situações que interessam à execução das ações
planejadas; e
- adoção de uma sistemática para a execução, o monitoramento e o controle
das entregas estabelecidas pelo escopo.
Além desses aspectos, é possível perceber a relevância que a equipe do
projeto SGM Classe VI destinou para criar um repositório de registros que servem
para: consultar ações adotadas; auditar, em determinado nível, indicadores que
conduziram à tomada de decisões no contexto de mudanças implementadas e
necessidades visualizadas, para a continuidade e sucesso das respectivas fases de
implantação desse projeto.
Cabe realçar, ainda na figura 4.1, a quantidade de reuniões com o órgão
encarregado pelo desenvolvimento de sistemas e com a equipe do SIGELOG.
Para desencadear a análise da importancia desses registros, como estudo
de caso, os respectivos eventos foram numerados, sequencialmente, pelos anos de
inscrição.
A partir dessa transcrição, foi formado o processo para avaliar o grau de
importância da situação e do evento, baseado na avaliação de parcela da equipe
envolvida desde o planejamento do projeto, tendo sido estabelecidos 3 níveis, assim
especificados: 1 - rotina; 2 - importante; e 3 - muito importante.
Essa gradação permitiu enfatizar, sinteticamente, os eventos registrados, no
período de 2017 a 2019, que apresentaram o nível 3 (muito importante):
Ano Quantidade
2017 23
2018 19
2019 7
Total 49
Figura 4.2 - Quantidades de registros considerados muito importantes
Fonte: avaliação documental dos registros constantes dos apêndices "B", "C" e "D" a este trabalho
De forma similar à avaliação das quantidades de reuniões, a análise dos
dados da figura 4.2, permitiu inferir razões que levaram à equipe do projeto a
considerar esses registros como muito importantes:
Nível de
importância Situação
Principal razão identificada (acerto ou erro)
3
- inconsistências e erros do funcionamento do sistema Problema da plataforma - manutenção de ações para avaliar consistência Qualidade de entregas - decisão de estabelecer fases para a implantação Avaliação de resultados - continuidade do desenvolvimento da plataforma Perspectiva de entregas - verificação de soluções afalhas da plataforma Avaliação de requisitos - ratificação da necessidade de monitoramento e controle Manutenção da qualidade - atendimento à necessidade de aquisições Desenvolvimento do sistema - problemas apresentados por usuários Retificação de ações
- previsão de necessidades para atender a cronograma Atendimento ao escopo - levantamento de ações para mitigar ou eliminar riscos Progresso sistema corporativo - questionamento e dúvidas de partes interessadas Melhora da comunicação - periodicidade de reuniões Aferimento da integração
Figura 4.3 - Relação de situações e respectivas razões identificadas de registros considerados muito importantes Fonte: avaliação documental dos registros constantes dos apêndices "E", "F", "G" a este trabalho
Tais razões servem como subsídios para corroborar a importância de o
gerente do projeto ter um método para registrar eventos e situações. E, desta forma,
evitar a recorrência de casos negativos e de insucesso; promover a aplicação em
situações futuras de casos positivos e de sucesso.
Em sequência, foi possível relacionar os eventos e situações, que obtiveram
o nível 3 de importância, a uma ou mais áreas de conhecimento, tendo sido obtidos
os seguintes relacionamentos:
Áreas do conhecimento 2017 2018 2019 Aquisições 1 1 - Comunicação 2 15 6 Cronograma - 4 4 Custos - 3 1 Escopo 10 9 2 Integração 4 4 2 Partes Interessadas 2 2 2 Qualidade 7 6 2 Recursos 2 1 1 Riscos 15 11 2Figura 4.4 - Quantidades derelacionamentos de áreas de conhecimento a registros muito importantes Fonte: avaliação documental dos registros constantes dos apêndices "E", "F", "G" a este trabalho
A possibilidade de constatar relacionamentos entre os registros
considerados muito importantes, no contexto dos grupos de processos de execução,
de monitoramento e de controle do SGM Classe VI e no decorrer do horizonte
temporal de 3 anos subsequentes, serviu para corroborar a pertinência em agrupar
lições aprendidas por áreas de conhecimento. Tudo isso para facilitar e agilizar
consultas em repositórios de registros de projetos.
As quantidades mostradas na figura 4.4, referentes aos relacionamentos
averiguados durante as fases de implantação do SGM Classe VI, podem ser úteis a
gerentes de projetos análogos para levantar e destinar atenção a aspectos que
serviram para evitar erros e explorar acertos.
Como o enfoque para análise arrolou os registros considerados de nível 3 de
importância (muito importantes), a concentração de registros, em determinadas
áreas de conhecimento e ano, não inviabiliza relacionamentos de outras áreas em
registros de nível 2 (importante). Cabe ressaltar, no tocante a esse aspecto, que o
estudo de caso contemplou o horizonte temporal, de fevereiro de 2017 a agosto de
2019, e há decisão de que o projeto prosseguirá no transcorrer de 2019 e 2020.
Por fim e com base nos dados coletados no estudo de caso, visando a
ilustrar à indagação que deu origem a esta pesquisa, em síntese, no contexto do
projeto SGM Classe VI e até a conclusão desta pesquisa, foi possível correlacionar
áreas de conhecimento a exemplos de lições aprendidas:
Áreas de conhecimento
Lições aprendidas (exemplos)
Aquisições
- contratação de pessoal civil, como prestador de tarefa por tempo determinado, favorece à execução do projeto, e foi considerada como fator para mitigar riscos decorrentes da rotatividade de militares na equipe.
Comunicação
- criação de canais específicos para transmissão de situações que exijam presteza de respostas;
- programação de reuniões para divulgar ações, principalmente relacionas a mudanças.
Cronograma
- estabelecimento de fases para execução do projeto cria condições para facilitar o monitoramento e controle;
- observação de situações que justifiquem a mudança de prazos;
- avaliação de prazos para alcançar metas de desenvolvimento do projeto.
Custos
- viabilidade de implantar projeto com mínimo de recursos;
- previsão de verbas destinadas a atender situações imprevistas ou mudanças de escopo.
Escopo
- priorização de entregas, por fases, permite atender às metas do projeto; - avaliação das solicitações de mudanças pela autoridade patrocinadora; - monitoramento contínuo de prazos para atendimento de entregas.
Integração
- previsão de reuniões periódicas e a criação de canais específicos para transmissão de situações contribui para aprimorar a integração, principalmente no tocante a mudanças de escopo e de cronograma.
Partes Interessadas
- celeridade na avaliação de situações apresentadas;
- elaboração de pesquisas sobre entregas efetuadas e programadas;
- programação de reuniões para divulgar ações, principalmente relacionas a mudanças.
Qualidade
- ênfase no levantamento de requisitos e na realização de testes, antes de homologar módulos e funcionalidades diminui a probabilidade de falhas;
- capacitação de recursos em todos os níveis e nas diferentes fases contribui com os objetivos e resultados elencados pelo escopo do projeto.
Recursos
- alocação de pessoal, meios e instalações específicos contribui para agilizar entregas, aprimorar qualidade e economizar meios;
- previsão de reserva de recursos destinadas a atender situações imprevistas ou mudanças de escopo.
Riscos
- antecipação de medidas para suportar a rotatividade de pessoal; - levantamento prévio de situações que possam vir a ocorrer;
- monitoramento de ações de stakeholders, particularmente, quanto à possibilidade de interferência no escopo do projeto;
- inexistência de reserva de recursos para atender imprevistos.
Figura 4.5 - Correlação de áreas de conhecimento a exemplos de lições aprendidas Fonte: avaliação de equipe encarregada pela implantação do projeto SGM Classe VI