PDG 01 : Controlo de Documentos PDG 04: Acções correctivas e preventivas PDG 02: Auditorias Internas/Externas PDG 05: Admissão e Qualificação de
Fornecedores
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Impresso - O documento antes da sua utilização e aplicação, não se distinguindo ainda entre documento ou registo.
Os documentos internos e externos considerados como parte integrante do SGQ foram identificados, segundo um código/referência e uma designação (apresentados respectivamente no Anexo 19 e no Anexo 20), fazendo com que a sua identificação fosse inequívoca e apropriada ao tipo, extensão e objecto de utilização. A tabela apresentada no Anexo 21 identifica todos os impressos que sustentam o SGQ, relativos aos Serviços, Áreas de Intervenção e Assessorias do INEGI.
Foi definido que sempre que se revelar necessário modificar ou melhorar o conteúdo de um documento, são executadas revisões pelo ASQ, depois de revistas e aprovadas pelos responsáveis definidos na “Matriz de Responsabilidades”.
As alterações nos documentos internos do SGQ são registadas no “Controlo de Edições e Revisões de Documentos Internos do SGQ”, apresentado no Anexo 22. As alterações são formalizadas pela substituição da(s) folha(s) obsoleta(s), sendo em cada página revista a actualização da edição, a data da alteração e a nova versão em vigor.
De forma a identificar e criar registos relativamente a possíveis necessidades de criação ou alteração de impressos, foram estabelecidos, respectivamente os impressos “Pedido de Criação de Documentos para o SGQ” e “Análise Crítica da Documentação”, apresentados no
Anexo 23 e 24.
Após a aprovação pela DIR dos documentos integrantes do SGQ, foi definido que o ASQ transforma o impresso original em documento de trabalho,
Eliminando o campo de aprovação colocado no rodapé da última folha de cada impresso, e
Carimbando a primeira folha de cada documento com “Documento de Trabalho”. Após cumprido estes dois passos pelo ASQ, a documentação é colocada na rede informática de forma a estar disponível para os colaboradores da Organização.
De forma a dar resposta aos requisitos referentes ao controlo de documentos da norma ISO 17025:2005, foram distinguidos dois tipos de registos, os de qualidade e os técnicos. Tal como os nomes indicam, os registos de qualidade são referentes a questões de qualidade (p.e, Actas de Reunião e Registo de Oportunidades de Melhoria) e os técnicos, referentes às actividades de laboratório (p.e , Folha de Ensaio e Pesagem de Soluções). Os dois tipos de registos definidos encontram-se numa tabela apresentada no Anexo 25.
Qualquer consulta dos registos de Qualidade arquivados, por pessoas exteriores ao Laboratório, tem de ser solicitada ao DL, que decidirá pela facultação do original ou cópia. No caso de acesso concedido, o requisitante rubrica a folha de “Utilização de Registos da Qualidade”.
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PDG 02
AUDITORIAS INTERNAS/
EXTERNAS
DIRECCAO AUDITORIA COMPLEMENTAR SISTEMA NORMATIVO ISO 9000:2001 REGISTO DE RESPOSTA A AUDITORIA PLANO DE ACCAO RESULTADO DE AUDITORIA INTERNABOLSA DE AUDITORES APROVADA
PAI APROVADO
RELATORIO DA AUDITORIA INTERNA
DO C -AC 2 9 O C- AC. 0 05 PO O 2 DOC -A C 3 0 PD G 04 DOC -A C .0 0 7 DO C -A C 3 6
impresso “Organização da documentação do SGQ”, que se encontra no Anexo 26. A organização da documentação é efectuada segundo dossiers relativos às diferentes áreas de intervenção do SGQ.
Este procedimento de gestão foi completamente reformulado desde a sua organização, até aos impressos que lhe dão suporte. Foram incluídas as especificações, anteriormente apresentadas, relativas aos dois tipos de registos, de forma a dar respostas às exigências da norma ISO 17025:2005.
Tabela 19 – Referenciais Normativos – Controlo de Documentos
PDG 01: CONTROLO DE DOCUMENTOS
NORMA REQUISITO(S) SATISFEITO(S)
NP EN ISO 9001:2000 4.2 – Requisitos da Documentação
NP EN ISO/IEC 17025:2005 4.2.2 , 4.2.3 , 4.2.4 , 4.3.1 , 4.12 , 4.3
.: PDG 02: Auditorias Internas/Externas
Este procedimento foi definido para estabelecer uma metodologia de planificação e realização de autorias internas e externas ao SGQ e aos processos do INEGI de forma a avaliar:
o cumprimento dos requisitos aplicáveis;
a eficácia dos processos em atingir objectivos estabelecidos;
a conformidade das práticas da Organização com os procedimentos implementados; as oportunidades de melhoria.
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Foi estabelecido que a Direcção Geral deve definir, aprovar e realizar, no primeiro trimestre de cada ano, um PAU (apresentado no Anexo 27) relativo ao sistema, aos processos e aos seus laboratórios acreditados, para promover a avaliação e a melhoria contínua do SGQ – Auditorias Programadas. Este planeamento deve ter em consideração o estado e a importância dos processos e das áreas a serem auditadas, assim como os resultados de auditorias anteriores. As Auditorias Externas, consideradas no PAU são relativas a renovações, concessões ou extensões da certificação ou acreditação.
Ainda no âmbito das auditorias, podem ser realizadas Auditorias Complementares, que resultam da identificação de não conformidades dos procedimentos e práticas, com os requisitos da ISO 9001:2000 e a ISO 17025:2005.
Uma vez que as auditorias internas são um factor chave no “Ciclo da Qualidade”, é assim vital e fundamental que sejam realizadas por pessoal competente. Dessa forma foram definidos critérios de qualificação para o acesso à “Bolsa de Auditores”, que reúne os auditores (que poderão ser colaboradores do INEGI) qualificados para realizar e coordenar auditorias no âmbito do Instituto. Um desses critérios, é referente ao facto das auditorias internas apenas poderem ser realizadas por pessoal diferente daquele que realiza o trabalho a ser auditado, de forma a não existirem conflitos de interesse.
Após a realização de uma auditoria e a entrega do respectivo relatório, elaborado pela equipa auditora, a Unidade ou Laboratório auditado deve analisar as não conformidades detectadas e as oportunidades de melhoria identificadas, de forma a construir planos de acção que englobem acções de melhoria e de restituição da conformidade perante a norma.
No caso de auditorias externas, esses planos de acção são integrados num “Relatório de Resposta a Auditoria” que é enviado à Equipa Auditora.
A revisão efectuada a este procedimento de gestão, foi caracterizada pela interligação deste, com o Procedimento Operativo 10 – Medição, Análise e Melhoria, com o “Ciclo da Qualidade” expresso no Procedimento Operativo 01 – Revisão pela Gestão e com o
Procedimento de Gestão 04 – Acções Correctivas e Preventivas. Foram também
consideradas no PAU, auditorias externas relativas a renovações, concessões ou extensões da certificação ou acreditação.
Tabela 20 – Referenciais Normativos – Auditorias Internas/Externas
PDG 02: AUDITORIAS INTERNAS/EXTERNAS
NORMA REQUISITO(S) SATISFEITO(S)
NP EN ISO 9001:2000 8.2.2 – Auditoria Interna NP EN ISO/IEC 17025:2005 4.11.5 , 4.14
Apoio à Implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade ESTÁGIO CURRICULAR 2006 DO C- A C .0 08 DO C- A C .0 06 DO C-A C .2 8 PD G 0 4 PD G 0 2
DETECCAO DE NAO CONFORMIDADE
NOTIFICACAO AO CLIENTE
RELATORIO DE NAO CONFORMIDADE
AUDITORIA COMPLEMENTAR
SUBSTITUICAO DE RELATORIO E ENSAIO
ELIMINACAO DE NAO CONFORMIDADES