O processo de geração dos dados teve início no mês de fevereiro de 2011, quando, submetida à apreciação da Pró-reitoria da Graduação, a pesquisa obteve autorização oficial para sua realização.
De posse dessa autorização, começamos a fase exploratória do campo, visitando os setores da PROGRAD. Nesse momento, empregamos técnicas como a “observação livre”, “conversas informais” com os servidores que trabalham com o gênero (MAZZOTTI; GEWANDSZNAJDER, 1998, p.161). Aproveitamos para informar à comunidade sobre a proposta de investigação, a fim de esclarecer sobre a importância da pesquisa e, ao mesmo tempo, conseguir o apoio desses servidores na coleta dos textos.
Uma análise preliminar dos requerimentos, amparada na perspectiva sociorretórica de análise de gêneros, consistiu em um estudo piloto. Esse estudo indicou que, para contemplar a situação retórica que envolve o gênero, a análise não poderia ficar presa apenas aos textos produzidos pelos alunos. Resolvemos, então, adotar diferentes fontes, já que compreendemos o gênero como uma entidade complexa.
Percebemos que, para o desenvolvimento de nossa pesquisa, seria extremamente relevante considerar a percepção dos sujeitos atuantes no desenvolvimento da atividade ligada ao gênero a respeito das condições de uso.
Para atender as necessidades reveladas nesse estudo piloto, resolvemos empregar diferentes tipos de instrumentos de pesquisa que foram aplicados junto aos usuários do gênero requerimento, os alunos e os servidores técnicos.
Apresentaremos, a seguir, os instrumentos de pesquisa utilizados. Na medida em que discorremos sobre os instrumentos, relatamos os procedimentos aplicados para gerar os dados desta pesquisa.
1.6.1 Os requerimentos
Inicialmente, a coleta dos textos deu-se através do engajamento dos setores com a indicação de requerimentos para compor o nosso banco de dados. Em seguida, foi a vez de consultar o acervo do Setor de Arquivo Ativo da PROGRAD, onde são arquivados os processos dos alunos de graduação ativos na instituição, para proceder a coleta dos textos. Dessa forma, fizemos cópia dos requerimentos, totalizando, inicialmente, 110 exemplares.
De posse desses requerimentos, criamos um banco de dados dos alunos prováveis colaboradores da pesquisa. Esse banco continha as seguintes informações: nome, matrícula, número do processo, assunto do processo, data da coleta, telefones e e-mail. Esses dados permitiram o contato com os alunos para obter autorização para análise desses documentos. O banco de dados dos colaboradores foi sendo formado, então, à medida que os textos eram coletados.
Através de mensagens via e-mail e ligações telefônicas, procedemos ao contato com esses alunos para informá-los sobre a pesquisa e, ao mesmo tempo, perguntá-los sobre a disponibilidade para participarem dela.
Vale ressaltar que sempre houve a preocupação com a questão ética, uma vez que ela deve sempre se fazer presente nas pesquisas, principalmente nas qualitativas, em que as relações entre colaboradores e investigador ocorrem de forma mais próxima e continuada (BODGAN; BIKLEN, 1994).
Dos 110 (cento e dez) alunos que foram contactados, 50 (cinquenta) se dispuseram a participar da pesquisa, já autorizando a análise de seus requerimentos.
Assim, formamos o primeiro corpora deste trabalho, composto por 50 requerimentos.
1.6.2 Os questionários
A segunda parte do nosso corpus é formada por 58 (cinquenta e oito) questionários respondidos pelos usuários do gênero, sendo 8 (oito) respondidos por servidores técnicos da PROGRAD e 50 (cinquenta) por alunos de graduação.
Para facilitar a aplicação deste instrumento, optamos por utilizar uma ferramenta disponível pelo site do Google, chamada Google Docs. Com ela, foi possível publicar o questionário online, facilitando o acesso e permitindo uma interação simples, rápida e com segurança.
Para conseguir a adesão dos servidores em relação a esse instrumento, visitamos a PROGRAD, fizemos uma exposição de nossa pesquisa, utilizando uma apresentação no programa PowerPoint. Nesse evento, contamos, inclusive com a presença do Pró-reitor adjunto da PROGRAD. Após a exposição, explicamos a necessidade da participação deles na pesquisa e solicitamos os e-mails dos voluntários para enviar o convite. Dos 10 (dez) servidores convidados por e-mail, 8 (oito) responderam ao questionário.
Em relação aos alunos, no mesmo contato que realizamos para solicitar autorização para análise dos requerimentos, explicamos sobre a importância de responder aos questionários. Esclarecemos, por telefone e no próprio questionário, que a resposta a esse instrumento implicaria a autorização para o uso das informações na análise do trabalho. Dos 110 (cento e dez) alunos contactados, 50 (cinquenta) responderam ao questionário, autorizando também a análise dos requerimentos.
Os questionários apresentam questões fechadas e abertas. Eles tratavam, basicamente, da identificação dos sujeitos; de suas práticas de leitura e de escrita, em ambientes diversos e, especificamente, no ambiente acadêmico (para os alunos) e no de trabalhos (para os servidores); e de questões referentes ao gênero em questão.
Vale esclarecer que, devido ao fato dos usuários ocuparem lugares diferentes em relação ao gênero, optamos por aplicar dois tipos de questionários, um para cada categoria - escritores e leitores -, a fim de privilegiar questões específicas quanto ao uso dos requerimentos.
1.6.3 As entrevistas
Após a geração dos dados, sentindo a necessidade de obter informações mais específicas a respeito das circunstâncias que envolvem o processo de realização dos requerimentos, resolvemos realizar entrevistas dirigidas (CHIZZOTTI, 2006) com 2 (dois) servidores e 3 (três alunos).
Buscamos depreender nessas entrevistas o contexto de realização do gênero requerimento, os elementos que envolvem o sistema de atividade do qual esse gênero faz parte, as dificuldades que perpassam o processo de produção e atendimento desses documentos, a execução dessas atividades e as sugestões de melhoria no sistema relacionado aos requerimentos.
Em relação às entrevistas com os servidores, a adesão foi negociada da mesma forma que ocorreu com os questionários e a participação deu-se voluntariamente. Pessoalmente, explicamos a necessidade da utilização de mais esse instrumento e lançamos o convite. Prontamente, 2 (duas) servidoras demonstraram a disponibilidade para colaborar com as entrevistas, quando marcamos encontros individualmente.
Quanto aos alunos, dentre os que haviam respondido ao questionário, escolhemos 3 (três) para realizar a entrevista. Dois desses alunos foram escolhidos por terem refeito os requerimentos e o outro, por ele mesmo ter se oferecido para colaborar com entrevista, caso fosse necessário. Entramos em contato, novamente, com esses alunos por telefone e explicamos a necessidade da aplicação desse instrumento. Após consentimento, marcamos encontros particulares.
Os encontros ocorreram igualmente tanto com os servidores como com os graduandos. Inicialmente, colhemos as assinaturas do Termo de Autorização de Uso das Informações e realizamos uma conversa informal a fim de ressaltar os propósitos da pesquisa. Depois desse primeiro momento, realizamos “entrevistas dirigidas” (CHIZZOTTI, 2006, p. 57) e fizemos uso da gravação em áudio. Durante as entrevistas, algumas perguntas (como por exemplo, sobre o momento da escrita, os destinatários, os propósitos, as condições de leitura) eram lançadas para que os entrevistados falassem livremente a respeito.
Após a realização das transcrições, com base nos procedimentos da pesquisa etnográfica, os colaboradores tinham acesso ao material, fruto do encontro anterior,
podendo aprovar, modificar ou reprovar as informações por eles repassadas, com vistas a garantir maior fidedignidade aos dados coletados.
1.6.4 Os protocolos verbais de escrita
Pensando no processo de desenvolvimento da escrita dos requerimentos, mais especificamente no momento em que essa escrita acontece e nos fatores que interferem nesse processo, resolvemos adotar como instrumento de pesquisa protocolos verbais (PV) (ERICSSON; SIMON,1987; 1993).
Essa técnica, utilizada em pesquisas qualitativas, consiste na coleta de dados através da verbalização dos pensamentos dos sujeitos, durante o processamento de uma tarefa. É um instrumento que promove uma análise pelo sujeito de seu próprio processo de pensamento.
Inicialmente, ela foi aplicada na área de leitura, mas já existem pesquisas que a empregam no contexto da escrita (COHEN; BROOKS-CARSON, 2001; CASTRO, 2004), como é o nosso caso. Adaptando a técnica, utilizamos relatos verbais retrospectivos, ou seja, os PV de escrita foram desenvolvidos em momento posterior à escrita dos textos. Neles, era solicitado que os sujeitos comentassem experiências e opiniões sobre a escrita dos requerimentos.
Os PV foram gerados segundo algumas etapas. Primeiramente, com base nos corpora referentes aos requerimentos, constatamos que alguns tinham sido reelaborados. No contato por telefone com os produtores desses textos, a respeito das entrevistas, explicamos a necessidade de uso de mais um instrumento. Após a demonstração de interesse na colaboração de mais essa etapa, marcamos o momento para gerar os protocolos.
A geração de dados foi realizada individualmente com os 2 (dois) alunos, através de gravação de áudio. Antes de aplicar a ferramenta, realizamos uma conversa informal sobre os procedimentos que envolvem a técnica de protocolos verbais para um melhor esclarecimento da tarefa a ser utilizada.
Em seguida, entregamos aos sujeitos as duas versões de seus requerimentos, tendo sido apenas a segunda deferida. Solicitamos aos colaboradores que visualizassem as mudanças e que externassem seus pensamentos sobre a reescritura do documento, dando ênfase ao esclarecimento dos aspectos contemplados nos processos das escritas.
Após, os encontros, os áudios dos relatos foram transcritos e enviados por e- mail aos colaboradores, procedimento também realizado com as entrevistas, para que os participantes tivessem acesso ao material, podendo fazer quaisquer modificações nas informações apresentadas.