3.6.1 Administração Geral
Através da estrutura organizacional presente na instituição são tomadas as
Partindo do nível mais baixo de colaboradores, passando para a coordenação e por fim comunicando a gerência. Dependendo do tipo de assunto, a informação é repassada ao setor respectivo, caso a decisão necessite de uma solução conjunta, é levado a uma reunião administrativa, que acontece semanalmente as terças-feiras com participantes de todas as gerências e também coordenadores.
Existe um planejamento estratégico que se aperfeiçoa a cada ano, a empresa traça objetivos e os põe em prática, um dos objetivos traçados no planejamento estratégico de 2018, é ampliar a instituição em termos de estrutura.
3.6.2 Administração de Recursos Humanos
Na empresa existe o setor de Recursos Humanos, responsável pelo recrutamento e seleção de funcionários, organização de palestras e algumas capacitações, por toda atualização de documentos de colaboradores e ainda entrevistas de emprego. Ainda não existe um plano de cargos e salários, porém, este é um dos projetos para 2020, em termos de diferencial, este é um método que será adotado para valorizar o colaborador, principalmente os que estão envolvidos em cursos educacionais.
Apesar de não haver um plano de cargos e salários, os funcionários ganham uma gratificação por tempo de serviço.
3.6.3 Administração Financeira e de Orçamentos
Recentemente a instituição adotou ao planejamento de orçamentos, o que há um ano, não existia. Hoje a instituição conta com um departamento na empresa que cuida especificamente da parte de orçamentos, tudo que a instituição precisa adquirir é cotado com antecedência, além disso, algumas cotações são feitas mensalmente como medicações, alimentos e anualmente como, por exemplo, roupas de cama e roupas de banho, o que acarretou em um aumento significativo do lucro.
Existe a projeção de caixa de curto e médio prazo, além do controle financeiro e cobranças onde a instituição dispõe de um consultor financeiro que através do fluxo de caixa, contabiliza as entradas e saídas diárias de recursos da empresa.
Os projetos de investimentos existentes são definidos no planejamento estratégico e postos em prática de acordo com a análise do consultor.
3.6.4 Administração de Marketing
O plano de marketing utilizado na instituição baseia-se na divulgação através das redes sociais como site, Facebook e Instagram que constantemente são atualizados.
Conta também com um convênio com uma rede estadual de televisão, onde quatro vezes por semana é exibido vídeo de divulgação da instituição. Há um acompanhamento e rastreio sobre todos os clientes, inclusive as ligações recebidas, de como o mesmo ficou ciente da existência da instituição, o que de certa forma, ajuda na escolha dos canais de marketing digital para alcance de clientes.
Ainda assim, há um grande investimento na rede social Facebook, que em termos de alcance é a que possui maior sucesso.
3.6.5 Gestão da Produção e Operação Logística
Nem todos os setores possuem um método de controle gerencial, porém, grande parte já possui um sistema que está ligado diretamente ao departamento financeiro. Através deste sistema, é realizado todo controle de estoque do almoxarifado, como os produtos de limpeza, produtos hospitalares, produtos alimentícios, para maior controle e redução de gastos desnecessários. Além de uma planilha mensal com todos os gastos dos produtos de cada departamento da instituição.
3.6.6 Administração de Sistemas de Informação
O processo de comunicação interna se estabelece por meio das reuniões com as gerências realizadas semanalmente e as reuniões realizadas com as coordenadoras quinzenalmente. Mesmo que sejam realizadas reuniões formais, periodicamente os colaboradores são chamados diretamente ao departamento de recursos humanos para expor sua opinião sobre o trabalho e como tem se sentido.
3.6.7 Cultura Organizacional
Como a espiritualidade é um ponto forte da instituição, este também é repassado ao funcionário. Principalmente a missão que o Lar possui e da responsabilidade e importância que um colaborador possui para alcançar esses objetivos.
Posteriormente, será implantada um caixa de sugestão, opinião ou crítica para os funcionários, para que se sintam à vontade de expor sua opinião, de modo escrito, sem sentir- se pressionados, desta forma, a empresa visa uma proximidade maior com o colaborar e propostas de melhoria, que muitas vezes não são expostas pelos colaboradores por algum tipo de receio.
3.6.8 Competências e Vulnerabilidades
Um dos pontos fontes da instituição é a espiritualidade, um tema muito importante principalmente para os idosos e que vem sendo trabalhado desde o início da instituição, através deste tema a proximidade com o cliente se torna maior e profunda, além do tempo em que a instituição já atua no mercado, são anos de experiências que a coloca a frente dos demais concorrentes, pois a sobrevivência ao tempo e às mudanças faz com que a empresa se adapte rapidamente ao meio.
Um dos maiores pontos fracos da empresa, está na rotatividade dos funcionários, devido a dificuldade de selecionar pessoas com o perfil ideal para cuidadores de idosos, trabalhar com idosos requer carinho, zelo, cuidado e paciência, muitas vezes o colaborador não consegue manter a linha profissional e acaba pedindo demissão sem uma causa plausível.
3.6.9 Perspectivas
São contratados alguns serviços terceirizados para a instituição.
Para os serviços de escritório a empresa conta com uma contabilidade e um consultor financeiro terceirizado.
Para os serviços de higiene e beleza são contratos profissionais terceirizados como cabelelereira, manicure, pedicure e podologia.
Há também serviços opcionais de saúde como fisioterapia, massoterapia, fonoaudiologia e serviços externos de lavanderia opcional.
Os projetos de crescimento da instituição são constantes e inovadores, atualmente a empresa conta com mais uma casa de repouso, em construção e desenvolvimento, localizada em outra cidade, com preços mais acessíveis, afim de atingir todos os tipos de clientes.
São utilizados na instituição alguns manuais como: Manual de Normas e Rotinas do Funcionários, Manual dos Cuidadores de Idosos, Manual de Rotinas dos Idosos e Manual
de Planos de Cuidados de Idosos. Todos estes criados e revisados constantemente com a ajuda dos profissionais que compõe a equipe multidisciplinar.
Para o ano de 2020, a instituição busca ampliar o Centro Geriátrico afim de atender mais clientes.
4 DIAGNÓSTICO