Não existem valores definidos para a relação entre o custo de produção do indicador e o custo associado ao fenômeno, mas indicativos internacionais apontam que o custo total de medição não deve ultrapassar 5% do valor do fenômeno-objeto a ser medido.
Não há estrutura padronizada para as informações solicitadas neste subitem. Assim, a unidade jurisdicionada deverá escolher a forma mais eficiente para a apresentação dos dados solicitados. Alerta- se que este subitem deve ser tratado em item específico do relatório de gestão e conter toda a informação solicitada. Ao optar por um formato de apresentação o gestor deverá levar em consideração os aspectos de clareza, concisão, completude, exatidão e objetividade das informações prestadas.
3. ESTRUTURA DE GOVERNANÇA E DE AUTOCONTROLE DA GESTÃO
Objetivo - apresentar a estrutura de governança e de autocontrole da gestão da UJ, explicitando os mecanismos e controles internos adotados para garantir o alcance dos objetivos planejados, a estrutura orgânica de governança e a forma de remuneração dos integrantes dessa estrutura, bem como as ações relacionadas ao sistema de correição.
1) Informações sobre a estrutura orgânica de controle no âmbito da unidade jurisdicionada ou do órgão a que se vincula, tais como unidade de auditoria ou de controle interno, conselhos fiscais, comitês de avaliações etc., descrevendo de maneira sucinta a base normativa, as atribuições e a forma de atuação de cada instância de controle.
2) Informações sobre o funcionamento do sistema de controle interno da UJ, contemplando os seguintes elementos: a.Ambiente de controle; b.Avaliação de risco; c.Procedimentos de controle; d.Informação e comunicação; e.Monitoramento. I - Estrutura de governança
1) Neste subitem o gestor deverá evidenciar a estrutura de governança da UJ, explicitando as instâncias dessa estrutura, tais como: unidade de auditoria; comissão de tomada de contas etc. Também deverá descrever, de maneira sucinta, a base normativa, as atribuições e a forma de atuação de cada instância de controle.
Não há estrutura padronizada para as informações solicitadas neste subitem. Assim, a unidade jurisdicionada deverá escolher a forma mais eficiente para apresentação dos dados solicitados. Alerta-se que este subitem deve ser tratado em item específico do relatório de gestão e conter toda a informação solicitada. Na escolha do formato de apresentação, o gestor deverá levar em consideração os aspectos de clareza, concisão, completude, exatidão e objetividade das informações prestadas.
II - Avaliação do funcionamento dos controles internos
Objetivo específico - demonstrar a percepção da própria unidade jurisdicionada, representada pelo seu nível estratégico de direção, acerca da qualidade do funcionamento de seus controles internos administrativos, principalmente quanto à suficiência desses controles para garantir, com razoável se- gurança, a confiabilidade das informações financeiras produzidas; a obediência (compliance) às leis e regulamentos que a regem, ou ao seu negócio; a salvaguarda dos seus recursos, de modo a evitar perdas, mau uso e dano; e a eficácia e eficiência de suas operações frente aos objetivos traçados.
1) Para fins de atendimento deste subitem, consideram-se controles internos o conjunto de atividades, planos, métodos, indicadores e procedimentos interligados, utilizado com vistas a assegurar a conformidade dos atos de gestão e a concorrer para que os objetivos e metas estabelecidos para a unidade sejam alcançados, conforme definido no inciso X do parágrafo único do art. 1º da IN TCU nº 63/10.
Estrutura de informação - a informação está estruturada conforme o quadro a seguir, que contém diversas afirmativas classificadas em cinco elementos do sistema de controles internos da UJ que se pretende avaliar: ambiente de controle; avaliação de riscos; procedimentos de controle; informação; comunicação e monitoramento. A avaliação representada pelo preenchimento do quadro deve ser com- plementada por análise crítica, em forma de texto, sobre as percepções trazidas pelo mesmo
Xxxxxxxxxxxxx
AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS DA UJ
Elementos do sistema de controles internos a serem avaliados Va l o r e s
Ambiente de controle 1 2 3 4 5
1. A alta administração percebe os controles internos como essenciais à consecução dos objetivos da unidade e dão suporte ade- quado ao seu funcionamento.
2. Os mecanismos gerais de controle instituídos pela UJ são percebidos por todos os servidores e funcionários nos diversos níveis da estrutura da unidade.
3. A comunicação dentro da UJ é adequada e eficiente. 4. Existe código formalizado de ética ou de conduta. 5. Os procedimentos e as instruções operacionais são pa- dronizados e estão postos em documentos formais.
6. Há mecanismos que garantem ou incentivam a partici- pação dos funcionários e servidores dos diversos níveis da estrutura da UJ na elaboração dos procedimentos, das instruções operacionais ou código de ética ou conduta.
7. As delegações de autoridade e competência são acom- panhadas de definições claras das responsabilidades.
8. Existe adequada segregação de funções nos processos e atividades da competência da UJ.
9. Os controles internos adotados contribuem para a con- secução dos resultados planejados pela UJ.
Avaliação de risco 1 2 3 4 5
10. Os objetivos e metas da unidade jurisdicionada estão formalizados.
11. Há clara identificação dos processos críticos para a con- secução dos objetivos e metas da unidade.
12. É prática da unidade o diagnóstico dos riscos (de origem interna ou externa) envolvidos nos seus processos estratégicos, bem como a identificação da probabilidade de ocorrência desses riscos e a consequente adoção de medidas para mitigá-los.
13. É prática da unidade a definição de níveis de riscos operacionais, de informações e de conformidade que podem ser as- sumidos pelos diversos níveis da gestão.
14. A avaliação de riscos é feita de forma contínua, de modo a identificar mudanças no perfil de risco da UJ ocasionadas por trans- formações nos ambientes interno e externo.
15. Os riscos identificados são mensurados e classificados de modo a serem tratados em uma escala de prioridades e a gerarem informações úteis à tomada de decisão.
16. Não há ocorrência de fraudes e perdas decorrentes de fragilidades nos processos internos da unidade.
17. Na ocorrência de fraudes e desvios, é prática da unidade instaurar sindicância para apurar responsabilidades e exigir eventuais ressarcimentos.
18. Há norma ou regulamento para as atividades de guarda, estoque e inventário de bens e valores de responsabilidade da uni- dade.
Procedimentos de controle 1 2 3 4 5
19. Existem políticas e ações, de natureza preventiva ou de detecção, para diminuir os riscos e alcançar os objetivos da UJ, cla- ramente estabelecidas.
20. As atividades de controle adotadas pela UJ são apro- priadas e funcionam consistentemente de acordo com um plano de longo prazo.
21. As atividades de controle adotadas pela UJ possuem cus- to apropriado ao nível de benefícios que possam derivar de sua apli- cação.
22. As atividades de controle adotadas pela UJ são abran- gentes e razoáveis e estão diretamente relacionadas com os objetivos de controle.
Informação e comunicação 1 2 3 4 5
23. A informação relevante para a UJ é devidamente iden- tificada, documentada, armazenada e comunicada tempestivamente às pessoas adequadas.
24. As informações consideradas relevantes pela UJ são do- tadas de qualidade suficiente para permitir ao gestor tomar as decisões apropriadas.
25. A informação disponível para as unidades internas e pes- soas da UJ é apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessível. 26. A informação divulgada internamente atende às expec- tativas dos diversos grupos e indivíduos da UJ, contribuindo para a execução das responsabilidades de forma eficaz.
27. A comunicação das informações perpassa todos os níveis hierárquicos da UJ, em todas as direções, por todos os seus com- ponentes e por toda a sua estrutura.
Monitoramento 1 2 3 4 5
28. O sistema de controle interno da UJ é constantemente monitorado para avaliar sua validade e qualidade ao longo do tempo. 29. O sistema de controle interno da UJ tem sido considerado adequado e efetivo pelas avaliações sofridas.
30. O sistema de controle interno da UJ tem contribuído para a melhoria de seu desempenho.
Análise crítica:
Escala de valores da avaliação:
1- Totalmente inválida: significa que o conteúdo da afirmativa é integralmente não observado no contexto da UJ.
2- Parcialmente inválida: significa que o conteúdo da afirmativa é parcialmente observado no contexto da UJ, porém, em sua minoria.
3- Neutra: significa que não há como avaliar se o conteúdo da afirmativa é ou não observado no contexto da UJ.
4- Parcialmente válida: significa que o conteúdo da afirmativa é parcialmente observado no contexto da UJ, porém, em sua maioria.
5- Totalmente válida: significa que o conteúdo da afirmativa é integralmente observado no contexto da UJ.
ORIENTAÇÕES PARA PREENCHIMENTO DO QUADRO
Para cada afirmativa dentro de cada elemento a UJ deverá indicar um valor na escala de 1 a 5, assinalando um "X" na coluna "Valores" de acordo com a percepção dos avaliadores e com base na situação do final do exercício de referência do relatório de gestão. Para fins de posicionamento da opinião na escala de valores, a UJ deve considerar o seguinte:
a)A UJ deve indicar valor para todas as afirmativas, sendo que, conforme dito, caso determinada afirmativa não seja passível de avaliação no âmbito da UJ, deve ser indicado o valor 3 (significando posição neutra em relação à afirmação);
b)Para analisar as afirmativas constantes do quadro, deve-se reunir pessoas que representem as áreas estratégicas da unidade, podendo, inclusive, participar representantes da unidade de auditoria interna, caso exista na estrutura do órgão, desde que a participação da auditora interna não interfira na independência para avaliar a gestão;
c)Com base nas informações do quadro, a UJ deve fazer uma análise concisa dos principais pontos exaltados pelas informações. Na análise, a UJ deve contemplar, também, a descrição da me- todologia utilizada para analisar os quesitos e as áreas envolvidas no processo de avaliação. A análise crítica poderá ser feita na forma de texto, externo ao quadro.
2.PROGRAMAÇÃO E EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA
Objetivo - apresentar os resultados orçamentários, físicos e financeiros alcançados pela gestão relativamente aos programas, objetivos, iniciativas e ações de responsabilidade da UJ.
I - Balanços e demonstrativos
Apresentação dos balanços e demonstrativos extraídos do sistema próprio de contabilidade, a saber:
1)Balanço orçamentário; 2)Balanço financeiro;
3)Balanço patrimonial comparado; 4)Demonstração das variações patrimoniais; 5)Comparativo da receita orçada com a arrecadada; 6)Comparativo da despesa orçada com a realizada. II - Despesas totais por modalidade de contratação
1) O quadro abaixo, denominado Despesas por Modalidade de Contratação, contempla duas colunas com informações sobre a despesa liquidada e a despesa paga. Cada uma delas dividida nos exercícios 2013 e 2012. As linhas, por sua vez, discriminam as despesas por modalidade de contratação, divididas em grupos totalizadores. No grupo totalizador "Licitação" encontra-se o convite, a tomada de preços, a concorrência, o pregão, o concurso e o registro de preços, enquanto no grupo "Contratações diretas" estão a inexigibilidade e a dispensa. No grupo "Regime de execução especial" está o suprimento de fundos, enquanto no grupo "Pagamento de pessoal" encontra-se o pagamento de pessoal por meio de folha de pagamento ou de diárias. Por fim, no grupo totalizador denominado "Outros" são consideradas as despesas que não se enquadrarem nos itens anteriores.
DESPESAS POR MODALIDADE DE CONTRATAÇÃO Valores em R$ 1,00 Modalidade de contratação Despesa liquidada Despesa paga
2013 2012 2013 2012 1. 1) Modalidade de licitação a) Convite b) Tomada de preços c) Concorrência d) Pregão e) Concurso f) Registro de preços 2. 2) Contratações diretas g) Dispensa h) Inexigibilidade
3. 3) Regime de execução especial i) Suprimento de fundos
COMERCIALIZAÇÃO PROIBIDA POR TERCEIROS
Este documento pode ser verificado no endereço eletrônico http://www.in.gov.br/autenticidade.html , Documento assinado digitalmente conforme MP no-2.200-2 de 24/08/2001, que institui a
4. 4) Pagamento de pessoa j) Pagamento em folha k) Diárias 5. 5) Outros 6. Total (1+2+3+4+5) Fonte:
DESCRIÇÃO DOS CAMPOS
As definições das linhas e colunas são aquelas atinentes às Leis nos 4.320/64, 8.666/93, 9.472/97, 10.520/02 e suas alterações, ao Decreto nº 93.872/86 e à Portaria MPOG nº 265/01.
Despesa liquidada: total de despesas que já passou pela fase de liquidação. Despesa paga: total de despesas que já passou pela fase de pagamento.
Modalidade de licitação: nesta linha serão totalizados os valores empenhados e liquidados nas seis modalidades de licitação discriminadas abaixo:
a)Convite: é a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de três pela UJ, a qual afixará, em local apropriado, cópia do instrumento convocatório e o estenderá aos demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência de até 24 horas da apresentação das propostas;
b)Tomada de preços: é a modalidade de licitação entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação;
c)Concorrência: é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados que, na fase inicial de habilitação preliminar, comprovem possuir os requisitos mínimos de qualificação exigidos no edital para a execução de seu objeto;
d)Pregão: é a aquisição de bens e serviços nos termos da Lei no10.520/04;
e)Concurso: é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados para escolha de trabalho técnico, científico ou artístico, mediante a instituição de prêmios ou remuneração aos vencedores, conforme critérios constantes de edital publicado na imprensa oficial com antecedência mínima de 45 dias;
f)Registro de preços: é a modalidade de licitação em que a UJ contrata serviços e adquire bens por intermédio do Sistema de Registro de Preços regulado pelo Decreto no3.931, de 19 de setembro de 2001, e alterações do Decreto no4.342, de 23 de agosto de 2002, quer como órgão gerenciador do sistema, quer como órgão participante.
Contratações diretas: nesta linha serão totalizados os valores empenhados e liquidados nas duas formas de contratações diretas discriminadas abaixo:
a)Dispensa: montante de recursos empenhados nos termos do art. 24 da Lei nº 8.666/93; b)Inexigibilidade: montante de recursos empenhados nos termos do art. 25 da Lei nº 8.666/93.
Regime de execução especial: nesta linha serão totalizados os valores empenhados e liquidados mediante suprimento de fundos:
a)Suprimento de fundos: montante de recursos empenhados nos termos dos artigos 45, 46 e 47 do Decreto nº 93.872/86.
Pagamento de pessoal: nesta linha serão totalizados os valores empenhados e liquidados nos dois grupos de pagamento de pessoal discriminados abaixo:
a)Pagamento em folha: valores pagos a pessoal mediante folha de pagamento; b)Diárias: valores pagos a pessoal mediante diárias, inclusive a terceiros e parceiros. Outros: despesas que não se enquadrem nas modalidades anteriores.
3.GESTÃO DE PESSOAS, TERCEIRIZAÇÃO DE MÃO DE OBRA E CUSTOS RELA- CIONADOS
1) Objetivo - obter informações quantitativas e qualitativas sobre a gestão de recursos humanos da UJ, de forma a possibilitar aos órgãos de controle e à própria UJ a análise da gestão do quadro de pessoal, tanto na dimensão operacional quanto na estratégica, evidenciando, inclusive, a conformidade dos registros dos atos de pessoal e os controles da UJ para coibir a acumulação vedada de cargos, funções e empregos públicos.
2) Informações sobre a estrutura de pessoal da unidade, contemplando as seguintes pers- pectivas:
a)Demonstração da força de trabalho e dos afastamentos que refletem sobre ela;
b)Qualificação da força de trabalho de acordo com a estrutura de cargos, idade e nível de escolaridade;
c)Custos associados à manutenção dos recursos humanos;
d)Providências adotadas para identificar eventual acumulação remunerada de cargos, funções e empregos públicos vedada pelo art. 37, incisos XVI e XVII, da Constituição Federal (nas redações dadas pelas emendas constitucionais nos19/98 e 34/01);
e)Indicadores gerenciais sobre recursos humanos.
3) Informações sobre a terceirização de mão de obra e sobre o quadro de estagiários. I - Composição do quadro de servidores ativos
1) O perfil do quadro de servidores ativos da UJ deve ser demonstrado por meio dos quadros a seguir: demonstração da composição da força de trabalho da UJ; situações que reduzem sua força efetiva de trabalho; distribuição dos cargos em comissão e das funções gratificadas; perfil etário dos servidores ocupantes de cargos efetivos e comissionados da UJ; perfil escolar dos ocupantes de cargos efetivos e comissionados.
II - Demonstração da força de trabalho à disposição da unidade jurisdicionada
1) O quadro visa demonstrar a força de trabalho da UJ, mediante comparação da lotação autorizada com a efetiva. Para cada tipologia de cargos, a UJ deve informar a lotação autorizada e a efetiva, registrando, ainda, os ingressos e egressos no exercício. O quadro deve refletir a situação apurada em 31 de dezembro do exercício de referência do relatório de gestão.
III - Qualificação da força de trabalho
Tipologias dos cargos em comissão e das funções
gratificadas Lotação em 31/12 Ingressos no exercício 1. 1) Cargos em comissão 1) Cargos em comissão Assessoramento superior Servidores efetivos Sem vínculo 2) Funções gratificadas Servidores com vínculo
Total de servidores em cargo e em função (1+2)
Fonte:
DESCRIÇÃO DOS CAMPOS Tipologias dos cargos
Cargos em comissão: servidores que ingressaram na UJ mediante o instituto do provimento em comissão.
Funções gratificadas: servidores ocupantes de cargos de função gratificada, exclusivos de servidores públicos efetivos.
IV - Qualificação do quadro de pessoal da unidade jurisdicionada segundo a idade
1) O quadro a seguir visa demonstrar o perfil etário do quadro de pessoal ativo da UJ e tem por objetivo classificar os ocupantes de cargos e comissões segundo a faixa etária. Deve retratar a situação verificada em 31 de dezembro do exercício de referência.
QUANTIDADE DE SERVIDORES DA UJ POR FAIXA ETÁRIA - SITUAÇÃO APURADA EM 31/12
Tipologias do cargo Quantidade de servidores por faixa etária Até 30
anos De 31 a 40anos De 41 a 50anos De 51 a 60anos Acima de60 anos 1. 1 - Provimento de cargo
efetivo
1.1. Servidores efetivos 1.2. Servidores com con- tratos temporários 2. 2 -Provimento de cargo em comissão 2.1. Assessoramento supe- rior 2.2. Funções gratificadas 3. Totais (1+2) Fonte:
V - Qualificação do quadro de pessoal da unidade jurisdicionada segundo a escolaridade 1) O quadro a seguir visa demonstrar o perfil de escolaridade do quadro de pessoal ativo da UJ e tem por objetivo classificar os ocupantes de cargos e comissões segundo o nível de escolaridade. O gestor deve retratar a situação verificada em 31 de dezembro do exercício de referência do relatório de gestão.
QUANTIDADE DE SERVIDORES DA UJ POR NÍVEL DE ESCOLARIDADE - SITUAÇÃO APURADA EM 31/12
Tipologias do cargo Quantidade de pessoas por nível de escolaridade
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Provimento de cargo efetivo 1.1. Servidores efetivos
1.2. Servidores com contratos tempo- rários
2. Provimento de cargo em comissão 2.1. Assessoramento superior 2.2. Funções gratificadas 3. Totais (1+2) Legenda
Nível de escolaridade
1 - Analfabeto; 2 - Alfabetizado sem cursos regulares; 3 - Primeiro grau incompleto; 4 - Primeiro grau; 5 - Segundo grau ou técnico; 6 - Superior; 7 - Aperfeiçoamento/Especialização / Pós-gra- duação; 8 - Mestrado; 9 - Doutorado/Pós-doutorado/PhD/Livre docência; 10 - Não classificada. Fonte:
VI - Acumulação indevida de cargos, funções e empregos públicos
1) Neste subitem o gestor deverá discorrer sobre as providências adotadas para identificar eventual acumulação remunerada de cargos, funções e empregos públicos vedada pelo art. 37, incisos XVI e XVII, da Constituição Federal. Em sua explanação o gestor deverá contemplar informações, no mínimo, sobre:
a)A existência de controles internos com a finalidade de detectar possível acumulação vedada de cargos, funções e empregos públicos;
b)Tipos de controle implementado e periodicidade de revisão;
c)A propriedade dos controles implementados em termos de utilidade e eficiência;
d)A existência e o quantitativo de servidores que acumulem cargos, funções ou empregos públicos indevidamente no quadro de pessoal da unidade jurisdicionada.
2) Não há estrutura padronizada para as informações solicitadas neste subitem. Assim, a unidade jurisdicionada deverá escolher a forma mais eficiente para a apresentação dos dados solicitados. Alerta-se que este subitem deve ser abordado em tópico específico do item que vier a tratar da gestão de pessoas e conter toda a informação solicitada.
VII - Indicadores gerenciais sobre recursos humanos
1) A UJ responsável por área de recursos humanos, ou que tenha entre as UJ consolidadas uma com essa responsabilidade, deve informar os indicadores que utiliza para tal gerenciamento. As UJ que não tenham indicadores desenvolvidos para a área de pessoal devem fazer constar essa informação no relatório de gestão e informar se há previsão de desenvolvê-los.
2) Os indicadores deverão ser informados de modo a explicitar os padrões utilizados, os objetos mensurados, os objetivos e metas fixados e, por fim, as conclusões quantitativas e qualitativas daí decorrentes sobre a gestão de recursos humanos.
3) Em especial, mas sem prejuízo de outros indicadores que a UJ tenha desenvolvido e considere adequado informar, interessam aqueles que tratem dos seguintes temas, caso o órgão os tenha construído:
a)Absenteísmo;
b)Acidentes de trabalho e doenças ocupacionais; c)Rotatividade (turnover);
d)Educação continuada; e)Disciplina;
ISSN 1677-7042
EXEMPLAR DE ASSINANTE DA IMPRENSA NACIONAL
Este documento pode ser verificado no endereço eletrônico http://www.in.gov.br/autenticidade.html , Documento assinado digitalmente conforme MP no-2.200-2 de 24/08/2001, que institui a