Objectivos de controlo HDFaro Ausência de: IDT Ausência de: CHVNG/E Ausência de: H.S.Marcos Ausência de: Ambiente de controlo e estrutura organi‐ zacional (A)
Regulamento interno, Auditor Interno e de Fiscal Único. Chefias intermédias. Atrasos na implementação da avaliação de desempenho do pessoal.
Critérios internos para o recrutamento de pessoal.
Implementação de uma Contabilidade Analítica.
Regulamentos próprios dos diversos órgãos da estrutura orgânica;
Definição de critérios e méto‐ dos de recrutamento e selec‐ ção de pessoal;
Implementação de um sistema de avaliação de desempenho e o sistema de incentivos não assenta na produtividade;
Manual de controlo interno Definição de canais e fluxos de informação e comunicação inter‐serviços.
Orçamento e Planeamento (B)
Sistematização complementar do orçamento por objectivos, sem incorporar linhas directivas específicas do CA quanto a actividades/áreas prioritárias de actuação.
Adopção de procedimentos de reporte da informação da actividade ao CA, em termos de indicadores de gestão
Adaptação à recente estrutura não permitindo a máxima ligeireza nos processos de planificação e elaboração do orçamento.
Conformidade com o exposto no n.º 1 artigo 29º do DL n.º 155/92, de 28 de Julho, segundo o qual a autorização do paga‐ mento compete ao dirigente do serviço ou organismo, com possibilidade de a delegar ou subdelegar.
Disponibilidades (C)
Fundo fixo de caixa e de adequados procedimentos de segregação de funções em diversas operações de tesoura‐ ria, cuja exactidão não é recon‐ firmada.
Cumprimento integral do princípio da unidade de tesou‐ raria
Adequada regulamentação dos fundos de maneio.
Adequados suportes em termos da sua justificação e oportunidade nos Documen‐ tos de despesas pagos pelo Fundo de Maneio.
Verificação/controlo das operações de tesouraria; Registo contabilístico de todas as cobranças do dia. Os valores recebidos não são integralmen‐ te depositados diariamente; Regulamentos do fundo fixo e dos fundos de maneio. Evidência na respectiva rubrica contabilística das movimenta‐ ções e restituições dos fundos de maneio.
Conformidade com o regime de funcionamento da tesoura‐ ria na medida em que a receita diária é utilizada para efectuar pagamentos;
Conformidade com o disposto na alínea d) do ponto 2.9.7.1. do POCMS dadas as situações pendentes de “vales” com duração superior a um mês e de pagamentos susceptíveis de regularização expressas unicamente nas folhas de movimento do cofre (não relevadas contabilisticamente
Um adequado sistema de controlo interno que garanta o cumprimento integral do princípio da segregação de funções, de forma a permitir a salvaguarda da separação de funções entre o controlo físico e o processamento dos respectivos registos.
Conformidade com o disposto na alínea d) do ponto 2.9.7.1. do POCMS, na medida em que os valores não são diária e inte‐ gralmente depositados. Conformidade com o regime de funcionamento da tesouraria, em regime de fundo fixo. Cumprimento integral do Princípio da Unidade de Tesou‐ raria, em cumprimento do disposto no princípio da Unidade de Tesouraria estabelecido no Regime Geral de Tesouraria do Estado.
Objectivos de controlo HDFaro Ausência de: IDT Ausência de: CHVNG/E Ausência de: H.S.Marcos Ausência de: Imobilizado (D) Manual de procedimentos e de inspecções físicas regulares aos bens móveis. As responsabilidades nesta área encontram‐se repartidas entre serviços.
Gestão de espaços físicos e de equipamentos dado que embora existam carências de espaço, constatou‐se que o edifício das consultas externas tem os últimos pisos devolutos e de que se encontrava encai‐ xotado desde 2004 um sistema kardex.
Valores consistentes na aplica‐ ção de gestão patrimonial e o cálculo das amortizações não têm correspondência com o valor patrimonial reflectido no balanço.
Inventariação e de contabiliza‐ ção dos bens imóveis e de procedimentos contabilísticos correctos no registo de obras de remodelação de anos transac‐ tos.
Utilizações de espaços para fins que não se enquadram na sua missão.
Definição de normas e de procedimentos relativos ao Património na sua globalida‐ de.
Articulação entre os serviços da gestão do imobilizado que se encontra repartido entre o SAL e o SIE com duas aplicações para registo do imobilizado.
Controlos instituídos que garantam a fiabilidade dos registos efectuados, quer pelo SIE, quer pela contabilidade.
Adequação dos registos contabilísticos principalmente quanto ao património imobiliá‐ rio e existência de património devoluto;
Actualização dos registos concernentes ao cadastro e inventário das movimentações do imobilizado corpóreo, tendo em consideração, as movimen‐ tações do equipamento, reparações, desactivações e abates.
Mecanismos de articulação entre os sectores da Contabili‐ dade, Aprovisionamento e serviços que permitam um controlo de todos os factos relacionados com a utilização e movimentação diária dos bens, direitos e obrigações
Garantia de que os saldos das contas que registam as amorti‐ zações acumuladas são razoá‐ veis tendo em conta a vida útil dos bens.
Contabilização das benfeitorias e grandes reparações, efectuadas nos terrenos e edifícios Santa Casa da Misericórdia, na conta 272 – Custos diferidos. Procedimentos que visem uma correcta gestão de stocks de forma a evitar desperdícios e à utilização eficaz desses bens, de modo a que o seu saldo corres‐ ponda permanentemente aos bens efectivamente armazena‐ dos, especialmente, nos arma‐ zéns a cargo do Aprovisiona‐ mento.
Receitas e cobranças (E)
Procedimentos e normas internas para o ciclo da receita. Conferência das receitas liquidadas e arrecadadas. Conciliação entre a informação produzida nas unidades orgânicas responsáveis pela cobrança e a Contabilidade. Metodologias adequadas na gestão da dívida de terceiros e na maturidade dos prazos, associando‐se montantes de dívida considerada incobrável com carácter materialmente relevante face aos procedimen‐ tos normalmente utilizados na sua gestão, e na habilidade de juízos utilizados na sua funda‐ mentação.
Manual de procedimentos ou normas actualizadas sobre a área da receita;
Nem toda a receita arrecadada no hospital é imediatamente relevada contabilisticamente; Articulação entre SONHO e SIDC, não permitindo, nomea‐ damente, que: as cobranças (recibos) passem automatica‐ mente do SONHO para o SIDC; Constituição de provisões segundo as normas em vigor.
Provisões para cobranças duvidosas para as situações de perdas potenciais associadas às cobranças duvidosas. Cumprimento integral do princípio da segregação de funções de liquidação e cobran‐ ça previsto no n.º 1 do art.º 42.º da LEO
Regularidade na arrecadação da receita, relativamente ao registo das diversas fases da receita, designadamente, no que se refere às receitas provenientes das taxas moderadoras que são pagas em momento posterior ao serviço prestado
Codificação atempada e ade‐ quada dos episódios facturáveis.
Objectivos de controlo HDFaro Ausência de: IDT Ausência de: CHVNG/E Ausência de: H.S.Marcos Ausência de: Aquisição de bens e serviços (F)
Delegação de competências para os Serviços Farmacêuticos realizarem encomendas. Segregação de funções relativa‐ mente às áreas de recepção, armazenagem, registo e confe‐ rência de stocks.
Acesso restrito aos armazéns e de adequada gestão de espaços. Registos actualizados de stocks de modo que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens efectivamente arma‐ zenados.
Instruções escritas específicas sobre a metodologia de execu‐ ção dos inventários.
Investigação quanto às diferen‐ ças apuradas e de constituição de provisões para depreciação de existências.
Conformidade legal e de suficien‐ te fundamentação nalguns procedimentos de aquisição. Procedimentos de controlo sobre a pesagem de roupa. Conformidade legal nos encar‐ gos com telefones móveis atribuídos a funcionários que estão a ser excedidos, nalgumas situações, os limites legais estabelecidos. Controlo de quilometragem das viaturas com o abastecimento de combustível efectuado. Conformidade legal quanto às aquisições de bens e serviços pela inexistência de um plano anual de compras e o recurso frequente ao Ajuste Directo. Evidência suficiente e neces‐ sária fundamentação do despacho de adjudicação. Conformidade legal, nomea‐ damente por inexistência de despacho de abertura de Consulta Prévia, escolha incorrecta de critério de adjudicação, recurso ao ajuste directo quando, face ao valor total das aquisições, o proce‐ dimento a adoptar deveria ter sido a Consulta Prévia e admissão de propostas que não continham o preço total. Controlo eficiente nos gastos com medicamentos. Definição de circuitos inter‐ nos sobre a admissão de utentes nas Comunidades Terapêuticas, Centros de Dia e Clínicas de Desabituação. Evidências sobre a conferên‐ cia da facturação das entida‐ des convencionadas
Regulamento próprio para as aquisições de bens e serviços e contratação de empreitadas; Evidência de conformidade com os princípios gerais da livre concorrência, da transparência e da boa gestão (art. 13 do DL º n º 233/2005 de 29/12); Controlo em relação ao abastecimento de combustível da frota automóvel; Armazéns avançados” nalgu‐ mas Unidades;
Controlo relativamente a situações pendentes de resolução, na tesouraria, relativas a aquisições a pronto pagamento;
Fundo de maneio que permita ao serviço fazer face a despesas urgentes e inadiáveis (Autoriza‐ ções de Compra a Pronto Pagamento”)
Registo atempado de todas as despesas nos documentos apropriados e dentro do período contabilístico a que dizem respeito, nos termos da al. f) do ponto 2.9.2. do POCMS. De registo na conta 228 – Facturas em recepção e conferência, das facturas que não chegaram à entidade até à data ou que não tenham sido ainda conferidas. Comunicação dos consumos, quer pela farmácia, quer pelo aprovisionamento, de forma a se repercutirem permanente‐ mente e directamente nas adequadas contas da contabili‐ dade patrimonial.
Cumprimento dos objectivos de prazos de pagamento a forne‐ cedores previstos na Resolução do Conselho de Ministros n.º34/2008 de 22 de Fevereiro reforçados pela RCM 191‐ A/2008, de 27 de Novembro, que aprovam o Programa Pagar a Tempo e Horas. Custos com pessoal (G)
Segregação de funções na elaboração das folhas de vencimento e sua posterior conferência.
Regulamento de horário de trabalho aprovado.
Controlo efectivo de assiduida‐ de nos serviços clínicos. Conformidade legal na realiza‐ ção de trabalho extraordinário que não apresenta carácter de excepção e que ultrapassa em regra o limite de 1/3 da remu‐ neração‐base, sem que seja precedido do necessário pedido de autorização.
Análise e tratamento da informação relativa às Horas Extraordinárias e de Preven‐ ção
Alguns elementos documen‐ tais nos processos individuais dos funcionários e trabalhado‐ res.
Conformidade legal na contratação de 12 profissio‐ nais; oito careciam de suporte legal que permitisse a conti‐ nuidade dos seus contratos e três encontravam‐se contra‐ tados em regime de contrato de trabalho a termo certo ao abrigo do artigo 18.º‐A do Decreto‐Lei n.º 11/93, de 15 de Janeiro.
Regulamentação interna relacionada com a gestão de recursos humanos nas várias vertentes (assiduidade, proces‐ sos de admissão de pessoal, registo e controlo de trabalho extraordinário);
Supervisão e controlo dos valores processados/pagos no que concerne ao processamen‐ to de vencimentos, ajudas de custo, horas extraordinárias e outros abonos;
Critérios uniformes na atribuição dos prémios de assiduidade a funcionários em regime de CIT consoante se tratem de profis‐ sionais da área clínica ou de outros grupos profissionais.
Segregação de funções na fase da preparação de folhas de vencimento e salários e valida‐ ção das mesmas.
Sistemas de informação (H)
Articulação e integração entre a multiplicidade de sistemas de informação existente. Normas procedimentais atinentes ao acesso às aplica‐ ções informáticas.
Fiabilidade na informação financeira e aquela extraída do SONHO.
Interligação entre as aplicações informáticas, originando incorrecções ao nível dos processamentos contabilísticos; Manuais de procedimentos sobre questões relacionadas com a segurança no acesso e gestão dos sistemas.
Intercomunicação e articulação ao nível da informação (integra‐ ção da aplicação informática de gestão do imobilizado na Contabilidade), que permita um controlo de todos os factos e acontecimentos relacionados com a gestão e valorização do imobilizado
Objectivos de controlo HDFaro Ausência de: IDT Ausência de: CHVNG/E Ausência de: H.S.Marcos Ausência de: Prestação de contas (I)
Fiabilidade nas demonstrações financeiras porquanto não traduzem de forma fidedigna a realidade patrimonial e opera‐ cional do HDF.
Conformidade nos diversos princípios contabilísticos fundamentais, como seja o da prudência, da consistência, da especialização e da materialida‐ de, em diversas áreas.
Informação consolidada de registos contabilísticos relativos ao ano 2007 das instituições que integraram o novo hospital EPE não permitindo extrair informação rigorosa, nomea‐ damente nos extractos de contas consolidados. Incorrecções ao nível do mapa de situação económico‐ financeira consolidada relacio‐ nados com a especialização do exercício
Normas de controlo interno referentes ao controlo contabilís‐ tico donde constem procedi‐ mentos e métodos que propor‐ cionem que todos os lançamen‐ tos contabilísticos sejam efec‐ tuados correctamente nas respectivas contas. Foi possível constatar um número bastante significativo de deficiências, evidenciando múltiplas fragi‐ lidades nos sistemas de controlo interno vigentes com especial destaque nas áreas de controlo inter‐ no do imobilizado, das disponibilidades, das aquisições de bens e serviços e gestão de stocks e ainda custos do pessoal. b) Auditoria ao abrigo do n.º 1 do art. 62.º da Lei de Enquadramento Orçamental. No decurso do último quadrimestre de 2008, deu‐se inicio à pesquisa e análise do enquadramento técnico ‐ normativo no que respeita ao desenvolvimento metodológico de auditoria do desempenho organizacional de forma a serem desenvolvidos os termos de referência e os programas de trabalho a integrar no Manual da Auditoria da IGAS tendo em vista posterior desenvolvimento de um Manual especifico das Auditorias do Desempenho Organizacional. A intervenção transitou para o ano em curso devido à sua complexidade metodológica. c) Auditoria à organização e funcionamento dos serviços de cirurgia plástica reconstrutiva e de cirurgia maxilo facial Esta acção inspectiva foi antecedida da elaboração de um Guião do Procedimento com objectivo de se padronizar os procedimentos a adoptar em futuras acções de igual natureza ou similar. O universo inicial da acção, que visou genericamente a organização e funcionamento dos Serviços de Cirurgia Plástica Reconstrutiva e de Cirurgia Maxilo‐Facial, abrangia a generalidade das instituições hospitalares do SNS (no total de 36), tendo sido posteriormente ajustado para 30 entidades, com uma incidência analítica mais específica sobre 18 dessas entidades.
QUADRO 12-QUADRO RESUMO –DISTRIBUIÇÃO REGIONAL