Tabela CXXXVIII – Informações sobre recomendação da Auditoria Interna atendida no exercício
Local: REITORIA
Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna Identificação do Relatório de
Auditoria
Nota de Auditoria 007/2011
Data do Relatório de Auditoria 30/03/2011
Item do Relatório de Auditoria Item 01
Comunicação Expedida/Data ----/ de 31/03/2011
Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação
Direção Geral do Campus Uberaba
Descrição da Recomendação 1. Amparados no art. 1º da IN/CGU nº 01, de 13.03.2001, que trata de esclarecimentos e manifestações formais sobre as constatações, em tempo hábil, e considerando a necessidade dos gestores públicos de ter assegurada, a oportunidade de apresentar esclarecimentos adicionais ou justificativas a respeito dos atos e fatos administrativos, sob a sua responsabilidade e considerando, ainda, a inspeção física realizada, em 28.03.2011, na Unidades I e II desse Campus, esta Auditoria Interna “solicita esclarecimentos pertinentes ao processo nº 23200.000503/2010-12 que originou o Pregão nº 11/2010, especificamente, quanto à realização e conclusão dos serviços”.
2. A Nota de Auditoria Interna/Nº 007/2011 informa ao Diretor “Pró-Tempore”, do Campus Uberaba, sobre a providência tempestiva adotada pelo Reitor IFTM que suspendeu o pagamento da nota fiscal nº 009, de 15.03.2011, em favor da empresa Toldos América Ltda., no valor de R$30.602,00, atestada em 17.03.2011, com ordem bancária correspondente, cuja descrição dos serviços constantes do Pregão nº 11/2010 não correspondem aos serviços realizados, conforme relatório conjunto realizado por esta AUDIN e Coordenação de Engenharia do IFTM.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Direção Geral do Campus Uberaba
Síntese das providências adotadas
1. Apresentação de esclarecimentos a Auditoria Interna pelo Diretor Geral “Pró-Tempore”, do Campus Uberaba através dos Memorandos/DG/Nº 97, de 11/04/2011 e DG/Nº 98/2011, de 13/04/2011, protocolados sob os números 266/2011-49 e 285/2011-75, respectivamente;
2. O Diretor Geral “Pró-Tempore” do Campus Uberaba solicita através do Memorando/DG/Nº 089, de 01.04.2011, a prorrogação do prazo de 10 (dez) dias para a “juntada de documentação argumentativa e formulação das justificativas acerca das adequações julgadas necessárias ao objeto aludido, nos autos do processo 23200.000503/2010-12, emitida pelo Diretor de Administração e Planejamento”, do Campus Uberaba;
3. Num segundo momento, o Diretor Geral “Pró-Tempore” do Campus Uberaba solicitou através do Memorando/DG/Nº 093, de 06.04.2011, a prorrogação do prazo em 20 (vinte) dias para finalidade idêntica ao acima mencionado - item 2. Observe-se, naquele segundo momento, que a Auditoria Interna salientou que à luz da legislação o processo em epígrafe devia seguir os trâmites normais, com a celeridade requerida no que tange aos processos de aquisições de bens e serviços prestados ao setor público, que a rigor não deveria aguardar resposta por mais de 48 (quarenta e oito) horas, portanto não prorroga o prazo almejado.
Síntese dos resultados obtidos
1. Os resultados decorrentes desta recomendação/solicitação geraram a resposta do Diretor Geral “Pró-Tempore” do
Campus Uberaba, na qual relatamos pela Nota de Auditoria nº 11/2011 – RA nº 003/2011 abaixo comentada.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
No que relaciona a esta Nota de Auditoria/Nº 007/2011, tanto a Auditoria Interna como o Reitor/IFTM ficaram no aguardo de informações do Diretor Geral “Pró-Tempore” - prof. Paulo Vitório Biulchi acerca da recomendação acima tratada.
Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria
Nota de Auditoria nº 011/2011/Relatório de Auditoria nº 003/2011.
Data do Relatório de Auditoria 14/04/2011
Item do Relatório de Auditoria VI
Comunicação Expedida/Data RA 003/2011, de 14 de abril de 2011.
Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação
Gabinete/Reitoria/IFTM
Descrição da Recomendação 1. Das considerações e esclarecimentos apresentados pelo Diretor Geral “Pró-Tempore”, prof. Paulo Vitório Biulchi e, Abadio dos Reis Silva Leite, ex-Diretor de Administração e Planejamento - DAP, lotados no Campus Uberaba, “avaliamos que não modificaram nossa análise e parecer, anteriormente relatados”, no que se relaciona ao cruzamento do processo nº 23200.000503/2010-12 (Pregão 11/2011-RP) e nos processos de pagamentos, bem como na inspeção física, conforme documentos anexados ao relatório.
Nesta data atual, transcrevemos a conclusão ipsis litteris do Relatório de Auditoria nº 003/2011: “Com base nas informações e avaliações relacionadas no Anexo I e II e ainda, fundamentados no item IV desta peça, esta Auditoria Interna opina pela irregularidade dos procedimentos adotados pela gestão do Campus Uberaba, deste IFTM”.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Gabinete/Reitoria/IFTM e Procuradoria Federal
Síntese das providências adotadas
1. A Auditoria Interna do IFTM entende como improcedentes as justificativas apresentadas pela Direção Geral do Campus Uberaba, e a partir dos memorandos acima referenciados, apresentando relato ao Reitor do IFTM pelo Relatório de Auditoria nº 003/2011/Nota de Auditoria nº 11, de 14.04.2011.
2. O Reitor do IFTM acatou a denúncia apresentada pela Auditoria Intern/IFTM, encaminhando o processo à Procuradoria Federal para fins de parecer. Salutar informar que a Auditoria Interna efetuou todas as comparações que foram necessárias para ter a certeza de que as informações correspondiam à realidades dos fatos. É missão da auditoria interna examinar e avaliar a aplicação de recursos observando o cumprimento de normas legais, institucionais e aspectos contratuais pertinentes;
3. A Procuradoria Federal através do parecer nº 084/2011/AGU/PGF/PF/IFTM se pronunciou, concluindo que pelas irregularidades apontadas pela Auditoria Interna deste IFTM, opinando pela abertura do Processo Administrativo Disciplinar, com fulcro no art. 143, da Lei 8.112/90, mediante a constituição de comissão pelo Reitor do IFTM, que ficará encarregada de apurar os fatos narrados no processo administrativo e dos procedimentos exigidos pela legislação;
4. Deu-se início ao Processo Administrativo Disciplinar nº 23199.000238/2011-21, com designação de comissão por meio da Portaria nº 274, de 26.04.2011, publicada em Boletim de Serviço/IFTM/Nº 4, do dia 30.04.2011, página 25.
Concluído o Processo Administrativo Disciplinar Nº 23199.000238/2011-21 foram aplicadas as penalidades de advertência e suspensão aos servidores indiciados, bem como o ressarcimento dos prejuízos causados ao Erário. Além disso, os resultados do referido processo encontram-se nos autos do Sistema de Gestão de Processos Disciplinares - CGU/PAD.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
1. Com a identificação das irregularidades apontadas no cruzamento de informações referentes ao processo principal (Pregão nº 11/2010, pagamentos correlatos e inspeção física, através da observância minuciosa e levantamento de elementos, informações ou documentos esclarecedores foi possível ao Reitor/IFTM identificar à adoção de providências junto à Procuradoria Federal e consequentemente abertura de processo administrativo disciplinar para apuração dos fatos.
2. Salutar informar que a Auditoria Interna efetuou todas as comparações que foram necessárias para ter a certeza de que as informações correspondiam à realidade dos fatos. É missão da Auditoria Interna examinar e avaliar a aplicação de recursos observando o cumprimento de normas legais, institucionais e aspectos contratuais pertinentes.
Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna
Identificação do Relatório de Auditoria
SA 158099.04.1.008
Data do Relatório de Auditoria 02/09/2011
Item do Relatório de Auditoria 01
Comunicação Expedida/Data ----/de 02/09/2011
Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação
Diretoria de Administração e Planejamento - DAP
Descrição da Recomendação Apensar ao processo 23200.000038/2011-92, a planilha de controle das aquisições parceladas de carimbos e serviços.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Coordenação de Aquisição e Serviços
Síntese das providências adotadas
Atendida a recomendação acima mencionada, conforme Memorando/MEC/IFTM /PROAD/ Nº 66/2011.
Síntese dos resultados obtidos
Anexada ao processo à planilha de controle das aquisições parceladas de carimbos e serviços.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
Ao anexar planilha de controle das aquisições parceladas de carimbos e serviços, efetivamos mais uma comprovação necessária à formalização e controle do processo, que futuramente culminará no desfecho da extensa Ata de Registro de Preços - Pregão nº 28/2010.
Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna Identificação do Relatório de
Auditoria
Relatório de Auditoria 158099.07.3.038
Data do Relatório de Auditoria 30.12.2011
Item do Relatório de Auditoria 04
Comunicação Expedida/Data ----/de 30.12.2011
Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação
Pró-Reitoria de Desenvolvimento Educacional – PRODIN
Descrição da Recomendação Até o mês de setembro/2011, constatamos que o IFTM vem cumprindo suas metas físicas, com exceção da ação 20CW – Assistência Médica aos Servidores e Empregados - exames periódicos, e sendo assim recomendamos agilidade nos procedimentos para consecução da ação, no exercício 2012.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Diretoria de Gestão de Pessoas
Síntese das providências adotadas
A Diretoria de Gestão de Pessoas apresentou justificativa quanto ao não cumprimento da meta no decorrer do exercício, conforme Comunicado Interno/PRODIN/DGP/Nº 193/2011.
Síntese dos resultados obtidos
1. Houve conclusão do processo licitatório (Ata de Registro de Preços nº 42/2011), com abertura da licitação em 24.11.2011, com empenho 2011NE800237, de 02.12.2011, em favor da empresa AMO - Assessoria Médica Ocupacional Ltda., para o fornecimento de serviços na área de saúde, com vistas à realização de exames periódicos para servidores do IFTM, no valor de R$90.514,00, com vigência por 12 meses, pelo elemento de despesas 3.33.90.39-50.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
No ano de 2011, não houve execução da meta física prevista, em função das dificuldades legais que antecederam a efetivação do processo licitatório para a realização dos exames periódicos. Entretanto, no último trimestre do referido ano, foram tomadas as medidas para eliminar as dificuldades, foi realizado o Pregão para a referida ação, tendo seu resultado homologado em dezembro. Para 2012, já estão sendo tomadas as medidas para a operacionalização dos exames periódicos.
Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna Identificação do Relatório de
Auditoria
Solicitação de Auditoria nº 158099.08.1.004
Data do Relatório de Auditoria 01/09/2011
Item do Relatório de Auditoria 01 e 02
Comunicação Expedida/Data ----/ de 06/09/2011.
Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação
Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRODIN
Descrição da Recomendação Verificar no Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões - SISAC as informações pertinentes aos atos de admissão de servidores no âmbito do IFTM, no período de janeiro até setembro/2011, com apresentação da relação de servidores cadastrados e relação de servidores que entraram em exercício.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Diretoria de Gestão de Pessoas
Síntese das providências adotadas
Recomendação atendida através dos Memorandos/PRODIN/DGP/Nº 396, de 06.09.2011 e Nº 434, de 28.09.2011.
Síntese dos resultados obtidos
Regularização dos registros pertinentes aos atos de admissão e concessão no SISAC, bem como as disponibilizações para a CGU/MG, conforme estipulado no art.7º, inciso II da IN/TCU/nº 55/2007.
Período dos exames: janeiro a setembro/2011.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
A Diretoria de Gestão de Pessoas registrou os atos de admissão e concessão no Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões – SISAC, seguindo uma rotina, assim foi possível atender com prontidão as recomendações da Auditoria Interna.
Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna Identificação do Relatório de
Auditoria
Relatório de Auditoria nº 158099.08.2.009
Data do Relatório de Auditoria 13/10/2011
Comunicação Expedida/Data ----/ de 14/10/2011
Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação
Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRODIN
Descrição da Recomendação 1. Regularizar prestação de contas do servidor Daniel Martinho de Freitas no SCDP referente à PCDP nº 0881/11;
2. Atentar para o prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis após o retorno da viagem para prestação de contas, conforme prevê o art. 13, da Portaria/MEC/nº 403/2009.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Diretoria de Gestão de Pessoas
Síntese das providências adotadas
Recomendação atendida através do Memorando/DGP/Nº 435, de 28.09.2011.
Síntese dos resultados obtidos
Regularizada a prestação de contas no SCDP referente ao servidor em pauta.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
As regras estabelecidas para utilização do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP definindo competências e as diretrizes para solicitar, propor e conceder diárias e passagens para deslocamentos a serviço, em viagens nacionais, para os servidores e colaboradores são costumeiramente cumpridas, contudo ocorre o descuido por parte de alguns solicitantes e usuários, mas mesmo assim não ocorreu dificuldades na adoção de providências para sanar as pendências encontradas pela Auditoria Interna.
Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna Identificação do Relatório de
Auditoria
Solicitação de Auditoria nº 158099.08.1.005
Data do Relatório de Auditoria 10/10/2011
Item do Relatório de Auditoria 01
Comunicação Expedida/Data ----/de 13/10/2011
Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação
Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRODIN
Descrição da Recomendação 1. Por meio da Solicitação de Auditoria nº 158099.081.005 recomendamos a CGRH apensar no volume 17 (processo nº 23000.094256/2009-11 - Edital nº 13/2009) a cópia do edital de homologação e publicação final do Concurso Público para provimento, em caráter efetivo, de cargos do Quadro de Técnicos Administrativos em Educação;
2. Anexar ao processo nº 23000.094255/2009-77 referente ao Edital nº 012/2009, o edital de homologação e publicação do resultado final do Concurso Público para provimento de cargos do Quadro de Professor de Ensino Básico, Técnico e Tecnológico.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Diretoria de Gestão de Pessoas
Síntese das providências adotadas
Recomendação atendida através do Memorando/IFTM/PRODIN/DGP/Nº 477/2011.
Síntese dos resultados obtidos
1. Apensada ao processo a cópia do edital de homologação e publicação final do concurso público referente ao edital nº 12/2009;
2. Apensada ao processo a cópia do edital de homologação e publicação final do concurso público referente ao edital nº 13/2009.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
Os documentos foram extraídos do Diário Oficial da União, sendo apensados aos processos, com imediato atendimento. A realização de concursos públicos depende de prévia autorização do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e visa ao provimento de cargos ou empregos públicos, e são utilizados com o objetivo de
compatibilizar o suprimento das necessidades da Administração Federal com as prioridades governamentais e os recursos orçamentários disponíveis.
Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna Identificação do Relatório de
Auditoria
Nota de Auditoria nº 158312.08.2.006
Data do Relatório de Auditoria 23/09/2011
Item do Relatório de Auditoria 04
Comunicação Expedida/Data ----/de 29/09/2011
Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação
Direção Geral do Campus Uberlândia
Descrição da Recomendação 1. Regularizar pendências quanto à prestação de Contas no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens – SCDP;
2. Reforçar atenção especial dos solicitantes autorizados (SCDP) pelo
Campus Uberlândia, que atentem aos procedimentos/orientações da
Portaria/MPOG/ nº 505, de 29 de dezembro de 2009 e Portaria/MEC/nº 403/2009 como segue:
- Portaria/MEC/Nº 403/2009 - Instrução para Concessão de Diárias e Passagens: Art. 7º - As propostas de concessão de diárias e passagens para os deslocamentos no país deverão ser encaminhas com antecedência mínima de 10 (dez) dias;
- Portaria n º 505 - Instrução para Prestação de Contas: Art. 4º Para a prestação de contas, o servidor deverá apresentar, no prazo máximo de 05 (cinco) dias, contados do retorno da viagem, original ou segunda via dos canhotos dos cartões de embarque, ou recibo do passageiro obtido quando da realização do “check in”, via internet, bilhetes, ou a declaração fornecida pela empresa de transporte.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Direção Geral do Campus Uberlândia
Síntese das providências adotadas
Recomendação atendida pelo Memorando/DG/UDI nº 115/2011.
Síntese dos resultados obtidos
1. Regularizadas as pendências no módulo/prestação de contas do SCDP;
2. O Campus Uberlândia solicitou a atenção especial dos servidores autorizados a utilizar o sistema quanto aos procedimentos e orientações vigentes.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
As regras estabelecidas para utilização do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP definindo competências e as diretrizes para solicitar, propor e conceder diárias e passagens para deslocamentos a serviço, em viagens nacionais, para os servidores e colaboradores são costumeiramente cumpridas, contudo ocorre o descuido por parte de alguns solicitantes e usuários, mas mesmo assim não ocorreu dificuldades na adoção de providências para sanar as pendências.
Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna Identificação do Relatório de
Auditoria
Nota de Auditoria nº 158312.08.2.008
Data do Relatório de Auditoria 23/09/2011
Item do Relatório de Auditoria 04
Comunicação Expedida/Data ----/de 23/09/2011
Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação
Direção Geral do Campus Uberlândia
Descrição da Recomendação 1. Inobservância aos prazos para prestação de contas no módulo
Diárias e Passagens - SCDP, exercício de 2010;
2. Providenciar a prestação de contas das colaboradoras eventuais: Luciene Pereira da Luz Diniz (PCDP 717/10) e Sônia Maria Dias (PCDP 718/10), que se encontram pendentes desde julho/2010.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Coordenação Geral de Ensino
Síntese das providências adotadas
Recomendação atendida através do Memorando/DG/UDI/Nº 115/2011.
Síntese dos resultados obtidos
1. O Campus Uberlândia propõe observar os prazos para prestação de contas no SCDP;
2. Regularização das pendências de prestação de contas relativas ao exercício de 2010, das colaboradoras eventuais em comento, por meio da Gestora Setorial do SCDP/IFTM, Gláucia Farias Mendes de Oliveira.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
Os ajustes das pendências das prestações de contas no SCDP relativas às colaboradoras eventuais, referente ao exercício 2010, se prolongou em razão do perfil e atribuições dos usuários do Campus Uberlândia, não sendo permitido após o fechamento do exercício, e intuito a regularização teve de ser realizada pela Gestora Setorial do IFTM, com sede nesta Reitoria.
Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna Identificação do Relatório de
Auditoria
Nota de Auditoria nº 158099.08.2.009
Data do Relatório de Auditoria 23/09/2011
Item do Relatório de Auditoria 04
Comunicação Expedida/Data ----/de 26/09/2011
Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação
Gabinete/Reitoria
Descrição da Recomendação Regularizar registros no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP, no módulo Prestação de Contas - exercício 2010, referente à Gláucia de Freitas, ex-servidora do Campus Paracatu, e hoje, lotada nesta Reitoria.
Providências adotadas pela unidade interna responsável
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Gabinete/Reitoria
Síntese das providências adotadas
Recomendação atendida através do Comunicado Interno/GR/Nº 098/2011
Síntese dos resultados obtidos
Em 10/11/2011, constatamos a regularização dos registros no SCDP, que foi sanada pela Gestora Setorial do SCDP, conforme histórico da solicitação da viagem.
Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor
Os ajustes das pendências se estenderam, por mais de um mês, com várias tentativas de regularização, tendo em vista o perfil e atribuições do solicitante. A regularização ocorreu através da Gestora Setorial do SCDP, no âmbito desta Reitoria.
Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna Identificação do Relatório de
Auditoria
Nota de Auditoria nº 158310.08.2.001