12.2. Regras, políticas e práticas relativas às assembleias gerais: a) prazos de convocação
De acordo com a Lei das Sociedades por Ações, as Assembleias Gerais devem ser convocadas mediante anúncio publicado por 3 vezes no Diário Oficial do Estado de São Paulo, bem como em outro jornal de grande circulação. A primeira convocação deve ser feita, no mínimo, 15 dias antes da realização da Assembleia Geral, e a segunda convocação deve ser feita com, no mínimo, 8 dias de antecedência. A Klabin, nos termos da Instrução da CVM 559, art 8º convoca as Assembleias Gerais com antecedência 30 dias da data de realização, em virtude das ADRs (American Depositary Receipts) emitidas no exterior.
b) competências
Compete exclusivamente à Assembleia Geral: (a) reformar o Estatuto Social; (b) eleger ou destituir, a qualquer tempo, os administradores e fiscais da Companhia, ressalvado o disposto no inciso II do art. 142 da Lei No. 6.404/76; (c) tomar, anualmente, as contas dos administradores e deliberar sobre as demonstrações financeiras por eles apresentadas; (d) autorizar a emissão de debêntures, ressalvado o disposto no § 1º do art. 59 da Lei No. 6.404/76; (e) suspender o exercício dos direitos do acionista; (f) deliberar sobre a avaliação de bens com que o acionista concorrer para a formação do capital social; (g) autorizar a emissão de partes beneficiárias; (h) autorizar os administradores a confessar falência e pedir concordata; (i) deliberar sobre a redução ou aumento de capital, cisão, fusão, transformação ou incorporação da Companhia e suas subsidiárias, bem como dissolução e extinção das mesmas ou qualquer ato de reorganização societária previsto em lei; (j) deliberar sobre a dissolução e liquidação da Companhia, eleger e destituir liquidantes e julgar-lhes as contas; (m) deliberar sobre permuta de ações ou outros valores mobiliários de emissão da Companhia ou de empresas suas subsidiárias; e (n) deliberar sobre instalação do Conselho Fiscal, na forma do Estatuto Social.
c) endereços (físico ou eletrônico) nos quais os documentos relativos à assembleia geral estarão à disposição dos acionistas para análise
Endereços Eletrônicos: http://ri.klabin.com.br e www.cvm.gov.br. d) identificação e administração de conflitos de interesses
No caso de algum acionista ter interesse conflitante com a matéria da ordem do dia, segundo a legislação brasileira, lhe será vedado proferir o seu voto.
e) solicitação de procurações pela administração para o exercício do direito de voto
O Estatuto Social da Companhia não prevê forma de solicitação de procurações pela administração para o exercício do direito de voto, tampouco proíbe tal prática. A Companhia e sua administração não solicitam e não têm por política solicitar procurações para o exercício do direito de voto
f) formalidades necessárias para aceitação de instrumentos de procuração outorgados por acionistas, indicando se a Companhia admite procurações outorgadas por acionistas por meio eletrônico
O Estatuto Social da Companhia prevê que somente serão admitidos à assembleia geral os titulares de ações cujos nomes estejam inscritos no respectivo registro até 3 (três) dias antes da data de realização da Assembleia.
Sem prejuízo do acima exposto, o acionista que comparecer à Assembleia Geral munido de identidade e comprovante da respectiva participação acionária expedido pela instituição escrituradora, até o momento da
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abertura dos trabalhos em Assembleia, poderá participar da mesma.
g) formalidades necessárias para aceitação do boletim de voto a distância, quando enviados diretamente à companhia, indicando se o emissor exige ou dispensa reconhecimento de firma, notarização e consularização
O acionista que optar por exercer seu direito de voto à distância, através de envio do Boletim diretamente à companhia deverá encaminhar os documentos abaixo relacionados à sede da Companhia, aos cuidados da Diretoria de Relações com Investidores:
(i) Via física do Boletim, devidamente preenchido, rubricado e assinado e; (ii) Cópia autenticada dos seguintes documentos:
a. Para pessoas Naturais: documento de identidade do acionista com foto.
b. Para pessoas jurídicas: (i) último contrato social ou Estatuto Social consolidado, bem como eventuais alterações posteriores; (ii) documentos societários que comprovem a regularidade da representação do acionista; e (iii) documento de identidade oficial do representante legal do acionista, com foto.
c. Para Fundos de Investimento: (i) último regulamento do Fundo de Investimentos consolidado, bem como eventuais alterações posteriores; (ii) último Contrato Social ou Estatuto Social do administrador ou gestor (observada a política de voto do Fundo de Investimento), consolidado, bem como eventuais alterações posteriores; (iii) documentos societários que comprovem a regularidade da representação do administrador ou gestor do acionista (conforme o caso) e do acionista, com foto. Os documentos indicados nos itens “(i)” e “(ii)” acima, devem ser apresentados com o reconhecimento de firma. O Boletim, acompanhado da documentação requerida, será considerado válido apenas se recebido pela Companhia, em plena ordem, com até sete dias de antecedência em relação à data AGO.
h) se a companhia disponibiliza sistema eletrônico de recebimento do boletim de voto à distância ou de participação a distância
A Klabin disponibiliza os links abaixo para que os Acionistas possam exercer seu direito de voto a distância: https://klabin.infoinvest.com.br/ptb/s-3-ptb.html?idioma=ptb
https://klabin.infoinvest.com.br/ptb/s-9-ptb.html?idioma=ptb
A Companhia disponibiliza ainda fone para que sejam tiradas eventuais dúvidas dos Acionistas.
i) instruções para que o acionista, ou grupo de acionistas inclua propostas de deliberação, chapas ou candidatos a membros do conselho de administração e do conselho fiscal no boletim de voto à distância A Klabin disponibiliza os links abaixo para que os Acionistas possam incluir proposta de candidatos ao Conselho de Administração e Conselho Fiscal.
https://klabin.infoinvest.com.br/ptb/s-3-ptb.html?idioma=ptb https://klabin.infoinvest.com.br/ptb/s-9-ptb.html?idioma=ptb
j) se a companhia disponibiliza fóruns e páginas na rede mundial de computadores destinados a receber e compartilhar comentários dos acionistas sobre as pautas das assembleias
A Klabin disponibiliza o link abaixo para que os acionistas possam receber e compartilhar comentários sobre as pautas das Assembleias.
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http://ri.klabin.com.br
k) outras informações necessárias à participação a distância e ao exercício de direito de voto a distância Não.