O prazo de convocação para as Assembleias Gerais seguem as regras da Lei. A primeira convocação é realizada, no mínimo, com 15 dias antes da assembleia, e a segunda convocação é realizada com oito dias de antecedência, mediante anúncio publicado por 3 vezes no Diário Oficial do Estado de São Paulo, bem como em outro jornal de grande circulação. A CVM poderá, todavia, em determinadas circunstâncias, determinar que a primeira convocação para assembleias gerais de acionistas seja feita com até 30 dias de antecedência da data em que os documentos relativos às matérias a serem deliberadas forem colocados à disposição dos acionistas. As Assembleias Gerais da Companhia, nos últimos anos, têm sido convocadas com prazos de 30 dias de antecedência.
b. Competências:
Nas assembleias gerais regularmente convocadas e instaladas, os acionistas estão autorizados a deliberar sobre todos os negócios relativos ao objeto da Companhia e a tomar todas as decisões que julgarem convenientes aos interesses da Companhia, desde que constantes na ordem do dia.
Sem prejuízo das demais matérias previstas em lei e no Estatuto Social da Companhia, dependerá da aprovação da Assembleia Geral a prática dos seguintes atos:
Reformar o estatuto social;
Eleger ou destituir, a qualquer tempo, os membros do Conselho de Administração e do Conselho Fiscal da Companhia;
Tomar, anualmente, as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras;
Deliberar sobre a proposta de destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos;
Autorizar a emissão de debêntures;
Suspender o exercício dos direitos do acionista;
Deliberar sobre a avaliação de bens com que o acionista concorrer para a formação do capital social;
Autorizar a emissão de partes beneficiárias;
Deliberar sobre transformação, fusão, incorporação e cisão da companhia, sua dissolução e liquidação, eleger e destituir liquidantes e julgar-lhes as contas;
Autorizar os administradores a confessar falência e pedir concordata;
Eleger, quando for o caso, os membros do Conselho Consultivo
Fixar a remuneração global dos Administradores e dos membros do Conselho Consultivo, quando for o caso;
Autorizar a saída da Companhia do Novo Mercado da BM&FBOVESPA, e
Escolher a instituição ou empresa especializada responsável pela preparação de laudo de avaliação da Companhia ou das ações da Companhia, conforme o caso, em caso de cancelamento de registro de
companhia aberta ou saída do Novo Mercado da BM&FBOVESPA, dentre as instituições ou empresas especializadas indicadas pelo Conselho de Administração;
c. Endereços (físico ou eletrônico) nos quais os documentos relativos à assembleia geral estarão à disposição dos acionistas para análise:
Os documentos relativos à Assembleia Geral estão à disposição dos acionistas para análise no Distrito Industrial da Companhia, na Rodovia SP-304, km 141,5 em Santa Bárbara d´Oeste-SP, no endereço eletrônico da Companhia (www.romi.com/investidores), bem como nas páginas da Comissão de Valores Mobiliários – CVM (www.cvm.gov.br) e da BM&FBovespa – Bolsa de Valores, Mercadorias e Futuros S.A. (www.bmfbovespa.com.br).
d. Identificação e administração de conflitos de interesses:
Respeitado os termos da lei, a identificação e administração de conflitos de interesse também são reguladas pelo Código de Ética e Conduta Empresarial, pela Política de Divulgação e Uso de Informações Relevantes e Preservação de Sigilo e pela Política de Negociação de Ações, Títulos e Valores Mobiliários e seus Derivativos de emissão da Companhia, disponíveis na página na rede mundial de computadores da Companhia (www.romi.com/investidores).
No caso de algum acionista ter interesse conflitante com a matéria constante da ordem do dia, segundo a legislação brasileira, este estará impedido de proferir o seu voto na assembleia geral. Ainda, é vedado aos administradores, na qualidade de acionistas ou procuradores, votarem acerca dos documentos da administração (art. 133 da Lei das Sociedades Anônimas) e do Parecer do Conselho Fiscal, se houver.
e. Solicitação de procurações pela administração para o exercício do direito de voto:
Respeitados os termos da lei, a Companhia admite o exercício do direito de voto por procuração aos administradores para o exercício do direito de voto, constituído há menos de um ano e que a procuração contenha o voto a ser proferido. Entretanto, a Companhia não possui um sistema de solicitação de procurações pela administração para o exercício do direito de voto.
f. Formalidades necessárias para aceitação de instrumentos de procuração outorgados por acionistas, indicando se o emissor admite procurações outorgadas por acionistas por meio eletrônico:
As procurações devem ser enviadas com firma reconhecida e com comprovação de poderes dos signatários, até o nível do acionista. A Companhia não admite procurações outorgadas por meio eletrônico.
g. Manutenção de fóruns e páginas na rede mundial de computadores destinados a receber e compartilhar comentários dos acionistas sobre as pautas das assembleias:
A Companhia não mantém fóruns e páginas na rede mundial de computadores destinados a receber e compartilhar comentários dos acionistas sobre as pautas das assembleias.
A Companhia não mantém sistema de transmissão ao vivo do vídeo e/ou do áudio das assembleias.
i. Mecanismos destinados a permitir a inclusão, na ordem do dia, de propostas formuladas por acionistas:
A Companhia não mantém mecanismos formais e expressos destinados a permitir a inclusão, na ordem do dia, de propostas formuladas por acionistas.
Valor Econômico - SP - SP 07/05/2013 Ata da AGO que Apreciou as Demonstrações Financeiras Diário Oficial do Estado - SP - SP 07/05/2013 09/02/2013 Convocação da AGO que Apreciou as Demonstrações Financeiras Diário Oficial do Estado - SP - SP 08/02/2013
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31/12/2013 Demonstrações Financeiras Diário Oficial do Estado - SP - SP 12/02/2014
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Item 12.4 - Regras, políticas e práticas relativas ao Conselho de Administração