RELATÓRIO DE AUDITORIA

A seguir apresenta-se o relatório de auditoria que constitui a fase final do processo, sendo embasado pelos papéis de trabalho a partir das informações neles expressas, evidências opiniões e recomendações por parte do auditor, visando a adequação dos controles internos de forma a torna-los mais eficientes.

O relatório da auditoria operacional em recursos humanos realizado na empresa abrangeu o intervalo de tempo entre 01/08/2014 e 31/07/2014, os objetos de exame buscaram evidenciar todo o processo ocorrido do setor, desde a admissão até o desligamento dos funcionários.

RELATÓRIO E CONCLUSÕES DE AUDITORIA OPERACIONAL EM RECURSOS HUMANOS REALIZADA NA EMPRESA

Ijuí, 20 de Novembro de 2014.

Prezado Senhor Diretor

Sócio Administrador da Empresa

Responsável pela empresa do setor de grãos

Em anexo, encaminhamos o relatório de auditoria operacional de recursos humanos no período de 01 de agosto de 2013 a 31 de julho de 2014 o qual foi elaborado com base nas normas de auditoria vigentes e baseado na documentação fornecida pela empresa.

Diante do exposto, ficamos a disposição para os esclarecimentos, visando suprir quaisquer dúvidas acerca das informações contidas nesse relatório.

Atenciosamente,

Vanessa Casagrande Maria da Silva Auditora Responsável Auditor Revisor CRC/ RS-000000-O1 CRC/RS-000000/O-2

CASAGRANDE CONSULTORIA E AUDITORIA

RELATÓRIO DE AUDITORIA DA EMPRESA

SETOR: RECURSOS HUMANOS

INTRODUÇÃO

A auditoria realizada no setor de recursos humanos da empresa buscou analisar os processos ocorridos no período compreendido de 01/08/2014 a 31/07/2014 abrangendo 100% dos colaboradores que apresentaram vínculo nesse período. Os documentos examinados demonstraram a situação da empresa no que tange as obrigações trabalhistas, sendo assim buscou-se verificar a documentação que rege a relação de trabalho da empresa com seus colaboradores, englobando desde a verificação de documentos até o recálculo das verbas trabalhistas. Também buscou-se verificar a situação da empresa perante os fisco, por meio da apuração de impostos e contribuições com o respectivo recolhimento e perante obrigações acessórias.

A auditoria buscou evidências nos documentos obrigatórios de admissão, abordou a movimentação mensal dos colaboradores onde verificou proventos, descontos e incidências, analisou o processo de desligamentos com base na verificação dos cálculos rescisórios e os documentos comprobatórios das rescisões, com a finalidade de averiguar possíveis irregularidades que possam gerar punições a empresa.

O relatório de auditoria visa unificar informações que foram obtidas durante todo o processo, objetivando gerar uma contribuição positiva através dos apontamentos relacionados no relatório. Apostando em mecanismos de controle que vise a implantação de medidas corretivas e preventivas na esfera empresarial.

1 ADMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS

Os exames realizados no processo de admissão consistem na verificação de documentos formais, como o exame médico admissional, comprovante de devolução da carteira de trabalho, contrato de trabalho e acordos complementares, declaração de vale transporte, ficha de fornecimento de EPI, termo de responsabilidade e ficha do salário família.

Exame médico admissional - na análise do exame médico admissional verificou-se que todos os funcionários foram submetidos a realização do exame, e que os mesmos estão devidamente preenchidos com os dados obrigatórios, constando a data de realização do exame, a função do novo colaborador, e a assinatura do médico responsável e do funcionário. Porém em vários casos verificou-se que os funcionários foram submetidos aos exames em data posterior ao seu ingresso na empresa. Essa situação ocorreu com o Anderson L.,

Anderson N., Anderson R., Diego, Francisca, Guilherme, Jéssica, João, Juarez, Marcelo, Rodrigo C. e Sirlei. Infelizmente essa é uma situação que não pode ser corrigida, porém orienta-se a empresa a submeter os novos colaboradores ao exame médico admissional antes de seu ingresso laboral na empresa, pois o exame possui a finalidade de comprovar a aptidão do funcionário para a atividade a ser realizada, contudo caso algum exame apresente a inaptidão do funcionário irá gerar problemas se o mesmo já estiver em atividade.

Comprovante de devolução da CTPS - o exame realizado nesse quesito verificou a existência do comprovante de devolução da CTPS, após as anotações pertinentes ao contrato de trabalho, analisou se o comprovante esta devidamente datado e assinado pelo funcionário, de forma que comprove a devolução ao trabalhador. Nessa situação verificou-se que muitos comprovantes estão incompletos, pois não estão datados, ou não estão assinados pelo funcionário. Observou-se nos comprovantes completos, que a data de devolução da CTPS é posterior ao prazo de 48 horas, conforme previsto na legislação. Recomenda-se a empresa a orientar os funcionários no preenchimento dos comprovantes, para que mesmos possuam as informações que zelem pela credibilidade da empresa, a assinatura comprova o prazo de devolução da carteira de trabalho, e a assinatura atesta o recebimento da CTPS ao funcionário, portanto ambas as informações são relevantes e merecem atenção.

Contrato de trabalho e acordos complementares - esse exame compreendeu a análise do contrato de trabalho e dos acordos complementares, nesse exame verificou-se a existência do contrato físico, a modalidade do contrato, nos casos de contrato de experiência verificou-se as datas e as assinaturas. Analisou-se também se o contrato possuía a qualificação das partes, o local da prestação do serviço, a remuneração acordada, o horário de trabalho, e o respectivo acordo de horário de trabalho, de prorrogação e de compensação de jornada. Portanto verificou-se que todos os funcionários celebraram contrato escrito com a empresa, seja na modalidade de aprendizagem, experiência ou nos casos de contrato por prazo indeterminado. Constatou-se que os contratos possuem as informações pertinentes, porém o contrato do Diego e do Vitor apresenta a ausência de assinaturas, o primeiro na prorrogação e o segundo no contrato de trabalho, recomenda-se a empresa a orientar o preenchimento e o local das assinaturas nos documentos de admissão. Em relação aos acordos de horário de trabalho verificou-se que os mesmos sofreram alguma alterações, o horário de trabalho da funcionária Francisca foi ajustado para 20 horas semanais, 2 horas a menos do acordado inicialmente, sem redução de salário, portanto não gerou prejuízo ao trabalhador. Já a Jéssica foi contratada com uma carga horária de 24 horas semanais, porém no segundo mês de atividade na empresa sua jornada passou a ser integral, perfazendo 44 horas semanais, porém o seu salário não

acompanhou os requisitos de proporcionalidade, dando margem a futuras reclamações. Verificou-se também que o acordo de horário de trabalho do Guilherme apresentou uma jornada de 26 horas semanais, mas todos os envelopes de pagamento do vínculo empregatício demonstram que sua jornada é de 22 horas semanais. Os funcionários registrados para atuarem no setor de vendas externas, não estão sujeitos ao controle de jornada, sendo assim os acordos devem conter essa informação, porém verificou-se que apenas os contratos do Juarez e do Marcelo foram contemplados com essa informação, o acordo do Patric foi celebrado para jornada de 44 horas semanais. Quanto aos acordos recomenda-se que a empresa ajuste o salário da funcionária Jessica 1, evitando margem de reclamações futuras, e também que contemple os contratos dos vendedores externos com cláusulas específicas que justifiquem sua isenção de controle de jornada.

Declaração de vale transporte - a análise a esse documento apresentou várias deficiências quanto ao preenchimento. Nesse exame foi observado a existência da declaração, a opção do funcionário quanto a utilização de vale transporte, e a justificativa nos casos de sua recusa. Todas as declarações estavam devidamente assinadas pelas partes, porém nos casos de recusa, nenhuma justificativa foi declarada pelos funcionários, constatou-se também que algumas declarações só contavam com a assinatura do trabalhador, sem o preenchimento de nenhuma opção quanto ao fornecimento. Verificou-se que a declaração do funcionário Ronaldo consta uma observação feita pela a empresa que alega o pagamento do vale transporte em dinheiro visando ressarcir os custos com combustível despendido pelo funcionário, condição essa ilegal perante a legislação. Recomenda-se que a empresa reveja as declarações incompletas e solicite o completo preenchimento da declaração, quanto a utilização ou recusa, em relação a forma de fornecimento do vale transporte reforça-se que não pode ser concedido em dinheiro/espécie, que o correto fornecimento dá-se mediante contrato de prestação de serviços com empresa do ramo de transporte, e que o fornecimento em dinheiro caracteriza salário indireto, sendo passível de integrar as verbas salariais.

Salário família - nesse exame verificou-se a existência de dependentes através de certidão de nascimento, e sua compatibilidade de remuneração com as bases legais para recebimento do salário família, verificou-se que dentre os funcionários ativos, o que teria direito a receber o benefício levando em consideração o salário vigente e os dependentes habilitados nessa condição seria o funcionário Anderson N., porém o mesmo não apresentou a documentação completa para a concessão do benefício, os demais funcionários que comprovaram seus dependentes receberam e assinaram o termo de responsabilidade, porém os mesmos não estão aptos ao recebimento pois sua remuneração não se enquadra nos parâmetros de renda do

benefício, portanto o cadastro dos dependentes servirá de base para a dedução de dependentes do IRRF. Recomenda-se a empresa que solicite a documentação completa exigida para concessão do salário família nos casos em que a remuneração e a idade dos dependentes enquadre-se na concessão, nos demais casos, orienta-se a empresa ao preenchimento do termo de dedução de dependente para fins de redução da base de cálculo para apuração do referido desconto.

Ficha fornecimento de EPI - Conforme o PPRA as atividades de serviços gerais de limpeza, vendedor, vendedor externo e motoristas são acometidas ao uso efetivo do EPI, com a implicação de vincular adicional insalubre caso as medidas são sejam cumpridas. Verificou- se que a empresa não possui controle efetivo da distribuição dos equipamentos aos funcionários que laboram nessas funções. Recomenda-se a empresa a o fornecimento dos equipamentos de proteção com o devido preenchimento de ficha de fornecimento e assinatura do colaborador. Evitando dessa forma a integração do adicional de insalubridade a remuneração desses trabalhadores.

2 MOVIMENTAÇÃO MENSAL

A auditoria realizada nos procedimentos de movimentação mensal compreende o exame de obrigações acessórias como: GFIP, CAGED, RAIS e DIRF. Analisou a remuneração dos trabalhadores em confronto com o piso salarial da convenção coletiva de trabalho e os reajustes previstos, refez toda integração da folha de pagamento e de suas incidências. Verificou o registro ponto e sua integração nas verbas remuneratórias, assim como a existência dos programas de medicina ocupacional, e por meio dos mesmos da existência de adicional de insalubridade e periculosidade e o prazo relativo aos exames médicos periódicos.

Exame médico periódico - nesse objeto de exame constatou-se algumas divergências, pois alguns exames que foram realizados não constavam a data de sua realização, não sendo possível verificar se foram realizados nos prazos legais previstos no PCMSO. Em analise ao programa, verificou-se que a periodicidade dos exames que é de dois em dois anos, porém observou-se que os exames que foram realizados não corresponderam ao período correto de sua previsão, tendo sido realizados em prazo superior a dois anos. Recomenda-se a empresa a fixar tabela com a data de previsão de realização dos exames periódicos a fim de adequar-se com essa exigência.

Medicina ocupacional - constatou-se que a empresa mantem contrato com empresa que administra e desenvolve os programas exigidos pelo Ministério do trabalho e que visam a saúde e segurança do trabalhador. Foram analisados os programas PCMSO, PPRA, LTCAT, ambos estão dentro dos prazos com as devidas constatações.

Insalubridade e Periculosidade - contatou-se que o adicional de insalubridade é integrado somente na folha de pagamento da funcionária Francisca que exerce a função de serviços gerais de limpeza, sendo pago a funcionária desde a data de sua admissão, o pagamento do adicional esta correto pois a função exercida pela mesma esta descrita em laudo específico o qual prevê o pagamento do adicional na falta de uso efetivo e EPI.

Evolução salarial - constatou-se que a empresa esta regular no que se refere a remuneração de seus funcionários, pois de acordo com as respectivas convenções coletivas, os salários sofreram os reajustes, sejam integrais ou proporcionais, conforme previsto nas convenções. Nesse objeto verificou-se os salários desde o ano de 2012, para verificar se foi correto o reajuste realizado em 2013, ano em que foi objeto de auditoria. Observou-se que a empresa tem subsidiado antecipações e aumentos salariais para alguns funcionários, porem constatou- se também que nenhum funcionário novo iniciou as atividades percebendo remuneração posterior a um funcionário efetivo na empresa. A única divergência apresentada refere-se a funcionária Jéssica 2, como já mencionado, teve a alteração de sua jornada, e a proporcionalidade desta não acompanhou o aumento, a mesma ingressou na empresa com salário de 504,46 para uma jornada de 24 horas semanais, no mês seguinte ao de sua admissão sua jornada foi alterada para 44 horas semanais, sendo assim seu salário passaria para 924,84, porém não acompanhou esse valor, passando para o piso de categoria no período sendo de 908,12. Recomenda-se a empresa que corrija o salário da funcionária Jéssica para que a mesma não tenha prejuízo em função do aumento de sua jornada.

Registro ponto - contatou-se que a empresa mantém registro ponto digital para os trabalhadores que laboram em suas dependências, e com exceção do Guilherme, Rodrigo C. Ronaldo e os motoristas, todos os funcionários possuem o controle de sua jornada conforme os dados no registro ponto, já os motoristas possuem eficiente controle de jornada por meio de diário de bordo, rastreador via satélite e tacógrafo, que unificados reúnem os dados necessários para comprovar sua rotina. Ressaltando que as horas constantes nos extratos dos pontos estão devidamente integradas a folha de pagamento e pagas com o devido adicional que possuem. Recomenda-se que a empresa inclua os funcionários ainda ativos Rodrigo C. e Ronaldo, os mesmos estão registrados na função de vendedor, e nesta condição estão sujeitos ao controle de horário inclusive a horas suplementares quando realizadas. Ressalta-se que se

os mesmos exercem atividade externa com incompatibilidade de controle de jornada, seja alterara sua função para vendedor externo.

Percepção salário família - constatou-se que somente o funcionário Anderson N. percebeu o benefício do salário família no mês de abril de 2014, ressalta-se que para a correta concessão do benefício o funcionário deve apresentar além de certidão de nascimento, a cópia de carteira de vacinação para menores de sete anos e cópia do comprovante de frequência escolar para maiores de sete anos. Nesse caso recomenda-se a empresa que solicite ao funcionário a cópia da carteira de vacinação de seu dependente a fim de solucionar essa situação.

Folha de pagamento - em análise nesse objeto de exame foram apuradas algumas deficiências. Relacionado aos prazos de pagamento a empresa, O Adriano não poderia ter recebido o pagamento referente a competência 12/2013 em 21/11/2013, bem como o Diego não poderia ter recebido o pagamento referente a 10/2013 em 05/08/2013, portanto esses funcionários devem ter se equivocado na hora de datar o recibo do pagamento. Quanto aos prazos os mesmos tem sido obedecidos conforme prevê a legislação trabalhista, com exceção do pagamento realizado ao Anderson L. que recebeu o pagamento referente a competência 02/2014 em 13/03/2014, e o Patric recebeu seus ordenados referente a 06/2014 em 07/07/2014, sendo que o pagamento dos mesmos deveriam ter sido quitados em 06/03/2014 e 05/07/2014 respectivamente. Ademais, vale salientar que vários comprovantes de pagamento não puderam ser verificados, em função da inexistência dos mesmos nos arquivos consultados, para apurar a remuneração dos mesmos foi consultado o relatório da folha de pagamento. Outro fator contraditório foi verificado no recibo de pagamento da Francisca tendo sido pago em duplicidade no período de apropriação das férias nos meses de novembro e dezembro de 2013, e pago a maior no adiantamento do 13º do ano de 2014. O saldo de salário da mesma funcionária nesses meses de integração das férias também não espelha a correta apropriação, ficando a menor nos dois meses em que as férias foram integradas a folha. O recibo de adiantamento do 13º de 2014 foi pago a maior para o Anderson L., conforme o recibo o funcionário recebeu o adiantamento do 13º referente a 5 avos, proporcional ao período em que esta na empresa, porem foi pago 98,75 que refere-se a 6 avos (395,00/12x6). O José no mês de sua admissão (nov/13) teve seu recibo de pagamento zerado, pois os adiantamentos superaram os valores que tinha a receber. Outra observação importante é que várias datas informadas nos recibos divergem da assinatura, em alguns casos até a cor da caneta foi diferente. Recomenda-se a empresa a manter os recibos de pagamentos de seus funcionários em arquivo devidamente datados e assinados, pois os mesmos representam a

prova de quitação perante a justiça do trabalho. Aconselha-se a empresa a verificar na contabilidade e em seus controles se os recibos inexistentes possuam outro meio de comprovação de seu pagamento, caso seja necessário, e se não houver divergências quanto ao pagamento, sugere-se a empresa a emitir novo comprovante e solicitar a assinatura dos funcionários, os mesmos não irão se opor se a situação estiver regular. Recomenda-se a empresa e verificar o valor da insalubridade nos meses de ocorrência de férias e 13º salário, e orienta-se a empresa a manter o controle dos adiantamentos, a fim de assegurar que parte do pagamento seja quitado na folha de pagamento. Quanto aos adiantamentos sugere-se a empresa a mantê-los com os devidos envelopes de pagamentos, pois eles representam forma de pagamento complementar a folha.

Férias - esse objeto buscou verificar os avisos e recibos de férias que ocorreram no período abrangido pela auditoria, analisou-se as verbas salariais com o respectivo terço constitucional, a data do pagamento das férias e a quitação do recibo. Constatou-se que as férias que foram concedidas foram gozadas dentro do período concessivo não sendo passível da multa pelo dobro das mesmas. No que se refere aos proventos pagos no recibo, somente as férias do funcionário Gildomar apresentou divergência, pois o recibo não integrou o adicional de assiduidade pago mensalmente ao funcionário em folha de pagamento, os demais recibos verificados estão plenamente de acordo com as respectivas remunerações, Não foi possível verificar a quitação das férias do Gildomar e do Juarez, em função da inexistência dos recibos de pagamento então para verificação das verbas, foi verificado o relatório da folha de pagamento, já o recibo de férias da Francisca, Salete e Viviane faltou a data do pagamento e dessas duas últimas até assinatura, não podendo ser comprovado o seu pagamento em possíveis reclamações futuras. Recomenda-se a empresa a verificar em seus controles se o pagamento das férias dos funcionários que não possuem recibos, ou não estão quitados foram realmente realizados, a fim de regularizar essa situação.

Décimo terceiro salário integral - a auditoria realizada para averiguar a situação do 13 salário verificou o recibo de pagamento, a data de pagamento e quitação do funcionário no recibo. Analisou-se também os avos de direito confrontado com a data de admissão, e as verbas que integraram o recibo. Constatou-se que a empresa cumpriu os prazos previstos em lei, todos os recibos estão devidamente assinados e datados. Não foram encontradas divergências de verbas e direitos.

Descontos legais, apuração de INSS e FGTS e IRRF - observou-se que os descontos legais a título de INSS e IRRF foram devidamente apurados com base na remuneração dos colaboradores e de acordo com as tabelas vigentes para esse fim, o FGTS também foi apurado

corretamente a alíquota de 8% para os empregados na proporção de 2% para os aprendizes. Verificou-se que o FGTS foi devidamente recolhido nos prazos legais e condizente com as informações declaradas na GFIP e processadas dentro do período previsto em lei.

RPA e Funrural - nesse objeto não foi possível ao acesso aos RPA’s e as notas ficais da compra de produção rural, portanto analisou-se a apenas os cálculos e as incidências dos valores elencados em relatório da empresa. A auditoria realizada revelou divergências em relação a retenções de IRRF a maior e a menor, a empresa destacou que os recibos são