UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO
RIO GRANDE DO SUL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS,
ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
VANESSA CASAGRANDE
AUDITORIA OPERACIONAL DE RECURSOS HUMANOS EM UMA
EMPRESA DE GRÃOS
(Trabalho de conclusão de curso)
IJUÍ (RS)
2014
VANESSA CASAGRANDE
AUDITORIA OPERACIONAL DE RECURSOS HUMANOS EM UMA
EMPRESA DE GRÃOS
Trabalho de conclusão de Curso apresentado no Curso de Ciências Contábeis da UNIJUI, como requisito para obtenção de título de Bacharel em Ciências Contábeis.
Profª. Orientadora: EUSÉLIA PAVEGLIO VIEIRA
AGRADECIMENTOS
Após tantos obstáculos superados ao longo desta trajetória, com força de vontade, perseverança e acima de tudo muito comprometimento, finalmente consegui realizar este feito, no entanto nada teria se concretizado se não fosse à presença de alguns envolvidos que me ajudaram durante esta caminhada. Assim...
Agradeço primeiramente a Deus, que tornou realidade esse sonho que me parecia tão distante, se fazendo presente nos momentos difíceis.
A minha família, pelo apoio, compreensão, e toda ajuda que me foi dada.
Ao meu noivo Leandro, por toda força, carinho, dedicação e uma imensa dose de paciência.
A minha orientadora Ms. Eusélia Paveglio Vieira pelo empenho e sabedoria que norteou a elaboração deste trabalho.
Aos professores do Curso de Ciências Contábeis que compartilharam seus conhecimentos contribuindo para a minha formação acadêmica e profissional.
Agradeço em especial a minha irmã Denise, pelo incentivo e motivação que me fez chegar até aqui.
Aos amigos e colegas do curso por compartilharem momentos de alegrias e superação no decorrer do mesmo.
Enfim, à todos aqueles que acreditaram e colaboraram para que este sonho se concretizasse.
RESUMO
A auditoria tem o objetivo de aumentar o grau de confiança dos demonstrações contábeis por meio de um parecer plausível de evidenciar que a entidade vem sendo regida de acordo com os princípios e normas a que esta sujeita, e a auditoria operacional por sua vez, é uma auditoria de fatos do presente, passado, com a finalidade de assessorar a empresa para o cumprimento dos controles internos e não incorrer em uma auditoria punitiva. O objetivo do trabalho é realizar uma auditoria operacional no setor de recursos humanos da empresa com o propósito de apontar falhas e minimizar os riscos de ocorrência de demandas judiciais prevenindo a organização de futuros problemas e contribuindo com a gestão do setor. A pesquisa classificou-se como aplicada, descritiva de abordagem qualitativa, utilizando-se da verificação documental e entrevistas para a análise e interpretação dos dados. Os resultados apontaram carências nos controles internos da empresa objeto de estudo, foram detectadas algumas falhas que ao serem desprezadas podem refletir negativamente no decorrer das atividades operacionais. A conclusão deste estudo afirmou a extrema relevância da auditoria nas entidades na busca de atingir a eficiência empresarial.
LISTA DE QUADROS E FIGURAS
Figura 1- Fluxograma do processo de admissão ... 60
Figura 2 - Fluxograma movimentação mensal ... 61
Figura 3: Fluxograma do processo de desligamento ... 63
Quadro 1 - Programa de auditoria ... 65
Quadro 2 - Papéis de trabalho de auditoria - Exame médico admissional ... 68
Quadro 3 - Papéis de trabalho de auditoria – Comprovante devolução CTPS. ... 69
Quadro 4 - Papéis de trabalho de auditoria – Contrato de trabalho. ... 71
Quadro 5 - Papéis de trabalho de auditoria – Quadro societário. ... 72
Quadro 6 - Papéis de trabalho de auditoria – Acordo de horário. ... 73
Quadro 7 - Papéis de trabalho de auditoria – Declaração de vale transporte. ... 75
Quadro 8 - Papéis de trabalho de auditoria – Termo de responsabilidade X Ficha salário família. ... 77
Quadro 9 - Papéis de trabalho de auditoria – CAGED. ... 78
Quadro 10 - Papéis de trabalho de auditoria – Exame médico periódico... 79
Quadro 11 - Papéis de trabalho de auditoria – Obrigações legais. ... 81
Quadro 12 - Papéis de trabalho de auditoria – Ficha de fornecimento de EPI. ... 82
Quadro 13 - Papéis de trabalho de auditoria – Insalubridade X Periculosidade. ... 83
Quadro 14 - Papéis de trabalho de auditoria – Evolução salarial. ... 84
Quadro 15 - Papéis de trabalho de auditoria – Registro ponto. ... 87
Quadro 16 - Papéis de trabalho de auditoria – Percepção salário família. ... 88
Quadro 17 - Papéis de trabalho de auditoria – Folha de pagamento. ... 89
Quadro 18 - Papéis de trabalho de auditoria – Aviso/recibo de férias. ... 98
Quadro 19 - Papéis de trabalho de auditoria – Décimo terceiro salário integral, 2013. ... 100
Quadro 20 - Papéis de trabalho de auditoria – Rescisões. ... 101
Quadro 21 - Papéis de trabalho de auditoria – Rescisões. ... 103
Quadro 22 - Papéis de trabalho de auditoria – Rescisões. ... 106
Quadro 23 - Papéis de trabalho de auditoria – Descontos legais, apuração FGTS e GFIP. ... 107
Quadro 24 - Papéis de trabalho de auditoria – RPA, produtor rural. ... 114
Quadro 25 - Papéis de trabalho de auditoria – Apuração INSS e recolhimento. ... 118
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
ASO Atestado de Saúde Ocupacional API Aviso Prévio Indenizado
ATS Adicional por Tempo de Serviço
BC Base de Cálculo
CAT Comunicação de Acidente de Trabalho
CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados CCT Convenção Coletiva de Trabalho
CF Constituição Federal
CIPA Comissão Interna de Prevenção de Acidentes CLT Consolidação das Leis do Trabalho
CNAE Cadastro Nacional de Atividade Econômica CPF Cadastro de Pessoa Física
CTPS Carteira de Trabalho e Previdência Social
DIRF Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
DSR Descanso Semanal Remunerado
EPI Equipamento de Proteção Individual FAP Fator Acidentário de Prevenção
FGTS Fundo de Garantia por Tempo de Serviço
GFIP/SEFIP Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social GRRF Guia de Recolhimento rescisório do Fundo de Garantia
INSS Instituto Nacional do Seguro Social IRRF Imposto de Renda Retido na Fonte
LTCAT Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho MTE Ministério do Trabalho e Emprego
NF Nota Fiscal
NR Norma Regulamentadora
PASEP Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público PAT Programa de Alimentação do Trabalhador
PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional PIS Programa de Integração Social
PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário
PT Papel de Trabalho
RAIS Relação Anual de Informações Sociais RAT Risco de Acidente de Trabalho
RPA Recibo de Pagamento a Autônomo
SD Seguro Desemprego
SENAT Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte SEST Serviço Social do Transporte
SUMÁRIO
RESUMO ... 3
LISTA DE QUADRO E FIGURAS ... 4
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS ... 5
INTRODUÇÃO ... 9
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO ... 11
1.1 ÁREA DO CONHECIMENTO CONTEMPLADA ... 11
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO ... 12 1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA ... 12 1.4 OBJETIVOS ... 13 1.4.1 Objetivo geral ... 13 1.4.2 Objetivos específicos ... 14 1.5 JUSTIFICATIVA ... 14 2 REFERENCIAL TEÓRICO ... 16 2.1 CONTABILIDADE ... 16 2.1.1 Conceito ... 16 2.1.2 Objeto de estudo ... 17
2.2.2 Técnicas básicas de auditoria... 18
2.2.3 Formas de auditoria ... 20
2.2.4 Papéis de trabalho ... 22
2.2.5 Relatórios de auditoria ... 24
2.3 AUDITORIA OPERACIONAL ... 28
2.3.1 Controles internos ... 29
2.3.2 Programa de auditoria para o setor de recursos humanos... 31
2.4 Legislação aplicada ao setor de recursos humanos... 33
2.4.1 Admissão de pessoal ... 33
2.4.2 Documentos necessários ... 33
2.4.3 Contrato de trabalho e suas modalidades... 34
2.4.4 Jornada de trabalho ... 36
2.4.5 Cargos e funções ... 39
2.4.6 Normas de segurança ... 39
2.4.7 Descontos legais ... 41
2.4.10 Férias... 46
2.4.11 Décimo terceiro salário ... 47
2.4.12 Fundo de garantia do tempo de serviço (FGTS) ... 48
2.4.13 Imposto de renda retido na fonte – IRRF ... 48
2.4.14 Estabilidade... 48
2.4.15 Rescisão do contrato de trabalho ... 49
2.4.16 Obrigações acessórias ... 50
3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA ... 52
3.1.1 Do ponto de vista de sua natureza ... 52
3.1.2 Do ponto de vista de seus objetivos ... 52
3.1.3 Quanto à forma de abordagem do problema... 53
3.1.4 Quanto aos procedimentos técnicos ... 54
3.2 COLETA DOS DADOS ... 56
3.2.1 Instrumento de coleta dos dados ... 56
3.3 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS ... 57
4 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS RESULTADOS ... 58
4.1 CONTROLES INTERNOS DA EMPRESA ... 58
4.2.1 Processos internos do setor de recursos humanos ... 58
4.3 IDENTIFICAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS ... 63
4.4 PROGRAMA DE AUDITORIA ... 65
4.5 PAPÉIS DE TRABALHO ... 67
4.6 RELATÓRIO DE AUDITORIA ... 121
CONCLUSÃO ... 135
INTRODUÇÃO
Essa pesquisa em auditoria operacional na área de recursos humanos consiste na relação harmônica entre a teoria e a prática, sua correlação que abrange desde o embasamento teórico até a aplicação técnica profissional, possibilita ao pesquisador uma visão global de todo o processo inserido no contexto de uma auditoria operacional.
A realização deste trabalho tem por objetivo ampliar os conhecimentos na área de auditoria com foco direcionado ao setor de recursos humanos. A pesquisa também possui o intuito de contribuir positivamente com a entidade objeto do estudo, pois a análise dos processos e controles internos da empresa resulta em apontamentos e orientações acerca dos mesmos, evidenciado as carências que forem encontradas e relacionando-as com sugestões corretivas. Visando sempre priorizar fatores relevantes no que se refere à correta aplicação da legislação, bem como, emitir orientações construtivas com a finalidade de salvaguardar os recursos financeiros da entidade, baseada na redução de possíveis reclamatórias trabalhistas.
A auditoria operacional é uma valiosa ferramenta de gestão que visa avaliar a efetividade dos controles internos das organizações. Sua técnica operacional consiste na revisão dos processos com o objetivo de gerar informações primordiais a gestão dos negócios através de orientações objetivas, e com a devida ênfase ao cumprimento de exigências e políticas internas das empresas.
Nesse contexto, o trabalho evidencia no capítulo I a contextualização do estudo, abordando a área contemplada juntamente com a definição dos objetivos e justificativa.
No capítulo II é estruturado todo embasamento teórico baseado em livros, revistas, legislação, artigos, dentre outros. O conteúdo aborda inicialmente a contabilidade, seu conceito e objeto de estudo, trazendo paralelamente conceitos de auditoria, elencando suas normas, procedimentos técnicos, papéis de trabalho e tipos de relatórios, sistematizando os aspectos da auditoria operacional enfatizando na relevância dos controles internos, e finalizando com uma explanação básica dos direitos trabalhistas.
No terceiro capítulo é referenciada a metodologia da pesquisa e sua classificação, também sendo designado a forma de coleta de dados, os instrumentos e a análise e interpretação dos mesmos.
O quarto capítulo refere-se ao estudo de caso, onde foi desenvolvido os procedimentos de auditoria operacional na empresa, esse capítulo abordou a estrutura e os processos da empresa relacionados ao setor de recursos humanos, destacando os controles
internos utilizados por ela, e partir deles adaptando um programa de auditoria destinado a averiguar a eficiência dos seus controles.
O estudo se concretizou por meio dos papéis de trabalho, que carregados de evidências serviu de base para a elaboração do relatório de auditoria.
Por fim, apresenta-se a conclusão, onde são relacionados os conhecimentos gerados por meio da realização de uma auditoria operacional no setor de recursos humanos de uma empresa, bem como as referências que nortearam o desenvolvimento deste estudo.
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO
Nesse capítulo é apresentada a contextualização do estudo que contempla uma breve descrição do tema, delineando as características principais da organização escolhida como base para aplicabilidade do trabalho. É exposto também o problema que norteou a abordagem proposta seguida dos objetivos e justificativa.
1.1 ÁREA DO CONHECIMENTO CONTEMPLADA
A contabilidade enquanto Ciência Social tem como objeto o patrimônio das entidades, é um instrumento de gestão que fornece inúmeras informações fundamentais para a tomada de decisão. Em seu campo de aplicação ela abrange diversas áreas de atuação, sendo uma destas ramificações a autoria operacional, direcionada para o setor de recursos humanos, que foi à área contemplada para realização do estudo, com intuito de contribuir positivamente para organização frisando em aspectos preventivos de controle e avaliação.
A auditoria baseada em seus procedimentos técnico-científicos auxilia na obtenção de resultados que medem a eficiência de métodos e rotinas já praticados pela entidade, bem como sua realização, verifica se a legislação trabalhista a qual prevê direitos e deveres entre as partes que contemplam a relação de trabalho estão sendo aplicados em sua plenitude, de acordo com o que prevê os preceitos trabalhistas. Espera-se a partir de orientações, eliminar e/ou diminuir as carências que forem encontradas, como também focar e dar continuidade aos processos eficazes.
A auditoria em recursos humanos realizou-se visando detectar eventuais falhas e com isso, evitar a ocorrência de demandas judicias, protegendo assim os recursos financeiros da entidade, bem como, o cumprimento dos direitos dos trabalhadores, visto que, o crescimento e expansão dos negócios requerem atenção e controle, pois pequenos descuidos que se repetem continuamente podem gerar montantes consideráveis comprometendo a saúde empresarial.
Atualmente, diante da competitividade do mercado, fugir de técnicas de bons controles, além de ser um retrocesso acaba pondo em risco a empresa, por isso a adoção de uma auditoria em um ambiente organizacional, fornece uma ferramenta fundamental que esta atrelada ao crescimento e evolução dos negócios. Assim sendo, o tema do estudo baseia-se na realização de uma auditoria operacional no setor de recursos humanos de uma empresa que atua no setor de grãos.
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
A empresa que foi auditada possui sua matriz situada na cidade de Ijuí, além de contar com mais duas filiais nos municípios da região. Fundada em 1985 é caracterizada como uma típica empresa familiar atuando no segmento de armazenagem e comércio de grãos.
Atualmente conta com a participação de cinco sócios, e seu quadro de pessoal é composto de gerentes, auxiliares administrativos, auxiliar financeiro, Contador, vendedores, armazenistas e motoristas, totalizando 98 colaboradores entre matriz e filiais.
Tributada com base no lucro real, a empresa mantém escrituração contábil e fiscal em suas dependências, sendo que para isso possui um Contador responsável por essa área. Já o departamento de recursos humanos é terceirizado a um escritório de contabilidade o qual é responsável por realizar os procedimentos técnicos necessários.
Dentre as principais atividades da empresa destacam-se: comércio atacadista de cereais e leguminosas beneficiados; comércio atacadista de sementes, flores, plantas e gramas; comércio atacadista de defensivos agrícolas, adubos, fertilizantes e corretivos do solo; depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis; transporte rodoviário de produtos perigosos, dentre outros.
1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA
Diante da acirrada competitividade enfrentada entre empresas é fundamental a qualquer organização possuir bons mecanismos de controle interno, dentro desse contexto surge a auditoria, que tem como finalidade analisar esses controles, apontar as falhas e sugerir as ações pertinentes a cada situação.
Conforme Crepaldi (2002, p.32) “a auditoria operacional é um processo de avaliação do desempenho real, em confronto com o esperado, o que leva inevitavelmente, a apresentação de recomendações destinadas a melhorar e aumentar o êxito da organização”.
A auditoria em recursos humanos é um processo minucioso que exige conhecimento e ampla percepção por parte do auditor, além de ser essencial que o profissional possua um bom senso curioso e crítico, ficando atento aos detalhes e obtendo as informações necessárias para a elaboração e fundamentação do relatório final.
Baseado na relevância da auditoria, constata-se que a empresa base deste estudo possui basicamente duas categorias de trabalhadores com remunerações distintas, sendo que uma delas é do setor de transportes de cargas e requer uma série de cuidados em virtude de
sua legislação específica. O ramo de atividade da empresa também envolve alta rotatividade de pessoal, pois o segmento de grãos durante as safras passa pelos chamados ‘picos de vendas’ que ocorrem em períodos isolados durante o ano e, acarretam em necessidade de mão de obra temporária.
Nesse contexto, a depender do número de colaboradores e do porte da empresa, as reclamatórias trabalhistas podem inviabilizar as atividades dependendo do número de ocorrências em determinado período, comprometendo sua continuidade. Em função disso, a empresa objeto da pesquisa é uma empresa de médio porte, que em função de sua atividade tem uma alta rotatividade de pessoas, justificando a necessidade de ter controles internos eficientes que subsidiem a realização das operações no setor de recursos humanos, fazendo com que a auditoria aponte as fragilidades que possam estar ocorrendo no mesmo.
Também existe a preocupação permanente da empresa, em manter os controles internos atuantes, para que nenhuma das partes sofra qualquer tipo de falha, protegendo a segurança e os direitos do trabalhador, assim como, o patrimônio da empresa.
Diante do exposto, o presente trabalho se propôs a responder a seguinte questão: De que forma a realização de uma auditoria em recursos humanos pode auxiliar na aplicação da legislação prevenindo de futuros passivos trabalhistas e contribuindo com a gestão em uma empresa de comércio e armazenagem de grãos?
1.4 OBJETIVOS
Os objetivos direcionam o caminho que conduz a resolução da problemática da pesquisa. Os objetivos dividem-se em objetivo geral e objetivos específicos.
1.4.1 Objetivo geral
Realizar uma auditoria operacional no setor de recursos humanos da empresa com o propósito de apontar falhas e minimizar os riscos de ocorrência de demandas judiciais prevenindo a organização de futuros problemas e contribuindo com a gestão do setor.
1.4.2 Objetivos específicos
- Revisar a base teórica explorando os conhecimentos na área de auditoria operacional, rotinas trabalhistas, legislação previdenciária e demais assuntos pertinentes ao tema abordado;
- Planejar a condução dos trabalhos de auditoria e os pontos de controle; - Elaborar um programa de auditoria aplicável à entidade;
- Avaliar as técnicas utilizadas pela entidade em acordo com a legislação trabalhista por meio da aplicação dos papéis de trabalho;
- Apresentar o relatório de auditoria assessorando a gestão com medidas preventivas e ou corretivas.
1.5 JUSTIFICATIVA
Apostar em mecanismos de controle e avaliação permanente é valido a qualquer entidade, pois eleva o nível de confiabilidade das informações transmitindo segurança em seus processos. A auditoria é a técnica que possibilita esse controle, assegurando a veracidade e identificando as falhas que podem ser prejudiciais no decorrer das atividades empresarias.
A realização da auditoria na empresa escolhida, tem o propósito de auxiliar na manutenção e apuração e de haveres da empresa com seu quadro pessoal, possibilitando a identificação de fragilidades com as devidas orientações, sendo que, se estas forem aceitas e postas em prática, pode aumentar o nível de satisfação de sua equipe, refletindo diretamente na produção do trabalho, sendo favoráveis para ambas as partes, para empresa que garantindo a correta aplicabilidade dos direitos trabalhistas, minimizará os riscos de futuras ações judiciais protegendo seu patrimônio e, dos funcionários por usufruírem plenamente de seus direitos.
Esse trabalho esta inteiramente à disposição de quem demonstra interesse nessa área de conhecimento e quiser avaliar a aplicabilidade de uma auditoria em recursos humanos, especialmente aos acadêmicos do Curso de Ciências Contábeis, que este trabalho possa ser de grande valia, contribuindo para o desenvolvimento profissional, visto que a auditoria é um campo aberto de atuação na área Contábil.
Na condição de concluinte do Curso de Ciências Contábeis esse trabalho contribui para ampliação de meus conhecimentos e minha qualificação profissional, pois a exploração desse estudo necessitou primeiramente de todo o embasamento teórico que fundamentou o relatório final após a conclusão dos trabalhos aplicados em auditoria, um trabalho nessa área é
minucioso e se tratando de fatos reais requer a atenção e olhos profissionais para sua conclusão.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
O referencial teórico fundamenta o trabalho com base na pesquisa bibliográfica em livros, revistas, artigos e sites. Se tratando de um estudo de caso de auditoria operacional em recursos humanos, a pesquisa aborda os aspectos principais no ramo da auditoria frisando também no que prevê a legislação trabalhista com ênfase a fatores relevantes que possam contribuir para um melhor entendimento do assunto.
2.1 CONTABILIDADE
A contabilidade tem ganhado cada vez mais espaço no mundo dos negócios, e esse novo cenário não é fruto de concepções que revelam a contabilidade com uma simples exigência governamental, mas principalmente por questões relativas à mudança de percepção dessa Ciência e do que ela pode oferecer aos seus diversos usuários, sejam eles internos ou externos.
A Ciência Contábil na era da informação deixa de ser um mero instrumento de atendimento as exigências do fisco e passa a possuir um caráter gerencial, um instrumento de controle, que auxilia primeiramente a empresa e busca sempre soluções dentro do que lhe é cabível visando à consolidação da empresa e a saúde dos negócios.
2.1.1 Conceito
Em síntese conceitua-se contabilidade como a ciência que estuda e controla os fatos ocorridos no patrimônio das entidades mediante o registro, a união dessas informações geram demonstrativos capazes de auxiliar a entidade na gestão de seu negócio.
Basso (2011, p.26) menciona que a concepção da contabilidade ocorreu pela necessidade de estudar e controlar o patrimônio pertencente ao homem, evidenciando sua composição e respectivas variações, o autor ainda cita que “... a contabilidade é enquadrada como uma ciência social, mais especificamente no grupo das ciências econômicas e administrativas, que se utiliza de técnicas específicas para se tornar útil a sociedade e cumprir com as finalidades para com que foi concebida”.
a metodologia contábil consiste na captação, classificação, cálculo das operações caracterizada pela documentação interna ou externa, para que, por sua vez, sejam registrados de forma permanente, armazenados e compilados de acordo com a natureza e a homogeneidade dos eventos e fatos administrativos e segundo princípios contábeis e órgãos reguladores para uma melhor análise e interpretações das informações contidas nas demonstrações contábeis.
Sendo assim, os registros contábeis possibilitam o controle e a consulta das informações torna-se um processo ágil e instantâneo gerando visibilidade e transparência das operações para os diversos fins que se destinam.
Dessa forma a contabilidade ao longo dos anos vem cumprindo seu papel em sociedade cuja finalidade encontra-se ligada ao sucesso e controle dos negócios e a geração de informações relevantes no processo decisório, a Ciência Contábil, assim como outras ciências sociais, buscou solidificar sua relevância, e deixou de ser um instrumento apenas de registro, hoje em dia é considerada a mais eficaz ferramenta de gestão dentro de uma organização.
2.1.2 Objeto de estudo
O objeto de estudo da Ciência Contábil é o patrimônio e este é constituído através da união dos elementos patrimoniais de bens, direitos e obrigações que pertençam a uma entidade. O patrimônio pode ser caracterizado sob dois aspectos básicos, o qualitativo que engloba os bens, direitos e obrigações do ponto de vista de sua natureza, e o aspecto quantitativo que concebe expressão monetária aos elementos do patrimônio (BASSO, 2011).
De acordo com Franco, Marra (1991, p.19) “o objeto da Contabilidade é, pois, o patrimônio administrável, a disposição das entidades econômico-administrativas, sobre o qual ela fornece as informações necessárias à avaliação da riqueza patrimonial e dos resultados produzidos por sua gestão”.
Sendo assim, a contabilidade a partir de suas técnicas estuda e controla o patrimônio com o objetivo de demonstrar e fornecer as informações pertinentes a sua composição, estrutura e variações ocorridas no mesmo.
2.2 AUDITORIA
Auditoria é uma técnica baseada no exame dos controles internos das organizações com o fim de evidenciar a exatidão ou inexatidão das informações prestadas pelas empresas.
Auditoria pode ser definida como levantamento, estudo e avaliação dos processos, operações, rotinas, transações e demonstrações de uma entidade. Essa técnica compreende o exame de documentos, livros, registros, inspeções que propiciem a obtenção de informações e confirmações, sejam elas de cunho interno ou externo, com o objetivo de mensurar a exatidão dos registros e demais informações derivadas dos mesmos (CREPALDI, 2002).
Attie (2011, p.5) complementa que “a auditoria é uma especialização contábil voltada a testar a eficiência e eficácia do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma opinião de determinado dado”.
Na concepção de Sá (1980, p.20) “auditoria é a técnica contábil do sistemático exame dos registros, visando apresentar conclusões, críticas e opiniões sobre as situações patrimoniais e aquelas dos resultados, quer formadas, quer em processo de formação”. O autor ainda ressalta que se o exame não for sistemático, ou seja, sem que haja a configuração de um conjunto harmônico de medidas com um fim específico, não será classificado com caráter contábil, pois não basta apenas verificar.
A auditoria na visão de Gil (2000, p.13)
...é a função organizacional de revisão, avaliação e emissão de opinião quanto ao ciclo administrativo (planejamento/execução/controle) em todos os momentos/ambientes das entidades. Diversos vetores podem ser estruturados e combinados para prática da função organizacional auditoria.
Conforme Franco, Marra (1991, p.22), auditoria pode ser definida como:
A técnica contábil que – através de procedimentos específicos que lhe são peculiares, aplicados no exame de registros e documentos, inspeções, e na obtenção de informações e confirmações, relacionadas com o controle do patrimônio de uma entidade – objetiva obter elementos de convicção que permitam julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com princípios fundamentais e normas de Contabilidade e se as demonstrações contábeis deles decorrentes refletem adequadamente a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações nelas demonstradas.
Portanto, a partir das definições mencionadas, entende-se que a auditoria é a técnica que possui como escopo o exame e a revisão dos documentos, controles internos e demonstrações com intuito de verificar a autenticidade das informações e exatidão das mesmas.
As técnicas de auditoria conduzem o caminho percorrido do auditor na obtenção das provas de auditoria, ou seja, as técnicas concretizam os meios, as ferramentas e os métodos utilizados pelo auditor na busca de averiguação dos processos.
Conforme Basso (2005) dentre as várias metodologias técnicas elencadas pela literatura na área da auditoria, destacam-se:
- Exame e contagem física (ou inspeção): utilizado essencialmente na verificação de bens corpóreos, o exame físico contempla a verificação autentica do objeto, envolve a identificação, contagem, qualidade, propriedade e localização.
- Confirmação (ou investigação): baseia-se na declaração escrita de terceiros visando à confirmação de fatos que estes estejam aptos a se pronunciar.
- Exame de documentos originais: busca na autenticidade de documentos originais a confrontação de dados que deram origem a escrituração contábil, essa técnica consiste em verificar a originalidade dos documentos bem como analisar se operação a qual contempla esta regular.
- Conferência de cálculos: baseia-se em refazer os cálculos pertinentes ao objeto da auditoria a fim de comprovar sua adequacidade e exatidão, além de conferir os documentos comprobatórios que os deram origem.
- Acompanhamento retroativo dos procedimentos de escrituração: consiste em refazer os lançamentos contábeis da entidade a fim de certificar-se da correta aplicabilidade de procedimentos de escrituração, essa técnica contempla desde o exame de documentos originais até a emissão de um novo balancete de verificação.
- Investigação Minuciosa: representa o exame do objeto com vasta profundidade, detalhando todos os pontos. É aplicada nos casos em que o auditor evidencia que pode haver irregularidades ocultas passíveis de uma análise mais detalhada.
- Inquérito: consiste na aplicação de um questionário com questões previamente estudadas pelo auditor que estejam ligadas a informações relacionadas a determinados fatos objeto de auditoria.
- Exame de registros auxiliares: baseia-se na técnica de conciliação, com a confrontação de informações de registros auxiliares como livro diário, razão, inventário, caixa, de empregados, dentre outros.
- Correlação de dados: consiste em comprovar a legitimidade e exatidão dos valores, usualmente utilizada para confrontação de operações e saldos de contas entre si.
- Observação: consiste em observar tudo que acontece visando testar o sistema de controle interno, além de subsidiar o acompanhamento de processos ou procedimentos quando de sua execução.
Portanto, o auditor ao se submeter a um trabalho de auditoria possui um leque de técnicas capazes de auxiliar na obtenção das provas, cabe a ele analisar e verificar qual técnica é plausível de suprir suas carências em cada etapa e setor examinado.
2.2.3 Formas de auditoria
Os procedimentos de auditoria podem variar de acordo com a extensão do trabalho, ou seja, pode se tratar de uma auditoria geral que se refere a todos os elementos do patrimônio ou referir-se a uma auditoria parcial que elenca o exame de apenas uma ou algumas partes do patrimônio ou até mesmo de algum setor específico da entidade com finalidades especiais (BASSO, 2005).
Os serviços de auditoria variam também de acordo com a profundidade dos exames que se refere à verificação total ou parcial dos elementos objeto de estudo, conforme Basso (2005) essa categoria possui três divisões: revisão integral, auditoria por testes (amostragem) e revisão analítica. A revisão integral consiste no exame em sua totalidade dos registros contábeis, e demais controles realizados pela entidade, sua aplicabilidade despende de tempo e por isso normalmente é realizada por pessoal interno designado para esse fim. A auditoria por amostragem filtra determinada população tendo como base a avaliação dos controles internos considerando a relevância do objeto perante o todo. Já a revisão analítica ocorre quando os controles internos se mostrarem deficitários e por vezes o auditor decide aprofundar os exames em busca de provas consistentes e capazes de suprir suas necessidades na formação de uma opinião segura.
Outro aspecto que influência na forma de auditoria é de acordo com sua natureza, estando ligada ao período de duração é subdividida em auditoria permanente e eventual, em síntese conforme o próprio nome já as evidencia a auditoria permanente é aquela exercida de forma permanente na entidade, pode ser interna e externa, continuada ou periódica. A auditoria eventual refere-se a um procedimento eventual, onde o auditor é designado para opinar sobre um conflito específico, podendo ser parcial ou integral, e sendo passível de tornar-se permanente no futuro.
Conforme Basso (2005) as formas de auditoria podem também serem definidas de acordo com os fins a que se destinam, sendo as mais usuais:
a) Auditoria para acautelar interesses dos acionistas e investidores: é solicitada por acionistas em organizações de capital aberto, nos casos em que os mesmos não participam diretamente da administração da empresa, visando defender seus interesses e certificarem dos procedimentos através do relatório do auditor.
b) Auditoria para controle administrativo: pode ser do tipo geral e permanente, ou parcial e específica. Visa o controle da entidade evitando erros e fraudes.
c) Auditoria para apurar erros e fraudes: é acionada quando forem detectados casos de erros ou fraudes, nesse caso a administração sabe que há irregularidades, mas desconhece os demais fatores que as deram origem.
d) Auditoria para apurar o valor real do patrimônio: executada com o objetivo de apurar o valor real do patrimônio, normalmente ocorre em casos de entrada ou saída de sócios, ações a venda, cisão, fusão ou incorporação de empresa.
e) Auditoria para concessão de crédito: serviço solicitado por agente financeiro para posterior liberação de crédito. A Auditoria nesse caso possui caráter parcial, com o objetivo de verificar a liquidez, solvabilidade e rentabilidade da empresa.
f) Auditoria para cumprimento de obrigações fiscais: solicitada pelo fisco com o fim de apurar o cumprimento de determinada obrigação fiscal.
g) Auditoria para confirmar a exatidão das demonstrações contábeis: baseada na auditoria geral visa confirmação e a exatidão das demonstrações contábeis.
Por fim a auditoria se subdivide em externa e interna de acordo com a relação do auditor com a entidade auditada, a auditoria externa é realizada por profissional autônomo ou empresa independente, contratada com vistas à realização de um serviço especializado de forma permanente ou eventual. A auditoria interna é exercida por pessoal interno da entidade, de caráter permanente (BASSO, 2005).
Crepaldi (2002, p.46) destaca que por mais que as funções desempenhadas pelo auditor interno e externo sejam semelhantes existe uma lacuna que as diferencia, dentre as principais diferenças na execução do trabalho de auditoria externa e interna destacam-se:
a. Extensão dos trabalhos: o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente é determinado pela gerencia, enquanto a extensão do exame do auditor externo é determinado pelas normas usuais reconhecidas no país ou requeridas por legislação específica.
b. Direção: o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contábil e de controle interno funcione eficientemente, a fim de que os dados contábeis fornecidos a gerencia apresentem os fatos com exatidão. Os trabalhos do auditor externo, entretanto, são determinados pelo seu dever de fazer com que as demonstrações contábeis, a serem apresentadas a terceiros, como por exemplo, à acionistas, investidores, fornecedores, a fiscalização, reflitam com propriedade a
situação contábil de uma empresa em certa data, e os resultados das operações do período examinado.
c. Responsabilidade: a responsabilidade do auditor interno é para com a gerência, ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente é mais ampla. É evidente que o auditor interno, sendo funcionário da empresa, não tem a condição de total independência que possui o auditor externo.
d. Métodos: não obstante as diferenças apontadas, os trabalhos de ambos são efetuados em geral por métodos idênticos. O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno, ou seja, observa o cumprimento rígido das normas internas, pois ele tem domínio da cultura da empresa, enquanto o auditor externo observa o cumprimento das normas associadas às leis de forma bem ampla, ele tem melhor domínio dos aspectos de interesse coletivo.
Sendo assim existem inúmeras formas de definir qual é a abrangência e a abordagem de um serviço de auditoria, pois há influência de diversos fatores que tendem a limitar e explorar o campo a que se refere cada tipo de auditoria.
2.2.4 Papéis de trabalho
Os papéis de trabalho são os documentos hábeis a auxiliar o auditor na execução dos trabalhos de auditoria, espelham as evidências e as constatações apuradas pelo auditor, constituindo peça chave para formulação do relatório conclusivo.
Crepaldi (2002, p.259) define papel de trabalho como sendo:
...o conjunto de formulários e documentos que contém as informações e apontamentos coligidos pelo auditor, no decurso do exame, as provas por ele realizadas e, em muitos casos, a descrição dessas provas, que constituem o testemunho do trabalho executado e o fundamento de sua opinião.
O autor ainda ressalta que por mais que os papéis de trabalho tenham sido elaborados com base em documentos originais de propriedade da empresa isso não representa que a empresa tenha posse sobre esses papéis de trabalho, eles pertencem exclusivamente ao auditor, principalmente pelo fato de carregarem as provas colhidas no processo e que posteriormente formará e sustentará o seu parecer final.
Raimundo Sobrinho (1998, p. 38) destaca que a finalidade principal dos papéis de trabalho além de servirem de base para opinião do auditor
...constituem a prova do trabalho que o auditor efetuou, a forma como foi realizado esse trabalho e registram e documentam as conclusões a que o auditor chegou. São a prova material que o auditor cumpriu as normas de auditoria, seguiu os procedimentos indicados e obteve as evidências em qualidade e quantidade suficientes para conclusão do seu parecer.
Portanto, levando-se em consideração a relevância dos papéis de trabalho e visto que os mesmos fomentam a formulação de opinião do auditor, é essencial que eles estejam organizados e ordenados de acordo com sua finalidade. Após a conclusão do trabalho de auditoria, o auditor precisa manter o mesmo zelo na guarda dos papéis de trabalho, pois num futuro próximo eles podem ser úteis para esclarecer eventuais dúvidas servindo de prova nessas circunstâncias.
2.2.4.1 Finalidade dos papéis de trabalho
Segundo Franco, Marra (1991, p.250) a finalidade primordial dos papéis de trabalho do auditor “é a de servir como base e sustentáculo da opinião do auditor. Eles constituem o testemunho do trabalho que auditor efetuou, a forma como foi realizado esse trabalho e registram e documentam as conclusões a que o auditor chegou”.
Crepaldi (2002, p.260) elenca as principais finalidades dos papéis de trabalho
1. Fornecer um registro escrito permanente do trabalho efetuado, incluindo: descrição dos fatores referentes à extensão do trabalho, considerados no planejamento; evidência da revisão e avaliação do sistema de controle interno; extensão do exame realizado sobre os registros analíticos e testes de auditoria; natureza e grau de credibilidade das informações obtidas.
2. Fornecer informações importantes com relação ao planejamento contábil, financeiro e fiscal.
3. Ser apresentados, mediante solicitação, como evidência que fundamente o relatório emitido.
4. Fornecer aos encarregados a oportunidade de avaliar os atributos membros da equipe quanto a: competência em assuntos de auditoria; senso de organização; habilidade em planejar e executar o trabalho.
Nesse sentido é de suma importância que o auditor avalie bem suas evidências e elabore os papéis de trabalho fazendo uso de todos seus conhecimentos na área de auditoria e contabilidade, que expresse clareza e organização ao redigir seus apontamentos, pois em síntese os papéis de trabalho espelham as suas características e habilidades profissionais.
2.2.4.2 Estrutura dos papéis de trabalho
Para elaboração dos papéis de trabalho de auditoria é importante que o auditor considere alguns quesitos, Crepaldi (2002) elenca os principais:
a. Concisão: os papéis de trabalho devem ser elaborados de forma clara que todos compreendam a linguagem de quem a elaborou.
b. Objetividade: os papéis de trabalho devem contemplar a objetividade, tornando evidente o alvo almejado.
c. Limpeza: deve conter os dados principais de forma que informações adicionais não desviem o entendimento dos mesmos.
d. Lógica: devem possuir uma sequência de raciocínio em busca do objetivo a ser atingido. e. Completos: devem ser completos por si só.
Conforme Basso (2005) existe certa flexibilidade quanto à estrutura dos papéis de trabalho, porém alguns aspectos essenciais devem ser considerados na sua elaboração, sendo assim o cabeçalho deve ser identificado com o nome da empresa de auditoria, o código do papel de trabalho, a razão social da entidade auditada, o objeto de exame. O corpo dos papéis de trabalho deve manter espaço destinado às informações coletadas nos exames, seguido de constatações e sugestões. Por fim a parte inferior do papel de trabalho deve conter o nome do auditor que elaborou o papel de trabalho, a data de elaboração e sua rubrica respectivamente ao lado deste deve ter os mesmos dados do auditor que realizou o procedimento de revisão.
Desta forma, os papéis de trabalho precisam refletir todas as informações e dados pertinentes à execução do trabalho de auditoria, ressaltando que os dados podem possuir caráter quantitativo e qualitativo, devendo expressar claramente o percurso transcorrido do auditor.
2.2.5 Relatórios de auditoria
O relatório de auditoria é a sistematização final do trabalho de auditoria, deve ser elaborado de forma clara e evidenciar objetivamente os principais aspectos relevantes no decorrer do processo.
Segundo Basso (2005, p.332) o relatório de auditoria é um dos principais documentos que compõem acervo patrimonial, o autor ainda cita que o relatório deve ser
redigido de forma clara, concisa, objetiva e imparcial, sem erros ortográficos e de digitação que possam macular o trabalho realizado e o conceito do auditor. Ressalta-se que o documento deve relatar com fidelidade os trabalhos executados e os fatos observados, tomando-se o necessário cuidado para não omitir fatos relevantes, o que poderia trazer prejuízos a terceiros e pelos quais o auditor possa vir a ser responsabilizado.
Sobre esses aspectos, pode-se dizer que, o relatório assume uma colocação primordial num trabalho de auditoria, pois tem a função de expressar de forma clara e objetiva os
apontamentos e argumentos que durante o levantamento de evidências instigaram o auditor, sendo esses, os pontos passíveis de destaque no relatório, cabe ao auditor na formulação do relatório considerar sugestões e ações corretivas pertinentes a assuntos que não espelham as normas e legislações a que a empresa esta sujeita.
2.2.5.1 Tipos de relatórios de auditoria
Os relatórios emitidos em trabalhos de auditoria variam de acordo com sua amplitude, forma, natureza e conteúdo. Nesse sentido existem relatórios formais e informais, os formais são estruturados e vão de encontro ao que prevê as normas de auditoria e seguindo as orientações impostas pelas mesmas, já os informais são baseados em colocações informacionais transmitidas aos administradores das entidades, o conteúdo de relatórios informais refere-se a erros com baixo grau de relevância, podendo ser facilmente corrigidos e evitando transtornos futuros (FRANCO, MARRA, 1991).
Por sua vez, os relatórios formais são classificados como analítico e sintético, os analíticos integram os relatórios de forma longa, contendo todas as informações colhidas e comentadas na execução da auditoria, também frisam em análises mais detalhadas que dão maior fundamentação ao relatório. Já o relatório sintético compreende o parecer de auditoria, que segue padrões e normas de auditoria expedidas por órgão competentes, sendo assim o parecer é classificado de acordo com a natureza de opinião do auditor podendo ser: a) parecer sem ressalva; b) parecer com ressalva; c) parecer adverso; e d) parecer com abstenção de opinião (BASSO, 2005).
a) Parecer sem ressalva: quando não existir qualquer dúvida por parte do auditor a respeito do objeto em exame o mesmo poderá emitir um parecer sem ressalva;
b) Parecer com ressalva: emitido quando o auditor conclui que o efeito de qualquer discordância na extensão do trabalho não é de tal magnitude e relevância que mereça um parecer adverso ou com abstenção de opinião. Nesse caso o aconselhável é fazer referência a ressalva no parágrafo de opinião do auditor, destacando o ponto correspondente à ressalva; c) Parecer adverso: é realizado quando o auditor detecta que o objeto do período em questão apresenta inconsistências relevantes;
d) Parecer com abstenção de opinião: é emitido quando o auditor não emite sua opinião em virtude de não ter obtido comprovação consistente capaz de fundamentar sua opinião.
Conforme Basso (2005) no que se refere à estrutura do parecer, o mesmo deve ser composto de basicamente três parágrafos, iniciando com a identificação das demonstrações e
definição de responsabilidade dos auditores e da administração, seguido do que se refere à extensão do trabalho e concluindo com a opinião do auditor.
No ramo da auditoria existem também os relatórios destinados a traduzir e evidenciar o trabalho de auditoria interna, cujo objetivo é motivado pelos mesmos aspectos da auditoria externa, que consiste em relatar ou descrever ordenadamente os fatos constatados na realização da auditoria, tendo como base as evidências obtidas durante o trabalho (VIEIRA, 2014).
Os relatórios de auditoria interna seguem as mesmas perspectivas dos relatórios de auditoria externa, devendo o produto final realizado pelo auditor ser encaminhado a alta direção da empresa auditada para apreciação do mesmo, mantendo o auditor o sigilo profissional que requer seu trabalho (VIEIRA, 2014)
De acordo com a mesma autora, no que se refere à estrutura do relatório de auditoria interna, o mesmo deve ser elaborado observando os quesitos de linguagem, clareza e objetividade como segue o padrão dos relatórios de auditoria externa. Quanto ao roteiro de apresentação o relatório normalmente contempla a seguinte sequência:
a) Índice: contendo os principais pontos, objetivando facilitar a consulta no relatório; b) Sumário: apresentando uma breve descrição dos principais dados do relatório;
c) Informações: resumo de informações pertinentes a identificação da entidade auditada; d) Introdução e objetivos: breve introdução do trabalho destacando os objetivos;
e) Alcance, fonte de critérios e procedimentos: abrangência e complexidade dos exames; f) Resultado da auditoria: relata os principais apontamentos apurados no decorrer do trabalho de auditoria com base nas provas e evidências.
g) Conclusão: contempla o resultado final da auditora operacional, de forma resumida e clara. Com base nessas informações os relatórios de auditoria são estruturados de acordo com o fim que se destinam, possibilitando um leque de alternativas a fim de substanciar a opinião do auditor.
2.2.5.2 Planejamento e programa de auditoria
O planejamento é um processo imprescindível para todo e qualquer trabalho que almeje resultados satisfatórios, portanto na auditoria essa etapa também não pode ser descartada. Para Almeida (2010, p.126) “planejar significa estabelecer metas para que o serviço de auditoria seja de excelente qualidade e ao menor custo possível”. O autor frisa que os principais objetivos a serem atingidos com o planejamento são:
- adquirir conhecimento sobre a natureza das operações, dos negócio e forma de organização da empresa;
- planejar maior volume de horas nas auditorias preliminares; - obter maior cooperação do pessoal da empresa;
- determinar a natureza, amplitude e data dos testes de auditoria;
- identificar previamente problemas relacionados com contabilidade, auditoria e impostos.
Segundo Franco, Marra (1991), o planejamento de auditoria pressupõe a formulação de um programa de auditoria, este último consiste na criação de um plano de trabalho que melhor se adapte a área específica, que englobe todos os procedimentos que deverão ser aplicados para que se possa obter êxito no resultado final.
De acordo com Attie (2011, p.27) “o planejamento estabelece antecipadamente o que deve ser feito, como, onde, quando e por quem, em um nível de detalhes suficiente, sem se perder em múltiplos detalhes a essência do significado global”. O autor ainda complementa que o planejamento deve precaver-se de situações inesperadas devendo estar munido de previsões e estimativas, assim o auditor busca a eficiência mantendo o controle e visando e eliminação de desperdícios do trabalho.
Nesse sentido o auditor deve mapear seu planejamento e elaborar os programas de trabalho por escrito, detalhando neles os fatores necessários frisando em aspectos que facilitem a compreensão dos procedimentos a serem aplicados, em termos de natureza, oportunidade e extensão. Sendo assim os programas devem guiar o trajeto do trabalho de auditoria, visando o controle e a execução dos procedimentos, além de abranger todas as áreas alvo de exame (ATTIE, 2011).
Para Crepaldi (2002) os programas de auditoria listam uma série de procedimentos que devem ser aplicados com a finalidade de obter provas substanciais que propiciem a formulação de opinião do auditor, o programa tem a função de conduzir a realização de administração do trabalho de auditoria. O programa deve ser elaborado considerando a natureza, o tamanho da empresa ou setor a ser examinado, as políticas e o sistema de controle interno. Já as características do programa variam em cada caso, porém alguns requisitos mínimos devem ser atendidos, são eles:
- objetivo do trabalho - aspectos fundamentais
- os procedimentos de auditoria e o momento em que serão efetuados;
- a extensão dos trabalhos que se considera necessária para que o auditor possa concluir sobre eles.
Nesse contexto o planejamento de auditoria pressupõe elencar as atividades e os procedimentos a serem seguidos pelo auditor durante o trabalho de auditoria, visando por meio deles os programas a trilhar o caminho de alcance as metas e objetivos previamente estabelecidos no planejamento.
2.3 AUDITORIA OPERACIONAL
A auditoria operacional surgiu da necessidade dos gestores das empresas a partir da expansão dos negócios, pois com o crescimento do volume das operações a alta administração ou até mesmo os próprios proprietários não conseguiam supervisionar todas as atividades, sendo assim, passou a ser implantado nas empresas os controles internos, mas de nada valia tanto investimento se não tivesse alguém para acompanhar esse processo e avaliar se as medidas introduzidas estavam sendo realmente seguidas de acordo com seus objetivos (ALMEIDA, 2010).
A auditoria operacional é uma técnica que busca o controle e a eficácia dos processos através do exame dos procedimentos internos da empresa, analisando eventuais falhas e apontando orientações acerca dos questionamentos levantados, é uma ferramenta preventiva, que possui o intuito de salvaguardar os recursos financeiros através da análise, do exame e verificação. A auditoria operacional possui caráter preventivo e pode ser desempenhada por um colaborador da empresa, desde que suas atribuições não interfiram no processo para o qual está designado.
Na concepção de Cunha (1997, p.47) um conceito abrangente do tema auditoria operacional resume-se em
A auditoria operacional consiste de revisões metódicas de programas, organizações, atividades ou segmentos operacionais dos setores público e privado, com a finalidade de avaliar e comunicar se os recursos da organização estão sendo usados com eficiência, eficácia e economia, com vistas ao atingimento dos objetivos organizacionais e gerenciais. Atua sobre os planos e objetivos, métodos de controle, meios de operação e utilização do potencial humano e ativos físicos, além de verificar a observância as leis e regulamentos aplicáveis. É um processo de avaliação do desempenho real, em confronto com o esperado, levando a apresentação de recomendações destinadas a melhorar o desempenho e a aumentar o êxito da organização.
Quanto aos objetivos da auditoria operacional no seu campo de atuação, Gil (2000, p. 25) elenca os principais como:
Avaliar o nível de operacionalização das unidades consoante os normativos vigentes; contribuir para a otimização da dinâmica de atuação das unidades via auditoria preventiva, baseada na aplicação de checklist, cobrindo produtos, serviços e infraestrutura; verificar a adequacidade das normas operacionais das unidades em função da evolução da tecnologia de cada organização; estimular a qualidade operacional.
No que se refere a sua natureza conforme cita Crepaldi (2002, p. 32) “a auditoria operacional, comumente denominada auditoria interna, é uma atividade de avaliação independente dentro da empresa, executada por seu próprio pessoal, que se destina revisar as operações, como um serviço prestado a administração”. Nesse sentido há uma relação muito próxima quanto aos objetivos da auditoria interna e a operacional, tanto que a auditoria operacional é considerada uma auditoria interna.
Nesse cenário Cunha (1997, p. 50) destaca que:
No que concerne ao sistema de controle interno, a atuação da auditoria operacional, esta relacionada ao controle interno administrativo. Como a auditoria interna tem a função de avaliar a adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controle interno e a qualidade desempenho das áreas, esta é mais uma função que a auditoria operacional cumpre dentro do contexto da auditoria interna.
O autor ainda salienta que as perspectivas da auditoria operacional e interna repercutem entre si, uma vez que a operacional acompanha o desenvolvimento da própria função auditoria interna, o que acontece em vista da semelhança de seus objetivos.
Portanto, de forma simplificada a auditoria operacional baseia-se na revisão, avaliação e posteriores orientações quanto à operacionalização das atividades da entidade sobre o foco presente/passado.
2.3.1 Controles internos
Os controles internos são ferramentas essenciais dentro de uma entidade, pois seus métodos contribuem para o controle das operações, com o objetivo primordial de proteger o patrimônio das entidades. Quando se trata de auditoria os controles internos representam a base de estudo, pois na prática a auditoria operacional irá avaliar e eficiência desses controles e analisar se estão sendo processados e realizados em sua plenitude.
Mattos, Mariano (1998, p.21) definem controle interno como “o conjunto de medidas adotadas pela empresa com o intuito de proteger o seu patrimônio, fornecendo registros contábeis fidedignos, possibilitando uma correta tomada de decisão”.
Na visão de Almeida (2010, p.42) “o controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa”. O autor ainda menciona que os dois primeiros objetivos são representam os controles contábeis e o último os controles administrativos.
Basso (2005) ressalta que os métodos utilizados como controles internos visam aumentar e exatidão dos relatórios contábeis e operacionais, e assim aprimorar todos os processos das atividades da empresa. Cabe também relacionar os controles como diretrizes para que sejam inteiramente seguidos.
Sendo assim, cabe a empresa a responsabilidade de introduzir o sistema de controle interno, designando a segregação de atividades dos funcionários, frisando que tais atribuições devem ser claramente definidas e limitadas e de preferência por escrito, mediante a implantação de manuais internos. A segregação de atribuições dente outros benefícios visa assegurar que todos os procedimentos de controle sejam executados; auxilia na detecção de erros e irregularidades; apura as responsabilidades por eventuais omissões na realização das transações da empresa (ALMEIDA, 2010).
De acordo com Basso (2005, p.164) um sistema de controles interno deve satisfazer alguns quesitos, dentre os principais comtemplam-se:
- comprovação da veracidade das informações e relatórios contábeis, financeiros e operacionais gerados pela entidade;
- prevenção de fraudes e, em caso de ocorrência, possibilidade de descobri-las o mais rapidamente possível, para a determinação de sua extensão e responsabilidade; - localização de erros e desperdícios, promovendo ao mesmo tempo, a uniformidade e a correção ao se registrarem as ocorrências;
- estimular a eficiência do pessoal, mediante a vigilância que se exerce por meio dos relatórios;
- salvaguardar os ativos e de maneira geral obter um controle eficiente sobre todos os aspectos vitais dos negócios da entidade.
Por sua vez, indo ao encontro de um eficiente sistema de controle interno surge à auditoria interna, que visa verificar se as normas internas estão sendo seguidas e avaliar a necessidade de aprimorar normas existentes ou trabalhar na formulação de novas normas que tornem o processo mais eficiente.
Para Nascimento (1997, p.18)
talvez um dos maiores males que podem padecer as organizações é o da falta de vigilância do que se refere a adoção de adequados padrões de controle ou de seu surgimento. Sem esta prática, pode-se esperar um afrouxamento gradual e genérico, que vai-se alastrando em todos os setores operacionais, até comprometer toda
estrutura organizacional. Nenhuma organização pode dispensar a vigilância do seguimento das diretrizes traçadas pela administração.
Baseado no exposto pelos autores, os controles internos são considerados uma peça chave na implementação de um programa de auditoria, é a partir da eficiência dos controles que o auditor averigua o grau de confiança que merecem, elaborar o programa de auditoria que após a aplicação dos papéis de trabalho passa a ser base do relatório e trilham a extensão dos trabalhos da auditoria operacional.
2.3.2 Programa de auditoria para o setor de recursos humanos
O setor de recursos humanos merece destaque dentro de uma organização, pois tem como finalidade administrar toda relação de emprego que se inicia com a seleção e recrutamento de pessoal, abrange todas as etapas que celebram e concretizam essa relação através das rotinas e práticas trabalhistas, incluindo o processo final onde ocorre a formalização dos desligamentos. Conforme Santos (2009 apud ROCHA, SILVA 2012, p. 23)
a auditoria trabalhista consiste em um trabalho preventivo e de auto analise que auxilia a área de recursos humanos na busca da excelência e da execução de suas obrigações e processos organizacionais. Pode-se dizer que a distinção da auditoria trabalhista das demais ramificações é o fato de ela ter características de prevenção e, não, de fiscalização.
A auditoria operacional no setor de recursos humanos fixa na função do controle, e busca demonstrar como esse setor vendo sendo gerido, através da análise minuciosa de políticas, práticas e através da verificação da efetiva aplicação dos direitos trabalhistas conforme previsto na legislação. Seu propósito consiste em verificar se o programa vem funcionando de maneira eficaz além de apontar as fragilidades e críticas que possam estar afetando o mesmo. Portanto, mesmo que um sistema de controle interno nessa área se mostre suficiente não se descarta a existência de carências, nesse sentido as possíveis falhas no processo serão evidenciadas e seguidas de sugestões corretivas.
Rocha, Silva (2012, p.25) complementa que a auditoria operacional direcionada para a área trabalhista serve como instrumento de apoio para a empresa, destacando que o objetivo desse tipo de auditoria “[...] é emitir um parecer sobre irregularidades no cumprimento da legislação, nos procedimentos adotados e nas formas de vínculos trabalhistas, bem como indicar caminhos a serem seguidos para adequação das anormalidades”.
Portanto, auditoria operacional não é uma técnica a ser utilizada somente na presença ou detecção de falhas ou erros, deve ser implantada como ferramenta preventiva dentro de uma organização. De acordo com esse ponto de vista a auditoria não atua com caráter punitivo, mas sim na incumbência de educar e orientar no que lhe for cabível.
A adesão de técnicas de auditoria se mostram fundamentais a partir da valorização do capital intelectual, atualmente diante da competitividade a gestão da empresa deve ter plena consciente que a valorização da mão de obra é um diferencial que merece destaque. De outro ponto de vista, a implantação de uma auditoria operacional na área trabalhista também pode ser encarada sobre um aspecto preventivo que possibilite uma queda nas reclamações trabalhistas, visando salvaguardar os recursos financeiros das empresas.
No portal de auditoria (2014), disponibiliza um roteiro de auditoria trabalhista destacando os ponto passíveis de análise conforme segue:
Auditoria de Admissão: contrato de trabalho, acordo de compensação de horas, salário família, dependentes para desconto de imposto de renda na fonte, exames médico admissional, acordo de prorrogação de horas, utilização de vale transporte, ficha de registro de empregado;
Duração do Trabalho e Descanso: cartão ponto, excesso de jornada, intervalos mínimos intrajornada;
Desligamento de Empregados: rescisão de contrato de trabalho, cálculos, cumprimento da data base, prazos de pagamento, estabilidades de empregados;
Folha de pagamento: conferência da folha de pagamento com o cartão ponto, cálculo de folha de pagamento que devem ser averiguados: horas extras, adicionais, pensão alimentícia, salário família e comissões, descontos: vale transporte, IRRF, INSS, farmácia, associação, mercado, contribuição sindical, equiparação salarial, convenção coletiva, redução de jornada, conferência das guias de recolhimento, laudos referentes à segurança e medicina do trabalho, autônomos, acumulação de bases para IRRF, GFIP;
Segurança e Medicina do Trabalho: PPRA e PCMSO, exames médicos, PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário;
Férias: aviso de férias, recibo de férias, média de variáveis, antecipação de férias;
Décimo terceiro salário: cálculos integrais e proporcionais, verbas variáveis, reembolso INSS.
2.4 Legislação aplicada ao setor de recursos humanos
A legislação aplicada ao setor de recursos humanos possui com escopo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), além de considerar aspectos que foram mais benéficos firmados em Convenção Coletiva de Trabalho (CCT), ou até mesmo políticas internas adotadas pelas empresas.
2.4.1 Admissão de pessoal
O processo de admissão tem início a partir de necessidade de mão de obra que a empresa necessita para desenvolver suas atividades, sendo assim a empresa coloca o cargo a disposição e inicia o processo de recrutamento e seleção na busca de encontrar o perfil almejado (ROCHA, 2012).
Vale ressaltar que o primeiro passo antes de ser efetivada a contratação, é encaminhar o selecionado à medicina ocupacional visando a realização de exames que comprovem sua aptidão para a função o qual será designado, o referido exame deve ser feito antes do funcionário ingressar na empresa e faz parte das exigências do Programa do Controle Médico de Saúde Ocupacional (GONÇALVES, 2011).
2.4.2 Documentos necessários
De acordo com Gonçalves (2011), após comprovada a aptidão pelo médico do trabalho o cidadão deverá coletar os documentos indispensáveis para a admissão, conforme segue:
Uma foto 3x4;
Carteira de trabalho e previdência social – CTPS; Carteira de identidade;
Cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF); Título de Eleitor;
Cartão de inscrição no PIS;
Certificado de Reservista (quando homem menor de 45 anos); Cópia do comprovante de residência;
Cópia da certidão de casamento;
Cópia do cartão de vacinação de filho menor de 7 anos;
Cópia do comprovante de frequência escolar de filho maior de 07 e menor de 14 anos;
Estando a empresa de posse desses documentos e ora ajustada a remuneração e data admissão à mesma já pode realizar o cadastro do funcionário em seu sistema de dados e livro/ficha de registro obedecendo ao que preceitua o artigo 41 da CLT, além de transcrever os dados do contrato na CTPS do novo colaborador.
Conforme Gonçalves (2011) ao formalizar o registro do funcionário a empresa deve observar a data de admissão e se tratando de admitidos em março ou data posterior cabe a empresa verificar se já foi descontada a contribuição sindical por empresa anterior, caso não tenha sido feito desconto, cabe a nova empresa fazê-lo no mês da admissão. A contribuição sindical é um desconto obrigatório realizado anualmente no mês de março para os empregados e esta disciplinada no art. 482 da CLT.
2.4.3 Contrato de trabalho e suas modalidades
Conforme o art. 482 da CLT, “contrato de trabalho é o acordo tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego”. Gonçalves (2011) complementa que o contrato é o documento que visa disciplinar a prestação de serviço, fazendo lei entre as partes.
2.4.3.1 Contrato de experiência
Contrato de trabalho firmado entre as partes, caracterizado por prazo determinado. Sua finalidade pressupõe a verificação das habilidades necessárias para exercer determinada função. O contrato de experiência é limitado a um período máximo de 90 dias, se inicialmente for criado por período inferir a este, possibilita uma única prorrogação que não poderá ultrapassar o limite legal de 90 dias previsto no art. 445 paragrafo único da CLT. O contrato de experiência deve ser transcrito na CTPS do trabalhador, e o prazo a que se refere deve constar em anotações gerais (GONÇALVES, 2011).
Cabe ressaltar que ultrapassando o período acordado sem que haja manifestação contraria de nenhuma das partes, o contrato de experiência passa a vigorar por prazo indeterminado (MANFIO, 2012).
