Resultado operacional 2016

Como foi dito na seção sobre os aspectos metodológicos, foram analisados alguns documentos, formulários e fluxos importantes, bem como, realizadas diversas entrevistas sobre o ciclo 2016, no intuito de coletar e explorar melhor os pontos fortes e fracos do atual modelo. Diante do exposto, segue abaixo o resumo da operação de aquisição dos materiais didático da 2ª série do ensino médio.

Segundo o Supervisor de Suprimentos, todos os processos de atualizações necessários para a criação do conteúdo pedagógico dos novos livros ocorreram nos

320 352 384 416 448 480 512 15.000 16.000 17.000 18.000 X 19.000 20.000 21.000 22.000 23.000 24.000 25.000 Intervalo de páginas In ter v a lo d e ti ra g em

prazos acordados, ou seja, a definição do número de página não comprometeu o tempo de produção necessária para o atendimento das escolas.

Sobre as especificações do material, como já foi dito anteriormente, estão descritas em contrato, sem maior objeção por parte do fornecedor gráfico.

A definição das quantidades de livros a serem produzidas no Momento 01 foram definidas durante os meses de junho e julho de 2016, conforme Quadro 6. Foi levado em conta: a base atual de cliente e a estimativa das quantidades que serão mantidas para o ano seguinte, a meta de ampliação por parte da consultoria, a estimativa das cortesias a serem enviadas aos clientes, a previsão de livros que serão destinados aos coordenadores de cada escola e finalmente, mas não menos importante, os números de livros que serão destinados para o uso da consultoria no processo de captação de novas escolas.

Quadro 6 _{– Memória de cálculo para definição de tiragem do Momento 01.}

Quantidade estimada de renovação para 2016 16.645

Quantidade estimada de novos alunos (ampliação) para 2016 4.300

Quantidade estimada de cortesia para 2016 347

Quantidade estimada de coordenadores para 2016 354

Quantidade de livros destinado para uso da prospecção 414

Total de livros a ser produzido para 2016 – Momento 01 22.060

Fonte: Documentos fornecidos pela empresa

Segundo o Coordenador de Suprimentos a quantidade de novos alunos é um valor superestimado, que historicamente contempla um possível estoque de segurança. Para a definição no Momento 02, que ocorreu durante o mês de novembro de 2016, foi definido conforme quadro abaixo:

Quadro 7 – Memoria de cálculo para definição de tiragem do Momento 02.

Quantidade de livros enviados durante o Momento 01 17.161

Quantidade de cortesias em contrato 341

Quantidade de coordenadores em contrato 348

Quantidade de livros destinado para uso da prospecção em 2016 190

Demanda estimada para Momento 02 18.040

Quantidade estimada para estoque de segurança 1.800

Total de livros a ser produzido para 2016 – Momento 02 19.840

Diferente do primeiro momento, a definição de tiragem é trabalhada em cima do número real de alunos. Segundo o time de suprimentos da empresa objeto de estudo, nesse período, 90% das escolas já assinaram contratos, sendo necessário apenas definir uma quantidade para o estoque de segurança. Tal estoque será usado para atender os pedidos complementares, que ocorrem após o início das aulas, ou para os pedidos principais de novas escolas, que assinaram contrato após o envio dos materiais no Momento 01. Com base nos históricos dos últimos anos, o número necessário para o estoque de segurança tem sido entre 10 a 12%.

Conforme dados coletados em entrevistas, a definição da tiragem utilizada na produção do Momento 03 foi feita no mês de março de 2016, durante o ano letivo, facilitando assim a assertividade do número de alunos. Nesse cálculo, foi levado em consideração as quantidades de alunos, as cortesias acordadas e o número de coordenadores em contrato, além do número de livros destinados para prospecção.

Como pode ser visto no Quadro 8, houve uma queda na quantidade de alunos em contrato. Isso ocorre, pois, cada escola tem o direito de efetuar uma devolução de até 15% das quantidades enviadas durante o momento 01. Tal acordo é feito para incentivar as escolas a anteciparem seus pedidos antes do início das aulas.

Quadro 8 _{– Memoria de cálculo para definição de tiragem do Momento 03}

Quantidade de alunos em contrato durante o Momento 02 14.971

Quantidade de cortesias em contrato 294

Quantidade de coordenadores em contrato 331

Quantidade de livros destinado para uso da prospecção em 2016 150

Demanda estimada para Momento 03 15.746

Quantidade estimada para estoque de segurança 164

Total de livros a ser produzido para 2016 _{– Momento 03} 15.910

Fonte: Elaborado pelo autor

A quantidade para o estoque de segurança é menor pois, de acordo com o Coordenador de Suprimentos, historicamente, as escolas não realizam pedidos complementares, visto que já se iniciaram todas as aulas.

Para o Momento 04, foram utilizadas as mesmas premissas do momento anterior, atualizando somente os dados com a base do mês de maio, conforme quadro abaixo:

Quadro 9 – Memória de cálculo para definição de tiragem do Momento 04

Quantidade de alunos em contrato durante o Momento 03 14.638

Quantidade de cortesias em contrato 310

Quantidade de coordenadores em contrato 329

Quantidade de livros destinado para uso da prospecção em 2016 150

Demanda estimada para Momento 04 15.427

Quantidade estimada para estoque de segurança 193

Total de livros a ser produzido para 2016 _{– Momento 04} 15.620

Fonte: Documentos fornecidos pela empresa

Diante da definição das quantidades produzidas, encontra-se no quadro abaixo, o resultado operacional do ciclo de 2016:

Quadro 10 _{– Resultado operacional do ciclo 2016}

Tipo de envio Momento 01 Momento 02 Momento 03 Momento 04

Pedido principal para aluno -16.862 -15.664 -14.344 -14.136 Pedido principal para coordenação -299 -307 -294 -291 Pedido complementar para aluno -1.204 -910 -143 -45

Pedido de atendimento de erro -43 -15 -25 -30

Outro tipo de pedido -229 -307 -271 -291

Pedido de prospecção de novas escola -630 -330 -200 -120 Total de material utilizado -19.267 -17.533 -15.277 -14.913

Produção 22.060 19.840 15.910 15.620

Sobra de estoque 2.793 2.307 633 707

Percentual (sobra/produção) 12,7% 11,6% 4,0% 4,5%

Fonte: Documentos fornecidos pela empresa

a) pedido principal para aluno: são todos os livros enviados para atender as quantidades solicitadas por cada escola conveniada. Tal demanda é atendida durante o envio inicial de cada momento;

b) pedido principal para coordenação: Além dos livros dos professores, produzido em outro formato de contrato, cada coordenação recebe um livro do aluno para melhor acompanhamento da turma. Assim como os livros dos pedidos principais para os alunos, o presente pedido é despachado no início de cada envio;

c) pedido complementar para aluno: são todos os livros enviados para atender as solicitações extras que ocorrem após o pedido principal; d) pedido de atendimento de erro: são todos os materiais enviados, após o

pedido principal, para corrigir algum tipo de erro operacionais, desde da qualidade do material até ao erro de entrega;

e) outro tipo de pedido: sem uma especificação exata, são pedidos que podem nem ocorrer durante o ciclo. São atendidos após o pedido principal e nesses casos estão: o envio para prospecção de novos fornecedores gráficos, o envio de bride para os autores das obras, congressos, dentre outros.

f) Pedido de prospecção de novas escola: Pedidos solicitados pela consultoria para o envio de material para análise de escolas em negociação.