Sistema Contabilístico e Informático

O sistema contabilístico utilizado no MG, como referido já anteriormente, assenta no Plano Oficial de Contabilidade para as Autarquias Locais (POCAL). O POCAL, introduzido através do Decreto-lei nº 54-A/99, de 22 de fevereiro, consiste no sistema contabilístico que o Município da Guarda implementou a partir de 2002.

Atualmente, no Município da Guarda estão em funcionamento dois sistemas de contabilidade, o orçamental e o patrimonial.

O terceiro sistema, o da contabilidade de custos, não se encontra implementado, razão pela qual pretendemos deixar alguns contributos para um modelo, com o intuito que a sua implementação seja uma realidade.

O programa informático utilizado no MG é o Sistema de Contabilidade Autárquica (SCA) da AIRC - Associação de Informática da Região Centro.

Para garantir a coerência e fiabilidade de dados e uma maior economia e rapidez de processamento, a AIRC colocou o SCA em funcionamento integrado com vários outros módulos aplicacionais, que estão também em uso no MG.

Sendo o software a ferramenta essencial para posterior desenvolvimento deste modelo, passamos a definir, de uma forma breve, as 5 aplicações que mais se irão a relacionar e consequentemente convergir para a contabilidade de custos.

1. Sistema de Contabilidade Autárquica (SCA)

O SCA visa a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade moderna, de forma a constituir um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

Para além das capacidades de processamento contabilístico emanadas do POCAL (Decreto-Lei nº 54-A/99, de 2 de fevereiro), o SCA permite responder de uma forma rigorosa, integrada e eficiente, às necessidades contabilísticas, de prestação de contas e de gestão administrativa, designadamente:

 Integrando, consistentemente, as Contabilidades Orçamental, Patrimonial e de Custos;

 Cumprindo, a nível dos Documentos Previsionais e respetivas Modificações, os Princípios Orçamentais e Regras Previsionais e disponibilizando informação para que os Órgãos Autárquicos possam acompanhar a Execução Orçamental numa perspetiva de Caixa e de Compromissos;

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 Obtendo a distribuição de Custos por Bens, Serviços e Funções e ainda por Centros de Responsabilidade.

2. Sistema de Gestão de Stocks (GES)

O GES tem como objetivo primordial gerir três domínios importantes: Gestão Administrativa de Stocks, Gestão de Armazéns e Gestão Económica de Stocks.

A aplicação GES destina-se a dar resposta a um dos pontos mais sensíveis da Gestão de Empresas, contrariando alguns pensamentos mais comuns, a existências em Armazém, bem como o aprovisionamento e aquisição de materiais, podem influenciar fundamentalmente a gestão de uma Empresa.

Se encararmos o Município como uma empresa que tem por função prestar serviços aos Munícipes, e que cada vez mais terá de ser rentável, então, o Sistema de Gestão de Stocks é uma ferramenta fundamental.

A Gestão Administrativa identifica-se na prática com a Gestão de aprovisionamento e centra-se na requisição externa. Gere todo o processo de contratação e requisição de bens e serviços, nomeadamente:

 Abertura de concursos, e elaboração do respetivo caderno de encargos;

 Propostas aos concursos abertos. Análise, numeração e adjudicação da proposta vencedora;

 Requisição externa aos fornecedores. Aceitação dos preços fixados no contrato, quando exista vinculo de contratação;

 Integração com o Sistema de Contabilidade, pela forma do compromisso.

A Gestão de Materiais preocupa-se essencialmente com as entradas, saídas, arrumação e disposição dos materiais no armazém.

A Gestão Económica de stocks encarrega-se de calcular e otimizar as quantidades a manter em armazém.

3. Obras por Administração Direta (OAD)

O sistema OAD tem como objetivo principal apurar os custos de Materiais, mão de obra, Máquinas e Outros Custos, por Bem ou Serviço e Função.

A aplicação OAD assume um papel central na interligação entre as restantes aplicações, para o funcionamento da contabilidade de custos, a saber:

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 Possibilita a introdução dos dados iniciais para o Cálculo do Custo/Hora das Máquina e Viaturas;

 Elabora as Fichas de Obra que permitem o registo de tipo e quantidade de materiais saídos de armazém para obras, assim como o número de horas que cada máquina ou viatura trabalha num determinado Bem (obra) ou Serviço a serem imputados à Contabilidade de Custos.

4. Sistema de Inventário e Cadastro Patrimonial (SIC)

O SIC tem como principal objetivo a gestão do imobilizado, compreendendo todos os bens com continuidade ou permanência e que não se destinem a ser vendidos ou transformados no decurso normal das operações da organização, quer sejam sua propriedade, quer estejam em regime de locação financeira.

O SIC permite responder de forma eficaz às necessidades de gestão do património das autarquias locais, respeitando todos os requisitos do POCAL (Decreto-Lei nº 54-A/99, de 2 de fevereiro), incluindo nomeadamente o tratamento de Bens Móveis, Viaturas, Livros e Documentos, Obras de Arte, Imóveis do Domínio Público e Privado, Imobilizado Incorpóreo, Partes de Capital e Títulos Financeiros.

Desde a aquisição, avaliação, amortização, manutenção ou reparação, alienação ou abate, todo o ciclo de vida dos bens móveis e imóveis é tratado pelo SIC, cuja forte integração com o SCA (POCAL), nomeadamente a nível dos movimentos de imobilizado, permitem lançamentos contabilísticos resultantes de amortizações, proveitos diferidos, abates e alienações.

5. Sistema de Gestão de Pessoal (SGP)

O SGP tem como objetivo principal a gestão da totalidade dos recursos humanos das organizações e o processamento de vencimentos.

Destacam-se as capacidades de gestão do cadastro biográfico e profissional (funcionários, colaboradores e agentes), de processamento de vencimentos, o cálculo automático dos retroativos, tratamento de despesas (ajudas de custo), preparação e emissão do balanço social e, ainda, a disponibilidade de inúmeros mapas e estatísticas de gestão que permitem efetuar análises detalhadas por setores e centros de custo.